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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

MARTHA PATRICIA RAMIREZ INFANTE

JAVIER MONTEALEGRE CUELLAR

JAIRO GEOVENNI ORTIZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. – 2021

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1. Sistema de información de comunicaciones.

El Sistema de información de las comunicaciones, para la ejecución del proyecto “Diseño y

Construcción de un Falso Túnel K58+000 en la Vía Bogotá – Villavicencio”, ha sido estructurado de
acuerdo con el alcance de cada una de las etapas (Diseño y Construcción) en las que se ejecutará
el proyecto. Al respecto, en cada fase se ejecutarán paquetes de trabajo, con entregas puntuales y
acordes con lo establecido en la EDT del proyecto.

Como parte del sistema de gestión de las comunicaciones, en la fase de estudios y diseños se
efectuará control sobre el proyecto, utilizando los siguientes mecanismos de comunicación:

 Entrevistas con diseñadores

 Reunión de inicio de etapa de estudios y diseños
 Envío de correos electrónicos
 Mensajería física – documentos e informes
 Comunicaciones Telefónicas
 Reuniones gerenciales periódicas
 Reuniones periódicas de avance de estudios y diseños
 Reunión de finalización de la fase

Se precisa que, los involucrados en esta fase (Diseñadores, auxiliares, gerente, secretaria y
mensajero) serán los responsables del apropiado manejo y control del sistema de comunicaciones,
con el propósito de tener una comunicación fluida, amable y colaborativa para el cumplimiento
oportuno del alcance de la fase de estudios y diseños del proyecto.

En cuanto a la fase de construcción de las obras, el proyecto contará con los siguientes sistemas
de comunicación:

 Entrevistas reclutamiento personal

 Capacitación inicial a personal de obra
 Reunión de inicio fase de obra
 Comités semanales
 Capacitaciones periódicas
 Envío de correos electrónicos
 Mensajería física – documentos
 Comunicaciones telefónicas
 Reuniones gerenciales periódicas.
 Reunión de terminación de las obras

Durante el periodo de ejecución de la etapa de obra, los responsables por la armonía, fluidez y
acertada comunicación, para construcción de las obras, estará a cargo del gerente del proyecto,
director de obra, ingenieros residentes, inspectores, maestros de obra, ayudantes, mensajeros,
conductores y operarios. De acuerdo con el nivel de compromiso y responsabilidad, que cada uno
de los involucrados le de al sistema de comunicaciones del proyecto, se podrá contar con un alto
porcentaje de éxito en la ejecución de las obras establecidas en el proyecto.
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2. Diagramas de flujo de la información

INFORMES
SEMANALES

SEMANALES INSTITUCIONES
CONTRATISTA INVOLUCRADAS

GERENCIA DEL REUNIONES

CONCESION
PROYECTO
PERIODICAS
CLIENTE
ACTAS DE COMITE REUNIONES -
ACTAS
COMUNIDAD
PROGRAMACION
CORREOS- EMAIL EVENTUAL
INFORMACION
INMEDIATA

CORREOS- EMAIL

INFORMACION EVENTUAL
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3. Matriz de comunicaciones.

Tabla 1 Matriz Comunicaciones Etapa de Estudios y Diseños

NOMBRE DEL PROYECTO

Diseño y Construcción de Falso Túnel K58+000 Vía Bogotá - Villavicencio

ESTAPA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

CÓDIGO
RESPONSABLE DE MOTIVO DE MÉTODO DE FRECUENCIA METODOLOGÍA
RECEPTOR INFORMACIÓN ELEMENTO
COMUNICAR DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN O TECNOLOGÍA
EDT

*Perfil Profesional
*Diseñadores
Director Recursos *Alcance Proyecto Entrevista de Reunión Inicio etapa
*Auxiliares N.A. 1.2.2
Humanos *Información Contratación Presencial de diseño
*Colaboradores
Empresa
*Ingenieros diseñadores
Presentar el Reunión Inicio etapa
Director Proyecto *Involucrados en etapa *Alcance Proyecto N.A. 1.3
Proyecto Presencial de diseño
de diseños

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Arquitecto Revisión y Control 1.3.1
*Director Proyecto Arquitectónico Magnético Mensual Electrónico

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Ing. Estructural Revisión y Control 1.3.2
*Director Proyecto Estructural Magnético Mensual Electrónico

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Ing. Hidráulico Revisión y Control 1.3.3
*Director Proyecto Redes Magnético Mensual Electrónico

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Ing. de vías Revisión y Control 1.3.4
*Director Proyecto Vial Magnético Mensual Electrónico
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ESTAPA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

CÓDIGO
RESPONSABLE DE MOTIVO DE MÉTODO DE FRECUENCIA METODOLOGÍA
RECEPTOR INFORMACIÓN ELEMENTO
COMUNICAR DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN O TECNOLOGÍA
EDT

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Ing. Geotecnista Revisión y Control 1.3.5
*Director Proyecto Geotecnia Magnético Mensual Electrónico

*Coordinador Pro. Informes de Diseño Físico Semanal Correo

Ing. Pavimentos Revisión y Control 1.3.6
*Director Proyecto Pavimentos Magnético Mensual Electrónico

