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ABC
LABORATORIO

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Versin:01

DOCUMENTOS
Fecha:12/04/12
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1. OBJETIVO
Describir e ilustrar la forma como se elaboran los documentos generados por el Sistema
de Gestin de la Calidad de ASL Per SAC.
2. ALCANCE
Este procedimiento describe desde los aspectos de forma y redaccin hasta el contenido
de los mismos.
3. CAMPO DE APLICACIN
Las pautas dadas en este documento aplican para el manual de calidad, todos los
procedimientos, planes de calidad y formatos generados por el Sistema de Gestin de la
Calidad de ABC LABORATORIO SAC.
4. DEFINICIONES
4.1.

Documentacin

Es toda informacin y su medio de soporte.

Ejemplo.
Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
Notas:
1) El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o
muestra patrn o una combinacin de estos.
2) Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,
se denominan documentacin.
3) Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con
todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las
especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los
registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperables)
4.2.

Documento externo:

Es toda documentacin que no es emitida por ABC LABORATORIO SAC.

4.3.

Documento controlado:

Son aquellos documentos que son declarados como fundamentales para la operacin de
ABC LABORATORIO SAC. La falta de este documento representa un riesgo para el
cumplimiento de las caractersticas y resultados de los procesos
4.4.

Documento No controlado:

Es un documento que no tiene validez para el SGC. Estos pueden ser copias o impresos
sin ninguna clave.
4.5.

Documento Normativo

Es cualquier Norma, ordenamiento, instrumento o documento que independientemente de

su denominacin, genera obligaciones o acciones y se emite para dar cumplimiento a
alguna ley, norma o disposicin oficial.
Elaboro:
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4.6.

Documento No Normativo:

Documento de aplicacin voluntaria y tiene por objeto guiar e informar.

4.7.

Documento Obsoleto

Es un documento que ha perdido su vigencia y debe evitarse su utilizacin

4.8.

Instructivo de trabajo o gua

Documento que define detalladamente las actividades que deben llevarse a cabo, su
secuencia y el responsable de su ejecucin, para desarrollar una tarea muy especfica.
4.9.

Lista de distribucin de documentos:

Es un registro que indica la distribucin de la documentacin en ASL LABORATOIO SAC

4.10.

Lista maestra de documentos controlados:

Es la relacin que define cuales son los diferentes documentos de los procesos o reas
que estn sujetos a control, as como los responsables de ejercerlo
4.11.

SGC - Sistema de Gestin de la Calidad:

Es un Sistema de Gestin para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la

calidad.
4.12.

Manual de Calidad:

Es un documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una Entidad

(organizacin).
Nota: Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para
adecuarse al tamao y complejidad de cada Entidad (organizacin) en particular.
4.13.

Procedimiento:

Es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Notas:
1) Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quien hace que,
donde, cuando, porqu y como.
2) Los procedimientos pueden estar documentados o no.
3) Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino
"procedimiento escrito" o "procedimiento documentado. El documento que contiene un
procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".
4.14.

Plan de Calidad:

Es un documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben

aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato especfico.
Notas:
1) Estos procedimientos generalmente incluyen los relativos a los procesos de gestin de
la calidad y los procesos de realizacin del producto.
2) Un plan de calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de calidad o a
procedimientos documentados.
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3) Un plan de calidad es generalmente uno de los resultados de la planificacin de la

calidad.
4.15.

Formatos

Es un documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra informacin

relacionada con una actividad o un proceso.
5. RESPONSABLES
Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Gerente, el
Representante de la Direccin, el Coordinador de Calidad, los lderes de procesos.
6. CONTENIDO
Aspectos Generales
En este procedimiento se fijan los parmetros para la presentacin de los diferentes
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de ASL PERU SAC.
6.1.

Manual de Calidad

El manual de calidad se estructura de la misma forma como se describe este

procedimiento, as: Objetivo, Alcance, Campo de Aplicacin, Definiciones, Responsables,
Contenido, Documentos de Referencia, Notas de Cambio y Anexos.
a. Objetivo: Establece la finalidad del documento.
6.1.1. Alcance:
Indica la actividad inicial y la actividad final que cubre el documento.
6.1.2. Campo de Aplicacin:
Expresa el lugar o lugares donde se aplicaran las directrices del documento.
6.1.3. Definiciones:
Breve significado de los trminos usados en el texto necesario para un mejor
entendimiento del documento por parte de quienes lo utilicen.
6.1.4. Responsables:
Seala los cargos de las personas que deben velar por la aplicacin y actualizacin del
documento.
6.1.5. Contenido:
El contenido del Manual de Calidad se describe en el mismo documento y como mnimo
debe incluir lo siguiente; Descripcin e Interaccin de los Procesos, Poltica de Calidad,
Objetivos de Calidad, y Descripcin del Cumplimiento de los Requisitos de las Normas
NTP-ISO 9001:2009, y los procedimientos para la actualizacin del Manual de Calidad.
6.2.

