TECNOLOGIA DE SISTEMAS DE

GESTION DE CALIDAD, MEDIO

AMBIENTE Y SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL

FICHA: 1906300
VIDEO: ACTITUD –VICTOR KÜPPERS
VIDEO: ACTITUD –VICTOR KÜPPERS
Adriana Serrano Molina
aserrano74@misena.edu.co
318 647 3385
Sugerencias importantes

Ganas de participar
Utilizar todas las herramientas digitales
 Te cuento que Ustedes serán un auditor, un tecnólogo en HSEQ
y estará al lado de…. ?

“ La instructora me está diciendo que yo como auditor y tecnologo en

HSEQ estaré al lado de la gerencia o de alguien importante en una
empresa ….. Así que prestaré atención y aprenderé a hablar ante mis
colegas”
Para ser un auditor necesito
competencias y capacidades
No sacar conclusiones precipitadas
Tener un criterio más amplio.
Ser tolerante
Examinar las cosas más a fondo.
Siempre consideran alternativas.
Ser constante y un estratega
Conceptos previos

VIDEO

Antes de esto es necesario

la comprensión y recordar
algunos conceptos :
CRITERIOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS:
1. Definir los procesos necesarios .
2. Definir los procesos por documentar (Red de procesos)
3. Definir objetivo para alcanzar
4. Definir el límite
 Cuáles son las entradas del proceso?
 Cuáles son las salidas del proceso?
5. Responsable del proceso
6.Interrelaciones con Procesos Proveedores y Procesos Clientes
CRITERIOS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS:

7. Parámetros de control, mediciones, seguimientos al proceso.

8. Procesos de soporte
9. Recursos
10. Documentos.
11. Requisitos por cumplir (LEGALES, NORMATIVOS, y de la ORGANIZACIÓ)
12. Riesgos y oportunidades del proceso
HACIA DONDE VAMOS

Una vez definida la red procesos y el Mapa de

procesos se procede a documentar el Sistema,
elaborando o mejorando los Procedimientos e
Instrucciones; para ello se considera la Estructura
de documentación del Sistema.
 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ORIENTADA HACIA
LOS PROCESOS- QUE VAMOS A DOCUMENTAR
¿Qué se hace? POR QUE
Descripción del Sistema:
Manual de (Visión, Misión, Política, Objetivos y
Calidad Respuestas al requisito aplicable)
1er. NIVEL
Información especifica sobre: Quién,
REGISTROS

Descripción de Cómo, Cuándo, Dónde, Qué y Porque se

Procesos/Procedimientos efectúan las actividades
2do. NIVEL documentados (Procedimientos, Programas, Planes)

Documentos Específicos: FORMATO, Proporcionan detalles técnicos

Planes de Mejora, Especificaciones, sobre como Hacer el trabajo y
3er. NIVEL Guías, Fichas técnicas, Instructivos y registrar los resultados
Planos, Entre otros.

NOTA: Manual de Calidad (no es requisito para ISO 9001:20015)

COMO VAMOS A DOCUMENTAR;
TENER EN CUENTA
Como lo representa la Pirámide de Documentación la Implantación del Sistema
de Gestión se comienza por el 3er. Nivel, la recolección de los planes,
instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer
el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental
de la documentación.
Posteriormente, se determina la información especificada sobre los
procedimientos de cada proceso: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?,
¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de
generar los Procedimientos de cada proceso.
Los procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e
interrelaciones del personal que lideré, efectúa y verifica el trabajo, como se
deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe
utilizar y los controles que se deben aplicar.
PROCESO DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
PLAN ESTRATEGICO DEL
NEGOCIO
POLITICA(S) Y OBJETIVO(S) DEL
SISTEMA APLICABLE
MANUAL INTEGRADO DEL SG
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS, ESPECIFICACIONES, PLANES DE
CALIDAD, DOCUMENTOS EXTERNOS, GUIAS,
PLANOS, ETC
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

1. ENCABEZADOS
Los documentos del Sistema de Gestión Integral, tendrán el siguiente encabezado
según sea el caso:
 ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

2. CODIFICACIÓN
Es el código que se asigna al lado derecho del encabezado, dependiendo del tipo de documento, se estructura:

