Logística y Control de Inventarios

Las responsabilidades del Gerente/a de Logística

Las responsabilidades del Gerente/a de Logística

Toda compañía requiere de una persona líder, ya que es imprescindible que alguien garantice la coordinación
de los procesos, sobre todo en el caso de la logística y la cadena de suministros. Este rol, que recae en la
gerencia de logística, es complejo y abarca una amplia gama de factores.

Es imposible que nos imaginemos una embarcación o un equipo de deportes sin líder. Toda organización
requiere de algún tipo de guía que defina las pautas de trabajo, reúna los esfuerzos y los capitalice en logros.
El caso de la logística no es distinto: existe un/a gerente en quien recae la responsabilidad de llevar tamaña tarea
a cabo.
El gerente de logística desempeña una función importantísima dentro de la actividad logística, abarcando una
variedad de funciones que van desde la responsabilidad por las operaciones de almacenamiento y distribución,
pasando por el pronóstico, el planeamiento, los sistemas logísticos, el servicio al cliente, y llegando hasta las
compras.
La persona responsable del área logística debe cuidar cada detalle, ya que todas las actividades de la empresa
confluyen, en algún punto, en el desempeño logístico. Por esto debe encargarse de la gestión del personal del
área, dirigir las operaciones cotidianas y coordinar la tercerización de operaciones con proveedores logísticos de
la cadena de suministro.

Las funciones específicas

Planeación estratégica: en un momento en que los mercados globales exigen aptitudes determinadas en esta
área, el o la gerente debe participar en el establecimiento de los objetivos estratégicos en el ámbito de la logística
y de la cadena de suministros, que contribuyan al cumplimiento de la misión y a la obtención de la visión de la
compañía.
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A nivel táctico, el/la gerente de logística debe elaborar medios y métodos para
compras, transportes, almacenamiento y distribución, y en el ámbito operativo,
el cálculo de necesidades de materiales que permitan el funcionamiento de
las distintas áreas. Así, debe encargarse de la planificación de las
adquisiciones, considerando cantidades y calidades de productos para evitar
que una tarea se paralice por falta o bien por exceso de stock.

De la misma manera, otra de las obligaciones del gerente de logística está relacionada con las compras o
adquisiciones. Como su nombre lo indica, consiste en realizar las captaciones de materiales en las cantidades
precisas, a un costo conveniente, con una calidad adecuada y en el momento oportuno.
Dentro de los principales objetivos de esta actividad, y que son responsabilidad del gerente/a, se encuentran:

1 Mantener la continuidad del abastecimiento.

2 Obtener los productos a precios bajos, con una calidad adecuada, y al mismo tiempo para los proveedores.
3 Conseguir una calidad adecuada de materiales para evitar el desperdicio.
4 Buscar constantemente fuentes alternativas de suministros para localizar nuevos productos y materiales.
5 Conservar bajos costos en el departamento, manteniendo una excelente actuación.
6 Explorar nuevos procedimientos de acción.
7 Capacitar constantemente al personal.
8 Lograr la mantención de existencias que se ajusten a la seguridad de la empresa.

Otra de las actividades que debe supervisar el gerente se refiere al motor de la cadena de suministro,
la obtención, que se entiende como el proceso de pedido de existencias, que busca una continuidad constante de
las actividades para evitar faltas o paralizaciones.
Además, el gerente/a de logística debe cerciorarse de que exista un lugar seguro para el almacenamiento de las
mercancías que van a satisfacer el despacho, la distribución y la reposición, según sean las necesidades. En este
sentido, se debe mantener control sobre la exactitud de las existencias, seguridad, conservación de los materiales
y reposición de los mismos.
Finalmente, como parte del círculo ininterrumpido de actividades, el gerente de logística debe estar pendiente de
las solicitudes de los clientes para hacer llegar la mercadería requerida por ellos. La distribución es primordial
dentro de las actividades que añaden valor al producto final que se entrega al consumidor, por lo que se debe
contar con embalaje o empaque y velar por la rapidez con que estos se hacen llegar.