Documentos de Referencia:

Seala los documentos internos o externos que sirven de soporte o consulta para la
correcta interpretacin o aplicacin del documento o realizacin de una actividad.
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h. Notas de Cambio: Identifican todos los cambios realizados al documento, registrando la

naturaleza del cambio. Este numeral no aplica para los cambios en los formatos, siempre
y cuando la modificacin no genere un cambio en el contenido del documento.
i. Anexos: Detalla los registros que se adjuntan al documento y que consiste en formatos,
tablas, datos, fichas, esquemas, flujo gramas, grficos, etc.
6.3.

Procedimientos

Los parmetros especificados en este numeral no aplican para este documento.

Los procedimientos se estructuran de la siguiente forma: Descripcin del Proceso,
Descripcin del Procedimiento, Control de Documentos, Notas de Cambio y Anexos.
6.3.1. Descripcin del Proceso:
Proceso: Indica el nombre del proceso que se describe en el documento.
Lder:
Seala el cargo de la persona o personas responsables de la adecuada ejecucin
del proceso.
Propsito:
Expresa el objetivo o fin que se pretende alcanzar con la realizacin del proceso.
Alcance: delimita las actividades del proceso sealando la actividad inicial y la final
del mismo.
Cdigo:
Describe alfanumricamente el documento.
Versin:
Seala el nmero de edicin que corresponde al documento, as: 00, 01, 02, 03,
04,, el cual es independiente para los formatos que se generen del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Fecha:
Indica la fecha en la cual fue aprobado el documento.
Pgina X de Y:
Denota el nmero de la pgina actual (X) y el nmero total de pginas del
documento (Y)
Requisitos: Establece las necesidades o expectativas demandadas por la entidad,
las obligaciones fijadas por las Normas NTP ISO 9001:2007, las exigencias
legales frente al proceso relacionados, los requerimientos afines con los
proveedores y con los clientes y aquellos otros que se consideren pertinentes.
Proveedores:
Nombra las dependencias, oficinas u organizaciones internas o externas que
proporcionan insumos necesarios para llevar a cabo el proceso.
Elaboro:
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Insumos:
Seala los materiales y la informacin suministrada por los proveedores y
requerida para llevar a cabo el proceso.
Actividades:
Describe las acciones que se realizan con los insumos para transformarlos en
productos o servicios que sern entregados a los clientes o usuarios.
Salidas:
Productos o servicios resultados del proceso.
Clientes:
Usuarios, destinatarios o beneficiarios internos o externos que se favorecen de los
resultados del proceso.
Recursos:
Seala los elementos y personas necesarias para el buen desarrollo del proceso;
debe incluir como mnimo:
Informacin:
Aquella documentacin bsica para el ciclo del proceso.
Humanos:
Cita los cargos de las personas que intervienen en el desarrollo del proceso.
Fsicos:
Equipos, Hardware, software, papelera, tiles de oficina e instalaciones
requeridas dentro del proceso
Seguimiento:
Determinacin de herramientas adecuadas para establecer la conveniencia,
eficacia, eficiencia y efectividad del proceso y debe incluir los indicadores o ndices
y la meta mnima a cumplir para un perodo de tiempo determinado.
Elaborado por: Indica el nombre y la firma de la persona responsable de llevar a
cabo la elaboracin del contenido del documento.
Revisado y Aprobado por:
Indica el nombre y la firma de la persona responsable de llevar a cabo la revisin y
aprobacin del contenido del documento.
6.4.

Descripcin del Procedimiento:

El encabezado de este formato es similar al descrito en aspectos de forma, solo cambian

los siguientes aspectos:
Procedimiento:
Elaboro:
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Resume la forma especfica de llevar a cabo una actividad.

