Ensayo “Importancia de los Archivos”

Kerli Yinela Soto Melo

Centro De Comercio Y Servicios - Regional Cauca

Administración Documental En El Entorno Laboral 2777165

Suaza Huila, Colombia

Junio del 2023
 Importancia de los archivos
La relevancia de los archivos en el ámbito de la gestión de la información es indudable.

Estos organismos son responsables de resguardar y conservar documentos provenientes de

diversas fuentes, como entidades públicas, empresas privadas y particulares, permitiendo el

acceso y la consulta de la información a lo largo del tiempo. Mediante su origen, evolución,

características, clasificación, categorización y aplicación en el contexto actual, los archivos se

convierten en herramientas fundamentales para promover la transparencia, preservar la memoria

histórica y respaldar la toma de decisiones informada.

En primer lugar, es crucial comprender el origen y la evolución de los archivos. Desde

tiempos antiguos, los seres humanos han sentido la necesidad de registrar y conservar

información relevante para la organización social y administrativa. Desde los primeros sistemas

de escritura hasta la aparición del papel y, más recientemente, las tecnologías digitales, los

archivos han sido testigos de los cambios en los medios y formatos utilizados para producir y

almacenar información.

Las cualidades inherentes a los archivos los convierten en elementos de un valor

incalculable. La autenticidad, integridad, fiabilidad y unicidad de los documentos archivísticos

garantizan su autenticidad y confiabilidad como fuentes primarias de información. Además, los

archivos permiten rastrear y contextualizar la información, proporcionando evidencia documental

para respaldar disputas legales, investigaciones históricas o la toma de decisiones basada en

hechos concretos.

La clasificación y categorización de los archivos son aspectos fundamentales para su

correcta organización y acceso. A través de sistemas de clasificación, como el decimal, el

alfabético o el cronológico, los documentos se estructuran en series, subseries y unidades

documentales, lo que facilita su localización y consulta. Estos sistemas permiten establecer

relaciones y vínculos entre los documentos, creando una visión más completa y comprensible de

la información contenida en los archivos.

En el contexto actual, la archivística se ha adaptado a los desafíos de la era digital. Los

archivos electrónicos y los sistemas de gestión documental se han vuelto indispensables para una

gestión eficiente de la información. La implementación de estándares y normas, como el Modelo

de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (MoReq), garantiza la

preservación y el acceso a largo plazo de los archivos digitales.

En resumen, los archivos desempeñan un papel vital en la preservación y el acceso a la

información. Su origen, evolución, características, clasificación, categorización y aplicación en el

contexto actual refuerzan su importancia como pilares de la memoria colectiva y la gestión de la

información. A medida que avanzamos hacia un mundo cada vez más digital, la archivística

enfrenta nuevos desafíos y oportunidades para garantizar la preservación y accesibilidad de la

información en todas sus formas. Su valor trasciende el tiempo y la tecnología, siendo esencial

para el desarrollo de una sociedad informada y consciente de su pasado y presente.