Ejemplo de codificación

2.1 Procedimiento
El código se asigna de la siguiente manera:

2.2 Formatos
El código de los formatos, es el mismo del procedimiento, con la diferencia en las letras asignadas al finalizar la codificación; a continuación se
relaciona la codificación de los formatos
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

TIPO DE
LETRA DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO

Documentos establecido para registrar la evidencia de una actividad o

R Registros
resultado
Permite escribir los criterios, su filosofía, valores, entre otros establecidos por la
G Guía
empresa.
Documentos que describen los pasos detallados a seguir para desarrollar un
INS Instructivo
proceso o llevar a cabo una actividad.

Registro de los Documentos establecido para registrar la evidencia de una actividad o

INS-R instructivos resultado
Permite describir las características y/o especificaciones de proyectos,
FT Ficha técnica
materiales, insumos, así como de cualquier otra actividad que lo requiera.
Manual Sistema de
MC Gestión Integral
Manual que describe el Sistema de Gestión Integral.

Manuales de
M operación
Documentos que enuncian la operación de un equipo, maquinaria o software

Manual de Documento que contiene los perfiles y descripción de responsabilidades según

MF funciones la estructura organizacional

MM Manual de marca Documento que contiene la imagen corporativa de la Empresa

Documento que establece los programas del Sistema de Seguridad y Salud en
PR Programa SST
el trabajo
Registros de los Documentos establecido para registrar la evidencia de una actividad o
PR-R programas resultado
Documento que establece los planes del Sistema de Seguridad y Salud en el
PL Plan de SST
trabajo
EJEMPLOS DE LOS FORMATO TENIENDO EN
CUENTA LA TABLA ANTERIOR
EJEMPLO PARA UN PROCEDIMIENTO

EJEMPLO PARA UN INSTRUCTIVO

EJEMPLO PARA UN FORMATO

 3. ESTRUCTURA DEL CONTENIDO PARA LOS PROCEDIMIENTOS
Contenido inicial del procedimiento:

1. Control de cambios: cada vez que un procedimiento necesita alguna modificación,

deberá registrarse de la siguiente forma:

2. Lista de distribución: Registrar el nombre de los cargos de quien(es) intervienen

en el procedimiento y la versión:

3. Personas que elaboran, revisan y aprueban el procedimiento:

ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

Cuerpo procedimiento:

1. OBJETIVO: se escribe en forma clara y sencilla el ¿por qué? y ¿para qué? de la

elaboración del procedimiento o documento. Debe ser entendido y entendible por todos
los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento.
Debe cumplir la fórmula: Verbo + objeto + condición

2. ALCANCE: se escribe la actividad de inicio y la de finalización del procedimiento o

documento.

3. MARCO LEGAL o NORMATIVIDAD : se escriben los requisitos legales, reglamentarios,

normas técnicas, documentos externos y otros, que son aplicables a nuestra empresa.
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

Cuerpo procedimiento:

4. DEFINICIONES: son los conceptos y/o explicaciones que se consideren necesarios

para facilitar la comprensión del documento.

5. FLUJOGRAMA: representación gráfica que permite identificar las operaciones

involucradas en un proceso y sus interrelaciones, se utilizan los siguientes símbolos:
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

6. REALIZACIÓN: descripción detallada en forma secuencial de los pasos a seguir

en el desarrollo de un proceso, se utiliza la siguiente estructura:

7. REGISTROS RELACIONADOS: Se listan los registros generados por la

ejecución del procedimiento y que evidencian el cumplimiento del mismo, se
utiliza la siguiente estructura:
7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la
eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA 1. La extensión de la información documentada para un Sistema de Gestión de la

Calidad puede variar de una empresa a otra, ya que:
o El tamaño de la empresa y su tipo de actividad, procesos, productos y servicios.
o La complejidad de los diferentes procesos y sus interacciones; y
o La competencia de las personas.
 7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar información documentada, la organización debe asegurarse de que

lo siguiente sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de

referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de
soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.3 Control de la información documentada
7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.3 Control de la información documentada
7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.3 Control de la información documentada
7. APOYO
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.3 Control de la información documentada