PTMC-001

PROCESO GESTION MEJORA CONTINUA Versión: 1

Emisión: Noviembre 2022
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL
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1. OBJETIVO.

Definir y documentar la metodología establecida por Cristo Rey que permita cumplir con los
requisitos de elaboración y control de documentos y registros para el sistema de gestión calidad, y
demás sistemas que contemple, requeridos por la compañía, asegurando el uso correcto de la
información.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para la estructura documental del sistema de gestión de calidad de Cristo
Rey, y demás sistemas que contemple. Inicia con la necesidad de elaboración, actualización, revisión
y aprobación, distribución, almacenamiento o eliminación y termina con la socialización a través de
los medios implementados en la organización.

3. CONDICIONES GENERALES.

 La estructura definida en el presente documento es lo establecido por la compañía, por lo tanto,

debe conservarse hasta tanto no se defina otra directriz. Cada vez que se requieran cambios a la
documentación se deberán seguir los lineamientos definidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad.
 Los registros que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad deben ser diligenciados
completamente y con lapicero con tinta negra, no tener enmendaduras y sin espacios en blanco.
 La codificación del documento será realizada de acuerdo a la establecida a través del presente
documento.
 El control de la documentación externa incluida en los sistemas de la compañía (SGC, SGSST,
entre otros), se incluirán en la matriz control de documentos, donde se identificará si el origen del
documento es interno o externo.
 Los documentos de los sistemas de la compañía (SGC, SGSST, entre otros) se conservarán
digitalmente en custodia del área de Calidad. Cada líder de proceso tendrá a su cargo la
información documental perteneciente a su área todos los PDF deben contener la marca de agua
“COPIA NO CONTROLADA”.
 Los cambios en los documentos pueden originarse por normatividad, resultados de auditorías
internas y externa, acciones correctivas, recomendaciones de los comités y/o acciones que afecten
el funcionamiento del sistema de gestión integral. Si un documento es modificado, se realizará el
mismo proceso como si este fuera emitido por primera vez.
 Estas modificaciones quedaran registradas en el formato y registros y en los antecedentes del
documento. Las variaciones menores como los son cambios en ortografía, mejoras en redacción,
cambio de nombre de cargos y otros similares, no generan cambios en la versión.
 El área de Calidad reemplazara la información documental con las versiones actualizadas. Los
documentos que hayan caducado con los cambios serán trasladados a la carpeta digital de
obsoletos.
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 Toda la información de Cristo Rey, debe estar documentada en medio magnético y físico, debido a
que está directamente relacionada con la calidad de la prestación del servicio.
 Cualquier persona que haga parte de Cristo Rey, puede presentar una propuesta de elaboración,
modificación o eliminación de un documento.
 El responsable del Sistema de Gestión de la Calidad es el encargado de la documentación original
del Sistema de Gestión de la Calidad y la distribución a los procesos de Cristo Rey en medio
magnético y físico.
 La elaboración del documento y la información contenida del mismo es responsabilidad del
personal de proceso que identificó la necesidad.
 La revisión de la documentación se realizará anualmente para garantizar la actualización con el
hacer las actividades de los procesos

4. DEFINICIONES.

 Documento: Información o datos que poseen significado y un medio de soporte (papel, medio
magnético, etc.).
 Documento Obsoleto: documento que ha perdido vigencia o derogación.
 Estructura de procedimiento: aspectos de forma y de fondo que deben contener todo
procedimiento.
 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados alcanzados.
 Procedimiento: Es la descripción sistemática de las actividades de un proceso.
 Procedimiento Documentado: procedimiento que está escrito.
 Control de cambios: parte del procedimiento en el cual se registra las modificaciones de un
documento.
 Guía: Documento que detalla una actividad o conjunto de actividades inherente a un proceso o
procedimiento y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensión requiere aclararse.
 Estructura documental: Se refiere a todos los documentos que componen el Sistema Integral de
Gestión.
 Versión: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento.
 Requisitos: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
 Actividad: Tarea que se requiere para generar un determinado resultado. Es la acción mínima del
proceso, que normalmente está a cargo de un individuo o de grupos pequeños.
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto.
 Responsable: Nombre del cargo del funcionario que debe garantizar el éxito global del proceso o
de ejecutar la actividad.
 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
 SGSST: Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
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5. DESARROLLO

5.1.0 ESTRUCTURA DOCUMENTAL.

La presentación estándar de los documentos se ajusta a la siguiente estructura:

