Guía Plan de Gestión de las

Comunicaciones
Nombre del proyecto: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO
Identificador del proyecto:SIG EMAPA
Fecha elaboración: 02/04/2022
 Plan de Gestión de las Comunicaciones
Identificador del proyecto: SIG EMAPA
Versión 1.0

Contenido

Información del Proyecto

Diagrama de comunicación
Matriz de escalamiento
Logística del trabajo
Listado de reportes
Diagrama de flujo de la información
Glosario de términos

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE

Y ALCANTARILLADO
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Identificador del proyecto: SIG EMAPA
Versión 1.0

Información del Proyecto

Empresa/Organización SOLUCIONES INTEGRALES S.A.

Nombre del proyecto SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO

Fecha de elaboración 02/04/2022

Cliente EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA

POTABLE Y ALCANTARILLADO

Patrocinador principal EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA

POTABLE Y ALCANTARILLADO

Director del proyecto KARINA HUILCAPI

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Diagrama de comunicación
Realizar un diagrama sencillo de los departamentos involucrados y los lazos de comunicación entre ellos utilizando flechas de ida
y/o vuelta de acuerdo con lo necesario, así como los medios de comunicación. Se debe lograr comprender los flujos de información
y los medios respectivos para tener una organización clara y garantizar la comunicación efectiva.
 En la organización se genera flujos de información con dimensiones ascendente, descendente
y horizontal.

Medios de Comunicación

• Intercambio de información entres varias personas de manera forma

verbal.
Interactiva • Multidireccional.
• Reuniones, videoconferencia, llamadas, reuniones virtuales.

• Enviada a receptores específicos que necesitan la información.

Push • Necesidad puntual de informaicón.
• Correo electrónico, mensaje de voz.

• Grandés volúmnes de información

• Audiencia Numerosa
Pull • Acceso a la información según disponibilidad y criterio .
• Mensajería interna, charlas socialización, cursos.

Tipos de Comunicación
 Formal escrito: problemas compjejos, planes, contratos, TDR´S, pliegos, proformas,
cartas de implementación, minutas, informes, oficios, memos etc.
 Formal verbal: Presentaciones, charlas. (Zoom, Teams)
 Informal escrito: Correo electrónico, chat (Zoho mail), whatsapp, cartelera, anydesk.
 Informal verbal: reuniones, juntas, conversaciones,charlas

Matriz de escalamiento
Realizar una matriz con los departamentos involucrados y sus respectivos responsables de tal
forma de comprender la jerarquía de la solicitud de la información. En una columna describa
situaciones o comunicaciones comunes a recibir por el departamento y como este debe
canalizar la información a los demás y escalonarla en el caso necesario luego de un tiempo
estimado. Es importante mencionar los roles de cada involucrado en el flujo de información.

Alta Dirección Gerencia General

Departamentos
Gestión Desarrollo Informáticos Implementación
Intermedia Gerente Gerente Gerente
Dirección Coordinador
Ejecutiva Coordinador Servicio al
Proyectos
Cliente
Analista
Técnico Analista Analista Asistente
Gestión
Asistente Técnico Servicio al
Informático Programador
Comercial Implementador cliente
Staff Asistente
De Soporte Pruebas Mantenimiento
Administración
Asistente de
Compras
Públicas
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Definición de situación

Externa - Interacción con Clientes

Previo a la culminación del plazo contractual del proyecto A, el director designado del proyecto
(Coordinador de Proyectos de la empresa ejecutora) envío la solicitud de prórroga (oficio)
mediante correo electrónico al Administrador del contrato, paralelamente llamó para notificar la
recepción del oficio.

El oficio fue enviado 21 días antes de cumplir el plazo contractual, pese a la confirmación de la
recepción por parte del Administrador del contrato no se ha generado la respuesta de
aceptación o rechazo de la solicitud. Actualmente lleva 5 días laborales sin respuesta a partir
del día de la notificación de recepción.

