OPERACIÓN DE COMPRAS, ALMACENES E

INVENTARIOS

JHOAN PARRA GONZALEZ

PROGRAMA DE FINANZAS Y NEGOCIOS

INTERNACIONALES

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA

ANDINA OPERACIÓN DE COMPRAS,

ALMACENES E INVENTARIOS

OCTUBRE DE 2022
 INTRODUCCIÓN

Los responsables de las empresas están cada vez más conscientes de la

necesidad de realizar una óptima gestión de los inventarios y una adecuada

administración de sus almacenes, debido a que estos procesos afectan directamente

en la gestión del departamento de compras y representan montos de inversión que

pueden llegan a representar un porcentaje significativo de sus activos, razón por la cual

es imprescindible dar un manejo adecuado y óptimo al funcionamiento de esta área.

El control de los inventarios y la administración de almacenes son conocimientos

y actividades que todo administrador y/o gerente de empresa debe manejar y saber

diferenciar con claridad, con el objetivo de optimizar las operaciones logísticas de su

empresa. Lograrlo tendrá como consecuencia múltiples beneficios en lo funcional, en la

gestión de los mismos, pero sobre todo en lo económico.

El almacenamiento se basa en dos acciones principales. La primera consiste en

preservar la calidad de los productos desde que ingresan al almacén hasta que salen

para ser usados como materias primas en producción o para ser vendidos como

productos terminados.

La segunda función se basa en mantener siempre actualizado el registro de

materiales físicos con el material registrado. Llevar un mal control de los registros

significaría una pérdida de dinero.

Existen varias alternativas para llevar el control de inventarios, entre ellos:

inventarios físicos, inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y

entrega), inventarios comprometidos e inventarios teóricos.

Del adecuado manejo de los inventarios reducimos el riesgo de generar

excesos, desperdicios y variabilidad del stock. Con una buena gestión en la

administración de los almacenes y el control de los inventarios la empresa mantiene

sus procesos funcionando, en un equilibrio de oferta y demanda, manejando,

preservando y custodiando sus activos.

Una gestión eficiente en el proceso de compra genera muchos beneficios:

Genera mayores recursos financieros para utilizar en la compra de materiales o activos.

Brinda la posibilidad de planear las compras, es decir, saber el stock necesario

que se necesita para una determinada actividad.

Controla el flujo de efectivo, es decir, cuánto será la inversión.

Reduce el desperdicio de material que no se usa o que no se llegó a

vender. Aumenta la productividad y permite el incremento de la

competitividad.

Por estas razones y otras también importantes es determinante conocer el

manejo de control de inventarios y de la administración de los almacenes ya que estos

influyen en la mejora de los recursos financieros, que son la esencia de cualquier

administración.

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial,

como un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción; sin embargo la

gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión de los inventarios,

donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que

garanticen continuidad de todo flujo en la cadena logística y que permitan absorber el

impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la

máxima satisfacción del cliente.

La logística comercial internacional es vital para mejorar el proceso de entrega

de las mercancías en las instalaciones del importador. La distribución física exitosa

requiere el correcto manejo de los procesos de importación de mercancías. La

estrategia logística debe poner el foco de atención en reducir pasos innecesarios,

medir procesos, eliminar riesgos y reducir costes en el ciclo pedido-entrega.

DEFINICIÓN DE HIPOTESIS

Si le preguntamos a una persona del bien común, que importancia y relación

tiene la cadena de abastecimientos con el comercio internacional, donde sus

conocimientos acerca de inventarios, logística, comercio internacional y cadena de

abastecimientos son netamente empíricos su contestación es simple, lo es todo para

lo que con lleva el proceso de un bien o producto ya sea tangible o no, es vital conocer

su trazabilidad y así mismo tener un sistema armonizado donde se tenga el control del

mismo desde su fabricación hasta la entrega con el cliente final, y es por esto que hoy

en día las empresas trabajan en cada día implementar y mejorar su tecnología y

mantener un sistema armonioso en cada paso que contiene la distribución de un

producto.

En muchas ocasiones pensaríamos que esto solo lo debe manejar una empresa

multinacional donde su flujo de servicios es demasiado grande y resulta imposible

tener un control sin dichos procesos pero no es así, desde la distribución y fabricación

de la señora que tiene un puesto de empanadas y maneja un bajo volumen es

necesario hacerlo de lo contrario como sabrá en que momento abastecerse de los

insumos para realizar las empanadas suena tal vez algo muy lógico para algunas

personas pero la cuestión es que no, al igual que las matemáticas son de las ciencias

fundamentales para la aplicación en casi todo lo que nos rodea la logística y comercio

internacional también lo es, desde que compramos un dulce en una tienda hasta

cuando prestamos un servicio y cobramos por ello, todos deben aplicar algo de

logística para que su negocio empresa o microempresa funcione de la manera

correcta, y así mismo para tener el control y reducción de los gastos y costos de toda la
empresa, el ahorrarse un dinero y no desperdiciar un bien, así como también generar

una venta con un tiempo de entrega optimo teniendo el conocimiento de cómo hacerlo

y porque hacerlo en el momento adecuado.

