ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad fue designado para determinar
la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto, la fecha de
emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
RESPUESTA
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de control de la información documentada o montar los procedimientos
operativos?
Primeramente, se debe tener en cuenta la definición de la norma ISO 9001:2015,
la información documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la
aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su
control también es posterior a dichos procedimientos.
Después de analizar la norma, se puede recomendar realizar la actividad al mismo
tiempo, porque el diseño permite realizar él debe de la documentación, orden,
formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para
estandarizar los procesos.
Pero es de saberse que al no tener redactados todos los procedimientos, no se
puede saber exactamente qué información documentada se genere y, por lo tanto,
no se puede completar los registros de control de documentos.
Por todo esto, es recomendable realizarlo al mismo tiempo, e ir corrigiendo a
medida que se va redactando todos los procedimientos.

Los responsables de dicha información serían los líderes de cada área y

responsables de que sus colaboradores la conozcan y sean aplicadas.

Si existen cambios de menor proporción a la documentación sea cual sea no

afectarían sustancialmente al sistema de gestión de calidad no debería alterar el
funcionamiento de este, pero si debe quedar registrado dichos cambios. Estos
fijados a situaciones como cuando se mejore la transcripción de este, existan
cambios en los responsables de cada actividad y/o cuando haya cambios
de párrafos para el mejoramiento de cada proceso.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, porque es donde se detalla de manera minuciosa y

documentada como realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, que alcance tienen estos, así como los responsables de cada una
de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad
de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de Calidad,
Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Registros.

3.  Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de
la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que
incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación e. Control de cambios

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa,
Confecciones S.A, con el fin de facilitar su presentación y utilización,
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación, y distribución
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la
adecuación del documento revisado previamente.
Caracterización del Proceso: Documento que describe las características
generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
Cobertura del Documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones
S.A.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una
combinación de estos.
Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema
Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con lo registrado en este
procedimiento y su anexo.
Documento Obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
cancelación pierde su vigencia.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o
sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan y que apoyan la
gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar la información especifica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se
puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Los instructivos, se
limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y
externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en
un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO):
Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados
al desarrollo de actividades especificas en el desempeño del trabajo diario.
Mediante el (los) Programa(s) de Gestión S&SO se describen estrategias y
planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de
S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo
de disposiciones de carácter referencial.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para
lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación
del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado
el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente en el sistema.
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el
documento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2009
2. ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de Calidad
CONDICIONES GENERALES
CREACIÓN: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán
cumplir los siguientes lineamientos:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada
por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud
debe ser aprobada mediante memorando por el jefe de la Oficina Asesora
de Planeación.
 Procedimientos, manuales, guías e instructivos, formatos: deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos,
manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que
describa el qué, cómo y quién utiliza el formato
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar
técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario
General, Jefes de Oficina, Asesora y Jefes de Oficina). La responsabilidad de
revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la
Oficina Asesora de Planeación.
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, página web
o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación mediante correo electrónico
o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se
identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en
4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
 PIRAMIDE DOCUMENTAL

Define sistemas de Gestión de Calidad y expresa la

política y objetivos de la Calidad.

Manual de la
Indica como se realiza las actividades y procesos ¿Qué
Calidad
se hace? ¿Cómo se hace? ¿Quién es el responsable?
Etc.

Explica detalles de cómo se realiza de forma concreta

cada una de las actividades.

Documentos que sirven para anotar los resultados

obtenidos en las diferentes actividades.

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Registros

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

Encabezado: El Encabezado de un documento corresponde a los datos básicos
para su identificación, y deberá ir en todas las paginas, EJEMPLO:
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
Manual de Calidad
Caracterización de Proceso
Otros manuales
Nomograma
Procedimiento
Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y
Programa Gestión Ambiental y S&SO
Formato

Logo Símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de

control (Manual de Calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido de este y el título del
documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad se realizará de forma alfanumérica-

Codificación de los Documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán

codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa
Confecciones S.A.
 SIGLA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO PROCESO CODIGO

Caracterización de CP 1. Gestión Gerencial A1
A. PROCESOS 2. Gestión de la Calidad A2
Proceso
ESTRATEGICOS
Manual MN 1. Diseño y Patronaje B1
B. PROCESOS
2. Extendido, marcado y corte B2
Procedimiento PR
MISIONALES
3. Confección, revisado y B3
Formato FT etiquetado
Guía GU 4. Acabados B4

Instructivo IN 1. Clientes C1
C. PROCESOS DE
Protocolo PC 2. Compras C2
APOYO
3. Mantenimiento C3
Indicador IND
4. Talento Humano C4
Matriz de Riesgo MR
Planes de Gestión PL
Ambiental o S&SO
Programas de Gestión PG
Ambiental o S&SO
Referencia Bibliográfica:

https://www.nueva-iso-9001-2015.com/7-5-información-documentada/

https://leonardomartinezp.blogspot.com/2018/04diseno-de-procedimiento-de-control-
de-html

http://gestionacalidad.blogspot.com/2015/11/informacion-documentada-en-sistemas
de.html.#.XLaOBugzay

https://www.edeq.com.co/Sistema-Integrado-de-Gesti%C3%B3n