Plan de Gestión de Comunicaciones

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
Ing. Pérez Pérez Sr. Reyes Contreras Sr. Reyes Contreras
1.0 28/10/19 Versión original
Cesar Luis José Yonatan José Yonatan

PLAN DE GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de un Caldero en la conservera
ICCIGM
Inversiones Generales Del Mar S.A.C.

MÉTODOS O
REQUISITOS DE INFORMACIÓN RAZONES DE PERSONAS
PROGRAMA / RESPONSABLE RESPONSABLE TECNOLOGÍAS
COMUNICACIÓN DE A SER LA /GRUPOS
FRECUENCIA DE COMUNICAR DE APROBAR DE
INTERESADOS COMUNICADA DISTRIBUCIÓN RECEPTORES COMUNICACIÓN
Informar sobre el Miembros del Documento digital
Información sobre el Iniciación del Director del Patrocinador del
inicio del Una sola vez equipo del (PDF) vía correo
inicio del proyecto proyecto proyecto Proyecto Proyecto proyecto electrónico
Miembros del Documento digital
Información sobre la Planificación del Informar sobre la Director del Patrocinador del
Una sola vez equipo del (PDF) vía correo
planificación planificación planificación Proyecto Proyecto
proyecto electrónico
Información sobre la Estado y Informar sobre la Miembros del Documento digital
Director del Patrocinador del
ejecución del ejecución del ejecución del Una sola vez equipo del (PDF) vía correo
Proyecto Proyecto
proyecto proyecto proyecto proyecto electrónico
Informar sobre el Miembros del Documento digital
Información sobre el Monitoreo y
monitoreo y Director del Patrocinador del equipo del (PDF) vía correo
monitoreo y control control del Semanal
control del Proyecto Proyecto proyecto electrónico
del proyecto proyecto
proyecto

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 Informar sobre el Miembros del Documento digital
Información sobre el Cierre del Director del Patrocinador del
cierre del Una sola vez equipo del (PDF) vía correo
cierre del proyecto proyecto Proyecto Proyecto
proyecto proyecto electrónico
Informar sobre la Miembros del
Información sobre la Selección de
selección de Director del Patrocinador del equipo del Documento
selección de materiales y Una sola vez
materiales y Proyecto Proyecto proyecto impreso
materiales y caldero caldero
caldero
Información sobre la Informar sobre la Miembros del
Verificación de Director del Patrocinador del Documento
verificación de verificación de Una sola vez equipo del
requerimientos Proyecto Proyecto impreso
requerimientos requerimientos proyecto
Informar sobre la Miembros del
Información sobre la Compra de
compra de Director del Patrocinador del equipo del Documento
compra de materiales materiales y Una sola vez
materiales y Proyecto Proyecto proyecto impreso
y caldero caldero
caldero
Informar sobre la Miembros del
Información sobre la Selección de
selección de Director del Patrocinador del equipo del Documento
selección de personal Una sola vez
personal Proyecto Proyecto proyecto impreso
personal calificado calificado
calificado
Informar sobre la Miembros del
Información sobre la Verificación de
verificación de equipo del
verificación de requerimientos Director del Patrocinador del Documento
requerimientos Una sola vez proyecto
requerimientos antes antes de la Proyecto Proyecto impreso
antes de la
de la instalación instalación
instalación
Informar sobre la Miembros del
Información sobre la
Instalación de instalación de equipo del
instalación de caldero
caldero en planta caldero en planta Director del Patrocinador del proyecto Documento
en planta e Una sola vez
e interconexión de e interconexión Proyecto Proyecto impreso
interconexión de
equipos auxiliares de equipos
equipos auxiliares
auxiliares
Informar sobre la Miembros del Documento digital
Información sobre la
Chek list de aplicación de equipo del (PDF) vía correo
aplicación de Chek Director del Patrocinador del
pruebas de Chek list de Una sola vez proyecto electrónico
list de pruebas de Proyecto Proyecto
funcionamiento. pruebas de
funcionamiento.
funcionamiento.

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 Informar sobre la Miembros del Documento digital
Información sobre la
Informes elaboración de Director del Patrocinador del equipo del (PDF) vía correo
elaboración de Mensual
mensuales informes Proyecto Proyecto proyecto electrónico
informes mensuales
mensuales
Información sobre la Informar sobre la Miembros del Documento digital
Director del Patrocinador del
elaboración de Informe Final elaboración de
Una sola vez equipo del (PDF) vía correo
Proyecto Proyecto
informe Final informe Final proyecto electrónico
RECURSOS ASIGNADOS: MENCIONA LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN, INCLUIDOS EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO.
Ver Cuadro de Adquisiciones de Recursos del Proyecto
MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: DEFINA EL MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES A MEDIDA QUE EL PROYECTO AVANZA Y SE DESARROLLA.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1.Haya una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los interesados
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los interesados.
6. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no satisfechos.
La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:
1. Identificación y clasificación de interesados.
2. Determinación de requerimientos de información.
3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
6.Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA COMÚN: GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS, FÓRMULAS, ETC.
Ver Glosario de Terminología del Proyecto

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DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN: DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN QUE CIRCULA DENTRO DEL PROYECTO, LOS FLUJOS DE TRABAJO CON LA POSIBLE
SECUENCIA DE AUTORIZACIONES, LA LISTA DE INFORMES Y LOS PLANES DE REUNIONES, ETC.
Las reuniones mediante las cuales se circulara la información del proyecto, deberán seguir las siguientes pautas:
 Debe fijarse la agenda con anterioridad.
 Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
 Se debe empezar puntual.
 Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de
controversias.
 Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).
 Se debe terminar puntual.
RESTRICCIONES: RESTRICCIONES DERIVADAS DE UNA LEGISLACIÓN O NORMATIVA ESPECÍFICA DE LA TECNOLOGÍA, DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.
Las reuniones deben realizarse semanalmente y deben informar estrictamente a la agenda programada.
 No debe sobrepasar 2 horas de duración y debe iniciarse puntualmente.
 Deben realizarse en las instalaciones de Inversiones Generales del Mar S.A.C.
 Deben informar sobre el estado y avance de las fases del proyecto.
 Deben informar los riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.

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