Adriana Puerta Mesa Administracion Documental Del Septiembre 24 De 2021

Entorno Laboral (2415811)

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Antes de que se hable de la importancia que tienen los archivos en la administración documental
dentro de las organizaciones, se debe primero conocer ciertos aspectos que ayuden a entender el
tema de una mejor forma, es por ello que se desglosará uno a uno, según su orden lógico.

Sabemos que un archivo, es un conjunto de documentos, sin importar fecha, forma y soporte
material, que pueden ser acumulados por una persona natural o entidad pública o privada, en el
ejercicio de sus actividades.

Asimismo, conocemos que la historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, es decir,
que no es hoy que se habla de ellos y tiene su origen desde el inicio de la historia de la humanidad.

Por otro lado, existieron diversas culturas o civilizaciones que aportaron al surgimiento
documental; entre ellas se pueden mencionar a los egipcios, quienes en los templos del clérigo
reflejaban todas las inscripciones que iba dirigidas a la doctrina. Las civilizaciones de Roma y
Grecia, por su parte dejaban por escrito testamentos y una variedad de documentos en vestigios
de madera y mármol con elementos metálicos.

Alrededor de los siglos XII y XIII, se encontraron registros de los primeros indicios de
documentación de tipo financiero. Más adelante, en el siglo XIV, se hallaron archivos bien
estructurados los cuales cumplían con algunos de los requerimientos que se rigen hoy. Hacía los
siglos XV y XVI, España fue identificado como el centro pionero de los archivos; por otro lado, en
los siglos XVII y XVIII se dio inicio a una investigación mucho más precisa sobre los archivos,
relacionada con su importancia y diferenciación de su carácter general y administrativo. Sin
embargo, fue en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando de verdad se tomó
conciencia de la funcionalidad de los archivos y lo importante que es la concentración de
documentos en archivos nacionales, asimismo surge la necesidad de estudiar y prepararse como
archivista.

Los archivos se componen de cualidades, que los hace funcionar como un elemento de
competitividad, puesto que cuenta con herramientas sustentables, que surgen de una
información, se caracterizan por ser económicos debido a que contribuye al ahorro de los costos
que se deriven del tiempo y el personal que se usa para buscar documentos. También son simples
ya que se logra identificar toda la información de una manera mucho más sencilla; son funcionales
puesto que permite que se archive y se consulte un documento eficientemente. Los archivos
también son exactos porque cuando son clasificados debe ser de manera precisa para evitar
cualquier tipo de error.
Asimismo, los archivos pueden ser clasificados según la organización; en primer lugar, como
archivo centralizado que es controlado por una sola dependencia; en segundo lugar, se encuentra
el archivo descentralizado, que es independiente de todo proceso archivístico y se lleva a cabo por
cada una de las dependencias de la empresa; en tercer lugar, se tiene el archivo descentralizado
con control descentralizado en el que la responsabilidad recae sobre el jefe de cada oficina y cada
dependencia lleva el depósito de información, y por último tenemos el archivo descentralizado
con control centralizado, el cual es manejado según las necesidades de cada dependencia con el
archivo descentralizado, pero este a su vez es controlado por el archivo central.

Por otro lado, el archivo también es clasificado según su uso en, primero, archivo activo; el cual
está conformado por todos los documentos del año actual o años anteriores, que se encuentran
en tramitación; segundo, archivo semiactivo, compuesto por los documentos que varían en su
periodo de conservación, y tercero, archivo inactivo, que son todos aquellos documentos que
tienen una continua durabilidad en el periodo de conservación.

También pueden clasificarse según su naturaleza, en archivo público, archivo privado de interés
público y en archivo privado; el primero es todo aquel documento de propiedad estatal, el
segundo lo comprenden los documentos que son de interés del estado y el tercero son todos los
documentos de propiedad privada.

Por último, los archivos se pueden clasificar según su ciclo vital en archivo de gestión, archivo
central y en archivo histórico. El archivo de gestión, es comprendido por los documentos de
consulta sumamente administrativa por la organización; el archivo central es el conjunto de
documentos que se transfieren por los diversos archivos de gestión de cada dependencia; y, el
archivo histórico conformado por todos aquellos documentos que son trasferidos desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.

Los archivos, a su vez, se categorizan teniendo en cuenta el orden territorial que dentro de ellos se
administra, es entones que según su jurisdicción de competencia se clasifican en; archivo general
de la nación, este regula la responsabilidades y sanciones del archivo, y según su pertinencia
pública de cada una de las entidades lo podemos categorizar como archivo general del
departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito.

Según la territorialidad, se pueden clasificar en archivos de entidades de orden nacional, de orden

departamental, de orden distrital y de orden local. Y según la organización del Estado, se clasifican
en; archivos de la rama ejecutiva, archivos de la rama legislativa, archivos de la rama judicial,
archivos de los organismos de orden de control y archivos de los organismos autónomos.

Luego de tratar los aspectos anteriores acerca de los archivos, es ideal que se hable de la
importancia que estos tienen dentro de una organización; y, es que gracias a ellos se pueden
tomar mejores decisiones puesto que cada uno de los documentos que yacen en los diferentes
archivos son imprescindibles para dar testimonio al momento de realizar los trámites que sean
requeridos a la organización, asimismo sirven para gestionar, clasificar u y ordenar un sin numero
de documentos cuya conservación sea necesaria.

También se puede decir que el método que para archivar que utilice la organización habla mucho
sobre su funcionamiento y estado, puesto que si un documentos se vuelve ilocalizable, se podría
perder valioso tiempo o acarrear sobrecostos, y es una situación que toda empresa quiere y debe
evitar al máximo. Por otro lado, los archivos son de vital importancia porque gracias a ellos los
documentos que se encuentran contenidos, se convierten en fuentes fiables de información
garantizando la seguridad y transparencia de cada una de las actuaciones administrativas. Ahora
bien, la visión de archivo ha ido cambiando de una manera radical, gracias a la aparición de las
nuevas tecnologías, la globalización y la economía global; puesto que ya no solamente se
construyen archivos como fuente de información a nivel nacional sino también a nivel mundial. Las
organizaciones han comenzado a utilizar desde hace algún tiempo a la informática, como una
herramienta para poder gestionar grandes volúmenes de documentos con mucha información, lo
que ha dado lugar a los documentos electrónicos de archivo. Asimismo, los archivos han
presentado cambios en cuanto a sus funciones, debido a que han tenido que adaptarse para
acoger s los nuevos documentos electrónicos, por lo que deberán ser sometidos a ciertas
modificaciones según la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación,
acceso y uso. Sin embargo, aun no se puede afirmar que se llegarán a las oficinas de las diferentes
organizaciones sin papeles, pero si se puede decir que cada vez son menos los documentos que se
crean en las empresas sin pasar por el formato papel. Esto quiere decir que a pesar, de que exista
la tecnología el papel aun seguirá siendo usado por las compañías pero en menor cantidad, gracias
a los documentos electrónicos.