Proceso en los que se aplica:
Mencionan los diversos procesos con los que se relaciona directamente.
Objetivo:
Indica la Misin o finalidad pretendida con el desarrollo de las actividades del
procedimiento.
Actividades (Flujo grama):
Representa a travs de smbolos, y como una secuencia lgica, las acciones
propias de un proceso. Las flechas indican el flujo del procedimiento.
Como se Hace:
Relata en presente y en forma de prosa, y con un lenguaje claro y sencillo en que
consiste el desarrollo de las actividades del proceso, y se inicia con el cargo o
cargos de los funcionarios responsables de realizar la actividad los cuales se
escriben en letras maysculas. Estas actividades se enumeran as: 1), 2), 3),
En los casos donde se toman decisiones la narracin se puede realizar en la
misma actividad, teniendo en cuenta que sea el mismo responsable de realizar la
actividad anterior. Esta opcin se deja a discrecin del responsable de la
redaccin, quien siempre debe velar por una adecuada interpretacin del
documento. Cualquier divisin dentro de la actividad se identifica
alfanumricamente, as: 1.A), 1.B), 2), 3), 4), 4.A), 4.B), 4.C), 5),
Documentacin: (Registros y Referencia)
Relaciona los documentos que se dejan como registro o evidencia de las
actividades realizadas y los documentos de referencia necesarios para la consulta
o apoyo en la realizacin de la actividad.
Elaborado por:
Indica el nombre y la firma de la persona responsable de llevar a cabo la
elaboracin del contenido del documento.
Revisado y Aprobado por:
Indica el nombre y la firma de la persona responsable de llevar a cabo la revisin y
aprobacin del contenido del documento.
6.5.

Control de Documentos:

El encabezado de este formato es igual al descrito en aspectos de forma, los dems

componentes se describen a continuacin:
Registros:
Son todos aquellos documentos que presentan resultados obtenidos o
proporcionan evidencias de actividades desempeadas (NTP-ISO 9000:2007)
Elaboro:
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Reviso y Aprob:
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Cdigo:
Es la referencia alfanumrica que identifica y diferencia cada registro.
Nombre:
Expresa el nombre o ttulo de cada registro.
Responsable de Diligenciarlo: Cargo de la persona que tramita el registro.
Lugar de Almacenamiento:
Oficina o dependencia donde se archiva o conserva el registro.
Recuperacin: Ensea las caractersticas propias o especficas del
almacenamiento del registro (Ej: archivador Nro.xx, cajn xx, carpeta xxx) y
manejo del registro en caso de ser necesario.
Tiempo de Retencin:
Determina el perodo de tiempo total en que debe permanecer conservado el
registro.
Disposicin: Uso final del registro una vez se ha cumplido el tiempo de retencin
(Ej: Enviar a Archivo, Microfilmar, Destruir, etc.)
6.6.

Documentos de Referencia

No:
Nmero consecutivo asignado a los documentos de referencia que aplican a un
mismo procedimiento.
Referencia:
Es el cdigo, nombre, resolucin, decreto, acuerdo, ley, entre otros, por medio de
la cual se identifica el documento de referencia.
Fecha de Emisin:
Momento de creacin del documento y a partir del cual adquiere su vigencia.
Breve Descripcin: Enuncia de manera corta el contenido del documento. (Ej:
Reglamento para el rea de molienda)
Lugar de Almacenamiento:
Sitio de archivo o conservacin del documento.
Recuperacin:
Caractersticas propias del almacenamiento del documento (Ej: fecha, nmero de
radicado, tema, etc.) y manejo del documento en caso de ser necesario.
6.7.

Notas de Cambio y Anexos:

El encabezado de este formato es igual al descrito en aspectos de forma, los dems

componentes se describen a continuacin:
6.8.
Elaboro:
Firma:

Planes de Calidad
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Los Planes de Calidad pueden ser elaborados en forma de prosa o en tabla. En el primer
caso, el Plan contendr la misma estructura de este documento y con un Contenido
mnimo que describa los requisitos de la Norma NTP-ISO 9001:2009 aplicables al
proyecto, proceso, producto, servicio o contrato especfico.
En caso de elaborar un Plan de Calidad en forma de tabla, su estructura es la siguiente:
El encabezado de este formato es igual al descrito en aspectos de forma, los dems
componentes se describen a continuacin:
Objetivos:
Describe la finalidad del proyecto, proceso, producto servicio o contrato especfico.
Requisitos:
Parmetros que indican el cumplimiento de los objetivos antes descritos.
Actividad:
Pasos necesarios para la ejecucin del plan de calidad.
Responsable:
Persona o personas responsables de realizar cada actividad.
Recursos:
Lista los equipos, hardware, software e instalaciones necesarias para la
realizacin de cada actividad.
Documentos:
Lista los documentos que contienen la informacin necesaria para la realizacin de
cada actividad.
Variables de Control:
Indica las caractersticas del proyecto, proceso, producto o contrato especfico
necesarias a controlar en la realizacin de cada actividad.
Registros:
Documentos que presentan resultados obtenidos o que proporcionan evidencias
de las actividades realizadas.
Formatos
Los tamaos de los formatos son acordes con las necesidades propias de cada
actividad, buscando la racionalizacin en el uso del papel para los formatos
impresos.
El contenido mnimo de los formatos es el siguiente:
Encabezado:

Elaboro:
Firma:

Reviso y Aprob:
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Similar al encabezado de este documento donde se incluye el ttulo del formato, el

cdigo, la versin, la Fecha y la pgina X de Y, y en el extremo izquierdo el logo
de ASL PERU SAC.
Datos Claves:
Informacin o datos ms relevantes propios del formato para la actividad
especfica.
Cuerpo del Formato:
La mayor parte del contenido del formato que registra la informacin, se especifica
segn las necesidades de los usuarios y del proceso o actividad en la que
interviene el formato, la cual puede incluir la firma o firmas de los responsables de
aprobar o autorizar la informacin consignada en l.
6.9.

