ACTIVIDAD 1

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

XXXXX
APRENDIZ

XXXXXXX
INSTRUCTORA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA

PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL SENA
CUNDINAMARCA
XXXXX
AÑO 2024
 Ensayo importancia de los archivos

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo que sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los imperios,
lográndose reunir información, que pudo a ver dado origen a los escritos bien organizados.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: los
egipcios, China e India, ya que éstos reflejaban en los templos inscripciones dirigidas a la
doctrina, de igual forma en las civilizaciones de roma, Grecia, y los pueblos de los
arcadios, sumerios y babilonios que dejaban por escrito documentos, en vestigios en
madera y mármol. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los
archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen
sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se
incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo de los archivos puede estar
contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte de medios legibles o por
sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia en forma original el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan,
conservan difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o
persona en función de las actividades que esta realiza.
Existen diversas clases de archivo, entre estas están las que clasifican según su uso, activo
cuando se compone de documentos que se encuentren en proceso de trámites, semiactivo
son documentos de consulta menor, inactivo cuando su durabilidad son perpetuas, las que
se clasifican según su organización en archivo centralizado, descentralizado con control
descentralizado y descentralizado con control centralizad, las que se clasifican según su
naturaleza en archivo público, archivo privado de interés público y archivo privado por
último según su ciclo en archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.
Por otra parte, tenemos las cualidades de los archivos tiene que ver propiamente con las
ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta
implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Están se dividen en, Económicos que nos ayuda a ahorra costos en las
búsquedas de documentación, simples: identifica el contenido de la información de manera
sencilla, funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente, exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones, técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al técnico personal de archivo.
Archivo general de la nación, es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del
archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades tenemos los
archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en: archivos de entidades del orden
nacional, archivos de entidades del orden departamental, archivos de entidades del orden
distrital, archivos de entidades del orden metropolitano, archivos de entidades del orden
municipal, archivos de entidades del orden local, archivos de las nuevas estadidades
territoriales que se creen por ley, archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando
la ley los desarrolle, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se
clasifican en: archivos de la rama ejecutiva., archivos de la rama legislativa, archivos de la
rama judicial., archivos de los organismos de orden de control, archivos de los organismos
autónomos.
Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que
necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de
conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que
confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la importancia de esta
ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición de los archivos; ya
que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que nos
da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya
definida.
En conclusión, puedo afirmar que los archivos son de suma importancia para nosotros como
persona como para todas las entidades ya que nos permiten encontrar y obtener información
de una manera rápida, eficiente y confiable, por ende, es necesario darles el uso adecuado
almacenándolas en lugares donde los documentos permanezcan en un buen estado para
que así persevere la información suministrada en ellos y sea de testigo para cualquier
trámite necesario.