*Informes
Reunión *Periódicas
Diseñadores Director Proyecto *Planos Avance Diseños N. A. N.A.
Presencial *Fin Etapa
*Bases de Datos

*Inicio Etapa
*Gerente Presentación *Reunión Video
Director Proyecto Informe Ejecutivo *Periódicas N.A.
*Inversionistas Avance Proyecto Presencial Conferencia
*Fin Etapa

*Secretaría Diaria de *Telefonía

*Diseñadores *Interlocución inicio a fin Móvil
Todos los involucrados *Toda la referente a
*Coordinador entre diseñadores *Vía durante la *Telefonía
en la etapa de estudios y ejecución de estudios N.A.
*Auxiliares y equipo de Telefónica etapa de Fija
diseños y diseños
*Mensajero trabajo estudios y *Video
*Conductores Diseños Llamadas

Entregas y/o *Diaria

Documentos de Correo
Mensajero Interesados complementos Física *Semana N.A.
Diseño Certificado
Diseños *Mensual

*Involucrados *Correo
Culminación de
*Gerente *Estudios y Diseños Físico Electrónico
Director Proyecto Etapa de Estudios *Fin Etapa N.A.
*Inversionistas Finales Magnético *Correo
y Diseños
*Cliente Certificado

Fuente: Grupo 15 – GP-4

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Tabla 2 Matriz Comunicaciones Etapa Construcción

NOMBRE DEL PROYECTO

Diseño y Construcción de Falso Túnel K58+000 Vía Bogotá - Villavicencio

ESTAPA DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS

METODOLOGÍ CÓDIGO DE
RESPONSABLE DE MOTIVO DE MÉTODO DE FRECUENCIA DE
RECEPTOR INFORMACIÓN AO ELEMENTO
COMUNICAR DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
TECNOLOGÍA EDT
*Ing. Especialistas
*Residente de Obra
*Maestros de Obra *Perfil Profesional
*Inspectores *Perfil Mano de obra no
Director Recursos Entrevista de Reunión Inicio etapa de
*Auxiliares calificada N.A. 1.2.2
Humanos Contratación Presencial obra
*Conductores *Alcance de las obras
*Operarios *Información Empresa
*Mensajero
*Vigilantes
Conocer Presencial
*Comunidad Aledaña a *Presentar el alcance Reunión de Inicio etapa de
Director Proyecto expectativas Video N.A.
las Obras de las obras Socialización obra
de comunidad Conferencia

*Involucrados en etapa Presentar el Reunión Inicio etapa de

Director Proyecto Alcance de las obras N.A. 1.4
de construcción Proyecto Presencial obra

*Residente de Obra Comité de obra- Video

Director Proyecto Avance de las obras N.A. Semanal N.A.
*Ing. Especialistas Presencial Conferencia

Director Recursos *Involucrados en etapa Sistema Seguridad Prevención Video

Capacitaciones Periódica N.A.
Humanos de construcción Trabajo Accidentes Conferencia
*Diaria
Documentos de Entregas y/o Correo
Mensajero Interesados Física *Semana N.A.
ejecución de obras complementos Certificado
*Mensual
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ESTAPA DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS

METODOLOGÍ CÓDIGO DE
RESPONSABLE DE MOTIVO DE MÉTODO DE FRECUENCIA DE
RECEPTOR INFORMACIÓN AO ELEMENTO
COMUNICAR DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
TECNOLOGÍA EDT

*Secretaría *Telefonía
*Interlocución
*Director Diaria de inicio Móvil
entre
*Residente Todos los involucrados *Toda la referente a a fin durante la *Telefonía
constructores *Vía Telefónica N.A.
*Mensajero en la etapa de obra ejecución de las obras etapa de Fija
y equipo de
*Conductores construcción *Video
trabajo
*Operarios Llamadas

*Involucrados *Planos récord

Culminación
*Gerente *Actas de obra Físico *Fin Etapa
Director Proyecto de Etapa N.A. N.A.
*Inversionistas Manuales de Magnético Obra
construcción
*Cliente mantenimiento

Fuente: Grupo 15 – GP-47

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Referencias

1. Departamento de planeación nacional República de Colombia DEPARTAMENTO

NACIONAL DE PLANEACIÓN CARRETERA BOGOTA - VILLAVICENCIO
Ministerio de transporte 2019.

2. CENSO A TRANSPORTE EN VILLAVICENCIO tomado del periódico del tiempo

https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-956029 2019.

3. I. Project Management Institute PMBOK6ed, «(PMBOK 6ed),» de Guía de los

Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK 6e, Newtown Square,
Pennsylvania, EEUU, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017,

4. Ardila, Corresponsal de EL TIEMPO. 2020. Vía al Llano: 45 años de afectaciones

por constantes deslizamientos. Documento on-line. Tomado de:
https://www.eltiempo.com/colombia/otras-ciudades/45-anos-de-problemas-en-la-
via-al-llano-364102

5. Video on-line tomado de Youtube https://www.youtube.com/watch?v=BIAoXFytkpw

6. Dharma Consulting - Especialistas en Gestión de Proyectos