Aspectos de Forma

6.9.1. Redaccin
La redaccin de los procedimientos o planes se realiza de manera clara y coherente,
usando un mismo trmino o nombre para referirse a un proceso o actividad, no se deben
usar jergas o extranjerismos, todos los procedimientos se redactan en espaol con los
verbos en presente continuo.
Presentacin
Caractersticas del Papel
Papel bond blanco Tamao A4 (21.0 cm. x 29.7 cm.)
Encabezado y Pie de Pgina
Estas directrices aplican para el manual de calidad, los planes de calidad elaborados en
forma de prosa, y el presente documento, donde el encabezado y pie de pgina se
incluyen en la primera pgina, y en las pginas siguientes se incluye solo el encabezado
tal como aparece en este documento gua, as:
a. Encabezado
ABC LABORATORIO SAC

PROCEDIMIENTO PARA Cdigo:

LA ELABORACION DE Versin:
DOCUMENTOS
Fecha:
Pgina de: X de Y

Donde, el ttulo del documento se redacta iniciando con la descripcin del tipo de
documento, tal como; Manual de Calidad, Plan de Calidad o Procedimiento.
b. Pie de Pgina
Elaboro:
Firma:
Elaboro:
Firma:

Reviso y Aprob:
Firma:
Reviso y Aprob:
Firma:

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c. Mrgenes
Documentos
(Dimensin en
centmetros)

Tipo de Margen
Superior
Inferior
Izquierda
Derecha
Encabezado
Pi de Pgina
6.10.

4.1
1.5
2.5
2.5
1.5
1.5

Formatos
(Dimensin en centmetros)
Presentacin
Presentacin vertical
horizontal
1.5
1
1
1
1
1.5
1
1
---------

Procesador de Palabras

Los documentos del Sistema de Calidad de ASL PERU SAC se elaboran en un

procesador de palabras Word bajo Windows con un interlineado sencillo y letra ARIAL
tamao entre 10 y 12, a excepcin de los flujo gramas que pueden tener tamao de letra
ARIAL 6 y la columna de como se hace en ARIAL 8 para mayor capacidad.
6.11.

Divisiones y Subdivisiones
Tipo y tamao de
letra

Divisin
Primer Nivel

1.TITULO 1

Arial 12 en negrilla

Segundo nivel 1

1.1. Ttulo 2

Arial 12 en negrilla
Arial 10 -12 en
negrilla

Otros niveles

Directriz
Mayscula
Sostenida
Mayscula inicial
Mayscula inicial

Los dos primeros niveles son independientes, el texto se desarrolla una vez se deje un
espacio de separacin. Todos los ttulos comienzan desde la margen izquierda.
Codificacin (X-XXXXX)
La identificacin alfanumrica que se le da a cada documento generado por el Sistema de
Gestin de la Calidad de ABC LABORATORIO SAC se compone de:
Un primer carcter que identifica el tipo de documento, as:
C: Proceso
M: Manual
L: Lista
P: Procedimiento
F: Formato
R: Registro
Dos caracteres ms que identifican el rea a la que pertenece el documento:
Elaboro:
Firma:

Reviso y Aprob:
Firma:

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GG: Gerencia General

GC: Gestin de Calidad
RM: Recepcin de Muestras
PP: Preparacin de Muestras
EF: Ensayos al Fuego
DM: Digestin de Muestras
LM: Lectura de Muestras
RR: Reporte de Resultados
Y tres caracteres ms que identifican el consecutivo del documento en cada rea a la que
pertenece el documento.
La codificacin de los formatos descritos en los Anexos No.1, 2, 3, 4 y 5 de este
documento contienen la siguiente estructura X-XX-XXX, Versin X, y se registra en la
parte superior derecha del formato DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTP-ISO 9000:2007. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTP-ISO 9001:2009. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.
7. NOTAS DE CAMBIO

No.

Elaboro:
Firma:

Versin
Inicial

Naturaleza
Cambio

del Identificacin
del Cambio

Reviso y Aprob:
Firma:

Versin Final