Tratamiento
En este caso, el Gerente General genera una nueva comunicación mediante correo electrónica
en donde solicita una respuesta con carácter urgente al administardor del contrato y al gerente
de la empresa contratante.

Interna

Para la elaboración del cuadro de mando de proyectos información que requiere Gerencia
General para conocer el estado de avance de proyectos semanal, el coordinador de Proyectos
requiere la información de los informes semanales de seguimiento elaborados por el analista de
proyectos, a su vez estos informes requieren el imput de las hojas de control generadas por
cada técnico implementador.

El cuadro de mando es un detalle que contine indicadores de cumplimiento con respecto a la

ejecución de proyectos, información que se envía semanalmente cada viernes. Actualmente se
cuenta con 7 proyectos por reportar, el incidente se genera al no contar con el informe de
seguimiento de un de los siete proyectos que se manejan ya que el personal encargado (
técnico implementador) no ha generado las hojas de control respectivas al corte por reportar.

El escalamiento se lo realiza de la siguiente manera:

1. El analista de proyectos genera comunicación descendente con el técnico implementdor

con la solicitud de actualización de trabajos realizados en el proyecto A.

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2. El analista de proyectos al no contar con respuesta, notifica mediante una comunicación

ascendente al coordinar de proyectos la novedad.
3. El coordinador de proyectos genera una comunicación descendente al técnico
implementador con la solicitud de las hojas de control.
4. El técnico implementador genera comunicación ascendente con la notificación de los
trabajos reportados al cordinador de proyectos y analista de proyectos.
5. En el caso de que el implementador no elabore la respuesta, el coordinador de
proyectos pone en conocimiento esta novedad al Gerente de Implementación
generando una comunicación ascendente.
6. El coordinador de proyectos con la notificación del analista de proyectos de la
elaboración del informe de seguimiento, elabora el cuadro de mando de proyectos.
7. Finalmente el coordinador de proyectos genera una comunicación ascendente a
Gerencia General y de departamento con la información respectiva.

Logística del trabajo

Realizar un gráfico y la descripción clara y detallada de la organización, sus departamentos,
sus responsables y mediante flechas de ida y/o vuelta esquematizar, para luego describir a
detalle cómo serán los movimientos de recursos entre los cuales está involucrado la
información y comunicación, los tiempos, los medios y la secuencia de tal forma que garantice
la operación fluida y efectiva. Se debe evidenciar organización, secuencia lógica y proyección
clara de los procesos que garanticen una operación efective, libre de desperdicios, como
esperas, retrabajos, exceso de movimientos, inventarios, exceso o falta de información, entre
otros.

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Definición de la situación:

El proyecto A, tiene como entregable los manuales de Operación de cada módulo

implementado. En la empresa ejecutora, el departamento encargado de la elaboración de los
manuales de operación es el de Desarrollo informático, sin embargo en el encargado de
proporcionar este entregable es el departamento de Implementación, específicamene el
coordinador de proyecto por medio del formulario de aceptación de entregable elaborado por el
analista de proyectos.

La logística en la solicitud del requerimiento es la siguiente:

1. El anlista de Proyectos comunica al coordinador de

proyectos el requerimiento, en este caso entregar los
manuales de operación del proyecto A.

2. El Coordinador de Proyectos solicita formalmente mediante correo electrónico al

coordinador del Departamento de Desarrollo Informático la solicitud de los manuales de
operación del proyecto A.

3. El Coordinador de Desarrollo Informatico

solicita al Técnico Informático que genere los
módulos de operación para cada modelo.

4. El técnico Informático valida la información

del proyecto y genera los manuales.

5. Los manuales son enviados al Coordinador de Desarrollo Informático para su revisión.

6. Posterior a la revisión de los manuales, son enviados al Coordinador de Proyectos.

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7. El coordinador de Proyectos solicita al analista de proyectos que genere la

documentación adicional para la entrega formal.

8. El analista genera el formulario de aceptación de entregable con los manuales de

operación de los módulos del proyecto A, la información será entregada de manera
física al cliente.

