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UNIVERSIDAD DE ALCALÁ

Escuela Politécnica Superior

INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL


ELECTRÓNICA INDUSTRIAL

Trabajo Fin de Carrera


GESTIÓN INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO
MEDIANTE LA APLICACIÓN DE SOFTWARE
DE CONTROL

Pedro Daniel Carrillo Gordillo

Julio 2008
UNIVERSIDAD DE ALCALÁ
Escuela Politécnica Superior

INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL


ELECTRÓNICA INDUSTRIAL

Trabajo Fin de Carrera


GESTIÓN INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO
MEDIANTE LA APLICACIÓN DE SOFTWARE
DE CONTROL

Autor: Pedro Daniel Carrillo Gordillo

Directora: Cristina Alén Cordero

TRIBUNAL:

Presidente: Pablo Díaz Villar

Vocal 1º: Pedro Gil Jiménez

Vocal 2º: Cristina Alén Cordero

CALIFICACIÓN: ....................................
FECHA: ...................................................
A mis padres,

que me preguntaron qué


me gustaría ser de mayor
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Índice
Resumen............................................................................................................ 5
Memoria............................................................................................................ 7
Apartado A........................................................................................................ 9
Contexto: Mantenimiento Industrial y CMMS

1. Introducción al Mantenimiento Industrial ............................................... 11


1.1. Concepto de Mantenimiento Industrial....................................................... 11
1.2. Evolución del Mantenimiento Industrial ................................................... 12
1.3. Tendencias actuales. El futuro del Mantenimiento ................................... 14
1.4. Tipos de Mantenimiento................................................................................17
1.4.1. Mantenimiento correctivo........................................................................ 17
1.4.2. Mantenimiento correctivo programado....................................................17
1.4.3. Mantenimiento preventivo........................................................................18
1.4.4. Mantenimiento predictivo........................................................................ 18
1.4.5. Mantenimiento alterno...................................................……….............. 19
2. CMMS (Computerized Maintenance Management System)……...… 20
2.1. Objetivos en la implantación de un CMMS................................................ 22
2.2. Beneficios derivados de la implantación de un CMMS.............................. 23
2.2.1. Beneficios cualitativos............................................................................. 23
2.2.2. Beneficios cuantitativos........................................................................... 23
2.3. El proceso de implantación........................................................................... 27
2.4. Aspectos clave al elegir una solución CMMS............................................. 29
2.5. El mercado de CMMS................................................................................... 30
2.6. MAXIMO: Una aplicación concreta............................................................ 39

Apartado B ....................................................................................................... 43
Estudio de un CMMS: MAXIMO.
Aplicación en un departamento de Ingeniería y Mantenimiento

1. Introducción .................................................................................................... 45
2. Puntos básicos de un sistema CMMS ....................................................... 46
2.1. Órdenes de trabajo (OT’s) ........................................................................... 46
2.1.1. Tipos de Órdenes de Trabajo................................................................... 48
2.1.2. Prioridad................................................................................................... 53
2.1.3. Estado de una Orden de Trabajo.............................................................. 54
2.1.4. Administración de OT’s. El Supervisor................................................... 55
2.1.5. Ejecución de OT’s. El mecánico.............................................................56

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2. Mantenimiento preventivo............................................................................ 57


2.3. Gestión de equipos......................................................................................... 59
2.4. Control de inventario.................................................................................... 62
2.4.1. Catálogo de Items.................................................................................... 62
2.4.2. Reposición................................................................................................64
2.4.3. Flujo de almacén...................................................................................... 66

3. Un CMMS concreto: MAXIMO 4i............................................................ 68


3.1. Estructura de MAXIMO...............................................................................69
3.2. Pantalla inicial................................................................................................72
3.3. Órdenes de trabajo........................................................................................ 74
3.3.1. Seguimiento de Órdenes de trabajo......................................................... 75
3.3.2. Órdenes de trabajo (OTs) ........................................................................ 80
3.3.3. Histórico de OTs cerradas........................................................................ 82
3.4. MP (Mantenimiento preventivo) ................................................................. 84
3.5. Almacén.......................................................................................................... 85
3.6. Equipo............................................................................................................. 90
3.6.1. Equipo...................................................................................................... 91
3.6.2. Rutas........................................................................................................ 93
3.7. Compras......................................................................................................... 94
3.7.1. Solicitudes de compra.............................................................................. 96
3.7.2. Órdenes de compra ................................................................................. 98
3.8. Planes.............................................................................................................. 100
3.9. Mano de obra................................................................................................. 103
3.10. Calendarios................................................................................................... 105
3.11. Recursos........................................................................................................ 107
3.12. Otros módulos.............................................................................................. 110
3.12.1. Aplicaciones personalizadas.................................................................... 110
3.12.2. Configuración.......................................................................................... 110
3.12.3. Utilidades................................................................................................. 112

4. Aplicación en un Dpto. de Ingeniería y Mantenimiento...................... 113


4.1. Estudio de la planta........................................................................................113
4.2. El departamento de ingeniería y mantenimiento........................................ 116
4.2.1. Organigrama del departamento................................................................ 116
4.2.2. Política y objetivos. Repercusión del CMMS. ........................................ 117
4.3. Acceso al CMMS en función del puesto de trabajo.................................... 119
4.4. Formación de los empleados. Procedimientos internos..............................121
4.4.1. Solicitud de Orden de Trabajo................................................................. 122
4.4.2. Completar Órdenes de Trabajo............................................................... 129
4.4.3. Localización de un repuesto en almacén................................................. 135
4.4.4. Gestión de cambios de stock de almacén................................................. 140
4.4.5. Reposición del stock crítico del almacén................................................. 142

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado C....................................................................................................... 143


Disminución del ciclo de rotación del inventario

1. Introducción...................................................................................................... 145
2. Consideraciones teóricas. Gestión del inventario................................... 146
2.1. Cálculo de la rotación de inventario............................................................ 147
2.2. Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación...................................... 148
2.2.1. Creación de Stocks en consigna............................................................... 149
2.2.2. Ajuste de la cantidad económica de compra............................................ 151
2.2.3. Ajuste del Punto de Reorden....................................................................155
2.2.4. Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto................................... 159

3. Aplicación práctica: Situación inicial........................................................ 160


3.1. Descripción del Almacén de Repuestos....................................................... 160
3.2. Gestión del Almacén de Repuestos.............................................................. 162
3.2.1. Valoración del Stock. Indicadores clave.................................................. 162
3.2.2. El lenguaje SQR....................................................................................... 164
3.2.3. El informe ValueWarehouseInv.sr........................................................... 165
3.2.4. El informe Turnover(Purchased-Stock).srm...................................…..... 166
3.3. Situación Inicial: Datos y gráficos................................................................ 167

4. Aplicación práctica: Acciones de mejora..................................................168


4.1. Creación de informes..................................................................................... 170
4.1.1. Repuestos más costosos........................................................................... 175
4.1.2. Repuestos que más rotan.......................................................................... 177
4.2. Stock en consigna........................................................................................... 179
4.2.1. Contrato de Stock en Consigna................................................................ 180
4.2.2 Implementación de la Consigna............................................................... 186
4.3. Estudio de los repuestos más costosos.......................................................... 188
4.3.1. Tipos de Ajuste........................................................................................ 189
4.3.2. Tabla de Repuestos a analizar.................................................................. 191
4.3.3. Cambios realizados.................................................................................. 194

5. Aplicación práctica: evolución y conclusiones....................................... 197


5.1. Resumen de los cambios realizados..............................................................197
5.2. Evolución prevista......................................................................................... 198
5.3. Conclusiones................................................................................................... 199

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Anexo I.................................................................................................................. 201


Código de los archivos SQR

1. Código SQR de ValueWarehouseInv.sqr................................................... 203


2. Código SQR de Turnover(Purchased-Stock).sqr………………………. 207
3. Código SQR del informe INVEOQ.sqr...................................................... 211
4. Código SQR de INVROP.sqr....................................................................... 222

Presupuesto.................................................................................................... 235

Bibliografía.................................................................................................... 238

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Resumen
Este Trabajo de Fin de Carrera comprende un estudio teórico de la gestión integral de
un Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, mediante la aplicación de un software
de gestión de mantenimiento (CMMS).

El estudio se inicia con una aproximación al concepto de Mantenimiento Industrial y


prosigue con un acercamiento genérico al mundo de las aplicaciones CMMS, para
después centrarse en el análisis de una de ellas: el programa MAXIMO de MRO
Software.

Finalmente, a modo de ejemplo sobre qué beneficios puede aportar una aplicación
CMMS, se realizará una mejora en el tiempo de rotación del inventario gestionado por
el Departamento.

Palabras clave:
Mantenimiento Industrial, CMMS, Software de control, Gestión de Inventario.

-5-
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

MEMORIA

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

-8-
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado A

Contexto:

Mantenimiento
Industrial
y CMMS

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1. Introducción al Mantenimiento Industrial

El desarrollo del software de gestión del mantenimiento (CMMS – Computerized


Maintenance Management System) surge para dar respuesta a la necesidad de una
gestión eficaz en la Ingeniería del Mantenimiento, de acuerdo al actual contexto
industrial, continuamente dirigido hacia una mejora continua de la productividad,
optimización de los procesos, control del trabajo y reducción de costes. Por ello en el
primer apartado de este trabajo se realizará una aproximación al contexto del
mantenimiento industrial.

1.1 Concepto de Mantenimiento Industrial

mantenimiento.
2. m. Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones,
edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente.

DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA

Mantenimiento:
La combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión que
se efectúan durante el ciclo vital de un equipo y que tienen el objetivo de
mantener o restaurar dicho equipo hacia un estado en el cual pueda desarrollar
la función para la cual está destinado.

EUROPEAN FEDERATION OF NATIONAL MAINTENANCE SOCIETIES

El mantenimiento industrial es un proceso compuesto por una serie de operaciones


técnicas que debe ser capaz de prolongar el ciclo vital de la maquinaria, las
instalaciones y los edificios que forman parte de un sistema productivo. Desde una
perspectiva económica, el objetivo de mantenimiento industrial es que el valor de las
inversiones se mantenga activo al menos durante el tiempo de amortización.

Las acciones u operaciones que se consideran directas y propias del trabajo de


mantenimiento son las inspecciones, revisiones, pruebas, y las reparaciones de cualquier
tipo o nivel. Además de estas operaciones básicas, es habitual encuadrar dentro del
mantenimiento industrial otras funciones, como planes de mantenimiento, planes de
seguridad, análisis de fallos o gestión de los repuestos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.2 Evolución del Mantenimiento Industrial

El mantenimiento ha evolucionado siempre un paso por detrás con respecto a la


evolución tecnológica, dando respuesta a las necesidades que han ido apareciendo como
consecuencia de las innovaciones en los métodos de producción.

Hasta la Primera Revolución Industrial (finales del siglo XVII) las funciones de
preservación y mantenimiento no tuvieron un gran desarrollo debido a la menor
importancia que tenía la máquina con respecto a la mano de obra. Se estima que en el
entorno hasta la Segunda Revolución Industrial (hacia 1880) el 90% del trabajo lo
realizaba el hombre mientras que la máquina sólo hacía el 10%. La conservación que se
proporcionaba a los recursos de las empresas era sólo mantenimiento correctivo (las
máquinas sólo se reparaban en caso de paro o avería importante). En el mismo, la
planificación del mantenimiento es nula, ya que se realizan las reparaciones como
reacción tras producirse la avería. El mantenimiento correctivo evolucionó desde el
imprevisto hacia el mantenimiento correctivo “programado”, donde a pesar de que se
sigue realizando la reparación después de la avería, esta última es esperada con todos
los medios necesarios preparados para disminuir el tiempo de parada del equipo. De esta
manera se consiguió elevar la disponibilidad en comparación con el correctivo no
programado. Este tipo de mantenimiento no planificado no satisfizo las necesidades de
la producción, lo cual se hizo evidente con ocasión de la 1ª guerra mundial (1914-1918),
durante la cual se comprendió la necesidad del trabajo continuado de las máquinas. Así
nació el concepto de mantenimiento preventivo.

Las primeras referencias históricas de mantenimientos preventivos se sitúan en Estados


Unidos, donde la compañía productora de automóviles Ford lanza en 1910 el MPP
(Mantenimiento Preventivo Planificado). Desde ese momento se comenzó a trabajar
conjugando el mantenimiento correctivo (programado y no programado) con el
mantenimiento preventivo, el cual se basa en la planificación de trabajos y actividades
para lograr mantener el buen estado de capacidad de trabajo e intervenir con
anterioridad a la avería. Dicha planificación se realiza teniendo en cuenta las
experiencias de los técnicos, los históricos de las máquinas y las recomendaciones y
especificaciones de los fabricantes o proveedores (lubricación, limpieza, reemplazos y
modificaciones que garanticen el funcionamiento del activo productivo).

La filosofía MPP llegará a algunos países de Europa en los años 30 y una década
después comienza su aplicación en la antigua Unión Soviética. De nuevo la guerra
supondrá un impulso para el campo del mantenimiento industrial. Como consecuencia
de la 2ª guerra mundial (1939-1945) surge un nuevo concepto: el mantenimiento
productivo. Este hace referencia por un lado al diseño de las máquinas -enfocada al
rápido y fácil mantenimiento- y por otro a la implicación del propio operario en tareas
de mantenimiento.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Al finalizar la Guerra las teorías norteamericanas llegan a Japón, donde serán aplicadas
durante los años 50. Desde ese momento Japón lidera los avances en métodos
productivos: en 1964 se crea el premio de la excelencia PM (Productive Maintenance o
Mantenimiento Productivo) por la Asociación Japonesa de Mantenimiento, JMA (Japan
Maintenance Association), en 1969 la JMA crea el JIPE (Japan Institute of Plant
Engineers), en 1971 Nippon Denso, fabricante de piezas auxiliares del automóvil y
proveedor de Toyota, aplica al mantenimiento la participación de los operarios de
producción, lo que significa el nacimiento del Mantenimiento Productivo Total.

Se considera al japonés Seichi Nakajima como el referente en el desarrollo del sistema


TPM (Total Productive Maintenance o Mantenimiento Productivo Total), desarrollado
en los años 70’s y consolidado a lo largo de la década de los 80. El concepto Total hace
referencia, en este caso, a la implicación de todos los empleados. El objetivo del TPM
es lograr cero accidentes, defectos y averías.

Con la extensión de los sistemas informáticos durante la última década del siglo XX se
produjo una adaptación del software al mantenimiento industrial, en busca de una
mayor capacidad de control, almacenamiento de datos, conocimiento de los equipos,
gestión de mano de obra, etc. A los programas encargados de estas funciones se les
denominó CMMS (Computerized Management Maintenance Software).

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.3 Tendencias actuales. El futuro del Mantenimiento.

Circunstancias diversas como crisis y éxitos de tipo administrativo, financiero,


económico y comercial han obligado a muchas empresas a reflexionar y reaccionar
sobre sus diferentes áreas para hacerlas más efectivas. La tendencia resultante consiste
en subdividir la gestión de la compañía hasta el punto de crear un ambiente empresarial
en cada una de las áreas: por tanto cada responsable de área se convierte en el gerente
de esa parte, garantizando la rentabilidad de su gestión y un manejo eficiente de
recursos. Esto ha generado fuertes choques en las organizaciones, hasta el punto de
preguntarse si la función mantenimiento es justificable dentro de la empresa.

En la búsqueda de costes óptimos ha sido necesario replantear la función del


Mantenimiento orientándolo a hacerlo más efectivo y así al tiempo que su influencia en
los costes totales se minimice. Si durante una primera etapa de industrialización
predominan en las empresas los criterios orientados hacia la producción, en un siguiente
paso la prioridad es de otros aspectos tales como operación fácil, baja emisión de ruido,
economía durante todo el período de funcionamiento, seguridad de los trabajadores y
mantenimiento adecuado.

Las razones para estos cambios son las exigentes condiciones de la competencia, que no
admiten ningún desperdicio de recursos tales como materias primas, tiempo, personal,
repuestos, etc., la mayor complejidad de las instalaciones, así como también el grado
creciente de interrelación de unidades productivas lo que ha aumentado
considerablemente los costes de paros de producción y reparaciones. En consecuencia,
los tiempos de detención breves y un bajo ratio de averías son factores que desempeñan
un papel decisivo en el éxito económico

Las nuevas tendencias en materia de mantenimiento, son entre otras:

 No hacer en vez de hacer

En ocasiones se producen intervenciones innecesarias que sólo se realizan “por


rutina” y no aportan nada al equipo, suponiendo un aumento de los costes. El
Mantenimiento Preventivo debe aumentar la disponibilidad de los equipos y suponer
un gran avance en planificación del trabajo, pero puede resultar dañino para los
equipos si se realizan excesivas intervenciones (por ejemplo de arme y desarme).

 Prevención de fallos en vez de mantenimiento preventivo

Mantenimiento predictivo basándose en termografías, indicadores de presión,


caudal, tensión, etc. Estudio de los históricos de equipos. Como resultado de una
actuación de mantenimiento preventivo ¿qué feedback se produce? ¿se van
adaptando los mantenimientos en función de la experiencia y el conocimiento de los
equipos?

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Centralización de planificación y programación

Coordinación de los equipos de producción y mantenimiento, aprovechar paradas


del proceso para realizar las intervenciones, planes de “agenda común” que faciliten
la información compartida.

 Aplicación de indicadores de resultado

Mantenimiento orientado a resultados, soportado por un seguimiento constante y


valoración de indicadores.

 Mantenimiento como gestión

Responsabilidad compartida: el mantenimiento no es sólo una función, se inicia en


la selección de los equipos, sigue en la instalación, se respalda con una correcta
operación, con apoyo de compras e inventarios y con la definición de políticas de
reposición de equipo.

 Análisis de Puntos débiles

Análisis de fallos como el principal respaldo de la mejora continua. Dado un equipo


concreto ¿qué tipo de averías son las más frecuentes? ¿cada cuánto tiempo se
producen?.

 Rápida atención a emergencias

Equipos entrenados y dispuestos a actuar en el menor tiempo posible, rediseño de


las instalaciones para disminución de movimientos, sistemas de comunicaciones
(telefonía móvil, terminales PDA), software CMMS con posibilidad de trabajar
online.

 Alta carga de datos para procesar

Bases de datos para instalaciones, equipos, mano de obra, averías. Históricos de


equipo. Integración con planos, manuales, sistemas CAD.

 Mantenimiento basado en condición en vez de fechas

La consigna es evitar los mantenimientos preventivos basados en tiempo y


sustituirlos por actuaciones en base a condiciones.

Ejemplo: En vez de Revisión mensual del compresor (independientemente de horas


o exigencia de uso), se realiza Revisión cada ‘x’ litros de aire comprimido, o
Revisión cuando el caudal a través del filtro disminuya a menos de ‘y’ litros /
minuto.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Responsabilidad en la gestión del almacén e inventarios

Gestión de materiales: codificar, describir y estimar repuestos a consumir.

 Procedimientos estandarizados:

La normalización posibilita un mayor control y favorece el desarrollo de


conocimiento compartido. Documentación estandarizada (catálogos, planos,
manuales como soporte para el mantenimiento).

 Sistema de Información apropiado:

El uso efectivo de sistemas CMMS para la administración de mantenimiento y


logística. Tiene como misión administrar bien los recursos.

 Mantenimiento de primera línea por el operario

De acuerdo con el método de Mantenimiento Productivo Total, son los propios


operarios los que realizan las operaciones de mantenimiento más sencillas (cambios
de formato, cambios de lote, rearmes, etc.)

 Equipos intercambiables y modulables:

Para mejorar los tiempos de respuesta con cambios rápidos de ensambles ó partes
para su posterior reparación. Las líneas de producción tienden a estar compuestas
por muchas máquinas sencillas y multifuncionales en vez de pocas máquinas,
complejas y especializadas.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.4 Tipos de Mantenimiento

1.4.1. Mantenimiento CORRECTIVO:

No se realiza ningún tipo de intervención hasta que no se produce la avería. Los


recursos de mantenimiento no están movilizados previamente, por tanto hay un
claro enfoque a la producción.

1.4.2. Mantenimiento CORRECTIVO PROGRAMADO:

No se realiza ningún tipo de intervención hasta que no se produce la avería, pero en


este caso hay una cierta preparación previa de los recursos de mantenimiento
(herramientas disponibles y próximas al equipo, mano de obra preparada para
actuar, etc.) que contribuye a disminuir el tiempo de respuesta operativa y por tanto
de parada de los equipos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.4.3. Mantenimiento PREVENTIVO:

Existe una planificación de trabajos y actividades para lograr mantener el buen


estado del equipo e intervenir con anterioridad a la avería. Este sistema eleva la
disponibilidad de los equipos en comparación con el sistema correctivo,
disminuyendo el tiempo de parada por mantenimiento.

1.4.4. Mantenimiento PREDICTIVO:

Aunque el Mantenimiento Preventivo aumenta la disponibilidad de los equipos y


supone un gran avance en planificación del trabajo, puede resultar dañino si se
programan trabajos en exceso y se realizan excesivas intervenciones (por ejemplo de
arme y desarme), además del aumento de los costes. Por esto se ideo el
mantenimiento predictivo, por el cual se planifican inspecciones a los equipos. Estas
inspecciones pueden ser subjetivas (a través de los órganos de los sentidos) y
objetivas (con la utilización de equipos de medición), teniendo como objetivo
detectar los síntomas del fallo antes de que ocurra para garantizar un reemplazo a
tiempo y un mínimo tiempo de parada.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.4.5. Mantenimiento ALTERNO:

El Mantenimiento predictivo también presenta algunos inconvenientes. En el caso


de las inspecciones subjetivas es posible incurrir en errores al detectar los posibles
síntomas de fallos: las inspecciones objetivas a menudo requieren equipos de
elevado costo y un personal de alta calificación para la manipulación de dicho
equipamiento. Por tanto se vio que no en todos los activos y máquinas era
apropiado el uso de este sistema de mantenimiento. Finalmente se integró un
mantenimiento que aprovechase las ventajas del correctivo con sus variantes, el
preventivo y el predictivo, siempre en busca de unos costes eficientes y unos planes
de mantenimiento adecuados a cada equipo. A este mantenimiento se le denomina
en ocasiones como Mantenimiento Alterno.

El mantenimiento alterno tiene como objetivo central asociar a la atención de un


activo productivo trabajos correctivos, preventivos o predictivos en función de su
importancia y repercusión para el proceso de producción. Esta filosofía de trabajo
lleva asociada una ardua tarea de organización, planificación y control, así como una
elevada manipulación de información, por lo que hubo que recurrir al uso de la
informática, solución esta que ha revolucionado la gestión de mantenimiento, tanto
como concepto general como en cada una de las etapas (Organización,
planificación, ejecución y control) con las que está indisolublemente ligado. A esta
revolución se la conoce mundialmente como CMMS (Computerized Maintenance
Management Software) o Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador
(GMAO).

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2. CMMS (Computerized Maintenance Management System)

Un CMMS es un programa informático que permite la gestión de las operaciones de


mantenimiento de una organización. Este software utiliza una base de datos fácilmente
accesible por los trabajadores de mantenimiento de manera que puedan realizar sus
trabajos con mayor eficiencia y ser utilizada por los gestores para tomar decisiones en
base a los datos registrados. La información puede ser consultada a su vez por terceras
partes, en relación con asuntos de calidad, finanzas, seguridad, etc.

Los Programas CMMS permiten disponer de gran cantidad de información, que debe
estar adecuadamente organizada y ser fácil de extraer. Es posible disponer de un
historial de cada equipo (máquina o instalación), en cuanto a características técnicas,
revisiones, sustituciones, fechas de las últimas incidencias o averías, personal, horas y
materiales utilizados en la solución de los problemas, etc. Al mismo tiempo, permiten
programar en función de los parámetros que se analicen, las revisiones preventivas y/o
predictivas, generando los listados correspondientes para la tarea de los técnicos, según
los plazos programados. Los Programas CMMS suelen estar compuestos de varias
secciones o módulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control
exhaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de Mantenimiento. Entre los
diferentes proveedores y sistemas existentes en el mercado, es habitual encontrar
programas que presentan algunas de estas funcionalidades:

 Ordenes de trabajo (OT’s): Actuación de mantenimiento que ha sido


programada, asignada a un personal concreto, con unos costes asociados y con
material reservado para su realización. Se podría completar con información
adicional sobre causas y efectos de los problemas, tiempos de avería, mediciones
o recomendaciones.

 Mantenimiento preventivo (MP): Planificación y Seguimiento de trabajos


preventivos, incluyendo instrucciones o listas de tareas, material requerido, etc.
Habitualmente los CMMS realizan una planificación automática en base a
tiempos fijos o mediciones, y “avisan” cuando la operación de mantenimiento es
necesaria.

 Gestión de equipos: Registro de información en torno al equipamiento e


instalaciones, incluyendo datos como especificaciones, garantía, proveedores,
contratas, fechas de compra, tiempo de vida esperado, registro de incidencias,
averías, etc.

 Control del inventario: Gestión de los repuestos, herramientas y otros


materiales almacenados, permitiendo la reserva de material para trabajos
concretos y aportando datos de la ubicación concreta en los almacenes. El
CMMS puede asimismo informar sobre cuando deben pedirse los materiales y
en qué cantidad, y realizar un seguimiento de las recepciones de material.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Las aplicaciones CMMS pueden generar sofisticados informes de estado y


documentación sobre detalles y sumarios de las actividades de mantenimiento. Existen
también programas CMMS capacitados para actuar en la web, trabajando desde un
servidor de la compañía proveedora o en un servidor propio de la compañía usuaria.

La instalación y utilización de un programa de gestión de mantenimiento debe repercutir


en una mejora de la planificación y de la ejecución de los trabajos, aumentando la
eficiencia global, puesto que gracias a su utilización el mantenimiento se basa en datos
precisos, conociendo en tiempo real la carga de trabajo y la disponibilidad de equipos y
personas.

Las siglas CMMS encuentran su equivalente en español como GMAO (Gestión del
Mantenimiento Asistido por Ordenador) Así mismo, en la gran mayoría de los países
latinoamericanos, se usan las siglas GMAC (Gestión de Mantenimiento asistida por
Computadora).

Existen programas CMMS de propósito genérico, y otros cuyo enfoque se centra en una
sector industrial concreto.

- 21 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.1 Objetivos en la implantación de un CMMS.

Objetivo primario: Un mantenimiento organizado y eficiente que garantice a un costo


competitivo la disponibilidad de los activos productivos.

Cuando en una organización se decide implantar un software de mantenimiento, lo que


se pretende es disponer de una gestión eficiente en la toma de decisiones, de manera que
éstas se fundamenten con datos concretos y cuantificables. Gracias al sistema será
posible:

 Manejar grandes volúmenes de información y procesarla a mayor velocidad.


 Actualizar en tiempo real la información proveniente de las actuaciones de
mantenimiento que se lleven a cabo.
 Facilidad de información para la toma de decisiones, apoyada por la
retroalimentación del sistema.
 Programación y planificación del trabajo, que se realiza de manera
sistemática pero con total flexibilidad para adaptarse a nuevas necesidades.

A partir de esta fuente de información podrán tomarse las decisiones estratégicas. Por
ejemplo podría detectarse la necesidad de mejorar los servicios de subcontratación, o la
obsolescencia de un concreto equipo cuyas averías sean cada vez menos espaciadas o
más duraderas. También podrían detectarse nuevas necesidades de recursos, que den
lugar a modificaciones en la política de personal, etc.

Los objetivos al implantar un sistema CMMS estarán alineados con los objetivos
generales de la empresa. En este sentido podemos definir una serie de objetivos
secundarios.

Objetivos secundarios:

 Reducción de costes.
Reducción del consumo de piezas, identificación de obsolescencias,
optimización, reaprovisionamiento y racionalización de almacenes, análisis de la
rentabilidad y los gastos.
 Control de las instalaciones y equipos.
Historial técnico económico, estandarización, control global, diagnóstico de
averías (inspección técnica).
 Reducción de tareas administrativas
Sistematización del trabajo, simplificación del manejo de informes y del
análisis, construcción de una informatización fiable y accesible.
 Mejorar el servicio.
Adaptación con flexibilidad a las necesidades de producción, coordinación de
esfuerzos, identificación de prioridades.
 Aumentar la disponibilidad.
Agilidad en el tratamiento de las órdenes de trabajo, ayuda a la planificación,
planificación del mantenimiento preventivo, detección de averías repetitivas,
mejora la coordinación de recursos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2 Beneficios derivados de la implantación de un CMMS.

2.2.1 Beneficios cualitativos

 Ventajas desde el comienzo del uso

- Informes de gestión útiles.

- Mejoras organizativas y de motivación.

- Mejoras de control.

- Reconocimiento de la función de mantenimiento.

 Ventajas a medio y largo plazo

- Disminución del trabajo en curso.

- Mejora del servicio / satisfacción del usuario.

- Reducción de los tiempos de espera.

- Mejor relación entre los departamentos / incremento de la transparencia.

- Filosofía de gestión de la producción asistida por ordenador.

2.2.2 Beneficios cuantitativos

 Reducción de costes a corto plazo

Objetivo a corto plazo: Incrementar la utilización y eficacia de la mano de obra, a


través del control del plan de trabajo, obteniéndose como resultado mejoras
significativas en cuanto a:

- Reducción de los tiempos de parada

- Incremento de rendimiento

- 23 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Reducción de los tiempos de parada

Aspectos de Mantenimiento. Proyección del CMMS

Garantizar la disponibilidad de los materiales


1 Espera de materiales que se necesitarán en las órdenes de trabajo del
próximo día, semana, mes, etc.

Establecer prioridades en las actividades


relacionadas con el mantenimiento de los
2 Espera de intervención
equipos, en función de su criticidad para la
producción, seguridad, etc.

Mejorar la asignación de mano de obra en la


programación del mantenimiento. Mejorar los
3 Espera de tareas
mecanismos de apoyo (tareas adicionales a las
intervenciones)

Introducir la información en la base de datos de


Búsqueda de planos, catálogos y
4 una herramienta CMMS para automatizar su
manuales
control y búsqueda.

Analizar las incidencias, los trabajos


pendientes, en curso, y planificados. Promover
Valoración de datos y acciones a
5 la evaluación de indicadores técnicos en las
emprender
reuniones que se realizan a todos los niveles.
Analizar que trabajos necesitan horas extras.

- 24 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Incremento de rendimiento

Aspectos de Mantenimiento. Proyección del CMMS

Aplicación de metodología. Analizar y evaluar


las actividades y proyectos para poder diseñar
la proyección y programación del
mantenimiento. Controlar el cumplimiento real
1 Mejor control de la Actividad. en fecha de los planes de mantenimiento por
mecánicos y subcontratas. Evaluar indicadores
que reflejen la acción de la mano de obra. Con
esta información preparar las reuniones técnicas
con el personal de mantenimiento.

Evaluar indicadores de consumo, costes,


Identificación de las necesidades cantidades, etc. que reflejen la necesidad de
2
en cada momento más o menos mano de obra hacia una u otra
actividad.

Aplicar correctamente las instrucciones y


Reducción de imprevistos y normas de los trabajos definidos. Reajustar la
3
emergencias proyección del mantenimiento en función del
comportamiento real.

Diagnóstico de averías por Incrementar el uso de trabajos relacionados con


4
inspecciones técnicas. la inspección técnica.

- 25 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Reducción de costes a medio y largo plazo.

Objetivo: Coordinación total con la Producción. Segunda etapa de mejoras en la


utilización de mano de obra y aumento continuado de la eficacia organizativa. Toma de
decisiones en base a datos de equipos. Reducción de costes de materiales y recursos en
general.

Aspectos de Mantenimiento. Proyección del CMMS

Mejoras de respuestas en trabajos Reajuste con la presencia de producción de las


1
prioritarios. prioridades de los equipos para el mantenimiento.

Hábito del uso de indicadores para la evaluación,


Identificación, análisis y corrección de
2 toma de decisiones y análisis de tendencias sobre
defectos
defectos y averías repetitivas.

Coordinación de la programación de Reajuste de las posibles ventanas de


3
Mantenimiento y de Producción mantenimiento en coordinación con producción.

Perfecta implementación de los códigos de los


productos en almacén. Establecer los máximos y
mínimos para todos los productos. Control de
4 Disminuir los costes de inventarios. entradas y salidas de productos. Evaluar los
productos de mayor y menor consumo. Mantener
las existencias de productos según los datos de
consumo real.

Perfecta implementación de los códigos, precios,


Mejorar la disponibilidad de máximos, mínimos, existencia en los
5
materiales y eliminar obsoletos subalmacenes. Ajuste de los planes de repuestos y
fabricación tomando en cuenta el consumo real.

