FUNCIONES DEL ARCHIVO

Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques:

1) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los materiales,

no artificial. Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de

una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es el resultado de

una actuación espontánea de una institución. El origen de los documentos es fruto de una

relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o de la

empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación) como en el caso de

las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos e

instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace

espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa

o jurídica.

2) Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y

estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de

la documentación que se justifica en la distinta génesis y tipología de los materiales. No es

posible aplicar sistemas universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las

bibliotecas:

es necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo

de fondo. La selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza después de

recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo de

valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de

conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la

selección se realiza antes, según las necesidades de las usuarios. La descripción en los

archivos también presenta algunas peculiaridades: se puede realizar a muchos niveles

(fondo, sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación documental de que

se trate. El objeto del tratamiento archivístico es el documento de archivo, que es producto

de una acción continuada y forma parte de una secuencia de producción documental, al

tiempo que refleja las funciones y las actividades de los individuos y de las instituciones

que lo han generado. Las bibliotecas se ocupan de otras tipologías documentales de

concepción individual e independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar.

Del carácter único e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad comporta unas

obligaciones jurídicas de conservación y acceso que los documentos bibliográficos, de

naturaleza múltiple, no tienen.

3) Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho

constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La modalidad de

acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una

fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). Las funciones de reunir y

tratar la documentación están orientadas para dar un servicio a:

a. las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de

forma eficaz;

b. los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos

públicos;
c. la investigación y difusión cultural, sobre todo para poner a disposición del solicitante

datos del pasado.

Junto con la función educativa y cultural, los archivos cada vez cobran mayor importancia

en el ámbito de la gestión y tratamiento de los documentos administrativos.

La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y

difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a

cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.

• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.

• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.

• Clasificación de fondos.

• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos

necesarios.

• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por

una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte:

medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras,

microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto

en su documentación se expresan en forma original, el desarrollo histórico de su misión,

funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para

la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y

tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

FUNCION DEL ARCHIVO HISTORICO

La función de un archivo histórico como institución es la de ordenar, preservar y servir.

Ordenar los documentos de acuerdo a las disposiciones y cuidados pertinentes. Proteger y

cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las recomendaciones y normas acordes. Dicen

que el mayor enemigo de un documento histórico es el hombre mismo. Y servir, es decir,

exponer los archivos para los consultantes y público en general.

Tomar conciencia de la documentación antigua, histórica, es parte de las funciones, pues la

misma nos puede brindar huellas de un pasado que aún no ha sido interpretado. Los

documentos son la herramienta básica de un historiador y las pruebas de un pasado que que aún

puede reinterpretarse a través de nuevas pruebas y documentos que no han sido bien revisados.

También es importante estar atento a los procedimientos que se realizan con los papeles,

documentación actual, expedientes y notas, etc., que muchos gobiernos se encargan de hacer

desaparecer para que no queden huellas y pruebas de determinadas acciones ilegales.

ARCHIVO COMO GESTION DE LA MEMORIA SECUNDARIA

En la Memoria Secundaria un archivo consta de un conjunto de bloques (correspondiente a la

cantidad de información que se transfiere físicamente en cada operación de acceso (lectura o

escritura).
El Sistema Operativo o Sistema de Gestión de Archivos es el encargado de la asignación de

bloques a archivos, de lo que surgen dos cuestiones, en primer lugar, debe asignarle el espacio

de Memoria Secundaria a los archivos y, en segundo lugar, es necesario guardar constancia del

espacio disponible para asignar.

El sistema de archivos se ocupa primordialmente de administrar el espacio de almacenamiento

secundario, sobre todo el espacio en disco. El manejo del espacio libre en disco se lleva a cabo

de la siguiente manera:

Vector de bits. El espacio libre en disco es frecuentemente implementado como un mapa de

bits, donde cada block es representado por un bit y si el bloc es libre el bit es cero de lo

contrario está asignado.11000111

Lista ligada. Una lista ligada de todos los blocks libres. Otra implantación se consigue

guardando la dirección del primer block libre y el número de los blocks libres contiguos que le

siguen. Cada entrada de la lista de espacio libre consiste de una dirección de disco y un

contador (por conteo).

Por agrupación. Se almacena la dirección en n blocks libres en el primer block libre y el último

contiene la dirección de otro block que contiene la dirección de otros blocks libres.

EDADES DEL DOCUMENTO

En las edades se analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas:

 Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los

documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos iniciados.

Aquí la documentación forma parte de los archivos de gestión, es de uso frecuente y se

encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.

  Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la que

fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse,

siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la

fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción

en que aumenta el valor secundario.

 Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será

únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva, en

condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras.

ARCHIVÍSTICA

La archivística, archivología o archivonomía, es el estudio teórico y práctico de los principios,

procedimientos y problemas concernientes a las funciones1 de los documentos de archivo y de

las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos.

La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los

posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la

Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente es

relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o

de pequeñas organizaciones. También es frecuente la perspectiva de la archivística como

disciplina dedicada preferentemente al patrimonio documental histórico, pero esta visión resulta

reduccionista pues resulta imprescindible aplicar sus principios también en la gestión

documental.

RELACION ENTRE LA ARCHIVISTICA Y LA HISTORIA

Es importante saber que es la historia y para qué sirve, así como también quienes se encargan

de realizar las investigaciones pertinente y que metodología se utiliza, considero que la historia
es una ciencia importante la cual sirve para conocer los antecedente desde una persona, un

suceso, hasta de sociedades completas y que estas con la información puedan resolver

situaciones de una manera más eficaz, también considero que para comprender el pasado hay

que entender el presente y viceversa, y que la fuente de toda historia es el hombre, ya que la

ignorancia del pasado compromete el conocimiento del presente.

Los archivos se han empleado para ejercer el poder, como medio de prueba, como memoria,

para registrar el pasado y como fuentes para la investigación.

Cabe destacar la importancia de la relación entre archivonomía e historia ya que la archivística

recurre a la historia para elaborar su propia historia, y su relación entre ambas es muy estrecha,

porque la organización de un archivo requiere y exige un conocimiento profundo de la historia

y para Heredia la historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre todo para la

clasificación.

EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACION

EL sistema de información en un archivo supone una serie de actividades que se sitúan entre

la producción del documento y el uso que se haga de él. Estas actividades son aquellas

destinadas a colocar cada documento en contacto directo con el usuario, a través de su

inmediata identificación, resumen, análisis, correlación y hasta ofrecimiento del texto

íntegro. La información puede estar contenida en cualquier formato y el especialista

debe procesar el flujo informacional, reunir informaciones afines y hacerlas lo más

accesibles posible, además de cumplir con las otras funciones: reunir, conservar, indizar,

resumir, posibilitar la consulta y divulgar las fuentes de investigación. Los archivos

contienen información de diversos valores, que si no están adecuadamente procesados no

podrán servir a los usuarios y el incremento constante de información en algunos archivos

puede llevar a la pérdida de visión de éstos como medio de comunicación.

Los archiveros deben custodiar los documentos pertinentes y hacerlos accesibles para

cualquier consulta, o sea, facilitar la difusión de los documentos en condiciones que

satisfagan a los usuarios. La buena organización de los Archivos traerá como resultado una

buena prestación de servicios de información.