9. El analista de proyectos comunica al coordinador de proyectos que se encuentra listo el

entregable.

10. El Coordinador de Proyecto genera un correo con la notificación del envío del producto
entregable al Administrador del Contrato.

11. El Administrador de Contrato recibe el producto entregable y enviar el acta de recepción

firmada.

12. El Analista de Proyectos actualiza la información conforme al avance de la entrega de

documentos.

Listado de reportes
La información es vital para la toma de decisiones y acciones. Nos ayuda también a controlar y
dirigir adecuadamente. Esta información se lo puede difundir de forma clara y efectiva a través
de informes sencillos pero contundentes. Liste los informes que usted considere necesarios,
detallando el propósito, la información requerida, el responsable, a quién estará dirigido,
indicadores si los tiene, plazo para la emisión, nombre del entregable y otros detalles que usted
considere.

Indicadores /
N° Reporte Frecuencia Responsable Mecanismo Interesado
Requerimientos

Reporte de % Cumplimiento Semanal / Coordinador Correo Gerencia

1
Cumplimiento de Proyectos Mensual de Proyectos Electrónico General
Gerencia
General,
Coordinador de
% Conexión Coordinador
Reporte de Semanal / Correo Proyectos,
2 Conexiones de Servicio al
Conexiones Mensual Electrónico Gerente
Remotas Cliente
Implementación
y Desarrollo
Informático.

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Gerencia
General,
Reporte de Coordinador
% Visitas de Semanal / Correo Coordinador de
3 Visitas de de Servicio al
Mantenimiento Mensual Electrónico Proyectos,
Mantenimiento Cliente
Gerente
Implementación
Gerencia
General,
Informe Información de
Semanal / Analista de Correo Coordinador de
4 Semanal de ejecución del
Mensual Proyectos Electrónico Proyectos,
Proyectos proyecto
Gerente
Implementación
Gerencia
Fechas de
General,
Reporte de vigencia de
Analista de Correo Coordinador de
5 Garantías garantía de Quincenal
Proyectos Electrónico Proyectos,
Técnicas proyectos
Gerente
culminados
Implementación

Diagrama de flujo de la información

Utilizando el diagrama de comunicación complemente este con tiempos de flujo total de
información mostrando diferentes eventos secuenciales de flujo de información y con tiempos
totales desde que se genero la información hasta la realimentación. Se puede utilizar un calor
para cada evento de inicio a fin de que muestre el flujo correspondiente y el cálculo del tiempo
total. Por favor mostrar al menos tres situaciones, es decir tres eventos.

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1. El departamento de Administrición es el custodio de la información pertinente a cada

proyecto, sólo con la confirmación de la adjudicación la información contractual puede
ser de dominio del departamento de Implementación.
2. En este caso el Coordinador de Proyectos requiere la información de un nuevo proyecto
que todavía no se encuentra adjudicado, solicita la información al departamento de
Administración con la asistente administrativa.
3. Existen procedimientos para el manejo de la información y la restricción de información
sensible que todo el personal conoce, la asistente administrativa debe conocer el mismo
para poder realizar todas las actividades inherentes.
4. Previo a la confirmación de acceso y la información disponible del proyecto, la
información es enviada.

Glosario de términos
De acuerdo con el giro de negocio particular; en los acápites anteriores, en los esquemas,
gráficos, tablas o descripciones utilizadas, seguramente hubo la consideración de lenguaje
propio de la organización. Por favor coloque un glosario en la que enliste algunas palabras con
su significado para personas que no perteneces a la organización descrita con el fin de que
puedan entender con claridad lo expuesto en el plan.

 Zoho: es una solución de correo electrónico empresarial confiable y segura que está
personalizada según las necesidades de comunicación de su organización. Gracias a

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las funciones de colaboración mejorada, es mucho más que solo una bandeja de
entrada.
 Anydesk: El software de escritorio remoto de alto rendimiento de AnyDesk permite
compartir el escritorio sin latencia, un control remoto estable y una transmisión de datos
rápida y segura entre dispositivos.

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