Coordinar la programación del Perfeccionar la asignación de recursos de


6 Mantenimiento con los repuestos y la materiales y humanos a las actividades y trabajos,
mano de obra según el comportamiento del real.

Incrementar la formación y acción del personal.


7 Incrementar el control en el análisis y
Detección de defectos comunes.
procesamiento de información.

Utilizar e implementar el análisis de informes


8 Análisis de información en el histórico sobre la utilización y desempeño de la mano de
obra

- 26 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.3 El proceso de implantación

Lo óptimo es establecer un proceso orientado a conseguir unos resultados previamente


definidos. Las características fundamentales de un proyecto de implantación deben ser:

 Enfoque global: En el sentido de cubrir todos los aspectos de las actividades,


objetivos y metas que se trace el Departamento de Mantenimiento y la Dirección
de la empresa en espera de resultados.
 Referido a base temporal: Seguir un esquema y secuencia predeterminados,
esquemas referidos a intervalos de tareas asignadas y determinando
responsabilidades concretas para su cumplimiento, así como la secuencia del
chequeo de las tareas, transcurridos períodos de tiempo necesarios para su
cumplimiento.
 Cuantificable: Por utilizar como unidad de medida principal la monetaria, ya
que a lo largo del proceso es la que repercute, aunque se apoya en otras medidas
de la actividad, como lo es el tiempo, que permiten sentar criterios sobre su
evolución a través de índices y mediciones.
 Integrado o Coordinado: Por la cantidad de factores que dentro de la estructura
organizativa se contemplan para ver las repercusiones de cada problema en el
proceso de implantación y su posterior marcha.
 Claridad y simplicidad: Para favorecer la comprensión por parte de todos
aquellos a quienes se aplica, que deberán comprender las ventajas de implantar
un CMMS y ser capaces de asimilar el sistema.
 Adaptabilidad: Debe ser lo suficientemente flexible para ajustarse a las
condiciones de cada empresa en particular.
 Continuidad : Se debe llevar a cabo de forma progresiva y continua.

La implantación de un Sistema CMMS debe valorarse en relación con los logros


económicos que puedan derivarse. Aunque, naturalmente, el resultado es particular de
cada caso, así pueden cuantificarse determinados valores estadísticos, y con un peso no
menor, un conjunto de mejoras cualitativas.

Un plazo razonable y relativamente general para la implantación de un sistema


informático CMMS puede estimarse en un año. Dentro de este año debe de haberse
preparado el sistema para operar cubriendo un mínimo de un 50% de los objetivos que
motivaron su instalación. Es conveniente evaluar previamente si el sistema CMMS va a
ser capaz de cambiar el comportamiento de la organización vigente de mantenimiento
en el sentido deseado, o por si el contrario es precisa una labor previa de reorganización
hasta un cierto límite, ya que sólo una suficiente aproximación entre la tecnología a
implantar y el modelo de organización existente consigue un efecto de evolución
favorable en el uso de la tecnología y en la mejora de la organización. El mantenimiento
debe aproximar ambos mundos (tecnología a implantar y organización existente),
haciéndolos convergentes.

- 27 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Normalmente en empresas de tamaño grande, el sistema por sí solo no podría cambiar el


funcionamiento de una organización, y se requiere de una labor previa de
reestructuración, por ello el proyecto puede extenderse a varios años.

Como en cualquier otro tipo de proyecto, la implantación del sistema requerirá


reuniones periódicas para analizar la marcha del proceso, una clara dedicación de parte
o todo el personal y la existencia de un liderazgo. Otros puntos críticos en relación con
la implantación del sistema serán:

 Asignación de objetivos concretos cuantificables en cada fase.

Aquí se deben establecer actividades tales como:

- Organización de almacenes.
- Definición de los modelos, tipos de activos y máquinas existentes en la
empresa. Inventario del parque de activos y equipos.
- Definición de la cantidad de equipos con mantenimiento preventivo,
correctivo y predictivo.
- Revisión y ajuste de los centros de costo en la empresa.
- Definición y revisión de la plantilla de mantenimiento
- Revisión y confección de los trabajos, actividades y proyectos de
mantenimiento.
- Establecimiento de los fallos, causas y acciones más comunes.

 Adecuada elección de un área piloto para empezar.

Para llevar a cabo un proyecto de este tipo, se debe escoger el área de


producción que tenga las mejores condiciones para comenzar. Estas condiciones
deben ser:

- Que exista literatura y manuales del fabricante de la mayor cantidad de


equipos posibles.
- Que el nivel técnico del personal que trabaja en el área sea tal que las
consultas que se deben hacer sean fiables.
- Que exista alguna experiencia en el servicio de mantenimiento a esta área.
- Que las dimensiones en metros cuadrados, en cantidad de modelos de
máquinas, equipos, cantidad de surtidos, repuestos y materiales, además del
personal, tanto productivo, como de mantenimiento, sea el óptimo necesario
para iniciar la instalación de prueba.
- Que tanto el personal de producción como el de mantenimiento que atiendan
el área estén motivados y se identifiquen con el proyecto.

 Evaluar si es necesario una reorganización previa a la implantación del


sistema CMMS. Aclarar en su caso el nivel de dicha reorganización y el
plazo para alcanzarla.

- 28 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.4 Aspectos clave al elegir una solución CMMS

 Adaptación a los requerimientos de la empresa.


O al departamento de Mantenimiento en el que va a aplicarse.

 Definir hasta donde se pretende llegar a gestionar con el CMMS.

 Perspectiva de futuro.
Si bien la implantación de un CMMS durará al menos varios meses, la total
adaptación por parte de los usuarios se medirá en años. Hay que tener en cuenta
que no todos los programas son ampliables y no es tarea recomendable ni
sencilla el cambiar de software cada 3 ó 5 años.

 Valorar el número de edificios que se van a gestionar.


Así como plantas, sedes, almacenes... Debe tenerse en cuenta el presente y
posibles situaciones futuras, y conocerse con exactitud si el programa lo permite.

 Número de técnicos que consultarán el programa al mismo tiempo.


No todas las opciones del mercado permiten el mismo número de conexiones
simultáneas.

 Conectividad.
Actualmente se ofrecen soluciones web, PDA, móviles...

 Versiones DEMO.
Muchas empresas ofrecen la posibilidad de probar sus Programas CMMS de
forma real, antes de adquirirlos; son las llamadas "versiones DEMO" que,
aunque limitadas en algún aspecto(nº de equipos, tiempo de uso, etc.) permiten
analizar de una forma objetiva las características del mismo, así como su
adaptación a nuestra empresa.

 Compatibilidad con otros sistemas


Por ejemplo para empresas dependientes de una matriz, puede resultar
interesante estandarizar sus sistemas con los de la corporación.

 Sistema Operativo
Hay sistemas de gestión para Windows, MacOS, UNIX, etc.

- 29 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.5 El mercado de CMMS.

Como en toda la industria del software, la experiencia de los proveedores de soluciones


CMMS se reduce a algo más de dos décadas en el caso de los más veteranos.

Entre los diferentes productos que ofrecen estos proveedores hay una primera
diferenciación: programas “puramente” de gestión de mantenimiento, y aplicaciones
integradas dentro de sistemas ERP.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos


Empresariales) son sistemas de información gerenciales que integran y gestionan
muchos de los aspectos asociados con las operaciones de producción y distribución de
una compañía. Cuando un CMMS es una parte de uno de esos sistemas, la integración
con el resto de las aplicaciones de administración (distribución, planificación, finanzas,
recursos humanos) facilita un control total de las operaciones. En contrapartida, la
implementación de estos paquetes ERP resulta costosa y ardua si se compara con la
instalación de una aplicación “sencilla” de CMMS.

Los 5 primeros CMMS más implantados1 a escala mundial son:

1. SAP (integrado en un sistema ERP)


2. MAXIMO
3. MP2,
4. Ellipse (integrado en un sistema ERP)
5. PMC

Las compañías desarrolladoras de estos sistemas están presentes en multitud de países y


actúan con una clara vocación global. Por otro lado, el tipo de empresas usuarias del
software de estos proveedores son de tamaño medio-grande, en la mayoría de los casos
multinacionales que eligen un CMMS concreto y lo aplican en todas sus plantas de todo
el mundo, facilitando así la compatibilidad y convergencia de sus negocios.

Existen Sistemas de Gestión de Mantenimiento para sistemas operativos MacOs y


UNIX, pero la inmensa mayoría se han desarrollado sobre la plataforma Windows. En
los últimos tiempos han empezado a aparecer sistemas basados en código abierto,
aplicaciones on line y programas abstraídos del sistema operativo (lenguaje
interpretado)

A continuación se ven algunos de los sistemas más implantados a escala mundial y


otros ejemplos del ámbito español, con una breve descripción de sus funcionalidades y
desarrolladores. Se ha obviado en este apartado el programa MAXIMO por ser objeto
de estudio más detallado en capítulos posteriores.

1
2004 CMMS Implementation Survey Results - Plant Maintenance Resource Center

- 30 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 SAP

Desarrollado por: SAP AG


País: Alemania
Web: www.sap.com

Se estima que SAP PM es el software CMMS más utilizado del mundo. Su punto fuerte
es la capacidad de integración total con el resto del paquete SAP, con el cual pueden
controlarse todas las operaciones de una compañía (finanzas, logística, planificación,
contabilidad...)

- SAP es el primer proveedor de software empresarial en el mundo, con enfoque al


sector de software de planificación de recursos empresariales. Abarca todo tipo
de sectores y empresas de cualquier tamaño. Entre las aplicaciones que ofrece
está la de PM, especialidad de Mantenimiento.

- El módulo PM se encarga del mantenimiento complejo de los sistemas de


control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas de
las plantas de producción y se puede conectar con sistemas de información
geográfica (GIS), y contener diagramas detallados. Capacidad de gestión de
problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costes y de las
solicitudes de pedidos de compras.

- Su completo sistema de información permite identificar rápidamente los puntos


débiles y planificar el mantenimiento preventivo. Los submódulos o
componentes del sistema PM son los siguientes:

o PM-EQM Equipos y objetos técnicos.

o PM-PRM Mantenimiento preventivo.

o PM-PRO Proyectos de mantenimiento.

o PM-IS Sistema de información de PM.

o PM-SM Gestión de servicios, encargado del control y gestión de


servicios a los clientes que constituye un módulo propio. Entre sus
funciones se encuentran la administración de la base instalada, gestión de
peticiones de servicio, acuerdos y garantías, e incluso facturación
periódica.

- 31 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 MP2

Desarrollado por: Infor (anteriormente Datastream)


País: Estados Unidos
Web: www.datastream.net

MP2 ocupa el puesto nº 3 entre las aplicaciones CMMS más implantadas a escala
mundial

- Infor: Puesto 10º entre las mayores compañías de software del mundo. Presente
en más de 100 países.
- MP2 es un CMMS distribuido e implementado a escala internacional, pero con
especial desarrollo en el continente americano.
- Paquete basado en Windows. Disponible en inglés, francés, alemán, español y
holandés. Compatibilidad con Microsoft Project.
- MP2 es un sistema integrado de gestión que comprende:
o Organización y seguimiento del inventario
o Gestión de costes por equipo
o Históricos de datos en equipos
o Planificación de las tareas de mantenimiento preventivo
o Registros fiables de trabajos de mantenimiento
o Localización de recursos
o Solicitud y compra de repuestos
o Estudio de fallos en equipos y necesidades de mantenimiento

- Adaptación en cuanto a facilidades, tamaño y actualizaciones. La posibilidad de


incorporar nuevas funcionalidades con el paquete instalado es uno de los puntos
fuertes de MP2.

- Diseñado para industrias de tamaño medio y superior.

- 32 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 ELLIPSE

Desarrollado por: MINCOM


País: Australia
Web: www.mincom.com

Mincom Ellipse es una solución ERP que integra la administración de mantenimiento,


materiales, administración financiera, y de recursos humanos.

La aplicación de administración de mantenimiento está considerada como el cuarto


CMMS más utilizado a nivel mundial. La particularidad de este software reside en que
está estrechamente integrado con las otras funciones de administración del mismo
paquete.

- Capacidad de modelar y ejecutar la estrategia de mantenimiento, incluyendo


Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM), basada en la condición, y
estrategias de mantenimiento preventivo.
- Asignación y archivo de equipos únicos y números de planta
- Trabajos estándares para proveer plantillas de tareas recurrentes.
- Programas de tiempo de mantenimiento (preventivos), incluyendo detenciones
de equipos mayores.
- Mantenimiento fuera de programa para reparar las siguientes averías de equipos.
- Estadísticas de archivos de operación y producción para asistir a la
automatización de los programas de tiempo de mantenimiento.
- Monitoreo de las condiciones configurables de los equipos y componentes
reparados para estimar tiempo de vida y proveer alertas con anticipación al fallo.
- Análisis de la historia del equipo y costes.
- Planificación de recursos y programación, para asegurar que los recursos
apropiados y conjuntos de habilidades se encuentran disponibles para desarrollar
las tareas.
- Sistema de Soporte de Mantenimiento Estratégico (herramientas de análisis
RMC).
- Administración de Trabajos incluyendo solicitudes de trabajo, unidades
compatibles, estimaciones, paquetes de trabajo y administración de trabajo.
- Identificación y fuentes de recursos requeridos para trabajos – personas, equipos,
y materiales.
- Ayuda para las fuerzas móviles de trabajo incluyendo despacho de trabajo.

- 33 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 PMC

Desarrollado por: DPSI


País: Estados Unidos
Web: www.dpsi.com

PMC es un sistema claramente enfocado en la facilidad de uso. Trabaja sobre


plataforma Windows y sistema de base de datos Access.

- Módulos de Orden de Trabajo, Planificación del mantenimiento, Gestión del


inventario, Histórico de equipos.

- Configurable por los usuarios de acuerdo a sus necesidades

- Compatible para OSHA, EPA, ISO 9000, QS 9000

- Infomes y gráficos configurables.

- Módulo de código de barras

- Aplicación web para trabajo on-line

- Capacidad de enlazar e integrar archivos, gráficos, informes...

- Disponible en Inglés y Español

- 34 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 ITHEC

Productos: MicroMaint, MiniMaint, MaxiMaint, Prestamaint


Desarrollado por: Ithec International
País: Francia
Web: www.ithec.com

- “La gama de programas de gestión de mantenimiento (GMAO) se adapta a cualquier


sector de actividad: mantenimiento industrial, mantenimiento edificios, servicios de
mantenimiento, mantenimiento hospitales, mantenimiento hoteles, mantenimiento
barcos, mantenimiento de flotas de vehículos, etc.”

- Micromaint SQL: orientado a empresas que necesitan una herramienta de GMAO


sencilla y económica para poder informatizar de manera rápida el departamento de
mantenimiento Funcionalidades básicas de la GMAO (Activos detallados,
estructuras en árbol, mantenimiento correctivo, mantenimiento preventivo, mejoras,
almacén, análisis, etc.)

- Minimaint SQL: Aplicación definida en función de las necesidades de los clientes,


proporcionando todo lo que puede ofrecer una GMAO pero de manera muy
operacional.
- Integración sencilla y rápida, con un plazo de puesta en marcha de unos 3 meses.

- MaxiMaint SQL: Concebido para una mayor exigencia, añadiendo funciones muy
avanzadas. Existe en versiones específicas según la actividad (servicios externos,
ayuntamientos, etc.) y permite cumplir con todas las exigencias que pueda tener un
jefe de mantenimiento y un jefe de proyecto (planificación avanzada, etc.).

- PrestaMaint: Mantenimiento multi-sitios. Integra una multitud de funciones propias


a la actividad del mantenimiento. Concebido y organizado para ser plataforma de
intercambios.

- 35 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Lantek Avalon

Desarrollado por: Lantek Facility Management


País: España
Web: fm.lantekbs.com

- Lantek Facility Management pertenece al grupo Lantek, fundado en el año 1986 y


con sede central en el Parque Tecnológico de Álava, en Vitoria-Gasteiz (Álava).

- “Lantek Avalon es la solución de Gestión Integral de mantenimiento de sistemas de


producción (conjunto de dispositivos, instalaciones y equipos) que cubre de forma
completa las necesidades de profesionales implicados en la gestión de
mantenimiento industrial.”

Entre sus funcionalidades incluye:

o Gestión de trabajos
o Planificación de trabajos
o Gestión de Costes
o Solicitudes de reparación
o Gestión de repuestos
o Utilidades
o Posibilidad de integración con Lantek FM Center (Solución de Gestión
Integral de inmuebles, instalaciones y mantenimiento)

- 36 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Master Tools 4.0

Desarrollado por: Software, Maquinaria y Mantenimiento S.L.


País: España
Web: www.smmsl.com

- Software, Maquinaria y Mantenimiento S.L. es una empresa madrileña de desarrollo


de software nacida en el año 1988 y dedicada exclusivamente a la programación de
herramientas para el mantenimiento.

- Master Tools 4.0 se define como un programa de mantenimiento preventivo dirigido a


empresas que dispongan entre sus activos de múltiple maquinaria y/o instalaciones,
posibilitando un correcto control y mantenimiento de dichos activos.

Entre sus funcionalidades incluye:

o Idiomas: Castellano y Catalán.


o Gráficos de estructura jerárquica.
o Periodicidad de las intervenciones.
o Personal.
o Equipos.
o Reparaciones.
o Operaciones de Preventivo.
o Normas de higiene y seguridad en el trabajo.
o Repuestos.
o Cálculo automático del diario de intervenciones de preventivo.
o Emisión automática de órdenes de trabajo.
o Control de Partes de mano de obra.
o Acopios de almacén con actualización automática.
o Avisos de Correctivo.
o Código de barras.
o Carga de órdenes de trabajo a un terminal portátil por equipos.
o Conexión con sondas de máquinas.
o Emisión automática de OT’s de alarmas.
o Almacén, familias, proveedores, pedidos.
o Planning anual y mensual de intervenciones.
o Gráficos de cargas de trabajo.
o Gráficos de Instalaciones, Máquinas, Piezas.
o Listados de Costes por máquina, Instalación, Centro de Coste.
o Ficha de cada máquina.
o Listados de Costes de Correctivo y Preventivo entre fechas.
o Listado de Materiales empleados entre fechas

- 37 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 ABISMO

Desarrollado por: Works Gestión del Mantenimiento S.A.


País: España
Web: www.wgm.es

- “Abismo no requiere conocimientos de informática, y permite la integración de todas


las áreas: gestión de activos, gestión de almacenes, gestión de compras. Dispone de
todos los informes de gestión necesarios, tanto técnicos como económicos para
facilitar la toma de decisión. Es adaptable a cualquier tamaño de organización. La
implantación de Abismo va a permitir adecuar la actividad de Mantenimiento al
cumplimiento de las normativas ISO 9001 e ISO 9002 para cubrir las exigencias de
aseguramiento de los medios productivos de acuerdo con los Procedimientos de
Calidad establecidos.”

- Recopila y organiza toda la información aportada por el conjunto del departamento


de mantenimiento para que el Centro de Estudios y Planificación del
Mantenimiento. (CEPM), tenga los históricos técnicos y económicos necesarios para
tomar las decisiones correctas en cada momento.

- Aplicación cliente / servidor desarrollada bajo entorno Microsoft Windows sobre


base de datos, con protocolos de comunicación TCP/IP.

- 38 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 GIM (Gestión Integral del Mantenimiento)

Desarrollado por: tcman


País: España
Web: www.tcman.com

- Utilizado por más de 1.000 empresas en 4 continentes

- GIM es una herramienta para la gestión informatizada del mantenimiento, que


integra en su totalidad las actividades de los departamentos de organización de
activos.

- Entre sus funcionalidades incluye:

o Mantenimiento planificado y no planificado


o Gestión de incidencias
o Gestión de múltiples almacenes
o Gestión de recursos humanos
o Sistema de información geográfica GIS
o Business Intelligence (B.I.)
o GIM web – gestión del mantenimiento desde la red
o Plataforma PDA y telefonía móvil
o Códigos de barras

- 39 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.6 MAXIMO: Una aplicación concreta

Desarrollado por: MRO Software / IBM Tivoli Software


País: EEUU
Web: www.ibm.com/tivoli

Maximo es una aplicación de propósito genérico (se adapta a cualquier sector industrial)
enfocada en la gestión de los activos críticos de una compañía. Abarca mayores
funcionalidades que las de un simple CMMS, incluyendo la gestión de activos
tecnológicos (IT, hardware y software) y la posibilidad de integrar todos los factores
que intervienen en el proceso industrial. Por ejemplo, permite realizar todo el ciclo de
compra (creación de solicitudes, petición de ofertas a distintos proveedores, emisión de
la orden de compra, verificación de la recepción y facturación) a través de Internet.

Maximo es considerado el estándar mundial en Software de Gestión Estratégica de


Activos y Servicios con clientes en 103 países y siendo utilizado en aproximadamente
10.000 instalaciones de sectores tan variados como energía, defensa, automoción, aguas,
papel, fabricación, alimentación..., tanto en el sector privado como en el público. Se
considera que es el Enterprise Asset Management (EAM) más vendido (300.000
usuarios finales).

 Desarrollado por MRO Software

Compañía fundada en 1968, con base en Massachussets (EEUU). Cuenta con 900
empleados. En 2006 fue adquirida por IBM y en 2007 se incorporó en IBM Tivoli
Software

 Distribuidor en España: Allegro Systems.

Cuenta con más de 60 empleados y 300 implantaciones de Maximo activas


realizadas en España y Portugal funcionando en compañías de diversos tamaños y
sectores.

 Comunidad de usuarios

Cuanta incluso con dos foros no oficiales de interacción: una página web (con
mucha información compartida y actualizada sobre aplicaciones, problemas y
dudas) y un grupo de Yahoo! con varias centenas de intervenciones mensuales.
web: http://www.maximo-users.net/
group: http://tech.groups.yahoo.com/group/MAXIMO/

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Disponible en 9 idiomas primarios:

Alemán, Español, Francés, Holandés, Inglés, Japonés, Chino simplificado,


Portugués y Sueco. También esta traducido por las delegaciones locales a otros
idiomas: Croata, Checo, Danés, Esloveno, Finlandés, Hebreo, Húngaro, Italiano,
Rumano, Ruso, Polaco y Turco.

 Tecnología

Funciona con las bases de datos estándares Oracle, SQL Server e IBM DB2, y en
sus últimas versiones utiliza la arquitectura Java J2EE . Cada estación de trabajo
requiere la instalación de Windows y de Internet Explorer. El administrador requiere
además en entorno Java.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado B

Estudio de un CMMS:
MAXIMO 4i

Aplicación en un departamento
de Ingeniería y Mantenimiento

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1. Introducción
La implantación de un CMMS en un equipo profesional provoca un cambio en la
filosofía de trabajo. Un correcto entendimiento del sistema conduce al control total de
las operaciones del departamento, de forma que no queden trabajos sin registrar ni
equipos sin listar ni mantenimientos preventivos sin planificar.

Entre los múltiples aspectos que puede cubrir el software de mantenimiento, es posible
identificar cuatro puntos básicos que deben contemplarse en un sistema CMMS:

 Órdenes de trabajo (OT’s)

 Mantenimiento preventivo

 Gestión de equipos

 Control de inventario

Partiremos de estos cuatro aspectos para explicar el alcance y la filosofía del software
de mantenimiento, sentando las bases para a después analizar las particularidades de un
CMMS concreto, el programa MAXIMO 4i de MRO Software - IBM.

La utilización de este tipo de software es muy habitual en las operaciones de


mantenimiento de cualquier industria actual. Por ello se estudiará la implantación de
MAXIMO en un departamento concreto, el Departamento de Ingeniería y
Mantenimiento de una planta de la industria farmacéutica.

- 45 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2. Puntos básicos de un sistema CMMS1


2.1 Órdenes de trabajo (OT’s)
El elemento fundamental de un sistema CMMS es la orden de trabajo (OT). Las OT’s
son el enlace entre la planificación, la ejecución y el control, puesto que son el
documento en el cual se plasman todos los datos del trabajo realizado.

Una Orden de Trabajo es un documento (generalmente informático) que hace referencia


a una actuación concreta de mantenimiento y en el que quedan registrados:

 Una breve descripción de la operación a realizar.


 El equipo o instalación sobre el que se va a trabajar.
 El nombre o código de los empleados que intervienen.
 El nombre o código del solicitante.
 El nombre o código del planificador o supervisor.
 Los materiales (repuestos) que han de utilizarse y/o realmente empleados.
 Las fechas de creación, ejecución y cierre de la orden.
 Los tiempos de actuación previstos y /o empleados.

Adicionalmente pueden quedar registrados los costes asociados a la orden (mano de


obra, materiales, paro de producción) y las cuentas de coste internas a las que se
asocian. También pueden completar la OT ciertos documentos relacionados, como
planos, procedimientos, tablas de datos, etc.

Originalmente las órdenes de trabajo eran documentos de papel, firmados y sellados por
los empleados. Surgieron como un procedimiento que organizara y sistematizara los
trabajos de mantenimiento y la asignación de materiales y mano de obra. Con la
aparición de los sistemas CMMS, las OT’s se convirtieron en entes informáticos,
documentos guardados en una base de datos alojada en servidores, y que pueden ser
consultadas por los implicados desde equipos informáticos instalados en el área de
trabajo.

En ocasiones puede resultar de interés imprimir y guardar las órdenes de trabajo en


formato papel, para que sean firmadas o por algún motivo legal, reglamentario o de otro
tipo. Como ejemplo de esto podemos pensar en calibraciones de instrumentos que
requieran cierta formalidad, o revisiones de niveles bacteriológicos, de equipos anti-
incendio, etc.

A cada Orden de Trabajo se le asigna un código, normalmente numérico y correlativo,


que permite indexar y registrar todos los trabajos de acuerdo a su fecha de solicitud. De
esta forma se va creando un histórico con todos los trabajos realizados, que
posteriormente podrá ser consultado e informado, como punto de apoyo a la hora de
definir estrategias de mantenimiento, medir carga de trabajos, etc.
1
Estudiados de forma genérica, aunque utilizando como referencia el programa MAXIMO 4i
de MRO Software, que se analiza con más detalle en el punto 3.

- 46 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Además del código numérico, la OT está definida por una breve descripción de la tarea
(inspección, avería, etc.) que facilite su comprensión y seguimiento.

Ejemplo: OT 15168 CALIBRACIÓN DEL CONDUCTIVÍMETRO HG-458

Durante el ciclo de vida de una orden de trabajo intervienen tres figuras o roles
implicados: el solicitante, el mecánico y el supervisor. En ocasiones solicitante y
supervisor son la misma persona, puesto que el supervisor también podría ejercer de
planificador y responsable del reparto de la carga de trabajo de los técnicos.

 Solicitante

Solicita una actuación del Departamento de Mantenimiento. Crea la orden de


trabajo, le asigna una descripción (pequeña explicación de la avería o actividad
requerida) y una indicación de qué equipo o instalación se trata. El solicitante debe
identificarse para más tarde realizar el seguimiento de sus OT’s, así como establecer
el tipo de OT, la prioridad, y, sí la hubiera, una fecha límite para la realización del
trabajo.

Los solicitantes más habituales son los miembros de mayor jerarquía del propio
departamento, pero también podrían ser empleados de otros departamentos (medio
ambiente, seguridad, calidad, etc.), que tengan habilitado el acceso al CMMS.

 Supervisor

Es el encargado de dar el visto bueno a las solicitudes de trabajos, planificar su


ejecución y asignar mano de obra, así como de certificar el trabajo realizado y
finalmente cerrar la orden.

 Mecánico

Técnico al que se asigna el trabajo contemplado por la OT. Una Orden puede ser
asignada a varios mecánicos; cada uno de ellos debe completar su parte,
introduciendo datos de tiempo empleado, comentarios, fechas, etc.

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2.1.1 Tipos de Órdenes de Trabajo1

 Atención técnica (AT)

Las OT’s de atención técnica se refieren a trabajos genéricos, por ejemplo presencia
del mecánico en un área concreta que requiera de continuas intervenciones menores
o presencia del mecánico para apoyar a técnicos externos que realicen un trabajo
concreto en la planta.

Una OT típica de atención técnica sería:

ATENCIÓN A LÍNEAS DE EMPAQUETADO GRANULADOS


En este caso un mecánico de empaquetado permanecerá en el área de
empaquetado realizando los ajustes necesarios para el normal funcionamiento de
la línea, así como pequeños cambios de formato (cambios de lote, programación
electrónica de los marcadores...).

Un OT de atención técnica comprende varios trabajos pequeños. La prioridad de


este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria).

 Mantenimiento de emergencia (ME)

Se refiere a una intervención de mantenimiento no planificada y que hay que


solventar lo antes posible. Un mantenimiento de emergencia se requiere cuando un
equipo crítico para la producción o la seguridad ha dejado de realizar su función
correctamente.

Una OT típica de mantenimiento de emergencia sería:

NO FUNCIONA LA PESADORA DE ESTUCHES


En este caso hay un equipo crítico para la producción que ha dejado de
funcionar. Si no se controla el peso de los estuches estos no pueden salir al
mercado, por lo tanto es crítico que un mecánico repare la pesadora, y como
mientras no esté reparada la producción está parada, es necesario que la repare
cuanto antes.

La prioridad de los mantenimientos de emergencia es máxima (crítica o no


planificada), por ello el flujo de trabajo se ve modificado. Cuando se requiere una
actuación de mantenimiento de emergencia no es necesario completar el proceso de
creación de OT por parte del supervisor, desplazamiento del mecánico hasta el
ordenador, etc., sino que lo prioritario es realizar el trabajo, que se registrará en el
sistema CMMS a posteriori.

1
La nomenclatura y codificación de los tipos de órdenes de trabajo se corresponden con las del
programa MAXIMO 4i (estudiado en el punto 3 de este mismo apartado)

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 Mantenimiento Correctivo (MC)

Una OT de mantenimiento correctivo hace referencia a una intervención concreta en


un equipo (o instalación) determinado que ha dejado de realizar su función
correctamente.

Una OT típica de mantenimiento correctivo sería:

CAMBIAR BOMBILLA FUNDIDA EN ALMACÉN DE REPUESTOS

La prioridad de este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria) o muy elevada


(no planificada).

 Mantenimiento Preventivo (MP)

Se trata de OT’s planificadas de acuerdo a un esquema de mantenimiento preventivo


de un equipo concreto. Los preventivos se realizan con la intención de anticipar los
ajustes o cambios de piezas necesarios para que no llegue a producirse una avería (lo
que daría lugar a un mantenimiento correctivo o de emergencia). La frecuencia y el
alcance de los preventivos deben decidirse con arreglo a los datos históricos de
averías, a las expectativas de fallos y a las recomendaciones del fabricante del
equipo en cuestión.

Los mantenimientos preventivos son operaciones repetitivas, por lo que van a


acompañados de planes de trabajo. Un plan de trabajo es un listado de las tareas
que comprende el mantenimiento preventivo, y que en principio son siempre las
mismas.

Una OT típica de mantenimiento preventivo sería:

CAMBIO SEMESTRAL DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR


Este tipo de OT es el resultado de algún tipo de análisis previo en el que se ha
determinado que es oportuno cambiar los filtros del climatizador cada seis
meses, de acuerdo al uso esperado y regular del equipo. Una OT de este tipo
conllevaría además cierta coordinación con el almacén de repuestos, ya que para
el momento en que se requiera este preventivo será necesario que los filtros de
repuesto estén disponibles. Esta sincronización puede ser llevada a cabo por el
software CMMS.

La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal. Lo habitual es


generar las órdenes de trabajo de preventivos el viernes de la semana previa; de esta
forma cuando los mecánicos revisen el lunes sus trabajos pendientes tendrán
aprobadas las órdenes de preventivo y deberán realizarlas durante la semana, de
acuerdo a su carga de trabajo, disponibilidad de equipos, etc.

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 Mantenimiento predictivo (MPD)

Este tipo de trabajo es una variante del mantenimiento preventivo. Se refiere a


inspecciones o mediciones que permitan constatar el estado de un equipo y valorar
la necesidad o no de una intervención en él.

Una OT típica de mantenimiento predictivo sería:

INSPECCIÓN SEMESTRAL DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR


En este caso se realiza una inspección (puede ser visual, medición de soplado,
etc.) del estado de los filtros. Esta OT puede conllevar o no a una actuación de
cambio de filtros.

La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

 Mantenimiento de rotura (MR)

Se trata de un mantenimiento específico referido únicamente a averías de equipo,


pero que se podría encuadrar dentro de los mantenimientos correctivos o de
emergencia.

