ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.

ANDRES FELIPE ROJAS NARVAEZ.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA.
JULIO 2020.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

C uando escuchamos la palabra archivo pensamos en un

sitio muy pequeño donde guardamos documentos que
nos señalan sucesos pasados, y a través del tiempo
nos cuentan historias, y nos hacemos la siguiente
pregunta ¿Por qué los archivos son vitales y más
que necesarios?, Pues los archivos son vitales y más que
necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre
sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere
conocer su historia y reclama estar informado y documentado,
pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los
archivos para conseguir este conocimiento. Los archivos
preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento y
es que los archivos son necesarios en la sociedad porque
promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra
memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a
los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y
Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las
organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de
cuentas, además dan agilidad en la localización de la
información.
Ahora si bien sabemos la importancia de los archivos, también
podemos hablar mas a profundidad sobre temas específicos de
estos, y nos preguntaremos ¿Cuál es su origen?, su origen
podemos decir que nace junto con la aparición de la escritura
y aparecen en los grande imperios como herramienta de control
de la población y la riqueza, es decir que cuando hacemos
control de un suceso estamos implementando el termino archivo
implícitamente, los archivos han ido evolucionando conforme
su necesidad a través de la historia, su evolución ha estado
de la mano con la organización, la procedencia, y su objetivo
heredado de quien lo iba a utilizar y es por ello que;
aparece el termino archivística y con ello la evolución de
los archivos, la Archivística es una disciplina que se ha
desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la
investigación operativa sobre las organizaciones que producen
documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con
fines materiales o culturales. Se puede concluir señalando
que la Archivística es la ciencia que permite manejar y hacer
accesible la información de grandes masas documentales
generadas por el quehacer cotidiano de una organización en el
desarrollo de sus relaciones sociales, de tal manera que sea
posible conocer toda la información que el documento puede
proporcionar: la suya propia interna, que contiene en su
mensaje, y la que proporciona su contexto al estar aquél en
relación con otros documentos.
Los archivos tienen características que son propias y que lo
hacen un método de organización de documentos; el carácter
único de los archivos como fieles testimonios de las
actividades administrativas, culturales e intelectuales y
como reflejo de la evolución de las sociedades. el carácter
esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz,
responsable y transparente, para proteger los derechos de los
ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para
comprender el pasado, documentar el presente para preparar el
futuro. la diversidad de los archivos para dejar constancia
del conjunto de actividades de la humanidad. la multiplicidad
de soportes en los que los documentos son creados y
conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier
naturaleza. el papel de los archiveros, profesionales
cualificados, con formación inicial y continuada, sirven a la
sociedad garantizando el proceso de producción de los
documentos, su selección y su conservación para facilitar su
uso.
Además de caracterizar los archivos estos se clasifican,
categorizan y se aplican según el medio de utilización, en lo
relacionado a la clasificación tenemos; archivo según su
organización, según su naturaleza, según su uso, según su
ciclo vital, en los que podemos clasificar información
relacionada con el control y manejo de la documentación de
una empresa, documentos de carácter privado, publico y
publico privado, archivos activos, no activos y semi activos,
y archivos con relación a su importancia o función vital.
Finalmente podemos afirmar que la importancia de manejar un
archivo es de vital importancia para una empresa o una
organización legalmente constituida, por que con estos lleva
un registro de manera ordenada, de fácil acceso a la
información, un consecutivo, un historial, de todos los
movimientos, de carácter financiero, documental, historial,
operacional, entre otros, como la confidencialidad, y
respaldo de algunos documentos que solo interesa a las
organizaciones, es por ello que un archivista debe contar con
buena ética profesional, ser ordenado organizado, manejar
medios tecnológicos y ser una persona eficaz y eficiente en
el desempeño de este trabajo.