IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS
Desde épocas antiguas el ser
humano se ha comunicado a
través de diferentes medios.
Por
ende, es considerado como un
generador o receptor de
documentos, bien sea de
manera
personal o en representación
de una entidad. Es por eso,
que se ha creado la necesidad
de
conservarlos, afín de dar
testimonio de sus actuaciones
y que, en determinado
momento,
le puedan servir de prueba.
A medida que transcurre el
tiempo crecen los
movimientos y servicios
documentales, de
tal manera que se hace
necesario administrar los
documentos de forma
permanente, para
asegurar que la historia,
políticas y procedimientos se
conserven adecuadamente.
Esto con
el fin de brindar un servicio de
información eficaz y
oportuna, acorde a los
requerimientos
del sector productivo y los
avances tecnológicos.
Los archivos son
importantes para las
entidades, porque los
documentos que los
conforman Son
imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la
información
contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda
requerir la empresa. El estudio
de los archivos y su
documentación es tan
antiguo como la
organización social de la
humanidad. Sus orígenes
podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los
primeros
archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran
una herramienta de control
de la
población y de la
riqueza. Entre las culturas
que más aportaron a este
surgimiento
documental, que garantiza una
buena gestión documenta
IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
Desde épocas antiguas el ser
humano se ha comunicado a
través de diferentes medios.
Por
ende, es considerado como un
generador o receptor de
documentos, bien sea de
manera
personal o en representación
de una entidad. Es por eso,
que se ha creado la necesidad
de
conservarlos, afín de dar
testimonio de sus actuaciones
y que, en determinado
momento,
le puedan servir de prueba.
A medida que transcurre el
tiempo crecen los
movimientos y servicios
documentales, de
tal manera que se hace
necesario administrar los
documentos de forma
permanente, para
asegurar que la historia,
políticas y procedimientos se
conserven adecuadamente.
Esto con
el fin de brindar un servicio de
información eficaz y
oportuna, acorde a los
requerimientos
del sector productivo y los
avances tecnológicos.
Los archivos son
importantes para las
entidades, porque los
documentos que los
conforman Son
imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la
información
contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda
requerir la empresa. El estudio
de los archivos y su
documentación es tan
antiguo como la
organización social de la
humanidad. Sus orígenes
podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los
primeros
archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran
una herramienta de control
de la
población y de la
riqueza. Entre las culturas
que más aportaron a este
surgimiento
documental, que garantiza una
buena gestión documenta
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por ende,
es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal o en
representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, afín de
dar testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de prueba. A
medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal manera
que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que la
historia, políticas y procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un
servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los
avances tecnológicos. Los archivos son importantes para las entidades, porque los
documentos que los conforman Son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. El
estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social
de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros
archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento
documental, que garantiza una buena gestión documenta

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

humanidadademas representa la conservación de los documentos y consulta de la información,
actualmente elarchivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios
tecnologicos facilitan aunmas su modo de informacion.

arhivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propiosfines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
realizado orecibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trámites ydemandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las
personas 

 Cualidades de los archivosTiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de maneraque su correcta implementación adiciona elementos de competitividad
al contar con herramientassustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Soncaracterísticas de los documentos que componen un archivo:

Económicos:
  Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.

Simples:

 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales:

 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos:

 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos:

 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegarequivocadamente al personal técnico de archivo.Los archivos se clasifican según su uso
y organización

Según su usoArchivo activo

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información fecha,creación u
modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de
formafrecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los
mismos noresultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo, porque

suconsulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o lacultura de un
país.

Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa
elijay el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada co
ncontrol central.

Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamentoque haya emitido
la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizadorcon la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir,acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardolos
documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allíreposa la rotación
de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conservaúnicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, ensu mayoría, por encontrarse en el archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cualesse explicarán
a continuación:

Archivo de gestión

: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa

portoda la organización.

Archivo central

: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cadadependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
 

 
Archivo
histórico
:Son aquellos
documentos que
se transfieren
desde el archivo
central al archivo
de
conservaciónper
manente
Categorizació
n de los
archivos
 se clasifican
en: A. Archivo
general de la
naciónB.
Archivo general
del
departamentoC.
Archivo general
del municipioD.
Archivo general
del distrito
La información
ágil, las bases de
datos y las
herramientas
informáticas, en
la actualidad son
muyútiles para
todo tipo de
necesidades en
la búsqueda de
los archivos,
igual han tenido
queadaptarse
a modificaciones
en cuanto a
la creación de los
documentos,
valoración y
selección,preserv
ación, y acceso y
su uso.Sin dejar
atrás el mas
importante de los
documentos de
archivo son los
que están
plasmados
comoevidencia
histórica y
son tratados con
suma delicadeza
para conservar
su preservación.