El desempeño logístico depende finalmente de todas las actividades de la empresa, por esto, el/la
gerente de logística debe cuidar muchos detalles, incluyendo coordinar la tercerización de
operaciones con proveedores.
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La colaboración
Debido a la naturaleza de la logística, la labor de la gerencia no puede estar aislada del resto de las áreas. De
esta forma, para armar proyectos que cumplan las compras adecuadas y el abastecimiento óptimo, debe elaborar
la distribución de bienes y servicios en conjunto con sus equivalentes dentro de la empresa, así como también
fuera de ella.
Así como es importante que cree sinergia con sus pares, es determinante también que tenga un excelente manejo
informático, ya que debe mantenerse actualizado para encontrar cantidad, calidad y oportunidad. Para estos fines,
debe contar con programas computacionales que faciliten la labor de examinar los costos de los bienes y
servicios en el mercado exterior, organizando las solicitudes internas y alivianando la complejidad de estas
funciones.

Los centros logísticos

Como ya hemos visto, la tarea de un/a gerente de logística no es fácil, pues abarca coordinaciones desde el
cálculo de necesidades hasta el control de los inventarios. Pero todo esto no sucede en el aire, sino que en un
lugar muy específico: el centro logístico.
El centro logístico está directamente ligado con el concepto “centro de distribución”. Este último se puede definir
como un espacio destinado a la ubicación, mantención y manipulación de mercancías y materiales.
Así, los centros de distribución tienen algunos objetivos físicos con los que deben cumplir:
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Estos objetivos específicos deben condecirse con el marco de costo y servicio que tiene la cadena de suministro y
la logística en general. Así, los objetivos de la gestión de centros de distribución son consignados por Luis Aníbal
Mora, autor del libro “Gestión logística en centros de distribución, bodegas y almacenes” (2011), de la siguiente
manera:

Lograr que el movimiento diario de productos que entran y salen de la empresa esté estrictamente de
acuerdo con las necesidades de compras y despachos.
Mantener los stocks previstos de materiales y mercancías al mínimo costo, de acuerdo con los criterios de la
empresa y los recursos financieros disponibles.
Controlar perfectamente los inventarios, la facturación y los pedidos.

Hoy, la tendencia es hacia la creación de Centros de Logística ubicados en lugares estratégicos, verificando cada
detalle, además de incluir tecnología de punta para su construcción, y dotando, por ejemplo, cada centro de los
equipos y sistemas de procesamiento de datos más avanzados del mercado. Asimismo, existe una preocupación
especial por el rastreo y la digitalización de datos, el ERP (sistema de planificación de recursos empresariales, en
inglés Enterprise Resource Planning) y la seguridad en los centros.

Funciones y objetivos
El centro de distribución es un punto de alta coordinación donde confluyen las actividades de logística y control de
inventarios, y en esa línea debe cumplir con: minimizar el costo total de operación, suministrar los niveles
adecuados de servicio a los usuarios finales, mantener el cuidado de los productos almacenados, brindar al
centro la infraestructura necesaria para su operación y desarrollar la trazabilidad de los productos manejados
para validar su flujo efectivo.
Para conseguir estos objetivos es necesario que la organización del centro logístico considere los tres elementos
que lo constituyen: mano de obra, espacio y equipo. Estos deben cuidarse, ya que constituyen el costo total de
operación, resguardando el nivel de utilización de cada uno y la manera como se interrelacionan entre ellos.
Antiguamente, a los centros de distribución se les llamaba almacenes o bodegas. Desde esta perspectiva, eran
lugares de bajo nivel en infraestructura y bastante abandonados por la alta gerencia en términos de inversión,
organización y personal. Hoy, las empresas son conscientes del aspecto crítico que juegan los centros de
distribución en las cadenas de suministro como plataforma logística y garantía del nivel de servicio que se quiere
entregar al usuario final.

Principios de operación
Ahora bien, en términos generales, los objetivos corresponden a los nombrados anteriormente. Sin embargo,
existen ciertas pautas generales –que no son objetivos– que se pueden seguir para realizar las operaciones
correctamente.
Para operar un centro de distribución de manera expedita es necesario, según Mora, L. (2011):

Colocar los artículos de mucha rotación en lugares próximos a la salida.

Situar los elementos pesados en el primer piso, cerca de las zonas de despacho.
Mantener áreas de reserva cercanas al lugar donde está la posición fija del mismo artículo.

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Maximizar la utilización de la capacidad cúbica (metros3) del centro de distribución.

Permitir que el personal de manejo tenga acceso fácil a los equipos de materiales.
Mantener los artículos ABC próximos a los muelles y almacenamiento ABC según perfil de despacho.

