PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

● Nombre del proyecto:

Sistema Integrado de Monitoreo – Automatización de Puertas Pucallpa & Integración Lima.
● Preparado por: Analista funcional y analista de operaciones
● Aprobado por: Director del proyecto.
Plan de gestión de las comunicaciones

Para determinar un plan apropiado para las actividades de comunicación se requiere de la pericia
del directo del proyecto y según sean las necesidades de información de los interesados basados en
el análisis de requisitos y en la matriz de evaluación de involucramiento de los interesados
realizados por el analista funcional y de operaciones.
Cabe resaltar que la cultura de la empresa, resalta por la práctica de una cultura con un modelo de
comunicación interactiva ya que los miembros tienen un interés de que su mensaje haya sido
entendido. Asimismo, dentro del mismo equipo del proyecto, podrán acceder según les sea
necesario a información específica del proyecto en un ruta compartida que solo ellos podrán
acceder.
En cuanto a la gestión de las comunicaciones, se requiere que los miembros del equipo de TI
(analistas funcionales, de operaciones, etc) que recopilan información y que tienen contacto con
interesados claves, tengan la competencia en comunicación suficiente para poder extraer
información valiosa, poder transmitir su mensaje con éxito y sobre todo para resolver problemas o
algún tipo de malentendido entre los interesados sin la intervención del director del proyecto.
Asimismo, podrán realizar presentaciones efectivas y generar informes del proyecto específicos
según sea necesario.
El directo del proyecto debe tener las habilidades interpersonales y de equipo que le permita
anticipar o identificar incidentes o problemas durante la ejecución del proyecto con la finalidad de
realizar un buen monitoreo.

1. Requisitos de comunicación de los interesados e información a comunicar (incluidos formato,

contenido y nivel de detalle). Persona o grupos que recibirán la información, incluida
información sobre sus necesidades. Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la
información, tales como memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa o medios
sociales.
 Frecuencia
Necesidad
Nivel De Responsable De De
Interesado De Contenido Formato Tecnología
Detalle Comunicar Comunicac
Información
ión
Datos y comunicación sobre Acta de
Medio Documento digital
Iniciación del la iniciación del proyecto Constitución Director de Una sola
(PDF) vía correo
Proyecto Datos preliminares sobre el proyecto vez
Alcance Alto electrónico
alcance del proyecto
Planificación detallada:
Alcance, Tiempo, Costo, Documento digital
Planificación Plan del Director de Una sola
Calidad, RRHH, Alto (PDF) vía correo
del Proyecto Proyecto proyecto vez
Comité del Comunicaciones, Riesgos y electrónico
directorio Adquisiciones
(sponsor) Estado Actual (EVM, EV),
Análisis de variación de Documento impreso
Estado del Informe de Director de
Tiempo y Costo (SV, CV), Muy Alto y digital (PDF) vía Mensual
Proyecto Avance proyecto
Índices de desempeño (CPI, correo electrónico
SPI)
Documento digital
Cierre del Datos y comunicación sobre Cierre del Director de Una sola
Alto (PDF) vía correo
Proyecto el cierre del proyecto proyecto proyecto vez
electrónico
Estado Actual (EVM, EV),
Análisis de variación de Documento impreso
Estado del Informe de Analista funcional
Tiempo y Costo (SV, CV), Muy Alto y digital (PDF) vía Quincenal
Proyecto Avance de TI
Director de Índices de desempeño (CPI, correo electrónico
proyecto SPI)
Información detallada de las Documento impreso
Coordinación Informe de Analista funcional
reuniones de coordinación Alto y digital (PDF) vía Semanal
del Proyecto Avance Semanal de TI
semanal correo electrónico
 Planificación detallada:
Alcance, Tiempo, Costo, Documento digital
Planificación Plan del Director de Una sola
Calidad, RRHH, Alto (PDF) vía correo
del Proyecto Proyecto proyecto vez
Comunicaciones, Riesgos y electrónico
Adquisiciones
Jefe de seguridad
Estado Actual (EVM),
Análisis de variación de Documento digital
Estado del Informe de Director de
Tiempo y Costo (SV, CV), Alto (PDF) vía correo Mensual
Proyecto Avance proyecto
Índices de desempeño (CPI, electrónico
SPI)
Planificación detallada:
Alcance, Tiempo, Costo, Documento digital
Planificación Plan del Director de Una sola
Calidad, RRHH, Alto (PDF) vía correo
del Proyecto Proyecto proyecto vez
Comunicaciones, Riesgos y electrónico
Jefe de compras y Adquisiciones
licitaciones Estado Actual (EVM, EV),
Análisis de variación de Documento digital
Estado del Informe de Director de
Tiempo y Costo (SV, CV), Alto (PDF) vía correo Mensual
Proyecto Avance proyecto
Índices de desempeño (CPI, electrónico
SPI)
Análisis de variación de Documento digital
Supervisor de S y Estado del Informe de Director de
Tiempo (SV), Índices de Alto (PDF) vía correo Mensual
MA Proyecto Avance proyecto
desempeño (SPI) electrónico
Solicitud de movilidad,
Formato de Documento impreso
Administrador de Solicitud de hospedaje y viáticos al Director de Una sola
solicitud de Alto y digital (PDF) vía
recursos recursos personal que viaje a las proyecto vez
recursos correo electrónico
plantas
Análisis de variación de Documento impreso
Jefe del proyecto Estado del Informe de Analista funcional
Tiempo (SV), Índices de Muy Alto y digital (PDF) vía Quincenal
por parte del Proyecto Avance de TI
desempeño (SPI) correo electrónico
 proveedor Información detallada de las Documento impreso
Coordinación Informe de Analista funcional
Centauro reuniones de coordinación Alto y digital (PDF) vía Semanal
del Proyecto Avance Semanal de TI
semanal correo electrónico
Colaboradores de
áreas diversas de Líderes de cada
Documento digital
la planta de gas, Estado del Avance de proyecto a alto Informe de planta de las áreas
Bajo (PDF) vía correo Bimestral
de Proyecto nivel Avance de Seguridad y
electrónico
Fraccionamiento y Medio Ambiente
CTA
Proveedores
actuales de la Documento digital
Estado del Avance de proyecto a alto Informe de Director de
planta de gas, de Bajo (PDF) vía correo Mensual
Proyecto nivel Avance proyecto
Fraccionamiento y electrónico
CTA
Empresa Documento digital
Estado del Avance de proyecto a alto Informe de Director de
Contratista Obras Bajo (PDF) vía correo Semanal
Proyecto nivel Avance proyecto
Civil y Montaje electrónico
2. Procesos de escalamiento
En caso que una polémica no pueda ser resuelta o que haya evolucionado hasta convertirse en un
problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:
a. En primera instancia será tratada de resolver por los participantes con el director del
proyecto en una reunión utilizando el método de resolución de problemas.
b. En segunda instancia, los analistas buscarán una solución que sea un punto medio para
ambas partes según los argumentos validados por el director del proyecto y así aplicar la
técnica de resolución de conflictos: consensuar/conciliar.
c. En tercera instancia se resolverá en una reunión que participarán el comité del directorio,
el director del proyecto y los participantes. Estos últimos sustentarán sus argumentos, el
director del proyecto expondrá la propuesta presentada anteriormente y el comité evaluará
la situación con ayuda de los presentes y tomará una decisión en ese momento la cual
será comunicada entre los participantes.

