“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

PRESENTADO POR: ANDRES GREGORIO FERREIRA GUTIERREZ

PRESENTADO A: ALEXANDER HERRERA PEREZ

FECHA. 29/02/20

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: UNA HERRAMIENTA AL SERVICIO DE LA CALIDAD.

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: UNA HERRAMIENTA AL SERVICIO DE

LA CALIDAD.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil
y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares
adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder
a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y
así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria
y para esto vio como única opción la escritura,
y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos en lugares
específicos de forma organizada.

Mientras tanto, hay en nuestro mundo académico una manifestación nítida de este momento en la
multiplicación de proyectos sobre fondos particulares, y en la proliferación de esfuerzos en pos
de la puesta en valor. Un cambio, con otro cambio: esos proyectos suelen enfatizar la
despatrimonialización como horizonte, como marca de un nuevo deber ser: el archivo (el
recibido o el construido) no solamente no es secreto, sino que su puesta en acceso es tematizada.
Una proporción creciente de recursos parece gravitar hacia la generación o el desarrollo de
fondos accesibles a otros, algo que hasta hace poco no era siquiera considerado. Cada equipo
genera su archivo para uso de los que vienen detrás, un patrón que sugiere el debilitamiento de la
noción individual y secreta de esa posesión, y el compromiso de los investigadores con los
problemas del archivo.

Todo esto se vincula, por supuesto, con las posibilidades tecnológicas que permiten tomar
iniciativas por la vía de proyectos parciales, y que aparecen junto a la deslocalización y
democratización del acceso. Y aquí volvemos a encontrar la nueva conciencia en relación a la
pericia técnica, en la forma de la incorporación de asesoramientos archivísticos en proyectos de
humanidades.

En la aceleración que ha adquirido el cambio, es cada vez más evidente que la discusión sobre el
archivo no puede sustraerse a la pregunta por las políticas de digitalización. Noten que no me
refiero a cuestiones metodológicas: es decir, a las razones por las que es importante mantener
contacto con documentos en versión material, o a las implicancias del pasaje al soporte digital.

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: UNA HERRAMIENTA AL SERVICIO DE LA CALIDAD.

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Ante todo, esto: ¿cuál es el papel que nos cabe a nosotros, en esta transformación? Está claro que
ese papel no es el de gestionar los archivos, ni el de construirlos en sentido tradicional, pero
tampoco simplemente el de usufructuar de ellos sin más (aunque no todo el mundo necesita
convertirse en vestal del archivo, y por suerte sigue siendo perfectamente legítimo mantener una
relación instrumental y despreocupada con ese ámbito). Hay formas de intervención nuevas, más
informadas, instancias que directa o indirectamente irradian una nueva conciencia documental –
desde la más explícita conciencia política del archivo público, hasta la más recóndita relación
entre archivo y creación, archivo y escritura

Todos los días nos cruzamos con alguna formulación de la cuestión. Haciendo evaluaciones para
las agencias de investigación, por ejemplo, se percibe el aumento de proyectos sobre patrimonio
archivístico y bibliotecológico, verdaderos planes de rescate y puesta en acceso, que hoy pueden
ser concebidos como vía de ingreso a información transcendental. Y allí mismo asistimos en
estos días a la organización de una Red de Archivos y Gestión Documental, y a iniciativas nuevas
de articulación con instituciones de resguardo documental, o instituciones en posesión de
archivos.

Bajo estos desplazamientos, entonces, las posibilidades abiertas en un mundo donde cada
individuo se ha vuelto creador y reproductor cotidiano de archivos. Que se haya elegido esa
palabra antigua para designar las series de unidades generadas, ha planteado una continuidad
conceptual explícita entre el archivo material y el inmaterial. Y lo ha derramado en ámbitos y
disciplinas mucho más allá de las que tradicionalmente incluían esta referencia. Imposible dar
cuenta de este fenómeno, cuyas ramificaciones están capilarizadas en tantas sedes y en cada
operación. En tren de identificar síntomas, señalo solamente la circulación creciente de una
bibliografía específica sobre los efectos de este cambio en la investigación, análisis de
herramientas de trabajo en términos que exceden la cuestión de la asistencia técnica, y que se
interrogan sobre el papel de estos instrumentos en nuestros modos de trabajar y pensar.

Son herramientas fundamentales para la explotación de la información al servicio de la gestión y

de la toma de las decisiones. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos
estableciendo agregados o clases, desde los más específicos a los más amplios, y la clasificación
es un modelador de información que sirve para normalizar la denominación de las series y, por
ende, de los expedientes, de modo que diferentes individuos y en distintos momentos y
circunstancias denominarán de la misma manera a los distintos expedientes pertenecientes a una
misma serie. Además, el cuadro de clasificación constituye una herramienta de búsqueda de la
información inigualable, por cuanto permite acceder a la misma con lógica, coherencia y
exclusividad. Se podría pensar que con los ordenadores todo está resuelto y ya no es necesario
clasificar, pero sería engañarse, pues es precisamente en un sistema informático donde el cuadro
de clasificación alcanza su mayor utilidad. Se trate de documentos administrativos, libros o
cualquier otra cosa susceptible de ser descrita en una base de datos para su posterior consulta, uno
de los principales quebraderos de cabeza son los términos por los cuales se · recupera la
información. Si bien los programas permiten las búsquedas en texto libre, lo cierto es que como
un mismo objeto puede ser descrito de múltiples formas el resultado presenta una alta tasa de
ruido (información que no tiene nada que ver con lo que buscamos) y pérdidas (información que
puede interesarnos pero que no se recupera por estar descrita de otra manera). El cuadro de

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: UNA HERRAMIENTA AL SERVICIO DE LA CALIDAD.

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

clasificación resuelve este problema, ya que es posible acceder directamente a la información

concreta a través de la materia, el nombre, ... como cualquier sistema de información, y además
hacerlo a través de las agrupaciones (desde la sección a la serie) cuya denominación está
normalizada.

Si la clasificación consiste en agrupar jerárquicamente los documentos estableciendo agregados o

clases, desde los más específicos a los más amplios en diversos niveles; la ordenación es una
tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio
establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números ... La ordenación
se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las
series, etc.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y
disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones,
Es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un
patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: UNA HERRAMIENTA AL SERVICIO DE LA CALIDAD.