Una OT típica de mantenimiento de rotura sería:

BOMBA DE VACÍO GRIPADA

La prioridad de este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria) o muy elevada


(no planificada).

 Mantenimiento reglamentario (MREG)

Se refiere a trabajos de mantenimiento preventivo que han de realizarse por


normativa de Industria o de otro marco legal. Se gestionan igual que los preventivos.

Una OT típica de mantenimiento reglamentario sería:

ANÁLISIS BACTERIOLÓGICO EN TORRES DE REFRIGERACIÓN


En este caso el mecánico realiza unas tomas y mediciones impuestas por
normativa ministerial o municipal para controlar y evitar la aparición de
legionella. Se trata de un trabajo sujeto a base temporal como cualquier
preventivo.

La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

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 Mejora y optimización (OPTIM)

Algunos trabajos de mantenimiento no están relacionados con la reparación de


averías ni prevención de fallos, sino que son actuaciones que pretenden optimizar
algún punto del proceso productivo o de las instalaciones.

Un ejemplo de OT de mejora y optimización sería:

INSTALAR PROTECCIÓN EN ENTRADA DE ESTUCHES A ENCAJADORA


En este caso la mejora es de seguridad, pues se trata de instalar una protección
en un equipo, con la consecuente disminución de riesgo para los operarios.
Evidentemente para que se puede realizar el trabajo, la línea de empaquetado ha
de encontrarse parada.

La prioridad de este tipo de trabajos es baja. Suele estar definida de cara a la


próxima parada, en algunos casos incluso para periodos vacacionales en los que sea
se posible intervenir sin afectar a la producción.

 Proyecto de ingeniería (PI)

Entre las tareas asignadas al Departamento de Ingeniería y Mantenimiento está la de


apoyar en los proyectos que se lleven a cabo en las instalaciones de la planta
(Instalación de nuevas líneas o equipos, reingeniería de procesos, ampliación de
instalaciones, etc.)

Una posible OT de Proyecto de Ingeniería podría ser:

APOYO A INSTALACIÓN DE COMPRESOR


El trabajo consiste en colaborar con los instaladores externos de un nuevo
compresor, facilitándoles su labor y supervisando la instalación.

La prioridad de este tipo de trabajos puede ser baja o semanal.

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 Training (TR)

En ocasiones, parte de la jornada laboral de un mecánico se dedica a entrenamientos


que refuercen sus habilidades o le formen en aspectos de seguridad, medio
ambiente, etc. Para estos casos se utilizan las OT’s de entrenamiento (training) que
permitirán además registra datos sobre cuánto tiempo se dedica a formación de los
mecánicos, en qué aspectos o como evoluciona este anualmente.

Una OT típica sería:

ENTRENAMIENTO EN SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL

La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

 MEX: Mantenimiento Extraordinario


 O: Otros

Estos dos tipos de órdenes de trabajo se utilizan para clasificar todas aquellas
órdenes de trabajo cuyo propósito no tenga cabida en los tipos anteriormente
descritos. No suelen utilizarse nunca.

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2.1.2 Prioridad1

No todos los trabajos tienen la misma criticidad y por ello deben establecerse
prioridades. En el CMMS estudiado hay 5 niveles de prioridad, ordenados del 5 al 1
en sentido de criticidad descendente.

 5 Crítica (Inmediato)

Para aquellas OT’s no planificadas que afectan de forma determinante al


rendimiento en la producción . Los trabajos con prioridad 5 no requieren las
habituales gestiones informáticas en el CMMS antes de comenzarse, sino que
primero se realizan por el mecánico y luego (o en paralelo) deben ser introducidos y
completados en el sistema.

 4 Elevada (En el día)

Tarea que debe ser realizada a lo largo del día, pero dentro del mismo.

 3 Planificación semanal

Tarea planificada para ser realizada a lo largo de la semana. Lo habitual es planificar


semanas enteras en los últimos días de la semana precedente, para así establecer una
carga de trabajo provisional para cada mecánico y coordinar las actuaciones con las
necesidades de la producción. Esta prioridad es la habitual para mantenimientos
preventivos.

 2 En próxima parada

Tarea a ser realizada en un paro de producción. Se aplica a trabajos de baja prioridad


y que requieren una situación específica de ausencia de actividad o de trabajadores
en la zona en la que se va a realizar. Es la prioridad habitual de trabajos de
optimización y proyectos de ingeniería.

 1 Baja

Tarea que puede ser realizada en un intervalo de tiempo elevado, dada su baja
prioridad. Se aplica a trabajos que requieran unas condiciones especiales, que estén
en espera de materiales o que dependan de factores incontrolables por el mecánico
que tiene asignada la orden de trabajo.

1
La nomenclatura y codificación de las prioridades de órdenes de trabajo se corresponden con
las del programa MAXIMO 4i (estudiado en el punto 3 de este mismo apartado)

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2.1.3 Estado de una Orden de Trabajo

Desde que se crea hasta que se cierra, una orden de trabajo puede pasar por cuatro
diferentes estados, además de uno adicional de cancelación.

Posibles solicitantes: Departamento de


Ingeniería y Mantenimiento (Supervisor, Jefe de
El solicitante crea la OT Mecánicos, Gerente, Técnico) Departamento de
Producción, Departamento de Seguridad y
Medio Ambiente, Departamento de Calidad.

EAPR: En espera de aprobación.


La orden ha sido creada y configurada, pero
EAPR todavía no está aprobada por el supervisor de
mantenimiento. Sólo es visible por los usuarios
gestores.

APROB: Aprobada
Aprobada por el supervisor pero no realizada
por el mecánico. A partir del momento en que el
APROB supervisor la aprueba la orden esta visible para
el mecánico o mecánicos a los que ha sido
asignada.

COMP: Completada
Completada por el mecánico, que debe haber
introducido las fechas y horas reales de
COMP realización, así como tiempos de fuera de
servicio de los equipos o comentarios que
pueden resultar de interés.

CERR: Cerrada
Cerrada por el solicitante si está conforme con el
CERR trabajo realizado. La OT se guarda en el
histórico y queda visible para todos los
implicados.

CANC: Cancelada
La orden puede ser cancelada por el supervisor o
CANC por el solicitante si deja de tener sentido o es
imposible su realización.

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2.1.4 Administración de OT’s. El Supervisor.

No es habitual que los mecánicos administren el sistema ni creen órdenes de trabajo.


Estas tareas suelen ser desempleadas por miembros del Departamento abstraídos del
trabajo in situ, normalmente de cierta jerarquía, dada la responsabilidad de
organizar, planificar y aprobar los trabajos de mantenimiento. Vamos a denominar a
este rol administrativo como Supervisor, para simplificar, aunque como se ve realiza
también funciones de planificador y la función podría ser realizada por más de una
sola persona.

Las funciones del Supervisor son:

 repartir los trabajos del departamento entre los mecánicos


 asignar a cada orden una duración estimada
 planificar semanalmente los trabajos de mantenimiento preventivo
 redactar las OT’s que genere el propio departamento (la mayoría)
 aprobar las OT’s de forma que pasen a estar visibles por los mecánicos.
 comprobar el resultado de los trabajos completados
 cerrar la OT

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.1.5 Ejecución de OT’s. El mecánico.

Cuando un CMMS está plenamente implantado cada mecánico debe visualizar qué
órdenes de trabajo (OT’s) le han sido asignadas cada día, realizarlas y finalmente
registrar en el sistema que se han completado.

Las funciones del mecánico son:

 Consultar en su sesión de usuario del ordenador cuales son las órdenes que le
han sido asignadas (al inicio de la jornada de trabajo).
 Seleccionar el trabajo a realizar, utilizando como primer criterio la prioridad.
Habrá de atenerse también a la posibilidad de acceso a los equipos, oportunidad,
posibles emergencias, etc.
 Realizar el trabajo.
 Completar en el ordenador la orden de trabajo, especificando hora de inicio y
final, materiales empleados y cualquier comentario de interés.
 Cuando el supervisor dé el visto bueno al trabajo y cierra la orden, el mecánico
podrá tener acceso a ella para consulta a través del histórico de OT’s.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2 Mantenimiento Preventivo

La planificación de trabajos de mantenimiento es parte esencial de los sistemas CMMS.


El Mantenimiento Preventivo supone la posibilidad de programar operaciones y así
prever la necesidad de piezas, repuestos y mano de obra, o planificar el momento
oportuno para trabajar en un equipo o instalación. Se podría decir que un equipo de
mantenimiento es más eficaz cuanto menos tiempo dedica a solucionar averías
(trabajos en respuesta a fallo) y más parte del tiempo dedica a revisiones,
inspecciones y entrenamientos (trabajos en anticipación a fallo). Por tanto la calidad
de la estrategia de mantenimiento depende en gran medida de una carga eficiente y
oportuna de Mantenimiento Preventivo. Y en este punto la ayuda que proporciona el
software de mantenimiento es crucial.

Los sistemas CMMS suelen dedicar un módulo o subprograma al Mantenimiento


Preventivo, al que también se denomina muy frecuentemente por sus siglas (MP) en el
ámbito laboral. Este módulo permite configurar Planes de Trabajo que generen
repetitiva y automáticamente órdenes de trabajo iguales con una frecuencia
determinada. Por tanto la aplicación de Mantenimiento Preventivo de un software de
mantenimiento no es más que un generador automático de órdenes de trabajo
sujetas a una frecuencia y con un “patrón” determinado (el Plan de Trabajo).

A cada Plan de Trabajo y cada Preventivo se le asigna una codificación (generalmente


alfanumérica). Este código facilita la identificación y el filtrado del Plan o Preventivo.

Ejemplo: CLI-0005 CAMBIO DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR CL-05

Conceptos relacionados con el Mantenimiento Preventivo:

 Frecuencia

Puede indicarse en días, semanas, meses o años. Lo habitual es configurar la


aplicación de tal forma que “avise” al administrador durante la semana anterior a la
de la fecha prevista de ejecución.

 Mantenimiento Predictivo y Mantenimiento Reglamentario

Como se vio en el apartado 2.1.1, estos tipos de mantenimiento son variantes del
MP, por lo que pueden ser generados desde las aplicaciones o módulos de
Mantenimiento Preventivo. Para el Mantenimiento Reglamentario todo es
exactamente igual. En el caso del Predictivo, la única variación consiste en
referenciar la generación de órdenes de trabajo a unos valores de la magnitud a
medir, en vez de a base temporal. Por Ejemplo, Cambio de filtros: en el preventivo
“salta” cada 6 meses, en el predictivo cada vez que el display muestre un caudal
inferior a ‘x’ litros/minuto.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Plan de trabajo

Es un conjunto secuenciado de tareas en las que se subdivide la OT de


mantenimiento preventivo. Cada tarea tiene asignados los repuestos a utilizar, los
mecánicos que la realizarán y el tiempo previsto de operación.

Todo Mantenimiento Preventivo tiene un Plan de Trabajo asociado, ya que es una


actuación compuesta de las mismas tareas cada vez que se ejecuta. Un mismo Plan
de Trabajo puede ser utilizado por varios Mantenimientos Preventivos.

Ejemplo: Supongamos que la planta dispone de dos climatizadores similares, de los


cuales uno requiere cambio de filtros cada año y el otro cada seis meses.
Habilitaremos un Preventivo para cada uno, con sus frecuencias respectivas. Sin
embargo, nos bastará con un plan de trabajo porque la operación de cambio de filtro
se compone de tareas similares en los dos casos.

Algunos CMMS permiten secuenciar los MP’s de forma que no siempre estén
asociados al mismo Plan de Trabajo. Como ejemplo, sería posible que cada mes se
generara una OT de limpieza de filtros (con su plan de trabajo asociado), y una vez
al año la OT generada fuera de cambio de filtro. En este caso la secuencia sería de
12 pasos, una de cada 12 veces se activaría el otro Plan de Trabajo.

 Diagrama de flujo de MP

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.3 Gestión de equipos


Desde que un equipo se instala en la planta hasta que es sustituido o dado de baja, el
CMMS proporciona herramientas para registrar todos los datos relativos al equipo y
todas la intervenciones y paradas que le ocurran. Por lo tanto, el sistema proporciona
datos objetivos para diseñar la estrategia de mantenimiento de cada equipo.

Los sistemas CMMS suelen dedicar un módulo o subprograma a las gestión de equipos,
desde dónde se registran y consultan todos los datos del equipo, preventivos
implementados, repuestos asociados, etc. También permiten utilizar la codificación de
los equipos para filtrar qué órdenes de trabajo han sido generadas para cada máquina,
desde los módulos específicos de órdenes de trabajo.

Entre los aspectos cubiertos por el CMMS, destacan:

 Código

A cada equipo se le asigna una codificación (generalmente alfanumérica) basada en


criterios de ubicación o funcionalidad. Este código facilita la búsqueda o el filtrado
del tipo de equipo en el propio software.

Ejemplo: CLIMAT-008

 Descripción

Debe precisar perfectamente de qué equipo se trata. Será el indicador más usado
para localizar el equipo buscado.

Ejemplo: CLIMATIZADOR DEL ALMACÉN DE REPUESTOS

 Ubicación

La mayor parte de los sistemas CMMS permiten establecer una división de la planta
en ubicaciones, y dentro de cada ubicación estarían listados los equipos. Una
ubicación puede ser un lugar físico de la planta (Ejemplo: Sala de Compresores) o
un grupo de equipos de la misma funcionalidad (Ejemplo: Puestos de Control
contra- incendios).

 Subequipos

En ocasiones un equipo se compone de distintas máquinas o subequipos. Ejemplo:


Equipo: Llenadora de tubos,
Subequipos: Estación de llenado, Lector de código de barras, Posicionador de tubos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Por tanto la estructura de ubicaciones, equipos y subequipos quedaría así:

Planta

Ubicaciones

Equipos

Subequipos

 Proveedor, fabricante, modelo, nº de serie

Datos de cada uno de los equipos que es posible registrar en el CMMS. Se pueden
hacer informes que muestren todos los equipos de un proveedor, búsquedas por
modelo, etc.

 Grupo de criticidad

Permite agrupar los equipos de la planta de acuerdo al grado de criticidad que tienen
para la producción o la seguridad. Ejemplo: División en 4 grados A,B,C,D.

 Fallos asociados

Es habitual basar las estrategias de mantenimiento en el análisis de fallos de cada


equipo. Esto supone que al adquirir un nuevo equipo se listan los posibles fallos (y
sus causas asociadas) como punto de partida al asignar inspecciones y preventivos.
El CMMS da soporte a este análisis permitiendo listar y codificar los modos de fallo
asociados a cada equipo. Cuando se produzca una avería, desde la OT de reparación
se podrá seleccionar el fallo que la provocó, y de esta forma se va creando un
histórico de los fallos concretos que tienen ligar en cada equipo.

 Costes

En el CMMS se pueden registrar los costes asociados a cada equipo, desde el precio
al que se compra hasta los gastos de materiales y mano de obra que se acumulan en
sus reparaciones o inspecciones.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Histórico de paradas

Permite consultar todas las averías del equipo. Adicionalmente algunos sistemas
calculan tiempo medio entre fallos (MTBF) y tiempo medio de reparación (MTTR).

 Repuestos asociados

Este punto constituye un enlace capital entre los módulos de Gestión de Equipos y
de Control de Inventario. La posibilidad de consultar qué repuestos corresponden a
cada equipo es de gran utilidad y suele ser el modo más habitual de encontrar el
repuesto buscado. Adicionalmente, cuando en una OT asociada a un equipo se
utiliza un repuesto que no estaba contemplado como repuesto asociado, este queda
ligado automáticamente para futuras consultas.

 Preventivos

Lo habitual es que el CMMS permita consultar qué mantenimientos preventivos (y/o


planes de trabajo) tiene asignados cada equipo.

 Entrada y fin de servicio

Según la filosofía de trabajo con CMMS, todo debe estar bajo control, todo debe
quedar registrado. Cuando un nuevo equipo es instalado debe darse de alta en el
sistema (habitualmente lo hará alguno de los administradores) y cuando un equipo
se retira debe ser dado de baja (lo cual no quiere decir ser borrado, sino especificar
que está fuera de uso).

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.4 Control de inventario

La implementación de sistemas CMMS de cierta complejidad tiene lugar de forma


generalizada en plantas de tamaño medio o grande. En este tipo de plantas es habitual
que existan almacenes de repuestos, y que estos sean directamente gestionados por los
departamentos de mantenimiento. Por todo ello se considera parte fundamental del
software de mantenimiento a las aplicaciones de control de inventario, que tienen como
objetivo controlar y facilitar el flujo de los repuestos.

En el apartado C de este trabajo se presenta un ejemplo de cómo puede utilizarse un


sistema CMMS para optimizar algunos parámetros de un almacén de repuestos.

2.4.1 Catálogo de Ítems

Se denomina Ítem a cada uno de los repuestos codificados y almacenados en el


almacén de repuestos. También se les suele denominar como piezas. Cada ítem esta
caracterizado por los siguientes apartados:

 Código y descripción

A cada ítem se le asigna un código numérico y una breve descripción. Ejemplo:

200800570083 INTERRUPTOR DE APROXIMACION IFRM 12P3502/L

 Tipo de Stock

Se establece para la gestión de los repuestos una serie de tipos de stock o grupos de
ítem:

STK Ítem Crítico


RNC Repuesto no Crítico
SEG Repuesto de seguridad
OBS Repuesto Obsoleto
NS Ítem no en existencia

STK: Repuestos que pertenecen a algún equipo critico y cuyo plazo de reposición
(entrega) es superior a lo asumible en caso de parada del equipo, por lo que
es necesario contar con un stock mínimo de ellos en la propia planta.

RNC: Repuestos que después de ser analizados no pertenecen a ningún equipo


crítico y cuyo plazo de reposición (entrega) es muy corto (asumible de
acuerdo a la criticidad del repuesto)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

SEG Repuestos y conjuntos de reparación considerados como repuestos, vitales


para el funcionamiento de ciertos equipos. La falta de estos repuestos
supondría una parada prolongada de los procesos a los que afecten.

OBS: Repuesto perteneciente a un equipo dado de baja, pero que por su valor o
posible reutilización en otro equipo o instalación, se mantiene en la base de
datos de almacén, siendo sometido a revisiones periódicas por el
departamento de Ingeniería y Mantenimiento.

NS: Son referencias de repuestos (no mantenidos en Stock) facilitadas por el


proveedor, las cuales son incluidas en los listados de repuestos asociados al
equipo con el objeto de facilitar, en el momento de su posible utilización,
datos y referencias al departamento de compras y al propio proveedor para
agilizar los trámites de compra del repuesto.

 Tipo de Existencia

Caracterización del repuesto de acuerdo a su uso. Una posible división como


ejemplo de tipo de existencia sería la siguiente:

1MEC Repuesto mecánico


1ELECT Repuesto eléctrico
1PROT Material de protección
4ELECT Repuesto eléctrico consumible
4FILTRO Filtros y mangas consumibles
4IMPR Material impresión consumible
4LIMP Material limpieza consumible
4MEC Repuesto mecánico consumible
4PROT Material protección consumible
4QUIM Producto químico consumible
4ROPA Ropa de trabajo

 Almacén: número y descripción

Es posible gestionar desde un mismo CMMS distintos almacenes, que podrían estar
en la misma planta o no. También podría ser un mismo almacén subdividido en
diferentes particiones, por ejemplo grupos de repuestos que estuvieran en modo de
consigna. A cada uno de los almacenes se les asigna un número y una breve
descripción. Ejemplo:

01 Almacén general
02 Almacén en consigna de RODACIR S.A.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Estante:

La ubicación física del repuesto. Ejemplo:

B-47 (Fila B, balda 47)

 Dónde se usa

Equipo o equipos a los que está asociado al repuesto. Cada vez que sale un repuesto
del almacén vinculado a una orden de trabajo, el repuesto se asocia automáticamente
al equipo al cual hacer referencia dicha orden.

 Ítems alternativos

Código, descripción y enlace de los repuestos que podrían ser usados si no se


dispone del ítem.

2.4.2 Reposición

El módulo de Almacén no sólo proporciona herramientas para caracterizar cada uno


de los ítems, también puede asistir a las tareas de aprovisionamiento en cuanto a
datos que apoyen las decisiones de compra de repuestos.

Algunos CMMS incorporan aplicaciones específicas para Compras, integrando el


proceso de ofertas, pedidos y recepciones, contabilidad, etc. En este caso el
software de mantenimiento imita o se solapa con los sistemas ERP (Enterprise
Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales). En este apartado
nos limitamos a explicar las funciones más propias de aprovisionamiento desde el
punto de vista de las necesidades de mantenimiento.

 Punto de reposición

También llamado Punto de Reorden, es el número de unidades en stock, de una


pieza o repuesto determinado, en que se considera oportuno emitir una nueva orden
de compra, en base al tiempo de entrega y a la demanda.

El cálculo del punto óptimo de reposición se estudia con más detalle en el Apartado
C de este trabajo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Tiempo de entrega

Tiempo medio o estimado que tarda en llegar un repuesto desde que se emite el
pedido. El sistema CMMS podría ser capaz de calcularlo automáticamente si
estuviera integrado con el proceso de compras, incluso calculando diferentes
tiempos en base a proveedor, unidades pedidas, tiempos máximos y mínimos, etc.

 Cantidad económica de compra

La Cantidad Económica de Compra hace referencia al número óptimo de unidades a


pedir cuando se realiza una compra, con el objetivo de reducir los gastos de
inventario al mínimo. El cálculo dela cantidad económica de compra se estudia con
más detalle en el Apartado C de este trabajo.

 Proveedores

Listado de proveedores asociado a cada ítem. Es habitual que exista algún módulo o
subprograma con una base de datos de proveedores, especialmente si el CMMS
tiene funciones integradas de proceso de compras. Cada proveedor tendrá asociado
un código y el coste de la última vez que se le compró el ítem en cuestión.

 Coste

Precio del ítem. Habitualmente aparecen diferenciados el coste medio y el coste de


la última recepción.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.4.3 Flujo de Almacén

El CMMS permite un control total de las entradas y salidas de repuestos en el


almacén, todas las cuales van quedando registradas en la base de datos. La
implantación del CMMS debe conllevar la aplicación de procedimientos de trabajo
y rutinas de control del almacén.

 Balance actual

Número de unidades de un cierto ítem que se encuentran disponibles en el almacén.

 Historial de salidas

Registro de todas las veces que se ha despachado un ítem. Pueden también aparecer
acumuladas por año actual, año anterior, dos años atrás, etc., para un análisis de la
evolución de la demanda.

 Recepciones

Registros de datos de cada una de las veces que han sido recibidas unidades de un
ítem. Fecha, hora, número de unidades.

 Transferencias

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem ha sido movido de un
almacén a otro. Fecha, hora, número de unidades.

 Salidas

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem ha sido despachado. Fecha,
hora, número de unidades, quien lo ha emitido y a quien.

 Devoluciones

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem que previamente había sido
despachado ha tenido que ser devuelto al almacén. Fecha, hora, número de unidades,
quien lo ha devuelto y a quien.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ajustes

En ocasiones se producen desajustes entre el balance real y el registrado por el


CMMS. En ese caso tiene que ser posible reajustar manualmente el sistema.

 Reserva de ítems

Existe cierta integración entre órdenes de trabajo y el módulo de almacén. Si hay


una OT cuyo vencimiento esta previsto para una fecha determinada, y para la
realización de esa orden va a ser necesario un repuesto, el sistema puede “reservar”
ese repuesto, descontando una unidad del balance actual.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3. Un CMMS concreto: MAXIMO 4i


Como ya se vio en el apartado A (punto 2.5), MAXIMO es uno de los sistemas CMMS
más extendidos en el mundo. Actualmente es una marca registrada de IBM y en sus
últimas versiones ha superado el concepto de software de mantenimiento para
convertirse en una solución empresarial de gran alcance y con muchas posibilidades de
adaptación, desde integración con Microsoft Project, aplicaciones específicas de
calibración, gestión del cambio, localización espacial de los activos, integración con
sistemas empresariales, aplicación para móvil... La última versión comercial es
MAXIMO Asset Management, una plataforma unificada que puede integrar todas estas
funcionalidades.

Sin embargo, la versión que aquí se va a tratar es bastante anterior. Se trata de


MAXIMO 4i, que fue lanzado en el año 2000 por MRO Software, la compañía que
desarrolló el programa hasta que en 2006 fue adquirida e incorporada dentro de IBM
Tivoli Software. MAXIMO 4i se trataba de una solución integral de mantenimiento
muy potente y realmente novedosa, porque incluía funcionalidad wireless y posibilidad
de trabajar en entornos Internet o Intranet.

La versión estudiada en este trabajo es la 4.1.1. Para su uso, MAXIMO debe estar
instalado en el servidor de aplicación para usuarios múltiples, y a él tienen acceso los
empleados desde el escritorio del ordenador, utilizando una base de datos relacional y el
formato habitual de Windows NT. Se trata de un programa sencillo, puede utilizarlo
cualquier usuario con conocimientos medios y no se necesita ser un experto en
programación. También es posible personalizar las pantallas para que los usuarios vean
sólo la información que sea importante para ellos.

MAXIMO 4i se adapta a una variedad de ambientes de mantenimiento. Podría utilizarse


en industrias de todo tipo e incluso en servicios sociales, como universidades, hospitales
y ayuntamientos. Las aplicaciones pueden servir de apoyo para la implementación de
métodos del tipo de TPM (Mantenimiento Productivo Total, punto 1.2 del apartado A),
porque permiten la recogida metódica y sencilla de datos que monitoricen el desempeño
de los equipos.

El sistema MAXIMO 4i consta de varios módulos que se asocian a una base de datos:
Oracle o SQL Server. Los módulos (y aplicaciones) están interconectados, de modo que
es posible moverse fácilmente entre ellos para buscar y recuperar información. Se puede
trabajar con varias aplicaciones simultáneamente, moverse directamente de un módulo a
otro y ejecutar otras aplicaciones como sistemas de gráficos, CAD o programas de hojas
de cálculo desde cualquier módulo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.1 Estructura de MAXIMO

MAXIMO 4i se estructura en 12 módulos que abarcan todas las funcionalidades del


CMMS. Cada uno de esos módulos tiene una o varias aplicaciones (pantallas para
visualizar o introducir datos). Cada aplicación puede tener una o varias fichas
(diferentes hojas relativas a un mismo concepto)

Por tanto el esquema general de MAXIMO es

Menú inicial
del programa

Módulo OT’s
Pantalla Principal y todas sus
aplicaciones

Módulos (12)

Aplicaciones

Fichas Aplicación:
Seg. de OT’s

Ficha:
Orden de trabajo

Aplicación:
Seg. de OT’s

Ficha:
Planes

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 Inicio de las aplicaciones

El acceso directo a MAXIMO aparece en la pantalla de escritorio desde el momento de


iniciar el PC. Para conectarse a las aplicaciones, aparece un cuadro de diálogo de
conexión de la base de datos, con tres campos a rellenar: Base de datos, Usuario y
Contraseña. (pueden estar predeterminados). Los campos Base de Datos y Usuario
muestran normalmente valores por defecto, establecidos previamente por el
administrador del sistema. Cada usuario tendrá que introducir su contraseña
correspondiente y así acceder al Menú principal.

 Pantallas de aplicaciones

El programa se basa en diferentes módulos y pantallas de aplicaciones. La mayoría de


las pantallas se usan para escribir y/o mostrar datos de base de datos para una aplicación
en particular (Algunas pantallas se usan para configurar o agregar tablas a la base de
datos). Las pantallas de aplicación se utilizan para buscar registros en la base de datos,
insertar registros nuevos, ver y modificar información y obtener acceso a otras pantallas.

 Partes de una Pantalla de aplicación

Las partes básicas y funciones de una pantalla de aplicación. son comunes en todas las
pantallas de aplicación y se ajustan a los estándares generales Windows.

La barra de herramientas permite iniciar rápidamente funciones que se usan con


frecuencia. Puede realizar funciones como cambiar a modo Insertar, guardar datos,
imprimir los datos de la ficha actual, ejecutar informes o moverse al registro anterior o
siguiente, haciendo clic en los botones de esta barra de herramientas. Archivo y Ayuda.

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 Estructura de módulos y aplicaciones

MÓDULOS Aplicaciones
Seg. de OT’s.
Administración del trabajo.
Solicitud de trabajo
Órdenes de tr. (OTs)
ÓRDENES DE TRABAJO
Seguimiento y control de OTs
OTs rápidas
Cerrar OTs
Histórico de OTs
MP Mantenimiento preventivo
Control de almacén
Salidas y transferen.
ALMACÉN Catálogo de activos
Estructura de items
Consulta de almacén
Equipo
Ubicaciones de Op.
Códigos de Fallos
EQUIPO
Condiciones
Rutas
Consulta de Equipo
Solicitudes de Compra
Gestión de Ofertas
COMPRAS Órdenes de Compra
Facturas
Administración de Monedas
Planes de Trabajo
Planes de Seguridad
PLANES Riesgos de Seguridad
Precauciones de Seguridad
Desconexión / Rotulación de Seg
Mano de obra
Especialidades
MANO DE OBRA
Informes de mano de obra
Órdenes no asignadas
CALENDARIOS Calendarios
Empresas
RECURSOS Herramientas
Contratos de Servicios
APLICACIONES PERSONALIZADAS Aplicaciones personalizadas
Informes y otras aplicaciones
Catálogo de cuentas
Seguridad
CONFIGURACIÓN Configuración de base de datos
Configuración de aplicación
Hipervínculo
Diseñador del flujo de trabajo
SQL Interactivo
Editor de pantalla
UTILIDADES
Archivar
Band. entr. de flujo de trabajo

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3.2 Pantalla inicial

Para acceder a MAXIMO es necesario hacer clic en el icono del programa y a


continuación introducir el correspondiente usuario y contraseña. No todos los usuarios
verán la misma pantalla inicial. Los administradores del sistema (Supervisores, Jefe
de Mecánicos, Técnicos del CMMS, Responsable de Almacén de repuestos) encuentran
esta pantalla al acceder:

Por lo tanto pueden acceder a los 12 módulos de MAXIMO, aunque cada usuario tendrá
configuradas las aplicaciones de cada módulo a las que tiene acceso.

El responsable del sistema es el que decide quien tiene acceso a cada una de las
aplicaciones. Para facilitar esta política de permisos en los accesos, existen aplicaciones
puramente de consulta (Consulta de Equipo, Consulta de Almacén) y otras de control
(Seguimiento de OT’s, Control de Almacén).

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Para los mecánicos la pantalla inicial toma este aspecto:

Las opciones de los mecánicos están muy limitadas. En el módulo de OT’s podrán
entrar en la aplicación Órdenes de trabajo (para ver y completar las OT’s que les hayan
sido asignadas) y en la aplicación Histórico de OT’s cerradas para consultar OT’s
antiguas que se les asignaron y fueron completadas. En el módulo Almacén podrán
acceder a Consulta de Almacén (en modo sólo lectura, para buscar repuestos sin
cambiar los campos de la base de datos) y en el módulo Equipo a Consulta de Equipo
(para ver todos los datos asociados a un equipo: intervenciones, ubicación,
mantenimientos...)

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3.3 Órdenes de Trabajo

La gestión, consulta y toma de datos relativos a órdenes de trabajo son el punto


fundamental de todo sistema CMMS. Por ello, en la aplicación bajo estudio,
representan el primer módulo que nos encontramos en la pantalla principal y es el
primero que se va a detallar.

Vemos que el módulo OTs presenta 8 aplicaciones:

 Seg. de OT’s.
 Administración del trabajo.
 Solicitud de trabajo
 Órdenes de tr. (OTs)
 Seguimiento y control de OTs
 OTs rápidas
 Cerrar OTs
 Histórico de OTs

Cada una de las aplicaciones responde a una necesidad específica: unas son más
detalladas, otras más concisas; unas serán visibles para todos los usuarios, otras no. Para
simplificar se estudian las tres funciones más interesantes: los administradores trabajan
básicamente con Seguimiento de OTs (que abarca todas las posibilidades, sin
restricciones) y los mecánicos tan solo tienen acceso a Órdenes de Trabajo (OTs) y a
Histórico de OTs cerradas.

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3.3.1 Seguimiento de Órdenes de trabajo

Se pueden utilizar varias aplicaciones para crear órdenes de trabajo, pero la más
completa y más usada de ellas es la aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo.

Está destinada a supervisores, planificadores y programadores de mantenimiento


y se utiliza para ejecutar todas las funciones relacionadas con el procesamiento de
órdenes de trabajo (su creación, aprobación e inicio, verificación del historial de estado
y el cierre o reformulación, cuando sea apropiado). La aplicación permite acceso total
al registro histórico de ordenes de trabajo de todos los mecánicos, sea cual sea el
solicitante.