ARGUMENTACION

La organización del flujo de materiales tiene cuatro puntos básicos:

requisición, Producción, distribución y servicio postventa.

- Requisición: Consiste en la selección de los proveedores adecuados, el

estudio de la situación geográfica más conveniente (en función de la calidad y costo

global del producto que ofrecen), de la diversificación, así como de los volúmenes

que mejor garanticen el mantenimiento de la producción al mínimo costo.

- Producción: Trata de la organización de los medios de producción, tanto

físicos (fábricas y maquinaria), como humanos (personal adecuado utilizado de la

forma más eficiente posible). En esta fase tiene gran importancia la organización de

las actividades de trabajo y manipulación.

- Distribución: Es una actividad en relación con el almacenaje y transporte, ya

que estudia la localización óptima de los almacenes para la mejor atención del

mercado, los medios de transporte y sus criterios de selección y de optimización de

rutas, así como los apoyos comerciales necesarios en el canal de distribución.

- Servicio postventa: Está centrado en la atención al cliente. Es una actividad

esencial para el mantenimiento de la empresa en el mercado, que sólo podrá ser

posible mediante la satisfacción permanente de los clientes. El servicio postventa

mezcla elementos de la logística empresarial con otros propios de la logística de

sistemas.

Para conectar los puntos anteriores, tiene una gran importancia la organización

de los transportes. El cual plantea ciertos inconvenientes como lo son:

- La decisión de utilizar medios propios o ajenos

 - La selección de los proveedores de servicio

- La coordinación de los movimientos

El análisis de estas cuestiones debe realizarse con un enfoque económico, es

conveniente llevar una comparación de las características de los principales medios

de transporte, que puede resumirse de la siguiente forma:

- Carretera: es el único medio capaz de efectuar el transporte puerta a puerta

sin necesidad de transbordos.

- Marítimo: es el medio más utilizado para el transporte en el tráfico

internacional de grandes volúmenes de mercancía, como petróleo, gráneles

minerales o cereales .insustituible en el tráfico intercontinental de contenedores.

- Aéreo: indiscutible por su rapidez, es un medio bien adaptado al transporte de

mercancías urgentes, perecederas, de alto valor especifico, etc. Sus tarifas están muy

bien estudiadas, por lo que es cada vez más competitivo.

Un aspecto interesante de la organización de los transportes es el de la forma

en que una empresa puede programar los envíos desde sus centros de producción a

sus plataformas de distribución.

La proporción en que cada centro de producción debe contribuir a la

satisfacción de la demanda.

Los medios de transporte que deberán

adjudicársele La secuencia de actuación.

Esta programación se realiza con ayudas de unas matrices de transporte,

donde se reflejan por una parte, las disponibilidades de los diversos centros de

producción, y por otra la demanda de los centros de distribución, así como los costes

de transporte entre unos y otros.

Plataformas logísticas
 Se trata de uno de los conceptos más actuales en la actividad logística y puede

definirse como un área especialmente concebida para el desarrollo de actividades

relacionadas con la logística, el

transporte y la distribución de mercancías en el tráfico nacional e internacional.

Reciben diversas denominaciones, tales como ZAL (Zona de Actividades Logísticas),

CT (Centros de Transporte), HUB´S, etc.

Los objetivos de las plataformas son los siguientes:

✓ Deben contar con una buena comunicación con el sistema de
transporte en general (puertos, aeropuertos, estaciones ferroviarias y
terminales).
✓ Concentrar en ellas el transporte pesado para, mediante la llamada “ruptura de
carga”,

colaborar en la descongestión de los circuitos de distribución urbanos,

obteniendo para la colectividad ventajas de calidad de vida.

✓ Racionalizar la utilización de los vehículos de transporte, aprovechando al

máximo sus

características técnicas y comerciales.

✓ Ofrecer operaciones auxiliares del transporte tales como
embalaje, etiquetado, recogida y distribución, almacenaje,
seguimiento informático, etc.
✓ Masificar los flujos difusos, mediante el uso de unidades de carga y
transporte normalizados, para su posterior encaminamiento, con un
menor coste, a través de los

grandes nudos de transporte.

✓ Agrupar las mercancías por “familias logísticas” de productos afines,

como perecederos, peligrosos, valiosos, etc., haciendo así rentables las

inversiones en medios de almacenaje, manipulación y transporte.

