ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 2

DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)

PRESENTADO POR

ALEXANDER PEREZ RODRIGUEZ

SENA

2021
 DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de
documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada
documento.
Clases de documentos
Según su estructura, un documento se considera a la vez medio y comunicación
de información y conocimiento, por tanto, sus características principales lo
constituyen las siguientes dimensiones:
 Soporte físico o material.
 Mensaje o información que contiene.
 Facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento.
En general, se pueden identificar y resumir dos categorías de documentos:
Documentos de archivo y Documentos electrónicos.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es
creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos
permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de
archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos a lo largo y ancho del globo.
Un documento electrónico se conoce como aquel producido por una persona
natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información
generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual
permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante
tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo
electrónicos, algunos de ellos se convierten en electrónicos en el transcurso de su
gestión,  de igual forma no todos los documentos electrónicos  son documentos
electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de archivo deben
tener ciertos componentes y  cumplir con  características específicas que
garantizan su conservación y preservación a largo plazo .
Clase de Documento Uso Diferencia

 Es una constatación que  son todos aquellos que

permite comprobar el se encuentran en forma
desarrollo de una actuación física, los cuales se
administrativa encuentran archivados
 Nos permite comunicación dentro de carpetas.
Documentos de  El contenido es inesperable
a otros órganos o unidades
archivo de su soporte.
de la administración a
terceros interesados, ya  Su valor probatorio se mide
sean estas personas por las características de
autenticidad, entre ellas la
jurídicas públicas y privadas
firma o sello seco.
o personas naturales
 Controla el acceso a la  Permiten un fácil acceso
información por niveles de a la información y están
seguridad y conservación a conservados en discos
largo plazo. duros o dentro de
 Permite fácil acceso a la computadores protegidos
información por software de
seguridad.
 Su contenido puede ser
Documentos
separado de su soporte
electrónicos
original, para ser
transferido a otros.
 Su autenticidad depende
del hardware en el cual
fue creado. Y solo se
podrá mantener si se
conserva en su estructura
original.