Esta aplicación presenta los botones y menús estándar de la barra de herramientas,


además de algunos otros específicos que son muy útiles para modificar el estado de una
orden:

 Aprobar Orden de Trabajo

 Completar Orden de Trabajo

 Cerrar Orden de Trabajo

La aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo consta de ocho fichas:

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 Fichas de la aplicación de Seguimiento de órdenes de trabajo:

Orden de Trabajo
Permite crear y modificar las órdenes de trabajo. Muestra toda la información
relevante de una OT (estado, tipo, prioridad, solicitante, fechas...)

Planes
Permite ingresar, ver y modificar operaciones de trabajo (tareas en las que se
subdivide la OT), requisitos de mano de obra, materiales y herramientas.

Actuales
Permite ingresar, ver y modificar el inicio actual de la orden de trabajo y tiempo de
terminación, horas de mano de obra y costes, cantidades materiales, ubicaciones y
costes, cantidades de herramientas, horas y costes.

Costes
Permite ver las horas y los costes para la mano de obra estimada y actual, así como
también los costes para materiales, herramientas y servicios utilizados en una orden
de trabajo.

Jerarquía de la OT
Las OTs pueden estar jerarquizadas, de forma que una misma orden se componga de
varias de menor rango. No es la forma habitual de trabajar, por lo que no se estudia
en detalle.

Plan de Seguridad
Permite ingresar, ver y modificar información de seguridad en la orden de trabajo.
No es habitual relacionar planes específicos de seguridad en cada una de las
órdenes, sino actuar de acuerdo a procedimientos más generales.

Informes de Fallos
Permite informar fallos de equipos y ubicación de manera que se puedan identificar
las tendencias de las averías de los equipos y la ubicación. Es habitual basar las
estrategias de mantenimiento en el análisis de fallos de cada equipo. El CMMS da
soporte a este análisis permitiendo listar y codificar los modos de fallo asociados a
cada equipo. [Apartado 3.3., página 79]

Documentos Vinculados
Permite ver los documentos asociados con órdenes de trabajo. Esta es una
funcionalidad muy potente: se pueden asociar planos, hojas de cálculo, imágenes,
etc., que pudieran ser de interés a la hora de consultar la OT.

Las tres primeras fichas (Orden de trabajo, planes y actuales) son las más interesantes y
las que mas se usan en la práctica, por lo que se ven en detalle.

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 Ficha Orden de trabajo

Esta ficha es la principal herramienta que tiene el planificador o supervisor de


mantenimiento para crear, aprobar, consultar y cerrar las órdenes de trabajo. En ella se
puede ver y modificar toda la información relevante de una OT (código, descripción,
ubicación, equipo, solicitante, fechas, tipo de trabajo, estado, plan de trabajo, MP,
duración estimada, especialidad o técnico al que ha sido asignada)

En este caso se trata de una OT de mantenimiento preventivo. De no ser así los campos
Plan de Trabajo y MP aparecerían en blanco. El Solicitante aprobó la orden el
29/05/2007, con el objetivo de que se realizara el 01/06/2007, y con una duración
prevista de 1 hora y 30 minutos, asignando el trabajo a un mecánico electrónico. Sin
embargo, el trabajo se realizó el 06/06/2007 y la duración finalmente fue de 2h y 30
minutos. Los trabajos de mantenimiento preventivo tienen una prioridad media (3) y
pueden posponerse a lo largo de una semana sin que esto suponga un retraso de la
planificación.

Un aspecto interesante del programa es que todos los módulos y aplicaciones están
completamente interconectados. Por ejemplo, si situamos el ratón encima del campo de
Equipo de la ficha superior, podríamos hacer hipervínculo con el botón derecho e
instantáneamente se abriría la aplicación de equipo. Igualmente con Plan de Trabajo y
MP. Esto facilita mucho la navegación y hace que sea habitual trabajar con varias
ventanas del programa abiertas simultáneamente.

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 Ficha Planes

Una orden de trabajo puede estar formada por varias operaciones o tareas. Es posible
especificarlas en la ficha de Planes, especificando su duración, fecha, mediciones...
También sería posible asignar tareas dentro de una misma OT a diferentes mecánicos.

Sin el embargo, el uso de planes de trabajo sólo está extendido en el caso de los
mantenimientos preventivos, porque son actuaciones bien definidas que se repiten cada
cierto tiempo. Para trabajos correctivos o de emergencia, en el momento de crear la OT
no se sabe exactamente qué acciones habrán de tomarse, por lo que la ficha Planes no
tiene tanto sentido, excepto como posibilidad de que el mecánico comente sus tareas y
tiempos a posteriori.

Desde la ficha Planes se pueden insertar, ver y modificar listados de operaciones de


trabajo, mano de obra, especialidades, herramientas y materiales estimados para el plan
específico de trabajo de la orden de trabajo. Cuando se inserta un plan de trabajo en una
orden de trabajo, la aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo inserta
automáticamente una copia del plan de trabajo.

En este caso las operaciones son las especificadas en el plan de trabajo del
mantenimiento preventivo al que corresponde esta orden. Son 4 tareas que no tienen
duración específica asignada, y de las cuales sólo se han realizado las dos primeras.

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 Ficha Actuales

Es muy similar a la Ficha de Planes. Permite ingresar, ver y modificar listados de


operaciones de trabajo, mano de obra, especialidades, herramientas y materiales
utilizados en la orden de trabajo. Está más vinculada a costes, traduciendo el empleo de
los recursos en costes según datos predeterminados.

Tanto en la Ficha Actuales como en la anterior de planes, existen subfichas para Mano
de Obra, Materiales y Herramientas. Aquí se van especificando los recursos que tiene
asignados la OT.

El recurso de mano de obra es el mecánico o mecánicos que tienen asignada la OT y el


tiempo previsto que le ocupará. Si las horas son normales, el coste asociado resulta de
multiplicar el número de horas por el coste por hora del empleado. Este dato está
previamente calculado y establecido en el módulo de Mano de Obra. Si el trabajo se
realiza en horas extraordinarias, a la multiplicación anterior se le añade otro factor (por
ejemplo 1,75 para horas extra entre semana y 2,5 para fines de semana).

En la pestaña de Materiales se pueden asociar repuestos, de tal forma que al aprobarse la


OT queden reservados en el almacén de repuestos, restando las unidades necesarias del
balance. Igualmente para la pestaña de Herramientas.

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3.3.2 Órdenes de trabajo (OTs)

Si bien los programadores o supervisores tienen acceso total al registro de órdenes de


trabajo, y permisos de escritura y modificación en todas las aplicaciones, los mecánicos
encuentran un acceso restringido, pudiendo sólo actuar en cuatro aplicaciones de todo el
paquete MAXIMO 4i, dos de ellas pertenecientes al módulo de órdenes de trabajo.

Cuando un mecánico inicia su sesión y se dispone a consultar qué ordenes le han sido
asignadas, lo hace a través de la aplicación Órdenes de trabajo (OTs). El esquema es
similar al visto para Seguimiento de OTs pero con menos menús, botones y fichas.

Para completar la OT, el mecánico debe introducir las fechas reales de inicio y final, y
cambiar el estado de la OT a COMP. En trabajos que supongan salida de servicio de un
equipo (averías) debe también informar del tiempo que el equipo ha estado inoperativo
(que en principio será inferior al tiempo total requerido para la orden, puesto que este
incluye desplazamientos, inspección, etc). El informe de salida de servicio se realiza
mediante un cuadro de diálogo que aparece automáticamente al completar las OTs, y
que facilita al mecánico el ingreso de fechas y tiempos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Los cuadros de diálogo son muy utilizados en MAXIMO 4i. Permiten seleccionar
valores que han sido previamente introducidos en listas de otros módulos, como por
ejemplo Mano de Obra o Equipos. Por ejemplo, para seleccionar el mecánico que
realizará el trabajo, se puede escribir el código del mecánico directamente (por ejemplo
MECANIC-26) o desplegar el cuadro de diálogo y desplazarse por él hasta encontrar el
mecánico buscado.

En este ejemplo vemos que no sólo hay mecánicos empleados de la compañía, sino
también mecánicos externos y empresas a las que se pueden asignar los trabajos, y que
el programa trata a todos por igual. La introducción de nuevos registros de mano de
obra y la configuración de sus costes asociados, etc., se ve con más detalle en el punto
3.9 de este apartado.

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3.3.3 Histórico de OTs cerradas

Cada mecánico puede acceder también a todas las OTs que le fueron asignadas en el
pasado y que ya están cerradas. De esta forma están disponibles para consulta algunos
datos que podrían ser de interés para afrontar nuevas tareas o rediseñar la estrategia de
mantenimiento.

Las fichas que componen la aplicación de Histórico de OTs son exactamente las mismas
que las de la aplicación anterior (Órdenes de Trabajo), puesto que esta aplicación es
simplemente un backup del flujo de órdenes continuo del departamento.

Se puede observar que en las aplicaciones destinadas al uso diario de los mecánicos, los
menús y botones de la barra de herramienta son muchos menos que en las aplicaciones
de administrador (Seguimiento de OTs). En estas aplicaciones sólo es posible borrar,
imprimir, desplazarse a registro anterior y posterior y buscar, filtrando por número o
nombre de OT. Como se ve, lo que se busca es la sencillez de acceso a la información y
de uso de las aplicaciones. El programa está orientado hacia administradores con ciertas
destrezas informáticas pero también a usuarios (mecánicos) que no necesiten tener
experiencia ni grandes conocimientos sobre software.

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La ficha de Informe de fallos aparece en todas las aplicaciones del módulo de Órdenes
de Trabajo. El estudio de los fallos (o análisis de puntos débiles) es uno de los puntos
clave en las tendencias actuales de mantenimiento [ver punto 1.3 del Apartado A], y el
software de MAXIMO 4i responde a ello con la posibilidad de listar y codificar los
tipos de fallo y asociarlos a Equipos y Órdenes de Trabajo. En la aplicación de
Histórico de OTs esto cobra aún más sentido: es posible consultar antiguas órdenes y
precisar qué fallo concreto fue el desencadenante.

La responsabilidad de especificar el modo de fallo es del mecánico, en el momento de


completar la OT. Para que esto sea posible los modos de fallos deben estar listados y
codificados (tarea del administrador) y tras seleccionar el que más se adecue el
programa muestra automáticamente un nuevo listado con las posibles causas, y
posteriormente otro con las acciones a tomar.

1 2 3
Fallo Causa Acción

Ejemplo:

Fallo: Falta de estanqueidad en el sello del tanque


Causa: Falta lubricación
Acción: Cambio y relleno del agua del calderín

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3.4 MP (Mantenimiento Preventivo)


La única aplicación de módulo de MP es la de Mantenimiento Preventivo, que se
utiliza para crear registros de MP y generar órdenes de trabajo a partir de ellos. Los
registros de MP son plantillas que contienen información acerca del plan de trabajo y de
la programación. Se copia esta información a Órdenes de Trabajo que se generan a
partir de los registros de MP. Un registro de MP especifica el trabajo que se ejecutará
regularmente basado en el tiempo transcurrido o en las lecturas en medidor que pueden
indicar horas u otras magnitudes. Esta aplicación tiene 6 fichas:

MP: Permite configurar las órdenes a las que dará lugar la implantación de MPs.

Frecuencia: Para establecer la base temporal a la que estará sujeto el Preventivo.

Secuencia del plan de trabajo: Permite secuenciar un Mantenimiento Preventivo, de


forma que utilice distintos Planes de Trabajo. Como ejemplo, sería posible que cada
mes se generara una OT de limpieza de filtros (con su plan de trabajo asociado), y una
vez al año la OT generada fuera de cambio de filtro. En este caso la secuencia sería de
12 pasos, una de cada 12 veces se activaría el otro Plan de Trabajo.

Jerarquía de MP, MP maestro: Para establecer relaciones jerárquicas entre MPs,


creando sistemas de maestro-esclavo que darían lugar a OTs de distinto rango. No es
muy habitual usar este sistema.

Documentos vinculados: Permite anexar documentos que pudieran ser de interés para
las órdenes de trabajo generadas por el Preventivo (planos, procedimientos...)

Como se ve, la estructura y la información es muy similar a la del módulo de OTs. Cabe
recordar que desde el punto de vista del mecánico una OT de preventivo es exactamente
igual a cualquier otra, excepto por la existencia de un Plan de Trabajo.

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3.5 Almacén
Una parte importante de la administración de mantenimiento es hacer seguimiento del
inventario de repuestos, piezas, etc. Es necesario mantener un seguimiento de piezas
(tanto de ítems en existencia como datos de ítems no en existencia o de pedido especial)
y contar con mecanismos que avisen cuando el inventario cae por debajo de un punto de
reorden especificado de manera que el usuario tenga conocimiento de cuándo reordenar.

Entre las cinco aplicaciones del módulo de Almacén, las más interesantes y usadas son
Control de Almacén, por parte de los administradores (normalmente un responsable
específico de almacén) y Consulta de Almacén, por parte de los mecánicos.

 Control de Almacén

La aplicación de Control de Almacén se utiliza para introducir, consultar y actualizar


información sobre cada repuesto del inventario. Permite hacer seguimiento de
distribuidores, balances, ubicación en el almacén, repuestos alternativos, etc. Desde esta
aplicación es posible despachar existencias directamente del inventario, con o sin una
orden de trabajo. Esta aplicación es la herramienta principal del administrador o gestor
del almacén de repuestos.

La ficha de Catálogo de Ítems muestra la información más relevante a la hora de


buscar un repuesto (código, descripción, tipo de existencia, tipo de stock, almacén,
estante, coste, balance). En el ejemplo vemos que se trata de un rodamiento de tipo
STK1 (es por tanto un repuesto crítico, debe haber siempre unidades en el almacén) con
un coste de unos 59 € y del cual hay una unidad disponible. Para este ítem no existen
repuestos alternativos; de existir aparecerían listados en la tabla inferior.
1
Tipos de Stock: Punto 2.4 del Apartado B, pág. 58.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

La ficha de Almacén proporciona información relevante sobre el historial de salidas de


un repuesto.

En este caso se trata de un retén catalogado como tipo de stock OBS (obsoleto), lo que
significa que cuando se agote no se pedirán más unidades para el Almacén 01 (almacén
central).

En el Resumen de Balance vemos que se da una circunstancia interesante. El Balance


Actual es de 5 retenes, pero la Cantidad Disponible es 4. Esto es porque hay un retén
reservado: quiere decir que hay alguna OT ya aprobada en la cuál va a ser necesario el
uso de uno de estos retenes, y la propia OT se reserva el repuesto.

Otra información relevante que proporciona esta ficha es la de Historial de Salidas.


Aquí podemos ver las unidades que han salido del almacén en el año actual y en los 3
anteriores. En este caso se observa que el flujo de salidas va disminuyendo año a año, lo
cual tiene su lógica porque ya vimos que se trataba de un repuesto obsoleto.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

La ficha de Detalles de Reposición introduce datos sobre proveedores y


aprovisionamiento. Aquí es donde se fijan los valores de punto de reposición y cantidad
económica de compra [estudiados con más detalles en el apartado C], que estarán en
función del tiempo de entrega y del nivel de servicio de los proveedores.

En este caso la reposición del repuesto está configurada para que cuando queden 4
unidades (o menos) se compren 10 unidades. El tiempo de entrega está fijado en 0 días,
es decir, se confía en que el proveedor entregará los retenes inmediatamente.

Hay dos proveedores listados para esté ítem, RODA & PLAST, S.L. y RODACCESA.
La tabla proporciona información inmediata sobre el último coste unitario de los
retenes, lo cual puede ser de interés a la hora de decidir a que proveedor se le realiza el
nuevo pedido.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

La ficha de Transacciones es un registro histórico de todos los movimientos


relacionados con el ítem. Tiene cuatro sub-fichas: Recepciones y Transferencias,
Salidas y Devoluciones, Ajustes y Todas las Transacciones.

La sub-ficha más interesante es esta que vemos de Todas las Transacciones. Aquí
aparecen –ordenados por fecha- todos los movimientos del ítem, las unidades afectadas
y los costes asociados. Aparecen 4 tipos de transacciones:

USADO: Cada vez que un repuesto ha salido del almacén.

RECEP: [Recepcionado] Cada vez que un repuesto nuevo ha entrado en el almacén.

TRANSFER: [Transferido] Esta transacción hace referencia al cambio de un repuesto


desde una ubicación a otra, en este caso desde el Almacén 01 al Almacén 02.

CURBALADJ: [Current Banlace Adjustment o Ajuste del balance actual] En ocasiones


se producen desajustes de inventario, motivados por entradas o salidas que no hayan
quedado convenientemente reflejadas en la base de datos. Por esto el programa ha de
permitir la posibilidad de ajustar manualmente a los valores reales. En este caso vemos
que se ha descontado una unidad, probablemente en un proceso de control de inventario.

Existe otro tipo de Transacción que no aparece en el ejemplo:

DEVOL: [Devuelto] Cada vez que un repuesto ha entrado del almacén después de haber
salido previamente.

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Otra ficha interesante es la ficha de Dónde se usa, que permite conocer a qué equipos
está asociado el repuesto, facilitando la identificación del repuesto buscado.

 Consulta de Almacén

La aplicación de Consulta de Almacén está destinada a la consulta del catálogo de ítems


del almacén de repuestos por parte de los mecánicos. Permite que ellos puedan acceder
de una forma alternativa al inventario, sin necesitar el apoyo de un gestor o responsable
del almacén de repuestos (especialmente interesante para situaciones especiales como
turno de noche, fines de semana, etc.)

Esta aplicación es una versión aligerada o más sencilla de Control de Almacén, puesto
que sólo se compone de las fichas Catálogo de Ítems y Dónde se usa.

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3.6 Equipo

El módulo de Equipo de MAXIMO 4i presenta 6 aplicaciones de gran utilidad. En este


módulo pueden agregarse nuevos equipos y ubicaciones a la base de datos, establecer
relaciones entre equipos, subequipos y ubicaciones, hacer seguimiento a costes de
mantenimiento en relación con los equipos e introducir y revisar lecturas de medidor
que aporten información sobre el estado y/o rendimiento del equipo. Cuando se
selecciona el icono de Equipo aparece un menú emergente de seis aplicaciones:

 Equipo
 Ubicaciones de Operación
 Códigos de Fallos
 Condiciones
 Rutas
 Consulta de Equipo

Las aplicaciones de Equipo y Rutas se detallan en los apartados posteriores. Resulta


también interesante comentar brevemente las demás aplicaciones:

Ubicaciones de Operación
Las ubicaciones son registros jerárquicamente superiores a los equipos. Una ubicación
puede ser un lugar físico de la planta (Ejemplo: Sala de Compresores) o un grupo de
equipos de la misma funcionalidad (Ejemplo: Puestos de Control contra- incendios). Un
mismo equipo podría utilizarse en varias ubicaciones, y a través de esta aplicación se
podría realizar un seguimiento de dicho equipo. La aplicación de ubicaciones permite
establecer y gestionar la organización de todas las ubicaciones operativas de equipo en
la planta, de acuerdo al esquema jerárquico de planta, ubicaciones, equipos y
subequipos.

Códigos de Fallos
Es en esta aplicación donde se construyen y gestionan los listados de fallos [comentados
con más detalle en el punto 3.3.3 de este apartado]. Permite crear un historial exacto de
los tipos de fallos que afectan a cada equipo y a las ubicaciones, a partil del cual puede
realizarse el análisis de las tendencias de fallos y establecer la estrategia de
mantenimiento oportuno. El listado de tipos de fallo, causas y acciones a tomar en
permanente ampliable, a partir de una base histórica de fallos.

Condiciones
En esta aplicación se muestran las medidas que se toman del equipo. Es posible generar
órdenes de trabajo de MP desde esta pantalla para abordar condiciones problemáticas
indicadas por medidas fuera de margen.

Consulta de Equipo
Se trata de una versión reducida de la aplicación Equipo, que permite la consulta de
datos de interés para los mecánicos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.6.1 Equipo

Guarda números de equipo y la información correspondiente como clase de equipo,


ubicación, distribuidor, estados (operación / parada) y costes de mantenimiento para
cada subequipo.

 Ficha de Equipo

En este ejemplo tenemos una puerta automatizada que pertenece un equipo de


jerarquía superior (Instalaciones del Molino de Azúcar) y este equipo a su vez
pertenece a una ubicación (Almacén de Azúcar y Molienda). Adicionalmente
podemos encontrar información sobre el proveedor, modelo y número de serie,
fecha de instalación y fin de garantía .

El equipo tiene establecida una prioridad numérica de 42 (en un rango de 0 a 999).


Este dato es el resultado de un análisis de criticidad que debe hacer el Departamento
usuario en base a lo crítico que resulta el equipo para la producción y la seguridad, y
a la cantidad y duración de sus averías según historial. De acuerdo a esto se
establecerán grupos de prioridad (En este caso B, baja prioridad, se trata de unas
puertas).

Desde la aplicación es posible seleccionar y listar las clases de fallo esperado para el
equipo, así como la información relativa a la última parada (fecha y tiempo total)
También quedan establecidos los centros de coste (Cuenta del Libro Mayor) a los
que deberán vincularse los costes asociados al equipo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Las pantallas de esta aplicación permiten construir estructuras de equipos


(distribuciones jerárquicas de edificios, ubicaciones, equipos y subestructuras)
mediante la asociación por pertenencia. Es decir un equipo pertenece a una
ubicación y un subequipo pertenece a un equipo. La forma de visualizar y navegar
las estructuras de equipo es a través de Diagramas de árbol.

 Ficha de MPs / Contactos de servicio

En esta ficha se pueden ver los diferentes preventivos que tiene programados el
equipo en cuestión, así como la próxima fecha prevista para la realización de esos
preventivos. Si las órdenes de trabajo estuvieran adjudicadas a empresas externas,
los contratos relacionados podrían verse listados en el área inferior de la ficha.

En este caso se trata de un equipo con tres Mantenimientos Preventivos asociados,


una revisión y dos inspecciones. Puede verse que una de las inspecciones se califica
de trianual (se realiza cada tres años) y de oficial. El adjetivo oficial hace pensar
que debe tratarse de un MREG1 (Mantenimiento reglamentario) y no de un MP
(preventivo) pero como ya dijimos, los MREG son tratados exactamente igual que
los MP por el programa.
1
MREG: Mantenimiento Reglamentario, punto 2.1.1 del Apartado B, pág. 46.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.6.2 Rutas

Una ruta no es más que una lista de activos de trabajo relacionados, que se
consideran "paradas" en la ruta. Estas paradas de ruta representan activos como
equipos o ubicaciones. La lista de activos de trabajo puede relacionarse por
ubicación, tal como todas las bombas y motores en una habitación, o por tipo de
equipo, tal como todos los extintores de incendio ubicados en la planta. Las rutas
facilitan la construcción de jerarquías simples de órdenes de trabajo para
inspecciones.

Este ejemplo explica bien para qué sirven las rutas. Hay un equipo de grandes
dimensiones denominado Buhler, que cuenta con tres ventiladores (aire caliente, aire
frío y extracción). Cada uno de los ventiladores ha sido considerado como un equipo
diferente, pero a la hora de inspeccionarlos interesa agruparlos en una misma
revisión. Esta revisión conlleva una salida de servicio del equipo Buhler y tiene
sentido “aprovechar” para inspeccionar los tres ventiladores en el mismo
Mantenimiento Preventivo.

Si no existiera la posibilidad de establecer rutas, habría que crear tres


Mantenimientos Preventivos que darían lugar a otras tantas órdenes de trabajo. De
esta forma con un solo MP una sola OT se abarcan los tres ventiladores, con la
consiguiente simplificación y ahorro de tiempo en las tareas administrativas. Pueden
existir rutas de decenas de equipos. En el ejemplo se aplica el mismo plan de trabajo
a los tres equipos, pero podrían aplicarse planes diferentes.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.7 Compras

La posibilidad de gestionar las Compras no es un requerimiento estricto de un sistema


CMMS. En este punto MAXIMO 4i sobrepasa las funciones propias del software de
mantenimiento y se adentra en un territorio más propio de los sistemas ERP (Enterprise
Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales). La inclusión de este
módulo permite controlar el proceso de aprovisionamiento de los materiales que forman
parte del inventario (en este sentido Compras es una extensión lógica del módulo de
Almacén). A través del módulo de Compras también es posible hacer pedidos y
seguimiento de servicios, además de materiales.

En el módulo de Compras es posible preparar y generar solicitudes y órdenes de


compra, emitir informes de recibo tanto de partes como de servicios, hacer coincidir las
facturas con las órdenes de compra y recibos, así como definir y hacer las conversiones
de monedas.

Cuando se selecciona el icono de Compras aparece un menú emergente de cinco


aplicaciones:

 Solicitudes de Compra
 Gestión de Ofertas
 Órdenes de Compra
 Facturas
 Administración de Monedas

Las aplicaciones de Solicitudes de Compra y Órdenes de Compra se detallan en los


apartados posteriores. Resulta también interesante comentar brevemente las demás
aplicaciones:

Gestión de Ofertas
Para enviar solicitudes a los proveedores y solicitarles precios y condiciones para
repuestos o servicios. Una Petición de Oferta se envía a uno o varios proveedores (que
deben estar registrados en la aplicación Empresas) solicitando información sobre costes
y condiciones (tiempos de entrega, condiciones de pago, etc) de un material o servicio.
De entre todas las ofertas se aceptará una, que se convierte en una orden de compra.

Facturas
Gestión de facturas. Permite registrar las facturas del proveedor, que pueden estar
relacionadas con una o con varias órdenes de compra. La facturación de una empresa
raramente es gestionada por el Departamento de Mantenimiento, por lo que esta
aplicación no es habitualmente usada.

Administración de Monedas
Es posible que una compañía trabaje con proveedores con distinta moneda de
referencia. La aplicación de Administración de Monedas permite definir monedas y
especificar tasas de cambio para facilitar las operaciones de compra, cotizaciones, etc.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Flujo de Compras

* En verde, los pasos en los que interviene el sistema CMMS

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.7.1 Solicitudes de Compra

Una Solicitud de Compra es un documento que se emite internamente a un


Departamento de Compras para solicitar un pedido de repuestos o servicios. Esta
Solicitud se puede hacer desde el módulo de Almacén o desde Compras. Cuando
todos los elementos de una Solicitud de Compra han sido asignados en Órdenes de
Compra, la Solicitud queda cerrada. En una misma Solicitud pueden estar
implicados varios proveedores.

Desde esta aplicación las Solicitudes se convierten en Órdenes de Compra.

 Ficha de SC

Permite crear, ver y modificar Solicitudes de Compra.

En este caso la Solicitud está en espera de ser aprobada. Se realiza a un proveedor


llamado Ateclima S.L. por valor de 14.817 €. Mediante este documento el
Departamento de Mantenimiento le está solicitando al Departamento de Compras la
aprobación de un pedido de materiales o de servicios, para lo cual le indica el valor
y el proveedor de dichos materiales o servicios.

A cada solicitud se le asigna un número de solicitud. Posteriormente este mismo


número se asignará a la Orden de Compra, si llega a aprobarse.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ficha de Líneas de SC

Se utiliza para incluir los elementos que se solicitan (llamados elementos de línea).
A cada elemento se le asigna un número y se especifica la cantidad, costes, fechas,
etc.

En este caso vemos los 13 primeros elementos de línea de los que consta la
solicitud, todos ellos repuestos del Almacén que como tal tienen asignado su
número de ítem. Al agregar elementos mediante número de ítem, si estos ya han
sido pedidos con anterioridad, se asigna automáticamente descripciones y costes, en
función de las cantidades pedidas.

En la parte inferior hay unos campos en los que no se han ingresado datos. Si en el
campo de Orden de trabajo se asignara un número de OT, los costes de la solicitud
(en caso de convertirse en orden de compra) se cargarían a la orden, de forma que se
facilita el seguimiento de costes asociados a dicha OT, que pasarían a sumarse a los
de mano de obra.

Igualmente, los campos de Ubicación y Equipo permiten vincular costes a activos de


trabajo, lo que puede ser interesante para monitorizar los flujos de coste que se
producen. También es posible vincular desde este punto los costes de compras a una
cuenta del Libro Mayor Contable, al que se irán cargando durante todo el proceso de
oferta, orden de compra y facturación.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.7.2 Órdenes de Compra

Una Orden de Compra (OC) es un pedido autorizado hecho por un departamento de


Compras y dirigido a un distribuidor o proveedor externo (sólo a uno). Una Orden
de Compra queda cerrada cuando todos sus elementos de línea y la factura con la
información de costes han sido recibidos.

 Ficha de OC

Para crear, ver o modificar órdenes de Compra. Estas pueden ser creadas a partir de
Solicitudes de Compra y Solicitudes de Oferta o pueden ser definidas por entero
desde esta aplicación.

En este caso vemos una Orden de Compra aprobada, dónde se especifican proveedor
y comprador, con sus datos respectivos, fechas, la prioridad de la OC y un valor de
1.463 €.

En la barra de herramienta hay botones que permiten copiar elementos de línea


desde una Solicitud de Compra a la Orden de Compra, Aprobar Orden de Compra
(para ello la OC debe estar en espera de aprobación, lo cual no es el caso), Imprimir
Orden de Compra y Cerrar Orden de Compra. Los registros que componen la OC
son modificables hasta que la OC se aprueba: a partir de ese momento no lo son.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ficha de Líneas de OC

Para introducir y ver los elementos de línea de la OC. Es posible copiar todos los
elementos de línea automáticamente desde una Solicitud de Compra.

Aquí vemos los elementos de línea de los que se compone la OC vista


anteriormente. Se trata de dos elementos, del cual uno se piden dos unidades y del
otro una. Son materiales, puesto que tienen establecido un número de ítem.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.8 Planes

El módulo de Planes es un recurso adicional del CMMS que agrupa la aplicación de


Planes de Trabajo (relacionados con el Mantenimiento Preventivo, como se vio en el
punto 2.2 de este apartado) con algunas aplicaciones relacionadas con protocolos de
seguridad. Cuando selecciona el icono de Planes aparecen cinco elementos del menú
emergente:

 Planes de Trabajo
 Planes de Seguridad
 Riesgos de Seguridad
 Precauciones de Seguridad
 Desconexión / Rotulación de Seg.

La aplicación de Planes de Trabajo se detalla posteriormente. El resto de las


aplicaciones no son estrictamente requeridas como software de mantenimiento, sino que
sirven de apoyo para estandarizar y formalizar planes, riesgos y procedimientos de
seguridad. En este punto el CMMS estaría solapándose con funciones más propias de un
Departamento de Riesgos Laborales o de Seguridad. Resulta interesante comentar
brevemente estas aplicaciones:

Planes de Seguridad
Asocia requisitos y procedimientos de seguridad con las Órdenes de Trabajo para
cumplir con los requisitos regulatorios. Puede definir la información de seguridad
necesaria para seguir un plan de trabajo específico en un activo de trabajo. Se pueden
asociar planes de seguridad definidos con planes de trabajo específicos en la aplicación
Planes de Trabajo.

Riesgos de Seguridad
Define los riesgos que existen en el lugar de trabajo, asocia medidas preventivas con
tales riesgos y relaciona los riesgos con información más detallada.

Precauciones de Seguridad
Permite definir protocolos de seguridad para riesgos en el lugar de trabajo. Se pueden
asociar estas precauciones de seguridad con los riesgos del lugar de trabajo en la
aplicación Riesgos de Seguridad.

Desconexión / Rotulación de Seguridad


Un procedimiento de rotulación de seguridad está diseñado para sacar de servicio
activos de trabajo o para colocarlos nuevamente en servicio, y realizar un seguimiento
para garantizar la seguridad de un entorno de trabajo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Planes de Trabajo

Un Plan de Trabajo es una descripción detallada de la tarea que se realizará en una


orden de trabajo (generalmente de Mantenimiento Preventivo). A través de este
módulo es posible crear, modificar o suprimir un registro de plan de trabajo. Las
planificaciones de trabajo generalmente contienen operaciones (procedimientos),
junto con listados de mano de obra, materiales, y herramientas estimadas que se
requieren para el trabajo. Los Planes de Trabajo se podrían definir como plantillas
que se aplican repetitivamente a órdenes de trabajo específicas.

En la ficha de Plan de Trabajo es posible crear, ver y modificar planes, cada uno
de los cuales tiene asignados un código alfanumérico y un nombre. Se establecen
responsabilidades de ejecución y supervisión y se asigna una duración estimada.