 Tamaño de la hoja: carta

 Fuente: Arial
 Tamaño de letra para el contenido: 11 en minúscula; estilo de fuente: normal
 Tamaño de letra para los títulos: 11 en mayúscula; estilo de fuente: negrita
 Tamaño de letra para otras subdivisiones: 11 en minúscula; estilo de fuente: negrita (se podrá
usar numeración o viñetas)
 Tamaño de letra para el contenido de cuadros, tablas y graficas: 10 en minúscula
 Alienación: justificada

Tamaño de letra: 14
Estilo de fuente: negrita
Estilo de letra: Arial XX-XXX (c) Tamaño de letra: 9
PROCESO (a)
Versión: # (d) Estilo de fuente
Logotipo de la Fecha emisión: mes/año (e) negrita, solo para el
NOMBRE DEL DOCUMENTO (b) código
empresa Página: X de Y (f)

a. Proceso: nombre del proceso al que pertenece la información.

b. Nombre del documento: en este espacio se identifica el nombre del documento.
c. Código: conjunto de números y letras que describe e identifica el área de aplicabilidad.
d. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
e. Fecha de emisión: fecha en la que fue aprobado el documento (mes/año).
f. Página: colocar el número de página correspondiente en cada hoja del documento, indicando la
cantidad de hojas en total.

Cristo Rey, designa la siguiente codificación para la información documental:

Primer carácter Segundo carácter

Tipo de documento Sigla Tipo de proceso Sigla
Manual MN Proceso Gestión Gerencial GG
Formato FT Estratégico Mejora Continua MC
Procedimiento PT Gestión Comercial GC
Especificaciones EP
Proceso Gestión Operaciones Logística OL
Instructivo IT
Misional
Documento: caracterización, política, Gestión de Operaciones GO
DT
guía, programa, plan Servicio Técnico ST
Gestión Humana GH
Proceso Apoyo Gestión Administrativa GA
Gestión Financiera GF
Para el tercer carácter se indica el numero consecutivo, teniendo en cuenta el proceso e iniciando por 01.
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Ejemplo PTMC-001 (PT-Procedimiento, MC-Mejora Continua, 001-Consecutivo asignado al documento).

Documento Abreviatura Documento Abreviatura Proceso Consecutivo

Procedimiento PT MC - 001

Objetivo: describe el propósito para el cual fue diseñado el documento.

Alcance: hace referencia a la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento.

Condiciones Generales: define aspectos sobresalientes en la adaptabilidad del documento, que sustentan,
limitan y direccionan su desarrollo.

Definiciones: relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. El
contenido es organizado de forma alfabética ascendentemente, es decir, de la A-Z.

Desarrollo: espacio designado para explicar de forma estructurada, secuencial, detallada y clara las
diferentes actividades a realizar.

Actividad Responsable Descripción Registros

Secuencia Descripción general Identificar los Descripción detallada de la Evidencia documental
numerica del de la actividad. responsables de la actividad, incluyendo las de la realización de la
proceso (símbolos) actividad relacionada. observaciones concernientes actividad

Los símbolos que serán incorporados en el ítem de actividad al interior tendrán el siguiente significado:

Símbolo
Identificación Inicio o fin Actividad / proceso Flujo Decisión Conectores

Referencias: es la información bibliográfica y de consulta usada para realizar la construcción del documento.
Anexos: son los formatos que se convertirán en registros y los complementos que fueron referidos en el
documento. información soporte como formatos, fotografía, gráficos, tablas, que permiten una mejor
compresión del documento.

ANEXOS
Registro Responsable Almacenamiento Ubicación

Control de cambios: espacio donde se registrará el historial de los cambios significativos realizados a los
documentos; versión, fecha de emisión y descripción de la modificación.
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio

Cierre de Documento: espacio para referir el funcionario responsable de la elaboración del documento y
avalar la aprobación por parte del Jefe de Gestión Humana de Cristo Rey.

Elaborado por: Aprobado por:

Se registra el responsable de la elaboración del Todos los documentos son aprobados por el lider del
documento proceso
Cargo: Cargo:

Contenido documental: cada vez que se requiera elaborar un documento, este debe contener la siguiente
información:

Especificacione Instructivos
Contenido Manual Procedimiento Documentos Caracterización
s
Tabla de contenido X - - - - -
Introducción X - - - x -
Objetivo X X X X x X
Alcance X X X X x -
Definiciones - X - X x -
Generalidades - X - - x -
Desarrollo - X - - X -
Referencias - X - - X -
Anexos - X X X x -
Antecedentes X X - - x -
Cierre del documento X X - X x X
Tabla de documentos Vs contenido Aplica (x) No aplica (-)

ELABORACION DOCUMENTAL

Desarrollo del proceso de elaboración y/o actualización de la información documental.

