ELABORACIN Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

Codigo: Versin: Fechas:

GCA-Ins-01 01 01/02/12

1. OBJETIVO Establecer los criterios bsicos para la creacin y codificacin de documentos en todos los procesos de TECSEMA S.A.C. 2. ALCANCE Cualquier documento interno creado para un fin especfico dentro de las actividades definidas y documentadas en TECSEMA S.A.C., mencionados en el listado maestro de documentos. 3. RESPONSABILIDADES El procedimiento de elaboracin de documentos debe ser de estricto cumplimiento por parte del Gerente General, Gerentes de lnea, Jefes, Supervisores, Coordinadores y todo el personal de la empresa. El control de los documentos recae en el Responsable del proceso de Gestin de Calidad quien verifica y supervisa el cumplimiento del presente instructivo. 4. DEFINICIONES Manual de Calidad: Documento que especifica el SGC de una organizacin. Listado Maestro: Es la relacin actualizada de los documentos vigentes del Sistema de Gestin de Calidad de la empresa. Documentos Internos: Documentos creados dentro de la empresa, necesarios para la ejecucin de las diversas actividades internas. Documentos Externos: Todos aquellos documentos no elaborados al interior de la empresa que han sido emitidos por rganos externos como clientes, proveedores, organismos gubernamentales o aquellos que nos llegan del Grupo Coats y son usados para la ejecucin de nuestro trabajo. Procedimiento: Documento que expresa formalmente los lineamientos generales en base a los cuales se debe desarrollar una determinada funcin dentro de un proceso; se describe en detalle el conjunto de actividades que interactan. Instructivo: Documento que especifica quin y cmo llevar a cabo una actividad determinada en un proceso. Polticas: Intenciones globales y orientacin de la organizacin que expresa formalmente la forma de proceder en mltiples actividades de nuestra empresa. Formato: Documento que resume los datos necesarios a registrar a fin de evidenciar los resultados obtenidos e n actividades desempeadas. Documentos varios: Documentos que no cumplen con la definicin de ninguno de los anteriores como: comunicados, plantillas, informes, matrices, etc. 5. DESARROLLO Cualquier responsable de proceso que pertenece al Sistema de Gestin de Calidad que requiera un documento nuevo o necesite alguna modificacin en los existentes, deber comunicarlo Responsable de Gestin de Calidad. El Responsable de Gestin de Calidad evaluar el requerimiento junto con el solicitante y determinar el impacto y la necesidad de crear y/o modificar los documentos.

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Aprobado el requerimiento el responsable del proceso en coordinacin con el Responsable de Gestin de Calidad realizar la elaboracin y/o modificacin del documento, se revisar el documento conjuntamente con los colaboradores involucrados y se proceder con la validacin del mismo. 5.1. Elaboracin de documentos internos Encabezado: Nombre y logo de la Empresa Denominacin del documento Cdigo del documento Versin del documento Fecha: Fecha de implementacin, da/ mes/ao. Nota: En caso que no sea factible colocar el encabezado, se colocar en zonas de pie de pgina el cdigo, fecha y versin del documento. 5.2. Codificacin de los documentos internos: Los procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y/o registros tendrn la siguiente codificacin:

AAA-BBB-CC
AAA: BBB: CC: Sigla del rea o proceso al que pertenece el documento (Segn Tabla 1) Sigla del tipo de documento (segn Tabla 2) Nmero correlativo asignado al documento generados.

TABLA 1 rea/Proceso Gestin y Revisin Gerencial Gestin de Seguridad, Salud y Calidad Gestin Comercial Gestin de Operaciones Gestin Logstica Gestin de Recursos Humanos Gestin Contable Sigla GRG GSSC GCO GOP GLO GRH GCN Descripcin Manual Poltica Misin Visin Reglamento Estndar

TABLA 2 Sigla Man Pol Mis Vis Rgl Est Pro Org Ins For Doc

Procedimiento Organigrama Instructivo Formato Documentos varios

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5.3. Contenido de documentos como procedimientos e instructivos internos tendr como mnimo: Objetivo: Establece lo que se pretende lograr al elaborar y aplicar el documento. Alcance: Describe para qu procesos o reas aplica el documento. Responsabilidades: Personal responsable indicado por Puesto(s) de trabajo a los que aplica el documento y realizan actividades ah descritas. Definiciones: Significado o contexto dado a trminos especficos o abreviaturas propias del rea a la que aplica; mencionados como notas en el desarrollo del documento. Desarrollo: Contiene la secuencia de una serie de actividades, haciendo referencias a otros documentos y/o registros productos de la actividad. Nota: El desarrollo de los procedimientos e instructivos puede ser textual, matricial, en diagrama de flujo o nemotcnico, segn la necesidad del proceso.

5.4. Aprobacin de documentos internos El mecanismo de aprobacin es el siguiente.

Documentos Manual de Calidad Poltica de Calidad Misin Visin Organigrama Reglamento Interno de Seguridad y Salud Procedimiento Instructivo de Trabajo Descripcin de Cargo Formatos y Otros documentos de proceso Nivel de revisin Gestor de Calidad Nivel de aprobacin Gerencia General

Gestor de Calidad Gestor de Recursos Humanos Gerente General Jefatura/ Gcia. de Proceso Jefatura/ Gcia. de Proceso Gestor de Recursos Humanos Gestor de Proceso

Gerencia General

Gerencia General Comit de Seguridad RED RED Gerencia General RED

Una vez aprobado un documento con la firma de los responsables de aprobacin se puede llevar a cabo la difusin al personal, la distribucin en puntos de uso se realizar de acuerdo al alcance determinado en el documento y la lista maestra de documentos y en la de registros. Los documentos aprobados sern conservados, bajo la responsabilidad Representante de la direccin (RED) y el Gestor de Calidad.