ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Desde nuestros antepasados, metafóricamente se podría decir por un lado desde la época de los
cavernícolas y por otro lado la creación divina del hombre, los humanos han dejado registros de
los acontecimientos que se viven diariamente, ya sean sucesos trascendentales o eventos
importantes como el descubrimiento del fuego, elementos de caza, que fueron de gran ayuda para
la evolución, pues la documentación no solo consta de palabras escritas sobre un papel o un
archivo tecnológico, sino que también se pueden archivar documentos de fotografías, dibujos,
videos, entre otros. Si nuestros antepasados no hubiesen dejado estos registros de los
descubrimientos, se podría decir que en este momento no existiría la historia y no tendríamos una
buena evolución humana, entonces se puede concluir que estos jeroglíficos pintados o acuñados
sobre una superficie remontados a una época prehistórica si se podrían considerar archivos.

Por otro lado, en la historia del archivo se dice que estos existen desde que los humanos
aprendieron el arte de la escritura, pues aparte de la comunicación verbal la cual puede ser
olvidada al pasar del tiempo, es otro medio por el cual se pueden dejar plasmados sucesos con
una asombrosa ventaja y es que se quedan estampados en elementos que pueden ser archivados
dejando así una constancia que puede ser leída o vista una y otra vez.

Entre las culturas que más aportan al surgimiento documental son las egipcias, China, India,
Grecia, Roma, los arcadios, los sumerios y los babilonios. Estos dejaban escritos importantes como
testamentos, documentos legales, censos y otra información sobre diferentes materiales como la
arcilla, metal, cuero, madera, mármol, papiro, entre otros.

A partir de esto se dio inicio a la evolución del archivo que se remontó en el siglo XII y XIII. Hacia el
sigo XIV toma su importancia para el requerimiento en la referencia del archivo de la realeza
planos y mapas. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro
pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca
de los archivos en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y
administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se
toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en
archivos nacionales. En el siglo XX se puede decir que ya llegamos a la época de plenitud
archivística: se crean organismos internacionales (CIA), y también organismos de carácter político
y judicial que tienen como finalidad la protección de los archivos. En los años 50, de hecho,
aparece una ley que declara como delito la destrucción de los archivos y otros bienes culturales.

Actualmente los documentos juegan un papel muy importante, ya que se caracterizan por ser una
memoria individual y colectiva con una fuente fiable, segura y transparente de las organizaciones y
empresas que manejan archivos. Sabiendo esto, el archivista juega un papel muy importante, ya
que es el encargado de mantener los archivos en excelente estado para asegurar su
documentación al pasar los años, además de archivar los nuevos documentos de una manera
ordenada, con responsabilidad, con mucha concentración y con todos los implementos necesarios
como archivadores, fechador, ganchos, cajas, entre otros elementos para garantizar su durabilidad
en el tiempo.
Entrando en materia, nos referimos al concepto de archivo como un conjunto de documentos sea
cual sea su fuente, adjuntos por una persona natural, o entidad pública o privada para dejar
constancia de su historial y así más adelante poder tomar decisiones o investigar sobre algún
acontecimiento. La estructura del manejo de archivos está hecha para cualquier tipo de entidad ya
sea pública, privada o persona natural, es decir, su clase, cualidades, categorización y elementos a
usar son siempre las misas, solo se debe tener buen conocimiento al respecto y saber clasificar
muy bien los documentos para que su búsqueda más adelante sea fácil y acertada por cualquier
otro archivista, el cual debe ser una ordenada, responsable, necesita tener mucha concentración,
debe ser cordial, debe tener disponibilidad inmediata de los archivos y debe ser una persona con
mucho sigilo profesional.

Existen 4 clases de archivo los cuales se clasifican:

Según la organización: Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la
organización que la empresa elija y el manejo de la información que puede ser centralizada
(Cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización),
descentralizada (aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es
independiente de todo proceso archivístico) , descentralizada con control descentralizado (este
depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina)
o descentralizada con control centralizado (este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla
desde el archivo central).

Según su uso: archivo activo (Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación), archivo semiactivo (son los documentos que varían en su
periodo de conservación y su consulta es menor) y archivos inactivos (son los documentos con una
durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o históricas).

Según su naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso archivístico.
Archivo público (es todo documento que pertenece a las entidades del estado), archivo privado de
interés público (son documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son
de interés público) y archivos privados (son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurídicas).

Según su ciclo vital: Archivo de gestión (Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización), archivo central (es la agrupación de
documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su
consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia) y archivo histórico (aquellos documentos
que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente).

Los archivos tienen 5 cualidades y estas se rigen según las directrices y lineamientos de cada
organización, ya que estos le dan el manejo internamente a los documentos.

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

La categorización de los archivos se rige de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra:
archivo general de la nación, archivo general de territorialidad y archivo general del estado.

A pesar del tiempo trascurrido desde la aparición de la primera escritura y con ella del primer
documento, se observa que el concepto de documento no ha cambiado en esencia; se añaden
cualidades, características, ampliaciones, etc. a lo largo de los siglos dependiendo de la evolución
del hombre, pero la base sigue siendo la misma, solo que ahora se implementan los archivos
electrónicos. Pero con la transformación de los documentos y archivos tradicionales con la llegada
de nuevos formatos digitales la situación del uso de documentos cambia porque ya no se pueden
probar las características propias del documento como la autenticidad, ya que realmente no se
sabe si es lo que dice ser, tampoco se puede decir si son íntegros, ya que puede existir una
inexactitud de datos, ni mucho menos saber si tienen objetividad, valor probatorio y legal.

En conclusión, los documentos de papel fueron, son y serán una fuente confiable, segura,
auténtica y sin duda alguna, sobre los procedimientos realizados, información redactada, firmas
realizadas. De hecho, hay investigadores que insisten en que los documentos electrónicos son
simplemente información, pero que no deberían tener la calificación de documentos de acuerdo
con la definición histórica de este término (Bonal, 2002). Uno de los aspectos más preocupantes es
comprobar la autenticidad de los documentos en la intranet, ya que cualquier persona tiene
acceso a la información y pueden realizar cambios que afecten a los implicados. La desconfianza
en el uso de las nuevas tecnologías es repetitiva como siempre ha sucedido desde su aparición. El
objetivo que se deben marcar las administraciones públicas es continuar con la regulación que se
está llevando a cabo en la actualidad, con el fin de lograr un uso generalizado y garantizado que
transmita confianza entre la población.

Maria Alejandra Rangel Moreno

Bibliografía

http://ve.scielo.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1690-75152008000200004

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/
Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/index.html