DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SENA

Estudio de caso

Presentado por:
Fredy Erney Muñoz Villota
2120958

Instructor

Amparo Lucero Villa Rojas

Colombia_ San Juan de Pasto junio,01 del 2020

Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID)

es la constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos
operativos o técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a
dichos procedimientos.

Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el

diseño de cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación,
clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar los procesos. Pero
es cierto también, que hasta que no se tienen redactados todos los
procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se genera
y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de documentos. Por
lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va redactando
todos los procedimientos.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y

documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una
de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad
de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de
facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos

del Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento

revisado previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso,
esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde
su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos
en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los
mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo
que se desea realizar del procedimiento. los instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma
de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor,
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
15. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
16. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el
desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
17. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de
carácter referencial
18. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
19. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
20. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento
objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
21. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los registros.
22. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
23. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
 Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su

identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente
figura:

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

Código :
PROCESO
Versión:
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página 1 de

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y Programa
Gestión Ambiental y S&SO
 Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control
(Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a
referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se

realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.
 SIGLA SIGLA PROCESO TIPO CONSECUTIVO
EMPRESA DOCUMENTO

CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP

Manual MN

Procedimiento PR

Formato FT

Guía GU

Instructivo IN

Protocolo PC

Indicador IND

Matriz de riesgo MR

Planes en Gestión Ambiental o PL

S&SO

Programa en Gestión Ambiental PG

o S&SO
BIBLIOGRAFIA:

Gomez, A. (2015). CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN ISO 9001:2015.

[online] Asesordecalidad.blogspot.com. Available at:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-
documentada.html#.WoQ80PlubtQ [Accessed 14 Feb. 2018].

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Unal.edu.co. (2018). [online] Available at: http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018