ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MARIA ALEJANDRA TERAN VILAÑEZ

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2757936

SAN JUAN DE PASTO (NARIÑO).

2023
Mediante el siguiente ensayo quiero dar a conocer la importancia que tienen los archivos,
abarcando subtemas tales como; su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual. El objetivo es dar a conocer cada uno de los
temas mencionados, facilitando su comprensión y reflejando el manejo del tema así,
como, su comprensión. Finalmente, se le dará definición a cada uno de los temas y su
función principal que lleva a la implementación de cada uno de ellos, desde mi punto de
vista y mostrando mi manejo y comprensión del tema. TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS. Los archivos son un conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona natural o entidad pública o privada. La historia de los archivos se remonta al
origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento
de instituciones. Anteriormente los algunos países implementaban testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol, como también, tallaban sus escritos en
pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda
para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña. Los archivos son importantes
para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para
la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para
los trámites que pueda requerir la empresa. La evolución del archivo se da a partir de
dichas culturas, los registros se obtienen desde el siglo XII y XIII de los primeros indicios
de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien
estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad,
como por ejemplo su seguridad. A medida que pasa el tiempo todo va evolucionando y
el tema de archivos en uno de ellos. Ha cambiado todo desde su estructura hasta su
forma de conservar y archivar, pero así mismo algo que no cambia es su confidencialidad
y el buen manejo. Las cualidades del archivo tiene que ver propiamente con las ventajas
que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. El archivo se
clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización; archivo activo
archivo semiactivo archivo inactivo. Los archivos se clasifican de acuerdo al orden
territorial que en ellos se administra, tal y como lo específica el Archivo General de la
Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. La aplicación actual
de los archivos es muy práctica ya que cuenta con diferentes estructuras y elementos
que llevan a una excelente administración y ubicación de los archivos para su fácil
manejo.
IMPORTANCIA Y APLICACIÓN EN LA EPOCA ACTUAL

En el mundo actual los archivos se manejan por medio de la automatización de cada uno
de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la
informática y los nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías
representa ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de
transferencias, de préstamos y consultas, el almacenamiento y conservación de la
documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de
los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del
archivo.

CONCLUSIONES

No existe justificación para no ejercer control de la documentación que se genera dentro

de una actividad, hoy en día e soporte electrónico que nos permita deshacernos del
soporte tradicional en forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad
de automatizar los procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como
soportes de conservación más no de sustitución delos documentos. La cultura de ordenar
la información debemos verlas como aquella herramienta que facilita nuestro quehacer
laboral, profesional y académico. El proceso de clasificación y ordenación para los
documentos en soportes informáticos debe ser el mismo que para los documentos en el
soporte tradicional.