3. Persona responsable de comunicar la información, plazo y frecuencia para la distribución de la

información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.

Revisado Por /
Plazo Para La
Elaborado Por Documento Medio Responsable De Aprobador
Confirmación
Comunicar
Plan de Comité de
Analista Gestión del Director del Directores (TI y
funcional Alcance Reunión proyecto SyMA) 2 días
Comité de
Analista Alcance del Director del Directores (TI y
funcional proyecto Reunión proyecto SyMA) 2 días
Analista EDT y su Director del Director del
funcional diccionario Reunión proyecto proyecto 2 días
Proveedor y
analista
funcional, Según
operaciones y pruebas de
de calidad y
infraestructura y Entregables del luego, Director del Director del
redes proyecto reuniones proyecto proyecto 3 días
Equipo de TI
con el apoyo de
los líderes de
cada planta de
las áreas de
Seguridad y Plan de Comité de
Medio Gestión de Director del Directores (TI y
Ambiente Requisitos Reunión proyecto SyMA) 2 días
 Comité de
directores, si
modifica la línea
base de alcance,
tiempo, costo y
Cualquier calidad; de lo
interesado o Documento contrario, el
miembro del Solicitud de físico y Director del Director del
equipo cambio reuniones proyecto proyecto 2 días
Analista
funcional y el Plan de Comité de
analista de Gestión del Director del Directores (TI y
operaciones. Cronograma Reunión proyecto SyMA) 2 días
Analista
funcional y el Plan de Comité de
analista de Gestión de Director del Directores (TI y
operaciones. Costos Reunión proyecto SyMA) 2 días
Analista
funcional y el Plan de Comité de
analista de Gestión de Director del Directores (TI y
operaciones. Calidad Reunión proyecto SyMA) 2 días
Analista
funcional y el Plan de Comité de
analista de Gestión de Director del Directores (TI y
operaciones. Recursos Reunión proyecto SyMA) 2 días
Analista Organigrama Director del Director del
funcional del proyecto Reunión proyecto proyecto 1 día

4. El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado en caos ocurra
lo siguiente:
- Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
- Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
información de los interesados
- Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
- Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
- Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los interesados.
- Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
- Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información
no satisfechos.
- Hay evidencias de deficiencias de comunicación dentro del proyecto.

5. Glosario de la terminología común

SIGLA DEFINICIÓN
SyMA Seguridad y Medio Ambiente
CTA Central Térmica de Aguaytía
CCTV Circuito Cerrado de Televisión
EDT Estructura Desglosable de Trabajo
TI Tecnología de la Información
EVM Earned Value Management / Gestión del Valor Ganado
EV Earned Value / Valor Ganado
CV Cost Variance / Variación del Coste
SV Schedule Variance / Variación de Tiempo
CPI Cost Performance Index / Índice de desempeño del Costo
SPI Schedule Performance Index / Índice de desempeño del Cronograma
RBS Risk Breakdown Structure / Estructura de Desglose del Riesgo

ANEXO – Acta de Reunión

Formato
Documento ID : FOR-GG-01
ACTA DE REUNION
Versión : 00
Fecha : 20/05/2013
1. REVISIÓN DE ACUERDOS ANTERIORES

Regular Extraordinaria
X

Tema:
2. DESARROLLO DE LA REUNION

Lugar:

Fecha

ASISTENTES

INASISTENCIAS JUSTIFICADAS
Fecha
ACUERDOS DE LA REUNION Responsable
Plazo Revisión

AGENDA

Fecha
ACUERDOS PENDIENTES DE REUNIONES PREVIAS Responsable
Plazo Revisión
PROXIMA REUNION

Director del proyecto