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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS E INTERNOS

OBJETIVO AL

El procedimiento tiene como alcance la

Analizar la NTC ISO 9001:2015 del numeral 7.5.3 para la comprobación del
documentada de la NTC ISO 9001:2015
cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos, y donde esta se en OSHAS 18001 para la implementación e
encuentre disponible para su uso, este protegida y sea idónea.
ciudad de Barranquilla Cl. 45 #51-71.

Normatividad

* Norma tecnica Colombiana ISO 9001:2015 Sistema de gestion de la calidad

*Norma tecnica Colombiana OSHAS 18001:2007 Sistema de gestion en saeguridad y salud oc
* Guia tecnica Colombiana ISO/TR 10013:2002 Directrices para la documentacion del sistema de ge

Terminos y definiciones

Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en le que está conte
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada e
Copia controlada: copia a la cual se aplica el presente procedimiento.
Copia No Controlada: copia no sujeta a actualización, ni de distribución controlada.
Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia. Formato: Docu
información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización d
producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
conservación
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que
de los procesos o la documentación de lo mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del proc
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Cal
Universidad Nacional de Colombia.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.
Modulo Documento: Componente del aplicativo electrónico Soft Expert que permite el control de los documentos.
Datos: Información inherente al Sistema de Gestión de la Calidad que permite conocer ciertos aspectos del mismo. Generalme
datos para obtener una mejor eficiencia en su utilización (por ej.: catálogos, propagandas, lista de registros, índices, etc). A dif
constantemente para actualizarlos.
Registro: documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades s
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y control
asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión
describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcan
establecido.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiem
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcan
establecido.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiem
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.

Notas

Un registro de la calidad provee evidencias objetivas del grado de cumplimiento con los requisitos para la calidad (por ejempl
de la eficacia del funcionamiento de un elemento del sistema de la calidad (por ejemplo, registro relativo al sistema de la calid
Entre los propósitos de los registros de la calidad figuran la demostración, la trazabilidad y las acciones preventivas y correctiv
Un registro puede ser escrito o almacenado en un soporte de datos cualquiera.

RESPONSABILIDADES

Gerente Aprueba lo

Jefe de cada area Elabora los

Coordinador de cada area Revisa los

Generalidades

En el procedimiento se realizara un control de documentos con distintos formatos y anexos que determinaran cada una de las
H.C.M. Ltda, con este se debe realizar los siguientes puntos:
-Codificacion de documentos(Anexo1)
-Control de cambios(control de version)(Anexo2)
-Conservacion de documentos para su disposicion(Anexo3)
-Disposicion de la informacion documentada a las parte interesada , segun corresponda
-
-

Registro de revision
 Reviso Aprobo
Fecha Fecha

Firma Firma

Anexos

Codificacion
 Reviso:

Aprobó:

EXTERNOS E INTERNOS

ALCANCE

to tiene como alcance la identificación del control de información

de la NTC ISO 9001:2015 del numeral 7.5.3 - 7.5.3.2 y de la NTC
para la implementación en la empresa H.C.M. Ltda. ubicada en la
anquilla Cl. 45 #51-71.

de gestion de la calidad
n en saeguridad y salud ocupacional
entacion del sistema de gestion de calidad

medio en le que está contenida.

n elementos de entrada en resultados

vigencia. Formato: Documento empleado para registrar la

, manejo y organización de la documentación

con el objeto de facilitar su utilización y

emas determinados y que apoyan la gestión

formación específica para orientar una o

se desea realizar del procedimiento. los

tema de Gestión de la Calidad de la

Colombia.
s documentos.
tos del mismo. Generalmente están ordenados en forma de bases de
gistros, índices, etc). A diferencia de los registros, se modifican

os obtenidos.
una serie de actividades secuencialmente

os para prevenir y controlar riesgos

s) Programa(s) de Gestión en S&SO se
&SO.
rácter referencial.
ades desempeñadas.

o de la revisión, para alcanzar el objetivo

os cuales se asigna el tiempo de

jemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema.

ara la calidad (por ejemplo, registro de la calidad de un producto) o
ativo al sistema de la calidad).
es preventivas y correctivas.

Aprueba los documentos

Elabora los docuementos

Revisa los documentos

rminaran cada una de las actividas que se realizan en la empresa |

 Emitio
Fecha

Firma