Las operaciones que componen el Plan deben ser numeradas y descritas con
precisión, porque servirán de guía al mecánico a la hora de realizar su tarea.
También es posible estimar tiempos estimados para cada una de las operaciones
descritas.

Aquí vemos las 4 operaciones en que se ha dividido una revisión de los compresores
de aire comprimido (por tanto un MP, Mantenimiento Preventivo). En principio esta
revisión debe ser realizada por un Mecánico de Producción y Servicios (MEC-PRO-
SER) que debería emplear un tiempo en torno a 1 hora y 30 minutos.

Las operaciones se numeran por decenas para facilitar la inclusión posterior de


nuevas operaciones intermedias sin tener que modificar toda la numeración. Es muy
probable que los planes de trabajo sufran modificaciones a lo largo del tiempo, bien
sea porque se compruebe que algunas tareas resultan prescindibles y puedan ser por

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

tanto eliminadas, bien porque se detecte la necesidad de incluir nuevas tareas. Estas
modificaciones son resultado de un feedback permanente, generado en estos trabajos
que se repiten con una frecuencia determinada en el tiempo (en este caso semestral).

En la ficha de Activos de Trabajo se vinculan los equipos a los que les será
aplicado el Plan de Trabajo.

En este caso vemos que la Revisión se aplicará a dos compresores, con su número
de equipo correspondiente.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.9 Mano de Obra

Las órdenes de Trabajo se asignan a empleados o contratistas externos, que debe estar
previamente listados y registrados. Esto se hace a través del módulo Mano de Obra,
donde se almacena información sobre empleados, contratistas y especialidades. Cuando
se selecciona el icono Mano de Obra aparece un menú emergente de cuatro partes:

 Mano de obra
 Especialidades
 Informes de mano de obra
 Órdenes no asignadas

La aplicación de Mano de Obra se detalla posteriormente. Resulta también interesante


comentar brevemente las demás aplicaciones:

Especialidades
En la aplicación de Especialidades es donde se crean y modifican los registros de
especialidad. Una especialidad representa un grupo de empleados, que conviene agrupar
por el tipo de trabajo que realizan o según una clasificación por competencia. De esta
forma se puede asignar trabajos por especialidad, sin precisar exactamente el empleado
al que se asignan sino la especialidad a que corresponde.

Ejemplo:
Se crea la especialidad Mecánicos de Líneas de Empaquetado y se agrupa en ella a
todos los técnicos cuyo trabajo está centrado en las áreas de empaquetado. Sí
posteriormente se crea una OT para un trabajo en esas áreas, y no se quiere restringir a
priori la asignación, esta OT se asignará a la especialidad de Mecánicos de Líneas de
Empaquetado y será visible para todos ellos.

Informes de Mano de Obra


La información de horas de mano de obra está definida a través de las órdenes de
trabajo, pero también puede ser consultada a través de esta aplicación, donde se informa
del uso de mano de obra por trabajador o especialidad.

Órdenes no asignadas
Para identificar las OT’s pendientes de asignación de mano de obra.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Mano de obra

Mediante esta ficha se crean, ven y modifican los registros de empleados. En cada
uno de ellos puede guardarse información detallada sobre el trabajador, sus costes
asociados por hora, las horas extra trabajadas y rechazadas, las habilidades
especiales y las calificaciones.

Aquí vemos el aspecto de un registro de empleado. Hay un primer bloque con su


código, nombre y datos personales. Un segundo bloque (Detalles) registra
información relacionada con su desempeño (especialidad, habilidades...). Otros
apartados se refieren a costes por hora y horas acumuladas (normales y extra).
Adicionalmente se puede informar de la fecha de nacimiento, contratación y fechas
de evaluaciones.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.10 Calendarios

Los calendarios proporcionan información de turnos, vacaciones y días festivos, lo cual


puede utilizarse para programar el trabajo. Un calendario se define por una fecha de
inicio, una fecha de finalización y el turno de trabajo. Dentro de estos tiempos se
definen los tiempos de no trabajo y festivos. Los calendarios definidos en esta
aplicación pueden aplicarse a los equipos, ubicaciones, especialidades y mano de obra.

Ejemplos de calendarios:

- Calendario de Turno de Día


- Calendario de Turno de Noche
- Calendario del equipo HP-311
- Calendario de Miguel López

Al calcular la salida de servicio para un equipo, las aplicaciones verifican el calendario


del equipo para ver en qué momento se supone que el equipo debe estar operativo.

El módulo Calendarios tiene una sola aplicación, homónima.

 Ficha Calendario

Permite crear, ver y modificar calendarios.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ficha Periodos de Trabajo

Dentro de un calendario (fechas de inicio y final) es posible establecer periodos de


trabajo precisos. Esto se hace a través de la ficha Periodos de trabajo.

En este caso se establecen dos turnos para cada día, con sus respectivas horas de
inicio y final y el tiempo neto de trabajo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.11 Recursos

Este módulo proporciona información de Recursos que se utilizan normalmente en la


administración de mantenimiento cotidiana. Los Recursos pueden ser accesibles desde
el resto de los módulos.

El módulo proporciona tres aplicaciones de recursos que contienen información


relacionada con:

 Empresas
 Herramientas
 Contratos de Servicios

La aplicación de Empresas se detalla posteriormente. Resulta también interesante


comentar brevemente las otras dos aplicaciones:

Herramientas
En esta aplicación se registra información sobre las herramientas utilizadas en las tareas.
Se hace referencia a esta información en Planes de Trabajo y en Órdenes de Trabajo. El
uso de las herramientas generalmente tiene un costo asociado que se traslada a las
Órdenes de Trabajo.

La aplicación de herramientas tiene especial relevancia cuando se trata de herramientas


especiales o de gran tamaño. Imaginemos que va a ser necesaria una grúa para la
realización de una orden de trabajo prevista para una fecha determinada. Al configurar
dicha OT, además de mano de obra y materiales, es posible reservar herramientas (como
se puede ver en el punto 3.3.1 de este apartado). De esta forma aseguramos que la grúa
estará disponible y localizada para la fecha de la realización de la OT. Esto podría ser
igualmente válido para herramientas compartidas por varios departamentos, equipos
compartidos por toda la compañía (por ejemplo un proyector de diapositivas), etc.

Contratos de Servicios
Especifica información de los contratos de servicios con distribuidores o fabricantes.
Desde los módulos de Equipo y de Órdenes de Trabajo se pueden hacer referencias a
estos contratos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Empresas

En el normal funcionamiento de un Departamento de Mantenimiento es habitual


establecer relaciones comerciales con algunas empresas, ya sean proveedores,
empresas de servicios, fabricantes, subcontratas, etc. MAXIMO 4i dispone de una
aplicación específica para registrar los datos relativos a cada una de estas empresas.

En la Ficha de Empresa se establecen el código y el nombre de la compañía, así


como la posibilidad de registrar datos bancarios, impositivos, monetarios, etc.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

En la Ficha de Direcciones se guardan los datos sobre la ubicación física de la


empresa. El registro de todos estos datos es una característica adicional del CMMS,
para facilitar la localización de cada uno de los proveedores, subcontratas, etc.

En la ficha de Contactos se guardan los datos de los representantes o comerciales


de cada una de las empresas (nombre, email, teléfonos...)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.12 Otros Módulos

En los puntos anteriores se han estudiado los módulos más importantes del CMMS,
MAXIMO 4i. Cuando una empresa adquiere un paquete de software de mantenimiento,
el distribuidor de ese software le ofrece cierto margen de configuración de acuerdo a las
necesidades de cada negocio. El paquete se adapta a través de la inclusión o exclusión
de ciertas aplicaciones, dando además lugar a un gran margen de auto-configuración por
parte del cliente. A continuación se ven algunos módulos que facilitan estas tareas.

3.12.1 Aplicaciones Personalizadas

Hacen posible que el administrador del sistema cree tablas de base de datos y
pantallas de aplicación personalizadas. Las pantallas personalizadas pueden
accederse desde cualquier aplicación o desde dentro del módulo Aplicaciones.
Pueden crearse dos tipos de tablas de Aplicaciones Personalizadas:

- Tablas de Aplicaciones personalizadas independientes de propósito general que


pueden contener cualquier tipo de información.

- Tablas adicionales, cada una asociada con una aplicación específica.

3.12.2 Configuración

MAXIMO 4i permite un gran margen de configuración de la base de datos, del nivel


de seguridad (en función del usuario) y de otras características de ejecución de la
aplicación. Al seleccionar el icono Configuración aparece un menú emergente de
seis partes:

 Informes y otras aplicaciones


 Catálogo de cuentas
 Seguridad
 Configuración de base de datos
 Configuración de aplicación
 Hipervínculo
 Diseñador del flujo de trabajo

Informes y Otras Aplicaciones


Los informes son herramientas muy útiles para cualquier sistema CMMS. En el caso
de MAXIMO 4i existe una gran cantidad de informes preconfigurados, que se
ejecutan desde la propia aplicación a la que conciernen. Por ejemplo, si se quiere
conocer la distribución de la carga de Mantenimientos Preventivos que están
programados entre dos fechas (por ejemplo para la carga anual) se puede ejecutar un

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

informe que ya está previamente configurado. Hay informes de gran interés para
todas las aplicaciones del programa

Desde la aplicación de Informes y Otras Aplicaciones es posible crear nuevos


informes, lo cual requiere ciertos conocimientos de bases de datos SQL.

Catálogo de Cuentas
Desde esta aplicación se configuran las cuentas del libro mayor del sistema de
contabilidad. Es posible agregar o modificar cuentas, configurar los períodos
financieros, ingresar cuentas de inventario, cuentas de la empresa y cuentas de
recuperación de recursos, así como definir códigos y tarifas de impuesto.

Seguridad
Permite establecer los derechos de acceso de cada usuario a los módulos,
aplicaciones, pantallas y opciones. Esta aplicación suele ser gestionada por un solo
usuario, habitualmente el máximo responsable del Departamento en que se aplica el
CMMS.

Configuración de Base de Datos


Para personalizar la base de datos. Una base de datos se compone de tablas y de
campos de datos. En esta aplicación se pueden configurar detalles como el ajuste de
longitud del campo de datos o los tipos de datos (numérico, moneda, etc.)

Configuración de Aplicación
Permita cambiar la posición de iconos y de elementos del menú en la pantalla del
Menú Principal. Contempla opciones de personalización de la apariencia.

Hipervínculo
Desde esta aplicación se pueden conectar aplicaciones de terceros a campos de datos
y botones dentro de las aplicaciones. Puede usarse una variedad de aplicaciones tipo
Windows, como programas gráficos, procesadores de palabra u hojas de cálculo
(cualquier aplicación disponible del Administrador de Programas de Windows).

Diseñador de Flujo de Trabajo


La herramienta del administrador para definir visualmente y construir procesos
automatizados de flujo de trabajo que reflejan cómo su organización ejecuta y
administra sus actividades de mantenimiento. Un proceso de Flujo de Trabajo es un
listado de pasos que dirigen un registro, como una Orden de Compra (OC) o una
Orden de Trabajo (OT).

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.12.3 Utilidades

El módulo Utilidades contiene características que permiten al administrador del


sistema personalizar el sistema y realizar el mantenimiento de la base de datos.

Al seleccionar el icono Utilidades aparece un menú emergente de cuatro partes:

 SQL Interactivo
 Editor de pantalla
 Archivar
 Band. entr. de flujo de trabajo

SQL Interactivo
Accede a la base de datos y permite realizar funciones de administración como
importar/exportar y archivar. MAXIMO 4i puede trabajar con bases de datos Oracle
y SQL, en el caso que nos sirve de ejemplo se trata de una base SQL.

Editor de Pantalla
Muestra una pantalla en la que puede seleccionar una aplicación para personalizarla.

Archivar
Permite almacenar para referencia futura los registros de la base de datos que han
sido eliminados.

Bandeja de entrada de flujo de trabajo


Un proceso de Flujo de Trabajo es un listado de pasos que dirigen un registro, como
una Orden de Compra (OC) o una Orden de Trabajo (OT). Esta aplicación permite
gestionar los registros de este tipo pendientes de aprobación.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4. Aplicación en un Dpto. de Ingeniería y Mantenimiento

4.1 Estudio de la planta


El sistema CMMS estudiado facilitará el trabajo de un departamento de Ingeniería y
Mantenimiento que desarrolla su labor en una planta de industria farmacéutica. Para
entender la dimensión de los aspectos que serán gestionados por el software es
interesante conocer algunos datos sobre la planta:

 Planta de Industria Farmacéutica localizada en el Corredor del Henares


(Comunidad Autónoma de Madrid).

 Construida en la década de los años 60 y redimensionada en varias ocasiones,


con los consiguientes aumentos de capacidad productiva, diversidad de
productos y servicios.

 Superficie total de 25.000 m2, de los cuales 9000 m2 construidos, 2000 m2 de


almacén y el resto repartidos entre producción, talleres, subalmacenes, oficinas,
sala de calderas y comedor.

 Especializada en productos farmacéuticos del sector OTC (Producto


farmacéutico autorizado para venta libre o sin prescripción médica)

 Fabricación anual: 15 millones de unidades

 2,5 millones de unidades almacenadas (en promedio)

 74 empleados repartidos en los siguientes departamentos

- 27 Producción
- 13 Ingeniería y Mantenimiento
- 8 Laboratorio de Control de Calidad
- 8 Almacén
- 4 Compras y Planificación
- 4 Garantía de Calidad
- 3 Seguridad y Medio Ambiente
- 2 Administración
- 2 Finanzas
- 1 Ingeniería de Proyectos
- 1 Recursos Humanos

 Certificación ISO 14001 (Normativa Internacional de Gestión Ambiental)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 3 Tecnologías repartidas en 5 líneas de producción.

 Granulados (medicamento en sobres):


- 1 área de fabricación (lotes de 3.500 Kg)
- 2 líneas de empaquetado (sobres de 10 g)
- 3 productos

 Geles (medicamento en pomada)


- 1 área de fabricación (lotes de 3.500 litros)
- 2 líneas de empaquetado (tubos metálicos de 20 a 160 g)
- 3 productos

 Líquidos (jarabes)
- 1 área de fabricación (lotes de 3.500 litros)
- 1 línea de empaquetado (botellas de plástico entre 10 y 150 ml)
- 4 productos

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.2 El departamento de ingeniería y mantenimiento

Este Trabajo de Fin de Carrera aplica la teoría de Ingeniería del Mantenimiento y


Gestión basada en Software CMMS a través de un caso concreto. El ejemplo utilizado
es un Equipo de trabajo que desempeña su papel en una Planta de Industria
Farmacéutica y que llamamos Departamento de Ingeniería y Mantenimiento.

El Departamento está formado por 13 profesionales:

1 Gerente de Ingeniería y Mantenimiento


1 Supervisor de Mantenimiento
1 Técnico de Ingeniería y Mantenimiento
1 Jefe de mecánicos
1 Responsable de Almacén de Repuestos
4 Mecánicos de Áreas de Empaquetado
2 Mecánicos de Producción y Servicios
1 Mecánico Eléctrico
1 Mecánico Electrónico

Todos los miembros del departamento tienen acceso al CMMS MAXIMO. Para ello
disponen de 5 ordenadores personales (Gerente, Supervisor, Técnico, Jefe de mecánicos
y Responsable de almacén) y de 3 ordenadores compartidos ( por los 8 mecánicos)
ubicados en los dos talleres y en almacén de repuestos.

4.2.1 Organigrama del Departamento

Gerente

Técnico de Mantenimiento

Supervisor

Responsable del Almacén de Repuestos

Jefe de Mecánicos

Mecánico de Producción y Servicios 1 Mecánico Eléctrico Mecánico electrónico Mecánico de Empaquetado 1

Mecánico de Producción y Servicios 2 Mecánico de Empaquetado 2

Mecánico de Empaquetado 3

Mecánico de Empaquetado 4

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.2.2 Política y objetivos. Repercusión del CMMS.

El Departamento tiene definidas una política y unos objetivos, que lo definen y lo


sitúan en el contexto de la compañía. El uso de un sistema CMMS repercute en cada
uno de estos puntos:

 Los equipos e instalaciones deben poseer el plan de mantenimiento que


mejor se adapte a sus funciones.

El CMMS apoya con datos y funcionalidades al diseño y desarrollo de ese plan


de mantenimiento

 Los planes de mantenimiento serán llevados a cabo conforme a


planificación y todas sus acciones serán almacenadas en registros históricos.

El CMMS almacena esos registros históricos y da apoyo a la planificación

 Se realizará una monitorización continua del desempeño de los equipos.

El CMMS contribuye a esa monitorización registrando tiempos de salida de


servicio, costes, uso de repuestos, etc.

 Se buscará conseguir la mejora continua: Dicha mejora continua debe


redundar en una reducción de costes de operación.

El CMMS permite análisis y toma de datos que apoyen esa mejora continua.

 Seguimiento y análisis de los indicadores de actuación semanales, mensuales


y por área como referencia máxima del desempeño de las operaciones de
Mantenimiento.

La carga de trabajo por técnico es gestionada y supervisada a través del sistema


de gestión de activos de la compañía (CMMS).

 Desarrollo de los mantenimientos predictivos y preventivos a través del uso


efectivo de planificación y del análisis de criticidad de equipos.

La formalización y el diseño de los mantenimientos programados están


facilitados por el software de mantenimiento.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Se aplicarán los análisis de modo de fallo en función del grado de criticidad.


Mediante dicho análisis se obtiene una aproximación del tipo de
mantenimiento a aplicar en cada equipo.

El mantenimiento definido tras el Análisis de Fallos está implementado en el


sistema CMMS, el cual sirve como fuente de análisis en las siguientes
actualizaciones de los Análisis de Fallos.

 Las tendencias en los meses de los costes de los contratistas serán analizadas
por áreas de trabajo

Los trabajos asignados a contratistas externos son gestionados y supervisados en


cuanto coste, plazo de ejecución y calidad del servicio a través del CMMS.

 El gasto asociado a tiempos de parada, mano de obra (interna o externa) y


materiales será monitorizado por área cada mes.

El CMMS permite convertir en costes los tiempos y recursos destinados a cada


orden de trabajo.

 El almacén de repuesto poseerá sus propios indicadores mensuales. Éstos se


monitorizarán de forma mensual.

La gestión de los materiales y repuestos se realiza a través del CMMS conforme


a los objetivos establecidos, desde su adquisición hasta el almacenamiento y
entrega.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.3 Acceso al CMMS en función del puesto de trabajo

La aplicación MAXIMO está instalada en un servidor de la compañía, al que se puede


acceder a través de la red interna. Los accesos están habilitados en los diferentes
equipos y para los diferentes usuarios del sistema. Cada uno de ellos tendrá asignados
un nombre de usuario y una contraseña. No todos los integrantes del departamento
acceden de igual manera al programa de gestión, ni lo hacen desde el mismo equipo:

Gerente de Ingeniería y Mantenimiento


Es el administrador del sistema, por lo tanto se encarga de configurar los diferentes
usuarios, contraseñas y módulos a los que tiene acceso cada miembro del departamento.
Puede realizar todas las funciones que permite el sistema (crear, supervisar y cerrar
órdenes de trabajo, modificar el inventario, gestionar las compras, dar equipos de alta...)
pero no es el ejecutor habitual de estas tareas. Accede habitualmente desde el ordenador
de su puesto de trabajo.

Supervisor de Mantenimiento
Es el principal planificador y supervisa todo el flujo de órdenes de trabajo. Genera,
junto con el Jefe de mecánicos, casi todas las OT’s del departamento. Gestiona los
trabajos de contratas externas al departamento, creando y cerrando las OT’s relacionas
con estos trabajos. Es el encargado de generar y planificar semanalmente la carga de
mantenimientos preventivos, que irán apareciendo en función de sus fechas previstas.
Tiene acceso a todo el panel de módulos de MAXIMO excepto a la administración.
Accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo.

Técnico de Ingeniería y Mantenimiento


Es el encargado gestionar los informes para generar indicadores semanales y mensuales
(cumplimiento de la planificación, salidas de repuestos) y del mantenimiento del
sistema (dar equipos de alta o de baja, actualizar los costes). Es el principal encargado
de utilizar el CMMS como base de datos para consulta y toma de decisiones en torno a
la optimización del mantenimiento. Puede realizar todas las funciones que permite el
sistema pero no es el principal gestor de las OT’s. Accede habitualmente desde el
ordenador de su puesto de trabajo.

Jefe de mecánicos
Genera, junto con Supervisor, casi todas las OT’s del departamento. Asiste a los
mecánicos ante posibles dudas sobre el sistema o apreciaciones sobre órdenes de
trabajo. Tiene acceso a todos los módulos de MAXIMO y accede habitualmente desde
el ordenador de su puesto de trabajo.

Responsable de Almacén de Repuestos


Utiliza principalmente los módulos de Almacén y Compras, y tiene acceso a todos los
demás módulos en modo consulta. Gestiona todas las operaciones de inventario desde el
CMMS, además de facilitar los materiales a los mecánicos. Accede habitualmente desde
el ordenador de su puesto de trabajo, situado en el almacén de repuestos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Mecánicos
Acceden a MAXIMO a través de los equipos situados en los talleres (2) y del equipo
auxiliar situado en el almacén de repuestos. Tienen acceso limitado al programa, para
ver y cerrar las órdenes de trabajo que les han sido asignadas (OT’s), consultar el
histórico de las OT’s que ya cerraron, acceder al módulo almacén para consultar
información de los repuestos y realizar consultas de Equipo.

Otros departamentos
Existe la posibilidad de que otros departamentos generen órdenes de trabajo. Para ello
se ha realizado la conexión de ciertos equipos al servidor interno de la compañía en el
cual se encuentra la aplicación MAXIMO. Cuando un departamento genera una OT,
esta permanece en espera de aprobación hasta que el supervisor de mantenimiento da el
visto bueno, por lo tanto lo que realmente hacen los otros departamentos es proponer
trabajos a Ingeniería y Mantenimiento. Por ejemplo supongamos que el departamento
de Seguridad y Medio Ambiente detecta la rotura de una lámpara en un pasillo. Este
departamento genera la OT y posteriormente el Supervisor la aprueba, momento en el
cual el mecánico al que le haya sido asignada la reparación puede consultar la ubicación
y prioridad de su actuación.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4 Formación de los empleados. Procedimientos internos.

La implantación de un sistema CMMS es un proceso complejo y de cierta duración (se


estima que el tiempo medio para la total implantación está en torno a un año). Lo
habitual es establecer áreas piloto para empezar a funcionar con las órdenes de trabajo,
registro de equipos, etc., y del mismo modo es lógico que algunos miembros del
departamento empiecen antes a trabajar con el sistema.

Para que el software de mantenimiento comience a funcionar con normalidad en todo el


departamento y en los otros departamentos implicados, es necesaria la formación de los
empleados, que no debería ser muy complicada ya que, como se ha visto, el sistema es
relativamente sencillo. La forma habitual de realizar esa formación es in situ, con
ordenadores conectados a una base de datos de prueba (una demo) que se encarga de
lanzar el proveedor, normalmente un fragmento copiado de la base de datos real.

Una vez que ya se está trabajando con el CMMS a diario, la formación de los
empleados continúa a través de la experimentación propia, pero es conveniente
respaldar la formación inicial con re-entrenamientos periódicos y algún tipo de
documentación de apoyo.

Además de los manuales de usuario, en este Departamento se ha generado una


documentación propia, con carácter de procedimientos internos, que sirve de apoyo
continuo ante las posibles dudas que pudieran surgir a los empleados.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4.1 Solicitud de Orden de Trabajo

PROCEDIMIENTO INTERNO
SOLICITUD DE ORDEN DE TRABAJO
Dirigido a: Posibles solicitantes (Administradores del Dpto. de Ingeniería y
Mantenimiento, miembros de otros departamentos)

OBJETIVO
Establecer las instrucciones necesarias para la creación, seguimiento y cierre de una
orden de trabajo, de tal forma que se asegure un mínimo de información
cumplimentada necesaria para el tratamiento de la solicitud en el sistema. Por otro lado
se explicará como realizar el seguimiento de la orden generada a través del sistema.
Este procedimiento aplica a todos los departamentos. de la compañía que generen
órdenes de trabajo a través del sistema MAXIMO. El departamento de Ingeniería y
Mantenimiento prestará todo el apoyo técnico necesario al resto de departamentos., ante
cualquier duda o incidencia del usuario para la buena aplicación de este procedimiento.
Cada departamento que solicite una orden de trabajo vía MAXIMO tiene la obligación de
cerrarla, aprobando así los trabajos realizados.

PROCEDIMIENTO

Acceso al programa
El solicitante de órdenes trabajo, asignado dentro del departamento correspondiente,
poseerá su nombre de usuario y contraseña personal para acceder a MAXIMO. Una vez
introducidos ambos el usuario observará en pantalla tres módulos: OTs, Almacén y
Equipo. Tanto en el módulo Almacén como Equipo, el usuario tendrá un acceso de lectura
de la información, pudiendo realizar búsquedas pero no pudiendo modificar los datos.

Módulo de equipo
En el módulo de equipo el usuario podrá acceder al registro de equipos del sistema. En
él se reflejan la ubicación del equipo, equipo padre, repuestos asociados y MPs que se
apliquen sobre el mismo. El sistema asigna un número de identificación al registro del
equipo (Ver imagen) que conviene tener en cuenta para facilitar la asociación de la
orden de trabajo a generar con el equipo en cuestión.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Para realizar una búsqueda de un equipo conviene conocer características del mismo,
tales como su posible ubicación, ítem, descripción, etc. Cuanto más datos se conozcan
más concluyente es la búsqueda. La forma más común de buscar un equipo se realiza
mediante el campo descripción. En él se usa el signo % para realizar la búsqueda.
Ejemplo: ítem del equipo mezclador: MX-304, para realizar su búsqueda a través del
sistema en el campo descripción se introducirá %MX%304%, apareciendo, una vez
apretado el botón “Bola del mundo”, todos los equipos que en su descripción tengan
dicho ítem (los cuales no deben ser muchos ya que este ítem es personal para el equipo
y sus componentes)

Módulo de OTs
En el módulo OTs el solicitante encontrará tres módulos: Solicitud de trabajo,
Seguimiento y control de OTs y Cerrar OTs.

La aplicación principal para realizar la orden de trabajo es la de aplicación Solicitud de


orden de trabajo:

En ella el usuario tendrá en la parte superior el menú archivo para salir del programa,
aplicación o base de datos. Por debajo de éste (de izquierda a derecha) aparecen los
iconos de borrar datos de pantalla, imprimir informe de OT, cortar y pegar datos e
iconos más específicos del programa: atrás / delante para moverse entre los registros
seleccionados, bola del mundo para ver en listado los resultados de una búsqueda, y los
botones Nuevo (crea nuevo registro) y Buscar (busca registros) El botón Buscar realiza
la misma función que el de bola del Mundo pero apareciendo el primer registro
encontrado en pantalla y sin listado.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Crear una OT (Orden de Trabajo)


Para crear una OT se pulsará el botón Nuevo asignando el sistema a la OT creada un
número nuevo y único para dicha solicitud. A continuación, el solicitante en el campo
descripción realizará una pequeña explicación de la avería o actividad requerida,
utilizando palabras definitorias tales como: revisión, avería, disfunción, etc. Así como
una indicación de que equipo o instalación se trata. Todo seguido el solicitante debe
identificarse en el campo Informado por. Este campo debe ser siempre cumplimentado
ya que permitirá al usuario más tarde realizar el seguimiento de sus OTs. Además podrá
introducir su teléfono de trabajo (opcional) y se reflejará a su lado derecho la fecha en la
que se informó (automático)

En la siguiente línea aparecen los campos ubicación y su descripción, y más abajo


equipo y descripción. Si el usuario pide una orden aplicada a un equipo, deberá realizar
una búsqueda en el módulo equipo de la forma antes mencionada, introduciendo el
número del equipo deseado en esta casilla (número de MAXIMO) De forma automática,
al continuar se asigna la ubicación de forma automática, ya que es e equipo tiene una
ubicación enlazada en la base de datos.
Por otro lado si el usuario requiere una OT aplicada a una instalación o área (pared,
techo, etc) deberá buscar en la casilla ubicación la zona deseada donde se realizará la
OT. Pulsando el botón de tres puntos situado a la derecha dentro de la casilla, se
desplegará un árbol de búsqueda de las ubicaciones.

Una vez cumplimentada las casillas anteriores se pasará a definir la categoría del trabajo
a realizar en la casilla Tipo de trabajo. De igual forma que con la ubicación aparece un
menú al pulsar el botón de tres puntos. Los tipos de trabajo que aparecen son los
siguientes:

AT (Atención técnica): Abarca todos aquellos trabajos de supervisión de un equipo o


instalación, que impliquen, si fuera necesario, la modificación mediante ajustes de los
parámetros de funcionamiento del equipo o máquina. En todo caso no está asociado a
una disfunción del equipo.

MC (Mantenimiento Correctivo): Medida correctiva a realizar para atajar la


disfunción o mal funcionamiento de un equipo.

ME (Mantenimiento de emergencia): Asociado a la producción, ya que implica un


“Breakdown” de la máquina que influye de manera determinante en el rendimiento de la
producción. Se le asocia siempre la máxima prioridad.

MEX (Mantenimiento extraordinario): Mantenimiento planificado a realizar en un


intervalo de tiempo favorable a no interferir en los procesos productivos (Durante
limpieza o paradas)

MP (Mantenimiento Preventivo): Mantenimiento periódico realizado a un equipo o


instalación para evitar un mal funcionamiento y/o “Breakdown”

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

MPD (Mantenimiento Predictivo): Mantenimiento con el mismo propósito que el


anterior, pero realizado conforme al estado presente de un equipo. Requiere técnicas de
detección de síntomas o un gran conocimiento de la máquina.

MR (Mantenimiento de Rotura): Mantenimiento de cambio de pieza o equipo en el


final de su ciclo de uso, que no tiene impacto significativo en los objetivos
operacionales (Ej: Cambio de Bombillas)

MREG (Mantenimiento reglamentario): Mantenimiento exigido por la ley para


ciertos equipo o instalaciones, debido a su importancia en aspectos de seguridad, medio
ambiente, etc.

OPTIM (Mejora y optimización): Acción de mejora del funcionamiento del equipo,


realizando una modificación o rediseño del mismo con objeto de aumentar su
maniobrabilidad, rendimiento o versatilidad.

PI (Proyecto de ingeniería): Acciones que requieran una obra o estudio de ingeniería


en la instalación y/o equipo.

O (Otros): Todas aquellas actividades no catalogadas en alguna de las anteriores.

Una vez introducido el tipo de trabajo se le debe asignar una prioridad al trabajo en la
casilla Prioridad. De igual forma que las anteriores se despliega un menú con las
diferentes opciones que se describen a continuación:

5 Crítica (Inmediato) Afecta de forma determinante al rendimiento en la producción.


4 Elevada (En el día) Tarea que debe ser realizada a lo largo del día, pero dentro del
mismo
3 Planificación semanal Tarea que puede ser planificada a ser realizada a lo largo de la
semana
2 En próxima parada Tarea a ser realizada en un paro de producción
1 Baja Tarea que puede ser realizada en un intervalo de tiempo elevado

Por último, el usuario puede especificar una fecha límite de realización de la tarea en la
casilla Fecha Límite.

Una vez introducidos todos los datos, para grabar se pincha en la solapa Solicitud de
trabajo y la OT se envía al departamento de mantenimiento.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Seguimiento de OT
En la aplicación de seguimiento de OT, el usuario podrá controlar el estado de sus OTs.
En la casilla Estado aparecen los diferentes estados en los que se encuentra la OT; los
cuatro más comunes y característicos son los siguientes:

EAPR: En estado de aprobación. Todavía no aprobada por el supervisor de


mantenimiento.
APROB: Aprobada por el supervisor pero no realizada por el mecánico.
COMP: Completada por el mecánico.
CERR: Cerrada por el solicitante si está conforme con el trabajo realizado. La OT se
guarda en el histórico.

Para realizar el seguimiento de la OT, el usuario se debe encontrar con la pantalla en


blanco, de lo contrario usará borra datos de pantalla. Una vez realizado esto, en el
botón Estado se introduce el estado a revisar y se pulsa Bola del mundo. Aparecerán en
dicho instante en el listado las OTs pendientes de aprobación, aprobadas o completadas
según la selección.

Durante toda la sesión del usuario, éste sólo tendrá acceso a sus OTs (las cuales se
definen como propias en el campo Informado por de la aplicación de Solicitud de
Trabajo) No teniendo acceso en ningún momento a OTs de otros departamentos,
incluido el de mantenimiento.

