IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CURSO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NOMBRE
RHONALD STEVEN BELTRAN ACHURY

TUTOR
WISTON MAURICIO ZAPATA CORREA

BOGOTA D.C
19/03/2019
SENA VIRTUAL
 INTRODUCCION

En este ensayo veremos lo que es la “importancia de los archivos”, se podría decir

que los archivos han sido algo fundamental y algo que no puede faltar mas que nada

en una empresa. Los archivos o documentos son importantes más que nada por la

información que contiene cada uno, debido a que la información es de la empresa

u organización y se debe tener un orden ya que caso de que uno de los mismos, se

llega a perder o desaparecer, podría poner en riesgo la empresa, dependiendo

también el contenido. Siempre los archivos han sido fundamentales y por ello para

tener un buen manejo de los mismos se necesita de un archivista ordenado,

responsable y que este siempre concentrado entre otras cualidades para que

cumpla con el control y manejo de los archivos o documentos, sin más que decir, a

continuación, veremos más sobre la importancia de los archivos y sobre ellos.

¡Comencemos!
Debemos tener en cuenta que los “archivos” vienen desde hace miles de años, su

origen se podría decir que se remonta de la escritura, esto conecta al hombre con

la comunicación y el surgimiento de instituciones o en hoy en día se podría decir

empresas. Con el pasar del tiempo con los archivos o los documentos, se ah logrado

reunir tanta información, que posiblemente se dio origen un primer grupo de escritos

con buena organización, lo cual lo convirtieron en una clase de herramienta o

instrumento para el control de muchas riquezas y poder en todas las civilizaciones

que hay en el planeta. Se podría decir que la cultura o país que empezaron

evolucionar o darle un buen uso a los a archivos para manejar el poder riquezas

entre otras características como fue dicho anteriormente fueron los siguientes:

 Los egipcios: Ya que precisamente ellos reflejaban en sus templos del

clérigo, inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también pasaba en los

países como la India o China.

 Las civilizaciones de Roma y Grecia: Dejaban por escrito testamentos y

otros documentos, en vestigios en madera y mármol.

 Los Arcadios, Sumerios y Babilonios: Tallaban los escritos en pieles, en

madera y mármol también, con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla

blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

Después de estas culturas empezó a evolucionar lo que serian los archivos o los

documentos en la humanidad o mejor dicho en las civilizaciones. Se tiene un

registro de que en los siglos XII y XIII de los primeros documentos con carácter

financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y

cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como

 por ejemplo su seguridad. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, como

centro pionero de los Archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una

investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia

y a la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente

en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia

de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos

en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se

apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio,

dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de

soportes documentales.

Los archivos son importantes, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información

contenida sirve de testimonio para los tramites que pueda requerir la empresa.

Las cualidades de los archivos, son características de un documento que compone

un archivo como tal. A continuación, veremos las cualidades mas importantes de

los archivos:

 ECONOMICOS: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado

en las búsquedas de documentación.

 SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

 FUNCIONALES: Permiten la operación de archivar y consultar los

documentos de manera eficiente.

 EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar

para evitar equivocaciones.

 TECNICOS: Se registra las situaciones en la toma de decisión del

responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de

archivo.

Los archivos se clasifican de la siguiente manera:

 ARCHIVO ACTIVO: Son aquellos que regularmente son vistos por las

personas, dada la relevancia de la información que contienen y guardan,

siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente.

 ARCHIVO SEMIACTIVO: Este comprende información que puede ser

de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es

decir, son archivos que contienen informaciones importantes pero que

los mismos no resultan de observancia cotidiana.

 ARCHIVO PERENNE O PERMANEN: Aquellos que pueden ser de vieja

data, pero a pesar de que guardan una relevancia por un periodo de

tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite

revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos

resultado de una búsqueda. Las categorías en FileCAT (es un programa

para categorizar archivos) se definen mediante dos características: Nombre

y Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres

válidos que definan la categoría con algún significado para el usuario. La

Ruta de destino debe ser una ruta existente en el equipo local o en LAN.

Se presenta una visión general sobre las consecuencias de la introducción

de los documentos electrónicos en los archivos. Se comentan las nuevas

formas de trabajo que deben ser adoptadas en el archivo.

Conclusión de la “importancia de los archivos” o mi punto de vista con

referencia a este tema. Es que los archivos siempre van a ser importantes,

debido a que los archivos son donde se maneja un control o se sabe que,

lo que un ser humano a veces no logra memorizar alguna información en

específico, utilizan este método de documentos o archivos, con lo cual mas

que todo de estos mismos se encuentra lo que compone o la base de cada

una de las civilizaciones, empresas, organizaciones, entre otros ejemplos.

Pero tenemos que tener algo en cuenta, y es que el mundo esta

evolucionando y ahora los archivos o documentos ya no van a ser lo mismo

con el tiempo, muchas características, cualidades, herramientas,

elementos, entre otros… irán desapareciendo, entonces también ay que ir

aprendiendo de este nuevo mundo y de los cambios de los archivos o

documentos y su evolución, con eso tenemos claro y también hemos

aprendido lo que seria el pasado, presente y futuro de los archivos, y un

archivista tendría muchas estrategias, planes, tácticas, entre otras

cualidades para cumplir con una mejor administración de los archivos

utilizando todo lo aprendido y la importancia de los archivos en el pasado,

presente y futuro o la importancia del archivo durante su evolución.

¡Muchas Gracias! Por su atención a mi ensayo, espero que haya sido de

su gusto y lo haya podido disfrutar, que tenga un buen día y espero seguir

aprendiendo en este curso que ha sido muy bueno, sin mas que decir hasta

la próxima.