 Para las actividades de aprovisionamiento, producción y distribución, existe un

tipo de empresa dedicada a la prestación de servicios logísticos, que se conoce como

operador logístico.

El cual ofrece una gama de servicios muy amplios, desde la distribución física,

almacenaje, gestión de stocks, a la facturación o el merchandising. En definitiva ofrece

operaciones de transporte

(consolidación, organización de rutas, etc.…), operaciones auxiliares (despacho de

aduanas, gestión de las operaciones de tránsito, etc.), operaciones de gestión, de

distribución física y comerciales.

Las principales ventajas de trabajar con un operador logístico son:

Economía de inversiones: Ya que las grandes inversiones precisas en

almacenes, equipos de carga, vehículos etc., son asumidas por el operador, que las

amortiza diversificando su actividad y clientela.

Transferencia de costos: Muchos de los costes fijos que asume el cargador

(vehículos, almacenes, personal, etc.), pasan a ser variables, ya que sólo se soportan

en cada operación concreta.

Servicio: La profesionalización del operador logístico permite ofrecer un buen

servicio a sus clientes cargadores.

Flexibilidad: El contrato de prestación de servicios puede ser revocado al

terminar su vigencia. La red de distribución puede ser remodelada sin compromisos de

inversiones ni de personal.

El operador logístico tiene que situar el producto adecuado en el plazo y lugar

acordados, al costo más bajo. Todas las ventajas mencionadas han dado lugar a un

importante desarrollo de la subcontratación de servicios logísticos (“outsourcing”).

Transporte internacional

Transporte implica un concepto de “traslado”, bien sea de personas o de cosas.

Si el transporte se realiza sin cruce de fronteras, tenemos el transporte interior o

nacional, en caso contrario es transporte internacional.

El principal objetivo es que la mercancía debe llegar sin daño ni menoscabo

alguno en su naturaleza, en el plazo acordado y al precio estipulado. Para lograrlo es

preciso tener en cuenta que el éxito de la operación dependerá:

De la protección física de la mercancía para que pueda soportar las agresiones

que puede experimentar durante el transporte, en sus diversas fases de manipulación,

estiba (colocación dentro del vehículo de transporte), traslado o almacenamientos.

De la utilización correcta de los vehículos de transporte aprovechando

eficazmente sus características en función de la mercancía y el viaje.

De un cumplimiento leal de los compromisos de adquisición y traslado por

ambas partes. Los transportes se clasifican como por el medio en que se

desenvuelven como:

o Terrestre (Por carretera o ferrocarril)

o Marítimo

o Aéreo

Por su

naturaleza:

o Público: Efectuado mediante contraprestación económica

o Privado: Sin contraprestación económica. Se subdivide a su vez en:

o Personal: Realizado por los individuos con sus propios vehículos

o Complementario: Realizado por empresas cuya actividad esencial no

es el transporte Por su objeto:

o De viajeros

o De mercancías
 o Mixto (Viajeros y

mercancías) Por su ámbito

geográfico:

o Urbano: el que se efectúa en el interior de ciudades o áreas urbanas

o Nacional: en el interior de un país

o Internacional: entre dos o más países

Envase y
Embalaje

Envasar una mercancía es colocarla “en-vaso”, es decir en contacto íntimo con

el recipiente que la contiene y además dosificarla y presentarla según las exigencias

del mercado, por lo que tiene una importante finalidad de “marketing”.

❖ Embalarla es colocarla “en-bala”, es decir en un atado o bulto que la proteja

durante el

transporte, siendo sus finalidades:

❖ Protegerla durante un traslado que puede ser muy largo
❖ Facilitar su manipulación y recepción por medios normales
❖ Obtener un equilibrio entre el coste y la calidad de la protección
❖ Facilitar la identificación de la mercancía con etiquetas
normalizadas (p. ej. Las etiquetas ISO, o las de mercancías
peligrosas
❖ Facilitar la inspección aduanera
❖ Disminuir los riesgos para las
personas Siendo sus finalidades:
- Protegerla durante un traslado que puede ser muy largo
- Facilitar su manipulación y recepción por medios normales
- Obtener un equilibrio entre el coste y la calidad de la protección
- Facilitar la identificación de la mercancía con etiquetas
normalizadas (p. ej. Las etiquetas ISO, o las de mercancías
peligrosas
- Facilitar la inspección aduanera
- Disminuir los riesgos para las personas
 Entre los embalajes más utilizados en el transporte merecen especial atención dos:

1. Paleta: Es una plataforma de carga, generalmente de madera, con unas

entradas para manipulación mediante montacargas de uñas que se usa

especialmente para apilar bolsas o

cajas, que suelen ir recubiertas de una funda protectora de polietileno. La

paleta se considera la unidad básica de carga.