En esta aplicación el usuario solo posee acceso de lectura, no pudiendo modificar


ningún dato.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Cerrar OTs
En la aplicación Cerrar OTs el usuario podrá cerrar todas aquellas órdenes de trabajo
completadas por el mecánico con las que esté conforme con el resultado (Ver Anexo II).

Para cerrar una OT completada con la que se esté conforme, el usuario realizará los
siguientes pasos:
- Listar OTs (Bola del Mundo) : aparecen sólo OTs propias y en estado
“Completadas” (COMP)
- Seleccionar un registro o OT
- Pulsar la carpeta Cerrar orden de trabajo (Ver Imagen)

Una vez realizado dicha acción el usuario no posee más en su listado la orden cerrada.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Declaración del tiempo de parada del equipo


Cuando una orden es cerrada y se trata de un mantenimiento emergente, el sistema
pedirá al usuario el tiempo de parada del equipo, el cual por definición será el tiempo
transcurrido entre la solicitud de la orden y el momento de finalización del trabajo por
parte del mecánico:

El parámetro más importante a definir es el número de horas de parada del equipo, que
deben coincidir con el número de horas de parada de la línea o tiempo que se estuvo sin
producir, ya que esta opción está asociada a equipos críticos de producción a través de
la denominación del tipo de trabajo ME (Mantenimiento Emergente)

Documento de la orden de trabajo


Una vez cerrada la orden por el solicitante y dependiendo del tipo de trabajo, la OT
quedará en el histórico dentro de la base de datos, la cual está protegida por la política
de Backups de la compañía. Se realizan Backups diarios de todos los sistemas de la
compañía, entre los que está incluida la base de datos de MAXIMO. En estos Backups
se almacena la base de datos tal cual en el momento de grabarla con las modificaciones
(bien en registros o en aplicaciones al propio programa) que se hubieran producido
hasta el momento de la grabación. El tiempo de retención de las copias es, en este caso,
2 semanas.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4.2 Completar Ordenes de Trabajo

PROCEDIMIENTO INTERNO
COMPLETAR ORDENES DE TRABAJO
Dirigido a: Mecánicos, tanto internos como de otras compañías.

OBJETIVO

Establecer las instrucciones necesarias al personal y contratistas autorizados de


mantenimiento para completar una orden de trabajo, de tal forma que se asegure
un mínimo de información cumplimentada necesaria para el desarrollo de un
histórico robusto en el sistema. Aplica al personal y contratistas autorizados de
mantenimiento que hayan recibido formación en el sistema MAXIMO, a los que se
les asigne trabajos a través del sistema.

PROCEDIMIENTO

Acceso al programa
El técnico poseerá su nombre de usuario y contraseña personal para acceder a MAXIMO.
Una vez introducidos ambos, observará en pantalla tres módulos: OTs, Almacén y Equipo.
Tanto en el módulo Almacén como Equipo, el usuario tendrá un acceso de lectura de la
información, pudiendo realizar búsquedas pero no pudiendo modificar los datos.

Módulo de equipo
En el módulo de equipo el técnico podrá acceder al registro de equipos del sistema. En
él se reflejan la ubicación del equipo, equipo padre, repuestos asociados y MPs que se
apliquen sobre el mismo. El sistema asigna un número de identificación al registro del
equipo (Ver imagen) que conviene tener en cuenta para facilitar la asociación de la
orden de trabajo a generar con el equipo en cuestión.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Para realizar una búsqueda de un equipo conviene conocer características del mismo,
tales como su posible ubicación, ítem, descripción, etc. Cuanto más datos se conozcan
más concluyente es la búsqueda. La forma más común de buscar un equipo se realiza
mediante el campo descripción. En él se usa el signo % para realizar la búsqueda.
Ejemplo: ítem del equipo mezclador: MX-304, para realizar su búsqueda a través del
sistema en el campo descripción se introducirá %MX%304%, apareciendo, una vez
apretado el botón “Bola del mundo”, todos los equipos que en su descripción tengan
dicho ítem (los cuales no deben ser muchos ya que este ítem es personal para el equipo
y sus componentes)

Módulo de almacén
En el módulo de almacén el técnico podrá acceder al registro de repuestos de almacén.
En él se reflejan el ítem del repuesto, stock en existencia, localización en estantería,
número de piezas reservadas, tipo de stock, equipo donde se usa, etc. El sistema asigna
un ítem de identificación al registro del repuesto (Ver imagen) que conviene tener en
cuenta para computar bajas en dicho repuesto con la orden de trabajo.

Para realizar una búsqueda de un repuesto se procede de la misma forma que con los
equipos. Cuanto más datos se conozcan más concluyente es la búsqueda. En este caso
los parámetros más interesantes para los técnicos de mantenimiento serán el
conocimiento del Stock del repuesto, ubicación en almacén y posibles alternativas en
caso de que no hubiera existencias (datos más detallados del repuestos tales como
balances y número en reserva se obtienen accediendo a la pestaña de Almacén)

- 130 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Módulo de OTs
En el módulo OTs el técnico encontrará dos aplicaciones: Órdenes de Trabajo (OTs) e
Histórico de OTs cerradas.

La aplicación para completar la orden de trabajo es la de aplicación Órdenes de


trabajo (OTs):

En ella el técnico tendrá en la parte superior el menú archivo para salir del programa,
aplicación o base de datos. Por debajo de éste (de izquierda a derecha) aparecen los
iconos Guardar Datos, borrar datos de pantalla, imprimir informe de OT, atrás /
delante para moverse entre los registros seleccionados, bola del mundo para ver en
listado los resultados de una búsqueda, Completar (banderita de meta) y el botón
Buscar (busca registros) El botón Buscar realiza la misma función que el de bola del
Mundo pero apareciendo el primer registro encontrado en pantalla y sin listado.

Durante toda la sesión del técnico, éste sólo tendrá acceso a sus OTs, las cuales se
definen como propias en el campo Trabajo asignado a: de la aplicación de Ordenes de
trabajo (OTs). Tan sólo podrá compartir el acceso a OTs cuando se asigne una OT
mediante especialidad, en dicho caso compartirá acceso con otro/s técnicos que posean
la misma especialidad.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Planificación de trabajos a través de fecha y prioridad.

El técnico de mantenimiento debe entrar al sistema de forma diaria para conocer su


carga de trabajo. Dicha carga puede ser filtrada según Prioridad, Tipo de trabajo, fecha
objetivo de inicio, etc. Los dos parámetros fundamentales que planifican la carga de
trabajo del técnico son la prioridad y fecha objetivo de inicio.
El técnico, en primer lugar, completará los trabajos con prioridad 5 y 4, y a continuación
bajará a la prioridad 3 (Planificación semanal), completando OTs según la fecha
objetivo de inicio especificada.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Completar una OT (Orden de trabajo)


Una vez realizado el trabajo asignado se procederá a completar la Orden de Trabajo
correspondiente en el sistema. Para ello el técnico debe dirigirse a la pestaña de
Actuales:

Dicha sección se divide en dos partes: Operaciones y Mano de obra. En Operaciones el


técnico describe el proceso realizado para cumplimentar el trabajo, realizando una
pequeña descripción del paso, un tiempo de duración estimado y una constatación del
Status determinado. La numeración de las operaciones se dará de diez en diez. En Mano
de Obra el técnico declarará las horas y fechas de realización del trabajo de la siguiente
forma (de izquierda a derecha):

 Según la numeración de las operaciones previamente descritas, se introduce, de


forma correspondiente, la misma numeración por línea.

 A continuación se selecciona el técnico que realizó la operación, ya que el técnico


que tiene asignada la OT debe reflejar su trabajo y el de compañeros que hayan
debido intervenir en el trabajo descrito.

 Más tarde, se debe completar la fecha de inicio del trabajo, siendo aconsejable
completar otra línea si la operación dura más de un día (línea por día y técnico)

 Los siguientes parámetros a introducir serán las horas de inicio y fin del trabajo.
En este punto cabe destacar que a continuación el sistema estima un número de
horas totales en la casilla horas Normales. Dicha cantidad deberá ser modificada
por el técnico en el caso de que en dicho intervalo se estén contando horas extras,
en dicho caso se deberá introducir el número de horas normales realizadas y en la
casilla siguiente el número de horas extras (HE) Si existen horas extras declaradas
el técnico debe definir en la casilla Tipo HE, el tipo de hora extra según sea extra
normal o festiva.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Una vez completada dicha sección se pincha en el título Mano de Obra y los datos
quedarán almacenados, sin poder ser modificadas las líneas introducidas (en todo
caso se puede seguir añadiendo más líneas)

 Si se debieran declarar repuestos en la OT, el técnico debe irse a la pestaña


Materiales. Introduciendo el ítem del repuesto (que nos devuelve la aplicación
Control de Almacén) y el número de piezas a usar. De la misma forma que antes
se pincha en el título y los datos quedarán almacenados.

 Por último, antes de completar, el técnico debe realizar un informe de fallos


cuando se trate de un equipo. En dicho informe se declara el problema, causa y
efecto:

Para ello se pulsará el botón Listar Códigos de Fallos, el cual hará aparecer un listado
de problemas tipo para ese equipo. El técnico seleccionará el problema pinchando
sobre el que más se ajuste a lo sucedido, a continuación aparecerá el menú de causas y
procederá de la misma forma, y por último llegaremos al menú de efectos procediendo
de igual forma. De dicha forma quedará definido el problema acaecido.

Una vez declarados fechas, horas, materiales y fallos por el técnico, se completará la OT
pulsando al botón de Completar (banderita de meta) Una vez completada, la OT no
aparece más en el listado de OTs del técnico.

Histórico de OTs cerradas


Otra aplicación que aparece en el módulo OTs es la del Histórico de OTs cerradas. En
dicha aplicación el técnico podrá acceder a consultar cualquier orden de trabajo cerrada
en el sistema MAXIMO. El filtrado de la orden a buscar se realizará a través de
cualquiera de los parámetros presentes en la aplicación disponible: Tipo de trabajo,
fecha inicio / final objetivo / real, prioridad, equipo, descripción, número de OT,
persona asignada, etc., o mediante una combinación de éstas.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4.3 Localización de un repuesto en almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO
LOCALIZACIÓN DE UN REPUESTO EN ALMACÉN
Dirigido a: Todos los empleados del departamento

OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como ámbito de aplicación el Almacén de repuestos del
Departamento de Ingeniería y Mantenimiento y pretende describir los pasos a seguir
para localizar un repuesto en almacén mediante el sistema informático de gestión del
mantenimiento MAXIMO.

PROCEDIMIENTO
Para localizar un repuesto en almacén podemos buscarlo a partir del Módulo Almacén
(si queremos localizarlo a partir de su descripción o conocemos el ítem) o a partir del
Módulo Equipo (si queremos localizarlo a partir del equipo en el que se utiliza el
repuesto).

Localizar un repuesto a partir de Almacén


Los pasos a seguir para localizar un repuesto del almacén a través de MAXIMO son los
siguientes:

 Puesta en marcha de la aplicación. Es necesario introducir nombre de usuario y


contraseña.
 Hacer clic en el icono Almacén que aparece en la pantalla de presentación de
MAXIMO.
 Aparece un menú indicando las diferentes aplicaciones de la que consta el Módulo
Almacén.
 Seleccionar con el ratón la aplicación Control de Almacén y hacer clic.

 Aparece en pantalla la aplicación seleccionada.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Si conocemos el código del repuesto:

El cursor aparece intermitente en el campo clave Item. Es necesario introducir el


código numérico que cualquier repuesto de almacén tiene asociado. Una vez
introducido el código numérico pulsar “enter” y aparecerá en pantalla la ficha del
repuesto buscado. Los campos Almacén y Estante predeterminado de la ficha nos
indican la ubicación donde esta almacenado el repuesto.

 Si desconocemos el código del repuesto:

Lo más habitual es que desconozcamos el Item del repuesto que buscamos.


Podemos entonces localizarlo a partir de la descripción del repuesto.

Teclear parte de la descripción del repuesto poniendo tanto al principio como al


final del texto el símbolo %. Haciendo clic en el icono del “globo” que aparece
en la barra de herramientas de MAXIMO, nos aparece una lista de repuestos que
coinciden con el texto escrito. Utilizando las flechas veremos uno por uno todos
los repuestos que coinciden con la descripción.

Ejemplo: Vamos a suponer que estamos buscando un Relé Térmico. Tecleamos


en el campo de descripción %RELE%TERMICO%. Por desconocer mas
especificaciones del repuesto utilizamos el símbolo %”. Hacemos clic en el
globo y nos aparece una lista de relés térmicos.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Seleccionamos de la lista el repuesto deseado.

Ejemplo: Seleccionamos RELE TERMICO TELEMECANICA GV2-M06 1/1,6A.


Conviene fijarse siempre en los campos Almacén y Estante Predeterminado para
conocer la ubicación del repuesto En el campo Balance Actual vemos las
unidades existentes en el almacén.

Si no hay unidades disponibles debemos comprobar si existen Ítems Alternativos.

El Almacén que aparece por defecto es 01 ALMACÉN CENTRAL. Lo más


probable es que el repuesto buscado se encuentre en este almacén, pero también
podría estar ubicado en un ALMACÉN CONSIGNA.

Es posible que tengamos dudas sobre si el repuesto seleccionado es el que


necesitamos. En ese caso podemos recurrir a la pestaña Donde se usa.

Ejemplo: El relé que buscábamos es un componente de la llenadora Kugler. En


este caso comprobamos que se trata del repuesto que buscábamos.

Localizar un repuesto a partir de Equipo

 Puesta en marcha de la aplicación. Es necesario introducir nombre de usuario y


contraseña.
 Hacer clic en el icono Equipo que aparece en la pantalla de presentación de
MAXIMO.
 Seleccionar con el ratón la aplicación Consulta de equipo y hacer clic.
 Podemos buscar el equipo a partir de su Descripción. Para usar el campo
Descripción usamos el procedimiento habitual (escribiendo palabras, fragmentos
de palabras y “%” y usando el “globo”) Si así no localizamos el equipo lo
podemos hacer a partir de su Ubicación.
 En el campo Ubicación hacer clic en el botón con tres puntos. Se desplegará un
Diagrama Árbol.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Ejemplo: Vamos a buscar un Relé Térmico que se utiliza en la llenadora Kugler.


Para ello vamos desplegando el diagrama hasta llegar a la ubicación concreta en la
que se usa el repuesto. Una vez que llegamos al punto más aproximado (cuando el
diagrama ya no permite desplegarse más) hacemos clic en la pestaña Equipo.

Dentro del diagrama Equipo seguimos desplegando menús hasta llegar al Equipo
que buscamos, en este caso LLENADORA KUGLER.

Seleccionamos el Equipo y hacemos clic en Aceptar. Ya tenemos seleccionado el


equipo donde se usa el repuesto que estamos buscando. Hacemos clic en la
pestaña Repuestos, donde veremos los repuestos que tiene asociados la Llenadora.
Buscamos entre ellos el Relé Térmico que estamos buscando. Seleccionamos el
repuesto haciendo clic sobre él y a continuación sobre el campo Item hacemos clic
con el botón derecho y seleccionamos Hipervínculo. Esto nos llevará directamente
a Almacén, donde podemos consultar si el repuesto está disponible, su
emplazamiento dentro del almacén, etc.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Consulta de repuestos en ALMACÉN CONSIGNA

Puede ser que el repuesto que estamos buscando no se encuentre en el ALMACÉN


CENTRAL, que es el almacén por defecto y está numerado como 01, sino en un
ALMACÉN CONSIGNA de un proveedor concreto. El ALMACÉN CONSIGNA
ocupa un espacio del almacén de repuestos y la ubicación de un repuesto en él es similar
al ALMACÉN CENTRAL (Por ejemplo C-02, estantería C y estante 02).

Ejemplo: Buscamos un Retén concreto y aparece lo siguiente

Observamos que en Balance Actual no hay unidades disponibles pero hay una
marca roja. Esto nos indica que el repuesto está en un ALMACÉN CONSIGNA.
Si hacemos clic en el botón del campo Almacén vemos que existe una ubicación
02 ALMACÉN CONSIGNA RODA & PLAST. Seleccionamos Almacén 02 y
vemos que sí hay repuestos disponibles.

Puede que un repuesto concreto tenga existencias en ALMACÉN CENTRAL y en


ALMACÉN CONSIGNA. En ese caso el objetivo es acabar primero con los
repuestos del Almacén 01 y posteriormente usar los de la consigna.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4.4 Gestión de cambios de stock de almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO
GESTION DE CAMBIOS DE STOCK DE ALMACEN
Dirigido a: Administrador o Gestor del Almacén de repuestos.

OBJETIVO
Mediante este procedimiento se establece la gestión de inclusión, exclusión, entradas,
salidas y devoluciones de los distintos repuestos mediante el programa MAXIMO,
una vez definidos, dentro del mismo programa, los distintos tipos de stock que están
presentes en almacenaje.

PROCEDIMIENTO
Se establece para la gestión de los repuestos una serie de tipos de stock o grupos de
ítem, siendo éstos gestionados y organizados a través de operaciones de exclusión,
inclusión, entrada, salida y devolución de piezas.

Tipos de Stock
Los tipos de stock incluidos en el programa de gestión MAXIMO son los siguientes:

NS Ítem no en existencia
OBS Repuesto Obsoleto
RNC Repuesto no Crítico
SP Ítem con pedido especial
STK Ítem Crítico
SEG Repuesto de seguridad

NS
Son referencias de repuestos (no mantenidos en Stock) facilitadas por el proveedor, las
cuales son incluidas en los listados de repuestos asociados al equipo con el objeto de
facilitar, en el momento de su posible utilización, datos y referencias al departamento de
compras y al propio proveedor para agilizar los trámites de compra del repuesto.

OBS
Repuesto perteneciente a un equipo dado de baja, pero que por su valor o posible
reutilización en otro equipo o instalación, se mantiene en la base de datos de almacén,
siendo sometido a revisiones periódicas por el departamento de Ingeniería y
Mantenimiento.

RNC
Repuestos que después de ser analizados no pertenecen a ningún equipo crítico y, que
su plazo de reposición (entrega) es muy corto (< de 72h)

SP
Definición estándar del programa de gestión MAXIMO, no utilizada en este
Departamento.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

STK
Repuestos que una vez analizados pertenecen a algún equipo critico, que su plazo de
reposición (entrega) es superior a las 72h, o que la falta de este repuesto de forma
inmediata, pueda producir una parada de un equipo critico.

SEG
Modificaciones y conjuntos de reparación considerados como repuestos, vitales para el
funcionamiento de ciertos equipos. La falta de estos repuestos supondría una parada
prolongada de los procesos a los que afecten.

Inclusión y exclusión de repuestos

Inclusión
En el momento en que el departamento de Ingeniería y Mantenimiento reciba la
documentación de un equipo nuevo por parte de Ingeniería de Proyectos ó cualquier
otro departamento, dicha documentación deberá incluir un listado de repuestos
analizados, a ser posible, conjuntamente con el proveedor del equipo, para determinar
que tipo de stock, anteriormente definido, se adjudica a cada uno de los repuestos.

Exclusión
En el momento de baja de un equipo del sistema se excluyen a su vez los repuestos
asociados. Dichos repuestos se pueden mantener asociados a otros equipos para los que
son válidos o bien se pueden asociar a listados de repuestos generales como OBS.

Entradas, salidas y devoluciones de repuestos

Entradas
La forma general de realizar una entrada de repuesto en MAXIMO es utilizar el módulo
de Compras y dentro del mismo la aplicación Ordenes de Compra, mediante la cual se
realizará un pedido interno del programa MAXIMO. También pueden ser introducir
repuestos, cuando se crean por primera vez la ficha de repuesto, indicando en la casilla
balance actual la cantidad del repuesto y en la casilla coste estándar el coste unitario de
dicho repuesto. Si el repuesto no tiene pedido interno ni precio de compra (coste), se
dará de entrada haciendo un ajuste de inventario mediante Acciones/ Ajuste de
Inventario/ Ajustar Balance Actual dentro del módulo Control de Almacén.

Salidas
Las salidas se realizarán prioritariamente por Orden de Trabajo (OT’s) y el técnico
asignado a esa orden. También se pueden realizar salidas contra el equipo al que
pertenecen y el técnico o departamento que la realiza.

Devoluciones
Se realizará la devolución del repuesto de la misma forma que se realizó su salida, pero
indicando en la casilla tipo de salida: DEVOL (devolver Ítem)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.4.5 Reposición del stock crítico del almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO
REPOSICION DEL STOCK CRITICO DEL ALMACEN
Dirigido a: Administrador o Gestor del Almacén de repuestos.

OBJETIVO
Mediante este procedimiento se define la reposición del Stock considerado como crítico
conforme a las políticas de gestión del inventario.

PROCEDIMIENTO
El primer día hábil de cada mes se realizará una reposición de repuestos críticos del
almacén, susceptibles de estar bajo mínimo, de la siguiente manera:

 En la aplicación Control de Almacén, dentro de la pestaña Catalogo de Ítem, se


selecciona en Tipo de Stock los repuestos marcados con STK y se filtran los
registros por ese parámetro. Una vez seleccionados este tipo de repuestos se pulsa
el icono Reponer Ítem, dentro del cual deben estar seleccionados los siguientes
parámetros: Ítem en existencia e Ítem seleccionados. Una vez aceptado
automáticamente el programa procederá a generar tantas Solicitudes de compra
como Proveedores de repuestos sean necesarios para cubrir los repuestos bajo
mínimo detectados. De igual forma se procederá para los repuestos de tipo SEG
(Repuestos de Seguridad), considerados junto con los STK (Repuesto Crítico),
como repuestos de alta criticidad para la compañía.

 Estas solicitudes de compra se tramitaran de forma electrónica para que el


departamento de compras inicie los trámites necesarios para su compra.

 Una vez aprobada la solicitud de compra, se procederá a realizar un pedido interno


de compra en el programa MAXIMO (Ordenes de Compra) y esperar a la entrega
de los repuestos por parte del proveedor, concluyendo de esta forma la reposición.

 Si en el transcurso del mes se da salida, mediante Orden de Trabajo, a un repuesto


crítico (STK) quedando este repuesto bajo mínimo, se realizará el procedimiento
anteriormente descrito de nuevo para todos los repuestos críticos (STK),
chequeando simultáneamente con el flujo de salida que en ningún caso se baje del
nivel mínimo de stock para este tipo de repuestos sin gestionar su reposición.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado C

Disminución del
ciclo de rotación
del inventario

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

- 144 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1. Introducción

En este apartado se estudia cómo conseguir mejoras financieras y administrativas


en la gestión de un Almacén de Repuestos utilizando la capacidad de gestión que
proporciona el CMMS MAXIMO 4i.

Entre los diferentes aspectos relacionados con el mantenimiento que se administran con
el software CMMS, se encuentra la posibilidad de gestionar el almacén de repuestos. Es
posible optimizar algunos parámetros para lograr una gestión más eficiente y contribuir
a la reducción de costes, a partir del análisis de los datos que van quedando registrados
en los históricos de entradas y salidas de repuestos.

La gestión de un almacén de repuestos es óptima cuando asegura la existencia de las


piezas en el momento requerido (o con los tiempos más cortos posibles) pero evita la
sobrecarga del stock con repuestos que no se usan o se usan muy poco, y que sólo
suponen una carga financiera para la empresa. Para conseguir esa gestión óptima es
necesario tener en cuenta los datos que monitoricen el comportamiento histórico de los
proveedores, las entradas y salidas de repuestos, cierta capacidad de planificación
(por ejemplo del uso de repuestos necesarios para mantenimientos preventivos), etc. En
general es necesario realizar un seguimiento de la actividad del almacén, y es aquí
donde el sistema CMMS presta su apoyo.

En este apartado se estudiarán algunas estrategias de optimización de stocks desde un


punto de vista teórico, para después ver un caso práctico de un Almacén de Repuestos
gestionado a través de la aplicación de Almacén de MAXIMO 4i, el CMMS estudiado
en el Apartado B.

Finalmente se observará el comportamiento en el tiempo de los parámetros que


determinan cuan óptima ha sido la gestión del stock.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2. Consideraciones teóricas. Gestión del inventario

La optimización del inventario es un paso importante para la reducción de costes. Para


encontrar una manera eficaz y eficiente de reducir costes, la mejor forma de lograrlo es
implantando un sistema de control y gestión: en un primer momento no se trata de
recortar costes, sino de gestionarlos. La gestión de gastos asociados al inventario
implica supervisar los procesos de compra, almacenamiento, utilización y entrega de los
materiales.

El inventario ocupa espacio, determina el tiempo de espera de la producción, genera


necesidades de transporte y almacenamiento. Se dice que los materiales, trabajos en
proceso y productos terminados que ocupan espacio en la fábrica o en los almacenes no
generan ningún valor agregado. Por tanto, como objetivos comunes para cualquier
industria encontraremos:

 Reducir el tiempo total del ciclo

El ciclo comienza cuando una empresa paga las materias primas y los diversos
suministros y termina cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los
productos vendidos. De tal modo el tiempo de espera representa la rotación del
dinero. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de
los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades de la
producción y un menor costo de operaciones. La reducción del tiempo del ciclo
determina la ventaja competitiva.

 Reducir el stock

La situación ideal implicaría el llamado stock cero. Un material estaría


disponible siempre que fuera necesario para la producción, pero no habría
ocupado espacio ni habría requerido trabajos de almacenaje y gestión previos.
Para reducir el stock debe mejorar la calidad y fiabilidad de los proveedores, los
tiempos de entrega deben ser conocidos con precisión y deben ajustarse por
separado las cantidades y puntos óptimos de compra de los diferentes materiales,
utilizando criterios de criticidad para la producción.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.1 Cálculo de la rotación de inventario

Para cuantificar la rotación de un inventario es necesario tomar como referencia una


base temporal determinada. Este periodo puede ser anual, si se trata de un almacén
cuyos materiales no tienen una demanda intensiva, o pueden utilizarse periodos más
cortos, incluso diarios, para aquellos casos en que la entrada y salida de materiales es
muy rápida y constante. Una vez decidida la base temporal es necesario conocer:

 Stock inicial (I). En €, el valor total del stock en el inicio del ciclo.

 Stock final (F). En €, el valor total del stock al final del ciclo (un periodo
después del momento inicial).

 Stock adquirido* (A). En €, el valor de los materiales que han sido comprados
y añadidos al inventario durante el período.

* En el caso de un inventario gestionado por un CMMS tiene mayor sentido


referirnos a las entradas o compras del almacén. Cuando el cálculo de rotación
se aplica a un inventario destinado a venta, lo habitual es computar el stock
vendido, comparando la dimensión del stock con las salidas o ventas)

Con estos datos es posible calcular la rotación:

I + A − F
R =
F
Para obtener un dato visiblemente referenciado al tiempo, a partir de la rotación se
calcula el Turnover, años necesarios para rotar todo el stock.
1
T =
R
Ejemplo:
 Stock inicial (Enero 2006) I = 158.000 €
 Stock final (Enero 2007) F = 154.000 €
 Stock adquirido A = 50.000 €

I + A − F 158000 + 50000 − 154000


R= = = 0,35
F 154000
1 1
T = = = 2 ,857
R 0 ,35

Por tanto son necesarios 2,857 años, aproximadamente 2 años y 10 meses, para rotar el
stock completo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2 Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación

A la vista de las fórmulas utilizadas para el cálculo del dato de Turnover, las
posibilidades de reducir el ciclo se limitan a:

 Reducir el Stock total

 Incrementar el Stock adquirido

Son las necesidades de producción las que determinan la cantidad y el valor de los
materiales que se compran, por tanto no tiene sentido incrementar el Stock adquirido. El
modo de mejorar la rotación del inventario es aumentar la proporción de Stock
adquirido en relación al Stock total. Suponiendo que las necesidades de adquisición de
materiales se mantienen estables, cualquier estrategia pasa por reducir el Stock total.
Para ello hay diferentes posibilidades, entre las que se encuentran:

 Acuerdos con proveedores para la creación de stocks en consigna

 Ajuste de Cantidad económica de compra

 Ajuste de Punto de Reorden

 Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto

A continuación se explica en que consiste cada una.

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2.2.1 Creación de Stocks en consigna

La implantación de sistemas de consigna implica una reducción directa del stock, al


no suponer los materiales coste alguno hasta el momento de ser utilizados. Esta
opción es cada día más utilizada en todo el sector industrial, debido a las ventajas
que presenta tanto para el cliente como para el proveedor.

 El Sistema de Consigna
Cuando se habla de stock en consigna se hace referencia a una opción de
almacenamiento en la cual el material no llega a ser del cliente hasta que lo utilice o
lo venda, y, por tanto, no lo pagará hasta ese momento. El stock en consigna es fruto
de un acuerdo entre proveedor y cliente, mediante el cual la relación entre las partes
pasa a ser entre socios con objetivo común. El material puede encontrarse ubicado
en las instalaciones del cliente (que habitualmente combina una parte de material en
consigna y otra como stock propio) o puede que el almacenaje esté subcontratado,
en cuyo caso todos los gastos asociados a dicho almacenaje (recepción, ubicación,
almacenamiento, entrega y costes administrativos) serán por parte del proveedor, ya
que la mercancía es de este último. La tendencia natural del proveedor es eliminar la
posibilidad de que el cliente se quede sin producto, llenando sus almacenes. Los
acuerdos de mantenimiento de material en consigna nacen en un intento por parte
del cliente de repercutir al proveedor los costes de inventario, manipulación,
almacenaje y administración del stock.

 Ventajas
Son múltiples las ventajas que este sistema reporta a cliente y proveedor. El stock de
producto se ve claramente reducido, así como el riesgo de obsolescencia o
caducidad del mismo. La tesorería del cliente se ve favorecida, ya que los pagos se
realizan una vez consumida la mercancía, eliminando el coste inmovilizado del
inventario. La mayor integración entre proveedor y cliente posibilita sinergias que
en otro caso podrían pasar desapercibidas. Como cada parte conoce mejor el sistema
de funcionamiento del otro, es más posible descubrir posibilidades de ahorro
conjunto. El proveedor encuentra a su vez grandes ventajas. Disponer de los datos
de venta en el extremo de la cadena facilita todas las labores de planificación de la
producción, ganando capacidad de reacción y trabajando con datos más fiables,
pudiendo incluso ver la necesidad potencial de un artículo antes de que se pida dicho
artículo. Se reduce así el problema de recibir pedidos grandes e inesperados, sin
apenas capacidad de reacción. La información de la que pasa a disponer el
proveedor supone una ventaja competitiva muy importante frente al resto de
proveedores de la competencia y reduce la posibilidad de que dicho cliente presente
datos “inflados” en la negociación. El cliente, a igualdad de precio y características
tenderá a potenciar el consumo de productos de este proveedor frente a otros. Pero,
desde luego, la ventaja más importante para el suministrador es la fidelización del
cliente, ya que una vez que se desarrolle y esté instalado un sistema de stock en
consigna, llega a ser extremadamente difícil y costoso que un cliente cambie de
suministrador.

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 Niveles y responsabilidades

A la hora de establecer un Stock en consigna hay que tomar ciertas decisiones


críticas para el éxito de la operación, entre ellas:

Nivel del inventario consignado:

El cliente preferirá mantener una cantidad grande de inventario consignado,


viéndolo como forma barata de protegerse ante la incertidumbre de la demanda.
El proveedor, sin embargo, debe determinar el nivel de mercancías consignada
que puede soportar. La negociación de nivel máximo y mínimo de stock en los
almacenes del cliente, en función de un histórico o una previsión consensuados,
resolverá las necesidades de ambas partes.

Selección de los materiales consignados:

No todos los ítems del surtido de un proveedor tienen que ser apropiados, ya que
el stock no siempre se justifica por su rotación (caso de repuestos críticos, por
ejemplo, de los que el cliente puede querer mantener un stock mínimo
independientemente de que se utilice o no).

Responsabilidad de inventario obsoleto o de bajo movimiento:

Un análisis detallado de la rotación del inventario determina cuales son los ítems
de baja rotación, que son menos adecuados para la consigna desde el punto de
vista del proveedor. Es importante determinar qué parte supervisará el volumen
de ventas del inventario y cómo se manejarán estos artículos sin movimiento o
de movimiento lento, si serán devueltos al proveedor o comprados por el cliente
y eliminados del inventario consignado. Es habitual que el cliente se
comprometa a unos consumos, en función de los cuales el proveedor suministra
el material; si estos consumos no se cumplen el material pasaría al poder del
cliente, que lo paga cuando el material lleva un plazo determinado en sus
almacenes.