No. Actividad Responsable Descripción Registros

Se determina por parte de cada líder de
INICIO proceso la necesidad de elaborar y/o
actualizar la documentación del área.
Documento y/o
Se recolecta la información necesaria que Formatos
Todos los describe el proceso y se elabora un elaborados
1. Elaboración y/o
actualización de colaboradores borrador del documento. (Borrador)
documentos Se entregará el documento y los registros
anexos de forma digital al correo y registros
electrónico
goperativacristorey@gmail.com del área
de Calidad para su revisión
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El área de calidad verificara que el

1 documento, cumpla con los requisitos PTMC-001
¿Aprobación Coordinador estructurales establecidos, según este Procedimiento
? SGC procedimiento. Posterior a esto el elaboración y
2.
NO documento es aprobado por el lider del control de la
NO proceso. información
SI En caso de rechazo el documento debe documentada
N regresar al punto N° 1 al inicio del proceso
PTMC-001
Procedimiento
Codificación Se asigna código, versión, fecha de
Coordinador elaboración y
3. documento emisión y se inserta de forma automática
SGC control de la
el número de páginas del documento.
información
documentada
El documento nuevo y/o actualizado es
Identificación de enviado por correo al responsable del área FTGH-003
copias, distribución y Coordinador
4. envío
y se socializara con las personas Registro de
SGC
involucradas en el proceso, dejando asistencia
evidencias.

Registro y control de Coordinador

documento FTMC-001 Listado
SGC Se realiza la actualización de la
maestro de
5. información en el listado maestro de
documentos y
Líder del documentos.
registros
FIN proceso

Para la eliminación de los documentos pertenecientes al SGC, el líder del proceso solicitará al correo
electrónico de calidad goperativacristorey@gmail.com el retiro de la información, justificando el motivo de la
solicitud.

El requerimiento es revisado con el área de Gestión humana y de ser aprobado por el área de Calidad quien
procederá a:
 Eliminar el documento.
 Registrar en el formato y registros la acción.
 Divulgar al personal involucrado el cambio documental realizado.

CONTROL DE REGISTRO Y CAMBIOS

Se establecerá un control de la información mediante un registro histórico de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad en el formato FTMC-001 Listado maestro de documentos y registros el cual contienen
los siguientes ítems:

 Proceso: actividad principal establecida en el Sistema de Gestión de la Calidad por la compañía.

 Nombre del documento: denominación del escrito dentro del proceso.
 Tipo de documento: modelo del soporte documental. (indicar si este es interno o externo)
 Código: combinación de números y letras que se encuentran definidos en el SGC.
 Versión: número de veces en las que se ha transformado el documento.
 Fecha de emisión: va relacionada con la validez que tuvo la versión en un periodo de tiempo.
 Fecha de última revisión: última fecha en la que fue revisado el documento de parte del área de calidad.
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 Descripción: explicación del cambio realizado en un documento, lo que produjo su cambio de versión.
 Responsable de la custodia: encargado del salvaguardar la información registrada en el documento.
 Almacenamiento: forma (impresa - digital) en la que será encontrado el documento.
 Ubicación: sitio (computadora – archivo) donde se encuentra el documento.
 Recuperación: manera en la que la información podrá ser restaurada en caso de ser necesario.
 Retención en archivo de gestión: son todos los documentos del SGC de permanente utilización y consulta
estarán bajo la responsabilidad de cada trabajador.
 Retención de archivo central: son los documentos vigentes cuya consulta no es tan frecuente y estarán
bajo la responsabilidad del Coordinador de área.
 Estado del documento: condición actual del documento (vigente u obsoleto)
 Disposición final: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de
los documentos, registrada en retención documental, con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción.

REFERENCIAS

 Norma técnica colombiana NTC-ISO 9000. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos

ANEXOS

Registro Responsable Almacenamiento

FTMC-001 Listado maestro de documentos
Coordinación SGC Digital
y registros

FTGH-003 Control de asistencia Coordinación SGC Impreso

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio

Elaborado por: Aprobado por:

Cargo: Coordinador SGC Cargo: Gerencia General