Almacenamiento de productos en los centros de distribución

No sólo la operación del centro debe ceñirse a lineamientos generales para obtener éxito, porque esto también es
tarea del almacenamiento. Esta sección es de vital importancia dentro de la cadena de suministro y, en
consecuencia, de las obligaciones de un/a gerente de logística.
Para tener un buen funcionamiento de almacenamiento debemos identificar el tipo de empresa que es y la
naturaleza de su carga; en base a eso, configurar un perfil logístico de la mercancía, es decir, la rotación que
tendrá (algo que determinará su ubicación de almacenamiento) y el tamaño del pedido (que establecerá el área y
volumen en la posición de almacenamiento). Una vez considerados estos factores, es necesario diseñar un
sistema de almacenamiento.
Luego, cuando ya hemos diseñado el sistema de almacenamiento, es preciso que seleccionemos los equipos de
manejo de materiales adecuado al sistema antes mencionado. Con esto ya es posible diseñar y asignar los
pasillos y flujos, los muelles y zonas de embarque, las áreas de los patios exteriores (parqueadores y accesos),
para finalmente, realizar la construcción civil del centro de distribución con un enfoque integrado al
medioambiente y una visión "verde".

El gerente de logística está a cargo de la planeación estratégica, teniendo como objetivos, ganar
una posición de prestigio con respecto a sus competidores, reducir los costos y aumentar la
productividad.

Factores que importan en infraestructura, procesos y organización

La organización de un centro de distribución está estrechamente ligada al desempeño de un/a gerente de
logística y viceversa. El éxito de la tarea está determinado por cómo se asume el desafío de coordinar las distintas
labores que se entrecruzan en una cadena de suministro y con qué plataforma estratégica se cuente para lograrlo.

Así, para finalizar, es necesario tener en cuenta los factores clave a la hora de coordinar la infraestructura, los
procesos y la organización. Mora, L. (2011) clasifica algunos puntos a seguir respecto a la gestión de un centro de
distribución:

Mantener libres las zonas de circulación externas e internas.

Demarcar correctamente todas las zonas del centro de distribución.
Manejar una unidad de almacenamiento estándar.
Aumentar el número de unidades uniformes en el almacenamiento.
Manejar la mercancía aislada del contacto directo con el piso.
Apilar los recipientes según las normas de seguridad y protección del contenido del mismo.
Asignar los equipos adecuados y suficientes para el manejo de cada producto.
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Manejar un programa de mantenimiento preventivo para cada equipo.

Tener hardware suficiente para capturar la información.
Manejar documentación pertinente a la descripción de cada cargo, funciones y responsabilidades de todos
los empleados.
Contar con documentación clara y disponible del proceso de almacenamiento:
- Procedimiento para manejo de productos especiales.
- Procedimiento de control para detectar errores en datos digitados.
- Procedimiento para la evacuación de productos obsoletos.
- Procedimiento para manejo de inventario en poder de terceros.
Trazabilidad en las transacciones del sistema (entradas, salidas y transferencias).
Sistemas para el control de inventarios al nivel de:
- Conteos selectivos, inventarios cíclicos e inventario físico total.
- Las transacciones del sistema deben ser en tiempo real.
- Cada ubicación con su relación de inventario; cada producto con el detalle de la ubicación respectiva.

Programa de inducción al personal nuevo.

Reentrenamiento a personal antiguo en nuevos procesos.
Plan de capacitación permanente al personal.
Rotación del personal por los cargos del centro de distribución.
Metas, objetivos y promesas de servicio en cada área.
Evaluación periódica de resultados a todo nivel.
Plan de incentivos.
Programa de control de desperdicios, control de plagas y vencimientos.
Horarios definidos para los procesos.
Productos zonificados dentro del centro de distribución.
Sistema que controle el consumo.
Equipo autónomo y responsable por la gestión del inventario.
Aplicación de los procedimientos tal como se definen.
Definición de políticas de calidad.

Escucha a tu profesor, Felipe Amunátegui, hablando sobre cómo se capacita actualmente al personal que opera
en un centro de distribución.

¿Cuánto Sabes?

Pon a prueba tus conocimientos respondiendo la siguiente pregunta:

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Los centros de distribución deben cumplir con espacios físicos para:

I. Recepción.
II. Almacenamiento.
III. Preparación de pedidos.
IV. Expedición o despacho.
V. Devolución.

Selecciona tu respuesta:
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C) Solo I, III, IV y V.

D) Solo I, II, IV y V.

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