Responsabilidad sobre materiales dañados o perdidos:

Otro factor crítico a tratar durante negociaciones es la responsabilidad del


inventario robado o dañado. Es lo habitual que el cliente asuma la
responsabilidad completa de todos los inventarios consignados –perdidos,
robados, o dañados– y se comprometa a mantener el producto convenientemente
asegurado. Se suele establecer un inventario físico periódico de todos los
inventarios consignados.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2.2 Ajuste de la cantidad económica de compra

La Cantidad Económica de Compra hace referencia al número óptimo de unidades a


pedir cuando se realiza una compra, con el objetivo de reducir los gastos de
inventario al mínimo.

Se debe tener en cuenta que una gran desviación en la cantidad de compra de un


repuesto puede tener un efecto significativo en el coste total de mantener dicho
repuesto en stock. Con tamaños de pedido inferiores, el stock total tendría un valor
más reducido, pero se generarían mayores costes debidos a la emisión de órdenes y
gestión de compras. Con pedidos mayores se reducirían los gastos relativos a
compras, pero aumentaría el coste de almacenar el stock y el valor total del
inventario sería mayor.

Si bien es habitual referirse a la Cantidad Económica de Compra con sus siglas en


español (CEC), la terminología más utilizada es el acrónimo anglosajón EOQ
(Economic Order Quantity). Por tanto, de ahora en adelante nos referiremos a
cantidad económica de compra como EOQ.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Algoritmo

Para calcular la EOQ (en unidades) utilizamos la siguiente fórmula:

2xD xP
EOQ =
I xC
Donde

D (Demand)
Demanda. Se mide en unidades y es necesario relacionarla con una base
temporal. En nuestro caso usaremos la demanda anual (en materiales con mucha
rotación podría ser mensual, semanal o diaria)

P (Cost of a Purchase Order)


Coste ( € ) que supone realizar un pedido. Se supone que, a la hora de realizar un
pedido de cierto pieza o repuesto, este parámetro P no depende del número de
unidades compradas. Se trata de un dato complejo, en el que podemos valorar
múltiples factores como: trabajadores que intervienen en la orden de compra,
tiempo empleado por ellos, llamadas telefónicas, correo electrónico, transporte
del pedido dentro de la planta, almacenaje.

I (Cost of Inventory Holding)


Coste, en porcentaje sobre el valor unitario en €, que supone almacenar el pedido
realizado. En este parámetro se valoran las inversiones en instalaciones de
almacén y su mantenimiento, así como los gastos del personal dedicado a su
gestión.

C (Cost of Item)
Coste de una unidad de la pieza o repuesto ( en € )

 Algunos comentarios sobre el ajuste de EOQ

En vista de los parámetros que influyen en el cálculo de EOQ y de la utilidad de su


implementación:

- Es conveniente no complicar los cálculos con variables de coste como


podrían ser descuentos en función del tamaño del pedido.
- Ordenes de compra de muy bajo coste no deben de ser incluidas en el
análisis.
- El estudio debe ir dirigido a aquellos repuestos o piezas que presenten una
gran rotación o sean de un valor significativo

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ejemplo de cómo calcular EOQ

Supongamos un repuesto con un valor de 5 €, del cual se usan en nuestra empresa


10.000 unidades al año. Se ha estimado que el coste de mantener la pieza en inventario
es de un 25% (sobre el precio del propio repuesto) y que el coste de realizar una orden
de compra es de 50 €.

Tenemos por tanto:

Demanda anual [unidades] D = 10.000

Coste de orden de compra (€) P = 50 €

Coste de almacenaje (%) I = 25 %

Coste del ítem (€) C=5€

2xDxP 2 x 10.000x 5
EOQ= = = 894
I xC 0.25 x 5

Demanda anual 10.000


Pedidos anuales = = = 11
Cantidad por pedido 894

Coste de los pedidos = Pedidos anuales x Coste de orden de compra = 11 x 50 = 550 €

Cantidad por pedido


Coste de almacenaje = x Coste del ítem x Coste de almacenaje =
2
894
= x 5 x 0.25 = 559 €
2

Coste total (anual) = Coste de los pedidos + Coste de almacenaje = 550 + 559 = 1109 €

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Si completamos una tabla con diferentes cantidades de compra es inmediato


observar las variaciones en el coste total en función de los diferentes parámetros.

Cantidad a Pedidos Coste de Stock Coste de Coste


comprar anuales los pedidos Medio1 almacenaje total

500 20 1000 250 312 1312

894 11 550 447 559 1109

1000 10 500 500 625 1125

1500 6.7 333 750 937 1270

2000 5 250 1000 1250 1500


1
Tomamos el Stock medio como la mitad de la cantidad a comprar

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2.3 Ajuste del Punto de Reorden

Definimos el Punto de Reorden como el número óptimo mínimo de unidades en


stock, de una pieza o repuesto determinado, en el que consideramos oportuno emitir
una nueva orden de compra, en base al tiempo de entrega y a la demanda.

Ante una demanda fija, las variaciones en los tiempos de entrega podrían hacer
peligrar el suministro de materias primas o piezas de repuesto. Para los casos en los
que la demanda sea variable, es importante asegurar una cantidad mínima de
unidades que deban permanecer en todo caso es stock. Una elección equivocada del
Punto de Reorden podría tener gravísimas consecuencias, incluso el paro de la
producción.

La denominación más habitual para referirse al Punto de Reorden es la anglosajona:


ROP (Re-Order Point). Para alinearnos con la terminología usual en industria y
gestión de inventarios, nos referiremos al Punto de Reorden como ROP.

Si la demanda de un ítem y el tiempo de entrega fueran constantes, el cálculo del


ROP sería inmediato

ROP’ = Demanda x Tiempo de entrega

 D (Demand)

Demanda. Se mide en unidades y es necesario relacionarla con una base temporal.


En este caso usaremos la demanda mensual.

 L (Lead time)

Tiempo de entrega, desde que se realiza un pedido hasta que los repuestos o piezas
están en stock, listos para ser utilizados si fuera necesario. El tiempo de entrega debe
ser fijado con precisión, pues se trata de un parámetro muy variable en función del
proveedor y las características del repuesto (estándar o no, complejidad de la pieza,
tiempo de fabricación si fuera necesario). Para definirlo puede resultar de gran
utilidad consultar los valores históricos, si se dispone de suficientes datos de
ocasiones en las que previamente se haya realizado un pedido similar.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Pero en la práctica tanto la demanda como el tiempo de entrega están sometidos a


cierta incertidumbre. Por ello es necesario añadir un cierto Stock de Seguridad
(Safety Stock, SS) en los cálculos del Punto de Reorden.

Stock de Seguridad

ROP = (Demanda x Tiempo de entrega) + Stock de Seguridad

 SS (Safety Stock)

El Stock de Seguridad es un parámetro crítico para el cálculo del ROP, puesto que
sirve como garantía en caso de incertidumbres en la demanda o en el tiempo de
entrega. El SS debe fijarse en base a datos concretos sobre el comportamiento
histórico del inventario, valorando el coste de quedarse sin material en comparación
con el coste de almacenar un inventario extra.

Uno de los métodos más aceptados para el cálculo del Stock de Seguridad es el que
utiliza el modelo estadístico de Desviaciones típicas sobre la Distribución Normal,
ya que ha demostrado ser efectivo para determinar los niveles óptimos del Stock de
Seguridad, adaptándose a gran variedad de situaciones.

A continuación se ve una breve descripción de la terminología relacionada con este


modelo:

Distribución Normal
Distribución de una variable aleatoria continua que se caracteriza por su forma
simétrica en forma de campana y cuyo modelo es aplicable a una gran variedad de
variables estadísticas. Se trata de una distribución de gran importancia ya que
existen muchas variables asociadas a fenómenos naturales que siguen el modelo de
la normal.

Varianza (V)
Estimador de la dispersión de los datos de una variable aleatoria respecto de su
esperanza. En el cálculo del Stock de Seguridad mide variaciones sobre el tiempo de
entrega (días)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Desviación típica ( )
Medida de dispersión de una variable. Permite conocer como se distribuyen los
datos respecto de la media aritmética de dicha distribución. La desviación típica, se
define como la raíz cuadrada de la Varianza. En el cálculo del Stock de Seguridad
mide variaciones sobre el tiempo de entrega ( días )

Nivel de Servicio
Probabilidad de que se disponga de un material si es demandado durante el tiempo
de entrega. Se expresa como porcentaje, que las ocasiones que el material se
encuentra en stock en relación al número total de veces en que es requerido.

Factor de Servicio (K)


Desviaciones típicas de la demanda media durante el tiempo de entrega. Representa
un compromiso entre el mínimo riesgo de quedarnos sin material que deseamos y el
inventario medio máximo que estamos dispuestos a mantener. Se trata de la Z en las
tablas de la Distribución Normal. Algunos de sus valores típicos son:
Z = 1.29 >> 90% nivel de servicio
Z = 1.65 >> 95% nivel de servicio
Z = 2.33 >> 99% nivel de servicio

Stockout
Probabilidad de que el Stock de Seguridad no sea capaz de satisfacer la demanda de
un material. Stockout (%) = 100 – Nivel de Servicio (%)

Ejemplo:
Se desea un nivel de servicio del 95%. Consultamos la tabla de la distribución
normal:

Para un nivel de servicio del 95%, el factor de seguridad es K = 1,65.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

El Stock de Seguridad será, finalmente, un dato cuya unidad de medida son piezas,
unidades del inventario.

SS = σ D x L = K D x L (piezas)
Para calcular el ROP (en unidades) utilizamos la siguiente fórmula:

ROP = ( D x L ) + K D xL

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2.2.4 Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto

La mejora continua se refiere a una proceso recurrente de análisis, evaluación,


propuesta y aplicación de mejoras. Esta filosofía es aplicable a la gestión de
cualquier inventario, puesto que el conjunto de bienes que lo componen es siempre
cambiante y requiere una atención continua sobre su fluctuación, cantidades, costes
financieros, etc.

La medida de la rotación del inventario también debe someterse a un


replanteamiento periódico. Podrían, por ejemplo, establecerse medidas de la
rotación sobre fracciones de inventario, discriminar conjuntos de bienes especiales,
etc. Uno de los supuestos previos al evaluar el tiempo de rotación de un inventario
es que los ítems contabilizados presentan cierta rotación; es decir, que se espera de
ellos una cierta demanda en un tiempo determinado.

Desde un punto de vista financiero, si un bien no es demandado durante el ciclo de


operación esperado, repercute en un coste de gestión, financiera y operativa. Por
otra parte, el valor de cualquier ítem almacenado está fluctuando de acuerdo a la
inflación, precio del dinero, tipos de interés, etc.

Desde un punto de vista técnico, algunos ítems pueden ser considerados críticos (de
ellos no se espera que roten de acuerdo a una demanda, sino que permanezcan
almacenados por motivos de seguridad) y otros ítems pueden pasar a considerarse
obsoletos. Por ejemplo, si el inventario bajo estudio es un almacén de repuestos,
cada vez que una máquina sea retirada, los repuestos que sólo estén vinculados a
ella deben ser declarados obsoletos y podrían ser discriminados de los cálculos de
rotación del inventario, independientemente de sí han sido retirados o no. Un
seguimiento continuo de todas estas variables, y la readaptación de parámetros,
cantidades, tiempos, etc., contribuye a una gestión óptima del inventario.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3. Aplicación práctica: Situación inicial

Como ejemplo para la aplicación de la reducción del ciclo de rotación de un inventario,


vamos a tomar el Almacén de Repuestos que da servicio a la planta ya utilizada como
modelo en el Apartado B de este estudio.

3.1 Descripción del Almacén de Repuestos

El Almacén de Repuestos está instalado en la planta de producción de medicamentos,


cerca de las áreas de fabricación y empaquetado y de los talleres mecánicos. Es
gestionado por el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, a través de un
Responsable de Almacén y de la aplicación informática MAXIMO 4i de MRO
Software, a la que es posible acceder desde los equipos informáticos con los que cuenta
el departamento.

El inventario está ubicado en una sala acondicionada con cinco filas de estanterías (A,
B, C, D y E) y con espacio auxiliar para repuestos de gran tamaño. El puesto de trabajo
del Responsable de Almacén se encuentra en la propia sala, dónde además de su equipo
informático se encuentra un equipo auxiliar habilitado para búsquedas de repuestos por
parte de los mecánicos (que pueden así abastecerse en ausencia del Responsable de
Almacén).

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

La aplicación MAXIMO 4i permite ver que en el Almacén de Repuestos se guardan


3.127 Ítems, distribuidos en 5 diferentes tipos de Stock:

Tipo de Stock Ítems


NS Ítem no en existencia 738
OBS Repuesto obsoleto 613
RNC Repuesto no crítico 297
SEG Repuesto de seguridad 33
STK Repuesto crítico 1446
3.127

De acuerdo al tipo de existencia, la distribución de los repuestos es la siguiente:

Tipo de existencia Ítems


1MEC Repuesto mecánico 1656
1ELECT Repuesto eléctrico 901
1PROT Material de protección 69
4ELECT Repuesto eléctrico consumible 2
4FILTRO Filtros y mangas consumibles 114
4IMPR Material impresión consumible 85
4LIMP Material limpieza consumible 25
4MEC Repuesto mecánico consumible 125
4PROT Material protección consumible 11
4QUIM Producto químico consumible 88
4ROPA Ropa de trabajo 51
3.127

En el software todos los repuestos aparecen listados en un mismo almacén, el Almacén


01.

En este caso se ha decidido que el coste medio de los repuestos considerados de


Seguridad (SEG) y Obsoletos (OBS) debe estar fijado (manualmente) a 0 €. De esta
forma estos repuestos quedan fuera de las valoraciones del coste total y rotación del
inventario.

Cabe destacar que aunque el Almacén de Repuestos es gestionado por el Departamento


de Ingeniería y Mantenimiento, no todos los materiales que guarda son repuestos de
máquinas. Algunos materiales, como los químicos o la ropa, son propiedad de otros
departamentos, aunque se aproveche el espacio físico y la capacidad de gestión de este
Almacén. Para los cálculos de la rotación del inventario sólo serán tenidos en cuenta los
repuestos de mantenimiento.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.2 Gestión del Almacén de Repuestos

3.2.1 Valoración del Stock. Indicadores clave.

La gestión diaria del Almacén de Repuestos se realiza a través de MAXIMO 4i, que
garantiza el control de las operaciones. A partir de la gestión y control podemos
generar indicadores que cuantifiquen la situación y la dinámica del almacén, para lo
cual nos veremos obligados a utilizar, además de MAXIMO 4i, otras aplicaciones
informáticas.

 Valor total del Stock

El valor total de los repuestos en stock es el resultado de sumar el valor de todos los
repuestos almacenados. Para ello no se tendrán en cuanta las fluctuaciones
económicas (precio del dinero, amortizaciones, etc.)

Valor del Stock de un Repuesto = Coste Unitario x Número de Unidades

Valor Total del Stock = Σ valor de todos los repuestos

Para obtener estos valores es necesario extraer los datos registrados en MAXIMO, que
están almacenados en una base de datos SQL. Para ello utilizamos la información que
nos proporciona MAXIMO en cuanto a tabla y campo del dato buscado, y a partir de
ahí generamos un informe a través de una aplicación SQR. Además, podremos filtrar
el Stock a valorar para obtener subtotales, por ejemplo Stock Total del Almacén 01,
Stock Total de repuestos eléctricos. Todo esto lo veremos en detalle más adelante.

 Valoración del Stock Adquirido

En este caso será necesario establecer un periodo de tiempo y generar un informe con
la aplicación SQR que nos indique el valor total de los repuestos adquiridos en ese
periodo.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Rotación

Se considera Stock Final al valor total del Stock en la fecha en que se realiza el
cálculo, y Stock Inicial al valor del Stock con 13 meses de anterioridad. A partir de
estos datos y del Stock Adquirido, y con un periodo temporal de 13 meses, calculamos
la rotación de acuerdo al método estudiado en el Apartado 2.1.

Stock Inicial + Stock Adquirido − Stock Final


Rotación =
Stock Final

 Turnover

Para obtener un dato visiblemente referenciado al tiempo, a partir de la rotación se


calcula el Turnover, años necesarios para rotar todo el stock, tal y como se vio en el
apartado 2.1.
1
Turnover =
Rotación

 Procedimiento

Para controlar y cuantificar la rotación del inventario, se establece un indicador


mensual. Por ello el primer día de cada mes el Responsable de Almacén lleva a cabo
este procedimiento:

1. Generación de un informe que calcula el valor total del almacén en ese


momento. Este informe se ejecuta mediante una aplicación SQR, se denomina
ValueWarehouseInv.srm y se verá en detalle más adelante.

2. Generación de un informe que devuelve el valor del Stock Adquirido desde el


primer día del mes anterior del año anterior hasta el último día del mes anterior.
Este informe se ejecuta mediante una aplicación SQR, se denomina
Turnover(Purchased-Stock).srm y se verá en detalle más adelante.

3. Cálculo de la Rotación a partir de los valores conseguidos en los pasos


anteriores.

4. Cálculo del Turnover a partir del valor de rotación.

5. Publicación del dato de Turnover, para su consulta por todos los miembros del
Departamento de Ingeniería y Mantenimiento y del Director de Planta

6. Valoración del resultado por parte del Gerente de Departamento y, sí procede,


programación de reuniones o medidas correctivas.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.2.2 El lenguaje SQR

SQR es un lenguaje de programación diseñado para generar informes sobre sistemas


de gestión de bases de datos. El nombre es un acrónimo de Structured Query Reporter
(Generador Estructurado de Informes de Consulta), y hace referencia a la relación con
SQL, Structured Query Language (Lenguaje de Consulta Estructurado).

La gran ventaja de SQR es la posibilidad de trabajar con grandes bases de datos y a


partir de ellas filtrar y hacer eficazmente visible la información. SQR aporta grandes
facilidades para mostrar información proveniente de bases de datos en distintos
grupos, formatos, paginación, tamaños... generando informes aptos para su impresión.

La lógica utilizada es la habitual en base de datos, una estructura de base de datos,


tablas y campos.

Base de Datos
Tabla
Campo

MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL

 Visual SQRibe

Para la obtención de los datos necesarios a la hora de valorar el Stock del almacén de
repuestos, la aplicación utilizada es Visual SQRibe. Se trata un generador interactivo
de informes basado en el lenguaje SQR. Con una sencilla apariencia y fácil uso,
permite configurar hojas de datos seleccionando las tablas y campos que contienen la
información necesaria para el informe.

Versión utilizada: 5.0 - Build 29 (1999, desarrollada por SQRIBE Technologies)

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.2.3 El informe ValueWarehouseInv.srm

Este informe se crea con el programa Visual SQRibe. Es un informe sencillo: se trata
de extraer información de los campos de la base de datos de MAXIMO que nos sean
necesarios.

En este caso se trata de calcula el valor total del almacén en el momento en que se
ejecute este informe. Los campos necesarios son:

MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL
Current Balance o Balance actual: Número de unidades almacenadas

MAXIMO.INVENTORY.AVGCOST
Average Cost o Coste medio de las últimas recepciones

MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM
Número de Ítem: para listar y ordenar los repuestos en el informe

Además se establece una cláusula que limita el tipo de repuestos que deben
contabilizarse en el cálculo del Stock Total. En este caso se limita la suma a los
repuestos eléctricos y mecánicos normales y consumibles (no se tienen en cuenta los
materiales de protección, de limpieza, la ropa ni los químicos). Para establecer este
filtro se usa el campo:

MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE
Stock Type o Tipo de Stock.

Y se limita a los casos en que sea igual a


LIKE '1ELECT' '1MEC' '4ELECT' '4MEC'

Por ultimo, se indica al informe que liste únicamente repuestos ubicados en el


Almacén 01 (Almacén principal):

MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01'

El Responsable de Almacén es el encargado de ejecutar este informe el primer día de


cada mes, lo cual seré imprescindible para controlar y cuantificar la rotación del
inventario.

El código SQL del archivo ValueWarehouseInv.srm se puede consultar en el Anexo I.

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.2.4 El informe Turnover(Purchased-Stock).srm

Se trata de un sencillo informe creado con el programa Visual SQRibe. Utiliza y


muestra los campos de la base de datos de MAXIMO que son necesarios para calcular
el valor total del Stock comprado durante el periodo de tiempo que el usuario
introduzca en el momento de ejecutar el informe. Estos campos son:

MAXIMO.MATRECTRANS. QUANTITY
Quantity o Cantidad de unidades de la transacción.

MAXIMO.MATRECTRANS.UNITCOST
Unit Cost o Coste de la unidad objeto de la transacción.

MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM
Número de Ítem: para listar y ordenar los repuestos en el informe

El informe preguntará, al ejecutarse, por las fechas de inicio y final que deben tomarse
para valorar el coste del inventario adquirido. Esto se hace a través del campo

MAXIMO.MATRECTRANS.ACTUALDATE

Para indicarle al informe que tenga en cuenta sólo los repuestos comprados se utiliza
el campo que hacer referencia al tipo de transacción, indicando que tome tan solo las
recepciones, de esta forma:

MAXIMO.MATRECTRANS.ISSUETYPE LIKE 'RECEP'

Además se establece una cláusula que limita la suma a los repuestos eléctricos y
mecánicos normales y consumibles (no se tienen en cuenta los materiales de
protección, de limpieza, la ropa ni los químicos). Para establecer este filtro se usa el
campo:

MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE
Stock Type o Tipo de Stock.

Y se limita a los casos en que sea igual a


LIKE '1ELECT' '1MEC' '4ELECT' '4MEC'

Por ultimo, se indica al informe que liste únicamente repuestos ubicados en el


Almacén 01 (Almacén principal):

MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01'

El Responsable de Almacén es el encargado de ejecutar este informe el primer día de


cada mes, lo cual seré imprescindible para controlar y cuantificar la rotación del
inventario. El código SQL del archivo Turnover(Purchased-Stock).sqr se puede
consultar en el Anexo I.

- 166 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3.3 Situación Inicial: Datos y gráficos

Para valorar el escenario de partida se toman en consideración los datos de Stock total,
Stock Adquirido y Turnover (Años para rotar el inventario) registrados durante un año
entero, al que vamos a llamar AÑO 1.

Año 1 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septi. Octub. Novie. Dicie.
Stock Inicial 194703 191064 193985 190227 200388 192427 182413 198835 194707 193485 189375 188887
Stock Adquirido 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000 50000
Stock Final 191064 193985 190227 200388 192427 182413 198835 194707 193485 189375 188887 193895
Turnover 3,56 4,12 3,54 5,03 3,32 3,04 5,92 3,60 3,78 3,50 3,74 4,31

Medias Año 1
Stock Adquirido 50000
Stock Final 192474
Turnover (Años) 3,95

Stock Inicial
Evolución Turnover AÑO 1 Purchased Stock
Stock final
250000 Turnover7,00
(AÑOS)

6,00
200000

Turnover (Años)
5,00
Stock (€)

150000 4,00

100000 3,00

2,00
50000
1,00

0 0,00
Diciembre
Septiembre

Noviembre
Julio
Enero

Junio
Mayo
Febrero

Marzo

Abril

Octubre
Agosto

Durante el año bajo estudio el Stock Adquirido se mantiene en 50.000 €. El Stock Total
varía entre un máximo de 200.388 € y un mínimo de 182.413 € (es muy estable). Esto
da un tiempo de rotación medio aproximado de 4 años, lo cuál se estima un tiempo
demasiado extenso para la rotación de un Stock. El significado práctico de este dato
implica que un repuesto que es adquirido para el Almacén de Repuestos permanece
almacenado en él un tiempo medio de 4 años.

Se decide realizar un estudio y posterior ejecución de medidas para reducir el tiempo de


rotación de este inventario. También se hará un seguimiento del impacto de estas
medidas durante los años posteriores.

- 167 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

7. Aplicación práctica: Acciones de mejora


El Departamento de Ingeniería y Mantenimiento que gestiona el Almacén de Repuestos
ha decido intervenir para reducir el tiempo de rotación del inventario, ya que un tiempo
medio de almacenamiento de 4 años supone demasiados gastos y denota poca eficacia
en el uso de los recursos del Departamento.

Las medidas para conseguir esta reducción serán las enunciadas en el punto 2.2 de este
apartado: Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación. La puesta en marcha,
toma de decisiones, seguimiento y evaluación del resultado de la intervención será
llevada a cabo por un equipo de tres personas que se reunirán periódicamente.

Responsable de Almacén
Se encargará de aportar toda la información necesaria para ser valorada en las
reuniones. Creará informes que monitoricen la situación del inventario utilizando los
programas MAXIMO 4i, Microsoft Excel y Visual SQRibe. Implementará los cambios
que se decidan y realizará el seguimiento posterior.

Jefe de Mecánicos
Aportará un punto de vista técnico sobre cada repuesto que sea objeto de estudio.
Valorará si un repuesto es crítico, está obsoleto, debe ser considerado de seguridad, etc.

Gerente de Ingeniería y Mantenimiento


Tomará las decisiones en última instancia. Se encargará de estudiar los posibles
acuerdos de Stock en consigna y establecer contactos con los proveedores. Reportará los
resultados obtenidos a la dirección de la compañía.

- 168 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

La intervención queda definida por un objetivo y un plan de acción:

 Objetivo:

Reducir el tiempo de rotación del inventario

 Plan de Acción:

1) Creación de los informes necesarios para visualizar la situación del inventario,


utilizando la información recogida durante meses por la base de datos del
software CMMS. La atención debe centrarse en los repuestos más costosos, ya
que toda reducción del ciclo de rotación pasa por la disminución del Stock total,
y está debe enfocarse a los repuestos con mas peso en ese Stock.

2) Acotación del estudio a un grupo de repuestos o de proveedores.

3) Valoración de acuerdos para crear Stocks en consigna. Implementación de ellos


si así se decide.

4) Estudio de cada uno de los repuestos más costoso, valorando si las cantidades
económicas de compra y de punto de reposición deben ser modificadas, así
como sí el tipo de stock es el correcto. Realización de las modificaciones
oportunas.

5) Creación de un informe sobre los cambios realizados.

6) Seguimiento de la evolución. Reporte a la dirección de la compañía.

- 169 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.1 Creación de Informes

A la hora de emprender el análisis en busca de una mejora del tiempo de rotación del
inventario, se cuenta con mucha información, gracias a la base de datos proporcionada
por el CMMS (MAXIMO). Cuánto más tiempo hayan estado registrándose las
transacciones (entrada y salida de repuestos, fechas, equipo en el que se usan) más datos
respaldarán el análisis.

En la ficha Almacén de la aplicación de Control de Almacén [Punto 3.5 del Apartado B]


es posible visualizar el historial de salidas de cada repuesto durante los 3 años anteriores
y el año actual. Esta información es muy útil a la hora de establecer el punto óptimo de
reorden y la cantidad económica de compra para cada repuesto, pero requiere un
periodo de uso del CMMS superior a los 3 años para poder ser utilizada con toda
eficacia. En nuestro ejemplo se da este caso: es decir, la base de datos viene siendo
alimentada desde hace más de 3 años.

MAXIMO 4i ofrece la posibilidad de realizar informes y modificaciones relacionados


con la optimización de algunos parámetros como EOQ y ROP. De una forma
completamente automatizada, MAXIMO permite obtener el dato de cantidad económica
de compra y punto de reorden para cada uno de los ítems registrados en el Almacén, en
base a los tiempos de entrega registrados, al coste de la última ocasión en que se recibió
el ítem y a los parámetros de I (coste de mantenimiento del inventario) y P (coste de
realización de pedido) que son requeridos en el momento de ejecutar los informes.

Durante la fase de estudio inicial en torno a la mejora de rotación del inventario, fue
necesario estudiar qué era exactamente lo que hacía MAXIMO cuando se ejecutaban los
informes de EOQ y ROP. Si el código reprodujera los ajustes que nos proponíamos
hacer, en cuanto a fórmulas para el cálculo de EOQ y ROP, datos utilizados y grupo de
repuestos implicados, no cabe duda de que la ejecución de estos informes habría sido el
método más rápido y preciso para actualizar los valores en cuestión. Sin embargo, tras
hacer algunas pruebas y revisar el código fuente de lo informes INVEOQ.sqr e
INVROP.srq se observa que recalculan y eliminan los registros previos de Punto de
Reorden y Cantidad Económica de Compra sin posibilidad de filtrar repuesto a
repuesto, sino que aplican la operación a todos los ítems registrados. Esta operación no
es la deseada (se estima demasiado agresiva) por lo que se decide hacer otro tipo de
informes.

Dado que se tiene total acceso a las tablas y campos de la base de datos SQL a través
del programa Visual SQRibe, se puede hacer un informe a medida con los datos que nos
interesen para nuestro estudio. El Informe se llamará ImprovementTurnover.sqr y listará
la siguiente información de cada ítem:

- 170 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 ImprovementTurnover.sqr

Campos a listar:

Proveedor
Número de Ítem
Descripción del ítem
Demanda anual en el año actual
Demanda anual de un año antes
Demanda anual de dos años antes
Demanda anual de tres años
Coste Unitario
Unidades almacenadas
Cantidad económica de compra fijada en MAXIMO
Punto de Reorden fijado en MAXIMO

Cláusulas:

Tipo de Stock como material mecánico o eléctrico, normal o consumible.


Almacén 01

Al ejecutar este informe desde Visual SQRibe aparece una tabla de muchas páginas
(hay 2.684 repuestos que se corresponden con las cláusulas establecidas) de la que
es difícil extraer y visualizar la información necesaria. Por ello volcamos toda esta
información a Microsoft Excel. Para ello Visual SQRibe permite generar informes
en formato “.csv” (comma separated values) lo cual facilita la exportación del
informe. Una vez que toda la información necesaria de los repuestos implicados está
en un archivo de Microsoft Excel, es sencillo realizar una tabla definitiva con toda la
información proveniente de la base de datos de MAXIMO, y añadir algunas
columnas que completen la información necesaria.

- 171 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 ImprovementTurnover.xls

En este punto se genera una tabla de Excel que aúne toda la información proveniente
de la base de datos de MAXIMO (extraída a través de un informe de Visual
SQRibe) con el resto de la información necesaria para recalcular los puntos de
reorden y las cantidades económicas de compra.

En la propia tabla de Excel se aplica la fórmula para la Cantidad Económica de


Compra que se vio en el punto 2.2.2 de este apartado:

2xD xP
EOQ =
I xC
D (Demand)
Aprovechando que existe información con más de tres años en la base de datos de
cada repuesto, se calcula la demanda media como la media de los 4 años implicados.

P (Cost of a Purchase Order)


El Departamento de Ingeniería y Mantenimiento le pide al Departamento de
Compras un estudio para determinar el dato del coste ( € ) que le supone realizar un
pedido, a partir del tiempo y recursos que emplea el Responsable de Almacén y de
sus honorarios. Compras fija el coste de realizar un pedido en 25,77 €.

I (Cost of Inventory Holding)


Coste, en porcentaje sobre el valor unitario en €, que supone almacenar el pedido
realizado. En este parámetro se valoran las inversiones en instalaciones de almacén
y su mantenimiento, así como los gastos del personal dedicado a su gestión. El
Departamento fija esta cantidad en 50.

C (Cost of Item)
Directamente el coste unitario extraído de MAXIMO.

La fórmula para la Punto de Reorden (Como se vio en el punto 2.2.2 de este


apartado) es:

ROP = ( D x L ) + K D xL
L (Lead time)
Directamente el tiempo de entrega extraído de MAXIMO

Factor de Servicio (K)


Representa un compromiso entre el mínimo riesgo de quedarnos sin material que
deseamos y el inventario medio máximo que estamos dispuestos a mantener. Se
estima un 95% de nivel de servicio, lo que equivale a una K=1,65 (Ver Tabla de
valores de Z en una Distribución normal, punto 2.2.3 del Apartado B)

- 172 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Columnas de la tabla:

Proveedor
Número de Ítem
Descripción del ítem
Demanda media en los últimos 3 años (a partir de las demandas anuales)
Coste Unitario
Unidades almacenadas
Coste total del stock actual de cada ítem
P (Cost of a Purchase Order)
I (Cost if inventory holding)
Cantidad económica de compra fijada en MAXIMO
Cantidad económica propuesta aplicando la fórmula
L (Lead time)
K (Factor de servicio)
Punto de Reorden fijado en MAXIMO
Punto de Reorden propuesto aplicando la fórmula

La tabla de Excel es un archivo de 50 páginas con este aspecto

- 173 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Llegados a este punto tenemos una tabla con toda la información necesaria de los 2.684
repuestos que pesan en el cálculo del Stock Total. Ahora es necesario organizar toda esa
información de cara a las reuniones en las que se valoraran algunos de esos repuestos en
detalle. El enfoque debe orientarse en primer lugar al grupo de repuestos más
costoso, en segundo lugar al grupo de repuestos que más rotación presentan y en
tercer lugar a aquellos repuestos suministrados por los proveedores más
habituales.