2. Contenedor: es un elemento auxiliar del transporte, de carácter

permanente, fácil de manipular, de llenar y vaciar y de un volumen

mínimo de 1 m3.

Almacenamiento

En cualquiera de las fases del transporte puede ser necesario almacenar la

mercancía por períodos más o menos largos.

Los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

- Significa un costo adicional, por lo que deben programarse las
entregas, reduciendo el plazo al mínimo
- Un almacenamiento prolongado aumenta los riesgos de derrames, roedores,
robos etc.
- Hay que considerar con atención si la mercancía soporta o no
almacenamientos a la intemperie
- La mercancía de valor elevado debe ser almacenada en recintos
especiales con vigilancia reforzada
- La carga pesada no deberá jamás ser almacenada sobre la ligera y la
de forma irregular deberá almacenarse independientemente
- Hay que dejar pasillos adecuados para la evolución de los medios de
manipulación
- Una preparación inadecuada de la documentación de envío puede
ser causa de un almacenamiento imprevisto en la aduana de destino
- Los almacenes mecanizados garantizan en general mejor trato y control de la

mercancía. Tiene por ello cada vez más importancia la utilización de la

 robótica y de la informática centralizada.

- En operaciones de gran responsabilidad y/o volumen (suministros de ingeniería,

plantas

“llave-en-mano”).

Para el almacenaje idóneo de las mercancías deberemos tener en cuenta los

siguientes parámetros:

• Altura libre a las cerchas

• Sistemas de redes contra incendios y mamparos ignífugos

• Muelles basculantes y a resguardo de la intemperie

• Resistencia del suelo del almacén

• Sistema de estanterías (Compacta, convencional)

• Sistemas trilaterales o auto portantes

• Tipo de montacargas

• Zona de preparación

• Zona de devoluciones

• Cámaras frigoríficas

• Adecuación de oficinas y locales especiales

• Sistemas de información

• Sistemas de seguridad

• Patio de maniobras

MAPA CONCEPTUAL
 CONCLUSIONE
S

Derivado de diversos análisis, por parte de la autoridad y de manera privada por

las empresas, se ha considerado la importancia del manejo de un Modelo de Mejores

Prácticas de Comercio Exterior. ¿De qué manera? Integrando a la Cadena de

Suministros, de manera natural, los elementos que brinden a la Organización la

seguridad, la certeza y la información necesarias para la toma de decisiones que

impacten de manera positiva en su desempeño, a través de la medición adecuada de

los indicadores y basados en un análisis de riegos que permita mitigarlos a su máxima

expresión o, en el mejor de los casos, transferir el impacto que pueda producir un riego

y estratégicamente convertirlo en una ventaja a favor de todas sus partes interesadas.

El conocimiento de su naturaleza, posibilidades que ofrecen y relaciones de

unas con otras es esencial para el correcto desarrollo de dichas operaciones. Y es el

último de los pilares del Comercio Internacional “LA LOGÍSTICA” el núcleo central de

nuestro estudio, su importancia estriba en que, en la actualidad, tanto la venta de

objetos físicos como la ejecución de las operaciones intangibles (financieras, de

transmisión de información o análogas), se consideran operaciones logísticas, por lo

que puede decirse que no hay una sola operación internacional que pueda ser llevada

a cabo sin una acción logística.

Los programas de Logística permiten el conocimiento y actualización de toda la

información referente a los requerimientos y regulaciones que deben cumplirse en el

proceso de Exportaciones e Importaciones, de igual manera ocurre en la importación

desde la recogida hasta la transportación hasta sus almacenes para luego distribuirla,

todas las operaciones que intervienen en el proceso de Exportación e Importación

requieren de la implementación de un programa Logístico computarizado, lo que

permitirá establecer un Sistema organizativo y sistema de inventario acorde a las

necesidades de cada empresa, haciendo posible establecer una adecuada

planificación, control y una amplia información, en relación con todas sus operaciones,

tales como: Producción, preparación, almacenaje, transportación y distribución de la

mercancía., con el uso de una logística tecnológicamente avanzada y computarizada,

la gestión empresarial registrará una reducción de sus costos y el alcance de índices

positivos en su gestión.

cada empresa, haciendo posible establecer una adecuada planificación, control y una

amplia información, en relación con todas sus operaciones, tales como: Producción,

preparación, almacenaje, transportación y distribución de la mercancía., con el uso de

una logística tecnológicamente avanzada y computarizada, la gestión empresarial

registrará una reducción de sus costos y el alcance de índices positivos en su gestión.