- 174 -
%StockValue

0,00%
0,20%
0,40%
0,60%
0,80%
1,00%
1,20%
1,40%
1,60%
1,80%
2,00%
Total
Distribución de los 40 Repuestos más costosos, con un peso del 27, 67% del Stock

más costosos.
stock. Asimismo se llega al 30% del peso total con la mera suma de los 47 repuestos
Curiosamente, los 22 Repuestos más costosos equivalen al 20% del coste total del

caso su coste medio ha sido manualmente fijado en 0 €.


como Repuestos de Seguridad (SEG) o como Repuestos Obsoletos (OBS), en cuyo
listados, o bien no se encuentra almacenada ninguna unidad, o bien están clasificados
sólo 1.105 contribuyen a la cifra final de 193.895 €. Del resto de los repuestos
Se comprueba que de los 2.684 ítems que se listan en el cálculo del Stock Total, tan

ordenar los repuestos por su “peso” en el Stock Total.


Desde la tabla de Microsoft Excel (ImprovementTurnover.xls) resulta muy sencillo

4.1.1
MORDAZA DE SELLADO 32/37x57
PINZA A FRENO DH 10 P
CUCHILLA 24/1,2x506mm

Repuestos más costosos


MORDAZA DE SELLADO 32/27x56.5
CABEZAL DE IMPRESION AZUL
SEPARADOS DE GOTAS (OFERTA Nº AB-
MILL SHAFT FOR 315 UPZ MADE FROM

Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control


CAPSULA ANILLO COLECTOR SH-085 AX/4
CELULA DE CARGA NOBEL MOD. KIS-3
ESCOBILLA GENERADOR TAQUIMETRICO
RUEDA FRONTAL Z=14
MANGUITO DE CUARZO QUARTZ
VALVULA DE CLAPETA ACERO INOX.
JUEGO DE 4 ESCOBILLAS PARA MOTOR

StockValue Distribution
COLECTOR SN039-02-XX 2-POLES
TAMIZ MW ALAMBRE CUADRADO DE
CHAIN 1219,2MM (CADENA)
SONDA DE TEMPERATURA PT-100
CUCHILLA LONGITUDINAL D20/50x3mm
- 175 -

REGULADOR FRECUENCIA AC-


CONTRASOPORTE
EMPUJADOR DE CIERRE
VALVULA DE CLAPETA ACERO INOX.
LEVA DE ACOPLAMIENTO
DISCO 0-9 (PRÄGESCHEIBE 0-9)
MOTOR REDUCTOR REF. 8108266271
1 35-04B3A000-08 TOOTHED BELT 3
CILINDRO DE ELEVACION RM/8026/M/20
TARJETA MOTOR DOSIFICACION
FOTOCELULA VISOLUX MLV40-54-1795 10-
GOMA BLANCA ALIMENTARIA DE
RUEDA DENTADA Z-16
DISCO 0-9 (PRÄGESCHEIBE 0-9)
TUBERIA DETECTOR DE METALES
LAMPARA DE ARCO UNIDAD
MOTOR AGITADOR SF30AT 71C-4 1/4CV
PERNO DE CENTRAJE 12 X 120
JUEGO COMPLETO DE PLACAS CON
JUEGO COMPLETO DE PLACAS CON
TUBENHALTER (PORTA TUBOS
0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

AccumulativeStockValue %
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Para completar la caracterización del inventario bajo estudio, utilizamos las siguientes
tablas:

Datos generales:

Número de Ítems listados 2.684


Ítems con peso en el Stock 1.105
Unidades totales con peso en el Stock 12.852
Stock Total 193.895 €
Coste medio / ítem 175, 47 €
Coste medio / unidad 15, 08 €
Número medio de unidades / ítem 11,63

Concentración del Stock:

Nº de ítem en que se alcanza el...


10 % Stock 7
20 % Stock 22
40 % Stock 83
50 % Stock 134
100 % Stock 1.105

Conclusiones:

 El inventario bajo estudio se caracteriza por concentrar su valor en un


grupo reducido de repuestos muy costosos.

 El análisis debe acotarse al grupo de repuestos más costosos.

 Por decisión de la gerencia, se limita el estudio caso a caso a los 165 Ítems
con más peso en el inventario (que equivalen al 55% del Stock Total)

- 176 -
%Usage

10,00

15,00

20,00

25,00

30,00

ordenar los repuestos por sus demandas respectivas.


Desde la tabla de Microsoft Excel (ImprovementTurnover.xls) resulta muy sencillo

están correctamente fijados.


replantear en cada caso si el punto de reorden y la cantidad económica de compra
enfocar el análisis hacia el grupo de repuestos que presentan una gran rotación, y
Cuando se pretende optimizar el tiempo de rotación de un inventario, tiene sentido

4.1.2
0,00

5,00
TERMINAL PREAISLADO 1,50mm. PUNTA HUECA

Repuestos que más rotan


LAMPARA FLUORESCENTE OSRAM DULUX L
Distribución de los 40 Repuestos que presentan mayor rotación

CEBADOR 4...80w. FS-11 SYLVANIA


TERMINAL PREAISLADO 4,00mm. PUNTA HUECA

0,00
LAMPARA FLUORESCENTE OSRAM DULUX L
ANILLO DE FELPA D30/20x5 B""

Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control


0,50
MANILLA STAR-STBU CIEGA 111866301
TERMINAL PREAISLADO 2,5mm. HORQUILLA BF-
TERMINAL PREAISLADO 1,50mm. ANILLA DE
TERMINAL PREAISLADO 1,50mm. ANILLA DE
CUCHILLA LONGITUDINAL D20/50x3mm (RULINA)

4,25
TUBO VINILO DE 6-8m/m.
TUBO VINILO DE 6-8m/m.
TUBO VINILO 4-6m/m

0,00 0,00 0,13 0,18 0,24 0,24 0,00


TUBO VINILO 4-6m/m
TUBO FLUORESCENTE 36 W. L.D.
T DE UNION PARA TUBO DE 1,25mm TB/16

UsageLevel
RODAMIENTO 6005-2Z QE6 SKF
- 177 -

RODAMIENTO 6005-2Z QE6 SKF


LAMPARA DE SEÑALIZACION OSRAM"
RETEN 30x42x6 TEFLON (NO STANDARIZADO)
RETEN 37x50x6 TEFLON (NO STANDARIZADO)

1,01
LAMPARA POWERSTAR HQI-BT 400W/D

1,42

14,37
MORDAZA DE SELLADO
LAMPARA DE SEÑALIZACION BAYONETA 24v/3w.
CASQUILLO GLICODUR 10-12-10
CUCHILLA 24/1,2x506mm (AFILADAS)
RESISTENCIA DE CALEFACCIÓN 200W/36V
RETEN 55-70-8mm
RETEN 55-70-8mm
MUELLE INOX PARA RETEN 55-70-8mm
MUELLE INOX PARA RETEN 55-70-8mm
0,05 0,06 0,06 0,08

RETEN 40-55-7
RETEN 40-55-7
CINTA CONTRAPESADO HOJA
EMPATEC PT.201 TEMP. -175+260ºC 40 BAR VEL:
CORREA TRAPEZOIDAL A-88 (13x2240 Li)
CORREA TRAPEZOIDAL A-88 (13x2240 Li)
0,20 0,00

CONTRATUERCA PG-13
RETEN 30x42x8 TEFLON (NO STANDARIZADO)
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
Acc.Usage
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

El gráfico de la página anterior muestra, de cada uno de los repuestos que más rotan:

 El porcentaje de unidades que son consumidas anualmente, en relación a las


unidades totales de todos los repuestos que se consumen en el almacén

 El coste anual de las unidades consumidas, en relación al coste total de los


repuestos que salen del Almacén

 El porcentaje acumulado de salidas totales representadas por estos cuarenta


repuestos

Datos generales:

Número de Ítems listados 2.684


Ítems demandados anualmente 484
Unidades totales listadas 12.852
Unidades demandadas anualmente 2.370

Concentración de la demanda:

Nº de ítem en que se alcanza el...


25 % Demanda Total 1
40 % Demanda Total 5
50 % Demanda Total 9
75 % Demanda Total 48
100 % Demanda Total 484

Conclusiones:

 La mayor parte de los repuestos del inventario bajo estudio no son


demandados al cabo de un año.

 No se trata de un inventario de demanda intensiva: al contrario,


probablemente exista una mayoría de repuestos almacenados por
precaución o incluso obsoletos.

 Un grupo pequeño de repuestos representan la mayor parte de la demanda


anual de unidades.

 No tiene sentido enfocar el estudio a los repuestos más demandados porque


son repuestos con poco peso en el Stock Total.

- 178 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.2 Stock en consigna

Dado el objetivo de reducción del Stock Total del inventario bajo estudio, resulta
interesante plantear la implantación de sistemas de consigna con alguno de los
proveedores principales. Esto implicaría una reducción directa del stock, al no suponer
los materiales coste alguno hasta el momento de ser utilizados.

A través de las reuniones del equipo designado, y fundamentándose en los datos y


experiencias aportados por el Responsable de Almacén, se decide valorar un acuerdo
con el proveedor principal del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento: la
compañía suministradora RODACIR S.A.

El Gerente del Departamento es el encargado de la propuesta y negociación con el


proveedor. El Responsable de Almacén elabora una tabla con los repuestos susceptibles
de pasar a formar parte de un Almacén en consigna, en total 155 repuestos.

Finalmente se acuerda con el proveedor:

 Establecer un Stock en consigna de 74 repuestos (seleccionados en función de la


demanda habitual y de la criticidad)

 Formalizar los acuerdos a través de un contrato y de tres anexos con las tablas
estandarizadas para llevar a cabo los trámites futuros.

 En el momento de crear la consigna, se ven afectados un total de 74 ítems y de


523 unidades. La reducción en el Stock Total es inmediata, por valor de
4.842,49 € , que dejan de contabilizarse en los informes.

- 179 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.2.1 Contrato de Stock en Consigna

ACUERDO DE MERCANCÍA EN DEPÓSITO


Entre RODACIR S.A. y Laboratorio Farmacéutico S.A.

Introducción

Reunidos los representantes de las empresas RODACIR S.A y Laboratorio


Farmacéutico S.A. y dando continuidad a la relación comercial existente entre ambas
empresas acuerdan establecer un depósito de mercancía regulado por los siguientes
puntos.

1- OBJETO

RODACIR S.A. depositará sin cargo alguno para Laboratorio Farmacéutico S.A., en el
almacén de esta última, la mercancía de RODACIR S.A., cuya relación figura adjunta
en el Listado de Materiales aceptado por ambas partes. En el Anexo I de este documento
se puede ver un ejemplo del mismo. En dicho listado y para cada posición, se indicarán
al menos los siguientes datos: cantidades para pedido de reposición, nivel mínimo de
stock, plazos máximos de entrega, precio, material de uso exclusivo para Laboratorio
Farmacéutico S.A. y material crítico para Laboratorio Farmacéutico S.A.

2- CANTIDADES DE DEPÓSITO

RODACIR S.A. se compromete a mantener el depósito de los artículos y cantidades


indicados en el Listado de Materiales indicado anteriormente. Dicho materiales
pertenecerán a RODACIR S.A. hasta que sean transferidos para su uso en la fábrica,
momento en el que pasarán a ser propiedad de Laboratorio Farmacéutico S.A. Los
materiales depositados podrán variarse previo acuerdo de las partes, en función del
movimiento real de cada artículo (altas, bajas o modificaciones a los datos indicados).
El listado de materiales se revisará por ambas partes con frecuencia trimestral y cada
variación del mismo será cumplimentada mediante una Hoja de Registro (Anexo I). Los
materiales indicados como uso exclusivo para Laboratorio Farmacéutico, por
considerarse de uso no habitual de stock para RODACIR S.A , en caso de cancelación
de depósito se facturarán a LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A..

3- FACTURACIÓN Y PAGO

RODACIR S.A facturará cada material repuesto mediante las condiciones de


facturación habituales, al precio establecido en el Listado de Materiales. La facturación
de los suministros que se reponen en un mes se incluirá en UNA única factura, a emitir
a finales de mes, como concepto de material consumido en consigna. El material de uso
exclusivo para LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. que transcurrido un tiempo
del contrato (un año) no se haya repuesto pasara a ser propiedad de LABORATORIO
FARMACÉUTICO S.A., facturándolo mediante las condiciones habituales.

- 180 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4- CONTROL DE EXISTENCIAS

RODACIR S.A podrá realizar, con una antelación mínima de una semana y en horario
de mañana, junto con un representante de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A.,
cualquier comprobación relativa a las existencias del material depositado, así como en
lo que hace referencia a sus condiciones de almacenamiento, para tener completa
seguridad de la conservación del material depositado. En el caso de comprobar
diferencias en el inventario o encontrarse deteriorados de manera que no pudieran
aprovecharse normalmente, LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. responderá ante
RODACIR S.A . En cualquiera de los casos anteriores RODACIR S.A procederá a la
reposición y facturación de dichos materiales como si hubieran sido utilizados.
LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. emitirá un informe de inventario interno, al
menos cada 3 meses (para el material crítico). Los materiales listados estarán ubicados
en una zona específica del Almacén de Repuestos de LABORATORIO
FARMACÉUTICO S.A..

5.- REPOSICIÓN DEL MATERIAL

LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. enviará las notificaciones de consumo de


repuestos vía eMail o Fax (con confirmación telefónica), para su reposición en el plazo
de entrega fijado (Anexo III). LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. se reserva la
aceptación de la entrega del material al buen estado del material y a la falta de cualquier
anomalía.

6- PRECIOS

Los precios del material depositado serán los que figuren en el Listado de Materiales,
considerados fijos hasta finales de año. Dichos precios podrán ser revisados anualmente
para la aplicación de nuevas tarifas en base al IPC interanual, salvo casos puntuales, y
deberán ser siempre aceptadas por ambas partes.

7- DURACIÓN DEL ACUERDO

La duración del presente acuerdo será hasta el 31/12/2008 a partir de la fecha de su


firma. De no existir denuncia por alguna de las partes el contrato se extenderá
automáticamente renovado por otro año, siendo acordada previamente la modificación
de precios que existiera.

8- RESCISIÓN DEL ACUERDO

En el caso que se produjera causas importantes de incumplimiento de lo pactado, el


Acuerdo podrá ser rescindido por cualquiera de las partes, comunicándola a la otra por
escrito con al menos un mes de antelación, y sin que sea necesario llegar a la fecha de
finalización del acuerdo. Si surgieran, durante la vigencia del Acuerdo, interpretaciones
diferentes de algunas cláusulas, ambas partes tratarán de solucionar estas diferencias de
forma amistosa. Si las discrepancias continuasen, las partes intervinientes acuerdan que
todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultante de la ejecución o
interpretación del presente acuerdo o relacionado con él, directa o indirectamente, se

- 181 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

resolverán definitivamente mediante el sometimiento a la decisión de los Juzgado y


Tribunales españoles de la Comunidad de Madrid.

9- GARANTÍAS

Como garantía de servicio, LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. realizará un


seguimiento trimestral del nivel de servicio prestado por RODACIR S.A , en particular
en cuanto al cumplimiento de plazos de entrega fijados y en el mantenimiento de las
cantidades mínimas establecidas en el listado. Los materiales en depósito quedarán
cubiertos por la cobertura del seguro de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. ante
causas mayores tales como robo, incendio, explosión u otro tipo de catástrofe.

10- CONFIDENCIALIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda la información relacionada con el presente acuerdo se considerará confidencial


hasta 2 años después de la terminación del mismo. Dicha información no podrá
revelarse a nadie por ninguna de las partes ni en su totalidad ni parcialmente sin el
previo consentimiento escrito de la otra, salvo que ello venga impuesto por la normativa
o por la decisión de la autoridad administrativa o judicial. Se considera, así mismo,
información propiedad de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. y sujeta a
confidencialidad toda aquella que se genere como consecuencia de la prestación del
servicio del presente acuerdo.

11- CONDUCTA ÉTICA EN LOS NEGOCIOS

Las partes firmantes del presente acuerdo garantizan que mantienen una conducta ética
en las actividades y negocios que realizan, dentro del marco de las legislaciones
española y comunitaria. Así mismo, las partes firmantes garantizan que hasta donde
ellas conocen, no existe vinculación personal y/o profesional entre RODACIR S.A y
LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. que pudiera afectar negativamente en la
prestación del servicio objeto del presente acuerdo.

12- IMPLANTACIÓN DEL DEPÓSITO EN CONSIGNA

Para proceder a implantar este sistema bajo consigna, se realizará una puesta a punto
inicial (RODACIR S.A + LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A.) tras la firma del
acuerdo. Luego se abrirá un periodo de transición, a definir entre ambas partes, en el
que los materiales consumidos por LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. se
repondrán como consigna, con doble entrega: por uso y para consigna. Finalmente se
realizará un ajuste final, para ajustar el Stock en Consigna a las cantidades indicadas en
el Listado de Materiales.

LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. RODACIR S.A.

Pedro Alonso Ruiz Javier Escudero Mauricio


DNI XX.XXX.XXX-Y DNI XX.XXX.XXX-Y
Director financiero y administrativo Gerente

- 182 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Anexo I

Aspecto del Anexo I

- 183 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Anexo II

Aspecto del Anexo II

- 184 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Anexo III

Nº de Acuerdo: 0111/05 ANEXO-III

PETICION REPUESTOS EN CONSIGNA

ALTA / Código Nivel Plazo de


REPOSICION Repuesto Descripción Referencia Min. ROP PPV reposición
REPOSICION 200000000135 TUBO VINILO DE 6-8m/m. TUBNY68 5,00 100,00 0,79 Eur 1 DIA

Aspecto del Anexo III

- 185 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.2.2 Implementación de la Consigna

Como resultado de la implementación del almacén en consigna, será necesario


implementar un segundo almacén en la aplicación informática, el Almacén 02. La
distribución final quedará así:

Almacén 01: Almacén principal. Pertenece a la compañía y era el único existente en


el momento en que la aplicación fue instalada.

Tipo de Stock Items


NS Item no en existencia 738
OBS Repuesto obsoleto 613
RNC Repuesto no crítico 297
SEG Repuesto de seguridad 33
STK Repuesto crítico 1372
3053

Tipo de existencia Items


1MEC Repuesto mecánico 1585
1ELECT Repuesto eléctrico 901
1PROT Material de protección 69
4ELECT Repuesto eléctrico consumible 2
4FILTRO Filtros y mangas consumibles 114
4IMPR Material impresión consumible 85
4LIMP Material limpieza consumible 25
4MEC Repuesto mecánico consumible 122
4PROT Material protección consumible 11
4QUIM Producto químico consumible 88
4ROPA Ropa de trabajo 51
3053

Almacén 02: Almacén en Consigna. El material pertenece al proveedor, pero se


encuentra en las instalaciones del almacén de repuestos.

Tipo de Stock Items


STK Repuesto crítico 74
74

Tipo de existencia Items


1MEC Repuesto mecánico 71
4MEC Repuesto mecánico consumible 3
74

- 186 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

El valor total de los repuestos implicados es de 4.842,49 €. Esta cantidad supondrá un


ahorro directo e inmediato, ya que para los cálculos de rotación sólo cuenta el
Almacén 01.

 Valoración de los repuestos que pasan al Almacén 02 (Stock en consigna):

- 187 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.3. Estudio de los repuestos más costosos

De acuerdo a las conclusiones extraídas tras estudiar los informes de repuestos más
costosos (Punto 4.1.1 de este Apartado) se decide realizar un análisis ítem a ítem de los
165 repuestos más costosos, que equivalen al 55% del valor del Stock Total.

Este análisis se llevará a cabo mediante reuniones del equipo asignado. El Responsable
de Almacén es el encargado de proporcionar la información necesaria (una tabla o con
los datos necesarios para la toma de decisiones); el Jefe de Mecánicos aporta una visión
técnica de cada repuesto; al Gerente del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento le
corresponde la decisión final.

Sobre cada uno de los repuestos se plantean diferentes cuestiones fundamentales para
el objetivo final de reducción del tiempo de rotación del inventario:

- ¿Tiene correctamente fijada su Cantidad Económica de Compra (EOQ)? ¿Y su


Punto de Reorden (ROP)?

- ¿El Tipo de Stock está correctamente definido (STK, RNC, SEG)? ¿Tendría
sentido considerarlo repuesto de seguridad? ¿Tendría sentido considerarlo
repuesto no crítico?

- ¿Se trata de un repuesto obsoleto?

- ¿Es el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento el propietario de este


repuesto? ¿Es un ítem enfocado a otros Departamentos, como el de Producción o
el de Medio Ambiente?

- En el caso de que se decida realizar algún cambio sobre la situación previa ¿Tiene
sentido realizar cambios similares en otros repuestos relacionados, aunque no se
encuentren entre los más costosos?

También deben plantearse otras cuestiones tangenciales, aplicando la oportunidad del


análisis en un marco de mejora continua:

- ¿Es correcta la descripción del repuesto? ¿Se podría completar para hacerlo más
fácil de encontrar por los empleados?

- ¿Está bien definido dónde se usa?

- ¿Es realista el tiempo de entrega definido?

- ¿Está correctamente definida su ubicación en el almacén? ¿Debe actualizarse?

- 188 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.3.1 Tipos de Ajuste

A lo largo de estas reuniones se decidirá aplicar cambios en algunos de los


repuestos, y en otros no se modificará nada. Pueden surgir distintos tipos de ajustes:

 Ajustes que suponen una disminución del Stock inmediata:

de STK a SEG
El repuesto pasa a ser considerado como de seguridad, por lo que el coste medio se
actualiza a 0€.

de RNC a SEG
El repuesto pasa a ser considerado como de seguridad, por lo que el coste medio se
actualiza a 0€.

de STK a OBS
El repuesto pasa a ser considerado como obsoleto, por lo que el coste medio se
actualiza a 0€ (no se espera ningún tipo de rotación por lo que no tiene sentido
computarlo en el cálculo de la misma).

de 4MEC a 4PROD
El repuesto pasa a considerarse propiedad del Departamento de Producción, por lo
que deja de conmutar en el Stock propio del Departamento de Ingeniería y
Mantenimiento.

de 4MEC a 1PROD
El repuesto pasa a considerarse propiedad del Departamento de Producción, por lo
que deja de conmutar en el Stock propio del Departamento de Ingeniería y
Mantenimiento.

 Ajustes que suponen una disminución del Stock futura:

de STK a RNC
El repuesto pasa a considerarse no crítico, por lo que la próxima vez que el Almacén
se quede sin ninguna unidad no se pedirá automáticamente. Esto debe suponer una
reducción del Stock Total a medio plazo.

Ajustes en EOQ y ROP


Si los puntos de EOQ y ROP se replantean a la baja, se producirá una reducción del
Stock Total según se vayan consumiendo unidades del repuesto. Si estos puntos se
cambiasen hacia valores superiores, lo esperado es un aumento del Stock.

- 189 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Otros ajustes:

Cambios de Tipo de Stock cuando no hay ninguna unidad


El repuesto cambia de grupo pero al no haber unidades no hay repercusión alguna en
el Stock Total.

Se completan descripciones
Algunas descripciones pueden resultar poco apropiadas para localizar el ítem en
cuestión. Se aprovecha este repaso repuesto a repuesto para completar estas
descripciones.

Se actualiza / cambia Dónde se usa


Es posible que un ítem asociado a un equipo pueda ser también útil para equipos
adquiridos con posterioridad, o que algún ítem siga erróneamente asociado a algún
equipo ya retirado.

Cambia Tiempo de Entrega


Se actualiza el plazo de entrega previsto de acuerdo a la experiencia del
Responsable de Almacén o de los datos de MAXIMO.

Se actualiza el estante
Es posible que algún ítem pueda tener asociada una ubicación errónea. El repaso
repuesto a repuesto puede ayudar a detectar algún caso de este tipo.

- 190 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.3.2 Tabla de Repuestos a analizar

- 191 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

- 192 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 165 Repuestos
 583 Unidades
 105.918 €
 55 % Stock Total

- 193 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4.3.3 Cambios realizados

 Ajustes que suponen una disminución del Stock inmediata:

- 194 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Ajustes que suponen una disminución del Stock futura:

- 195 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

 Otros Ajustes

- 196 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

5. Aplicación práctica: evolución y conclusiones

5.1 Resumen de los cambios realizados

 Ajustes que suponen una disminución del Stock inmediata:

Ajustes realizados Disminución Stock


74 ítems pasan a stock en consigna 4.842,49 €
47 ítems pasan a considerarse de seguridad 25.325,53 €
4 ítems pasan a considerarse obsoletos 1.865,60 €
2 ítems pasan a considerarse repuesto de producción 1.149,21 €
1 ítem actualiza balance a 0 unidades 1.139,54 €
128 Ítems afectados Total 34.322,37 €

 Ajustes que suponen una disminución del Stock futura:

Ajustes realizados Disminución Futura


25 ítems pasan a considerarse no críticos 13.093,27 €
22 ítems ven reducido sus EOQ y/o ROP 8.961,24 €
2 ítems ven aumentada su EOQ -92,22 €
49 Ítems afectados Total 21.962,29 €

 Otros ajustes

13 Ítems afectados por otro tipo de ajustes

 Impacto en el Stock:

Stock Total antes de los cambios 193.895 €


Reducción inmediata 34.322€
Stock Total después de los cambios 159.573 €
Reducción inmediata en porcentaje 17,70 %
Reducción futura 21.962 €
Reducción futura en porcentaje 11,33 %
Reducción Total del Stock 56.284 €
Reducción Total del Stock en porcentaje 29,03 %

- 197 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

5.2 Evolución Prevista

Se simula una evolución del Stock Total y del tiempo de rotación de acuerdo a los
siguientes presupuestos:

- En enero del Año 2 (simulado) se aplica una rebaja inmediata de acuerdo a los
cambios realizados (34.322 €).

- La rebaja futura debe simularse de acuerdo al tiempo de rotación medio que tenía
el inventario antes de los cambios. Se trata de repuestos que se irán consumiendo
de acuerdo a la propia demanda del Departamento, y que se estima que se
terminarán de consumir dentro de 3,95 años.

- Son necesarios 4 años de simulación para completar una previsión del impacto que
tendrán los cambios realizados en Enero del Año 2. La reducción de 21.962 € se
reparte entre los 47 meses posteriores, a razón de 462,28 € por mes.

Stock Inicial
Evolución Turnover 5 Años
Purchased Stock
Stock final
250000 Turnover
7,00(AÑOS)

6,00
200000
5,00

Turnover (Años)
Stock (€)

150000
4,00

100000
3,00

2,00
50000
1,00

0 0,00
Año Año Año Año Año
1 2 3 4 5

Stock Inicial 193.895 €


Stock Final 137.611 €

Turnover Inicial 3.95 Años


Turnover Final 2,73 Años (-30,9 %)
Turnover medio 3,13 Años (-20,7 %)

- 198 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

5.3 Conclusiones

 Se ha conseguido una reducción importante del tiempo de rotación del


inventario. Por lo tanto se ha cumplido el objetivo inicial.

 La mayor reducción se ha motivado al cambio de tipo de stock de muchos de los


repuestos más costosos, que dejan de pesar en el cálculo de la rotación. Por tanto
siguen siendo comprados y almacenados, y en gran medida no se ha realizado
un reducción real sino sólo a efectos contables.

 El repaso pieza a pieza de los repuestos más costosos ha permitido actualizar


la situación de la parte más crítica del inventario. Este tipo de acciones
deberían realizarse periódicamente, para garantizar el control del inventario y
asegurar la mejora continua.

 La implantación del Stock en Consigna, además de producir un reducción en el


Stock, supondrá una relación más estrecha con el proveedor. Los resultados
deben evaluarse periódicamente, y deberá plantearse si proceder de igual modo
con otros proveedores.

 El software CMMS MAXIMO 4i ha supuesto una ayuda importante, pero


ha sido incapaz de cubrir todos los aspectos, siendo necesario el uso de otros dos
programas para alcanzar la precisión deseada. El CMMS debería ser
actualizado para futuras iniciativas de este tipo.

- 199 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

- 200 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Anexo I

Código de los
archivos SQR

- 201 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

- 202 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1. Código SQR de ValueWarehouseInv.sqr


!--------------------------------------------------------------------------------
! Generated by VisualSQRIBE 5.0.0.29
!
! Filename: K:\Informes MAXIMO\KPIs\ValueWarehouseInv.sqr
! Format : Tabular
!--------------------------------------------------------------------------------

Begin-Setup
Declare-Layout Default
Orientation = Portrait
Paper-Size = (Letter)
Top-Margin = 0.50
Bottom-Margin = 0.50
Left-Margin = 0.50
Right-Margin = 0.70
Line-Height = 1
Char-Width = 1
End-Declare

End-Setup

Begin-Program
Do Main
End-Program

Begin-Procedure Main
Position (1,1)
Do CreateCSV_Main
Move 0 To #_1ROW_COUNT
Move 0 To #SUM_Coste
Move 0 To #SUM_CURBAL

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'


Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

Begin-Select

(MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL * MAXIMO.INVENTORY.AVGCOST)
&Coste

Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode


MS,proportional
MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM (11,1,16)

- 203 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Alter-Printer Font=902 Point-Size=8 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode


MS,proportional
DESCRIPTION (12,105,26)

Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode


MS,proportional

Print &coste (13,439) Edit 99999999999.99na


CURBAL (14,249) Edit 99999.99na
AVGCOST (14,314) Edit 99999999.99na

Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 901=MS Shell


Dlg,proportional
ISSUE1YRAGO (14,379) Edit 9999999.99na

let $vs_csv_data = '"' || &MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM || '"'


let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"' || &DESCRIPTION || '"'
let $CURBAL_num = to_char(&CURBAL)
let $CURBAL_num_tmp = edit(&CURBAL,'9999999999999.99')
let $CURBAL_num = ltrim($CURBAL_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $CURBAL_num
let $AVGCOST_num = to_char(&AVGCOST)
let $AVGCOST_num_tmp = edit(&AVGCOST,'99999999999.9999')
let $AVGCOST_num = ltrim($AVGCOST_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $AVGCOST_num
let $Coste_num = to_char(&Coste)
let $Coste_num_tmp = edit(&Coste,'99999999999.999999')
let $Coste_num = ltrim($Coste_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $Coste_num
let $ISSUE1YRAGO_num = to_char(&ISSUE1YRAGO)
let $ISSUE1YRAGO_num_tmp =

edit(&ISSUE1YRAGO,'9999999999999.99')
let $ISSUE1YRAGO_num = ltrim($ISSUE1YRAGO_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $ISSUE1YRAGO_num

write 1 from $vs_csv_data

Add &Coste To #SUM_Coste


Add &CURBAL To #SUM_CURBAL
Add 1 To #_1ROW_COUNT

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'

Next-Listing SkipLines=2 Need=16

From MAXIMO.ITEM, MAXIMO.INVENTORY, MAXIMO.INVBALANCES

- 204 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Where MAXIMO.ITEM.ITEMNUM = MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM


AND MAXIMO.ITEM.ITEMNUM = MAXIMO.INVBALANCES.ITEMNUM
AND (MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1ELECT' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1MEC' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4ELECT' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4MEC')
AND MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01'

Order By MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM

End-Select

Next-Listing

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'

Next-Listing Need=16

If #_1ROW_COUNT > 0

Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode


MS,proportional

Print #SUM_Coste (15,432) Bold Edit 999999999999.99na


Print 'Total =' (16,388) Bold
Print #SUM_CURBAL (15,230) Bold Edit 999999999999na
Print 'Conteo Total =' (16,157) Bold

End-If

Next-Listing
Close 1

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'

Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

End-Procedure

Begin-Procedure CreateCSV_Main

Add 1 To #_CSVINDEX_Main

- 205 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Let
$_CSVFILE_Main='C:/sqribe/VisualSQRIBE/PROGRAM/html/ValueWareho
useInv_Main_' || to_char(#_CSVINDEX_Main) || '.csv'

Open $_CSVFILE_Main as 1 for-writing record=32767:vary

let $vs_csv_data = '"MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM"'


let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"DESCRIPTION"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"CURBAL"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"AVGCOST"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"Coste"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ISSUE1YRAGO"'

write 1 from $vs_csv_data

End-Procedure

Begin-Heading 36

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'


Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 901=MS Shell


Dlg,proportional

Print $current-date (10,1) edit 'MM/DD/YYYY'


Page-Number (10,505)

Print 'Itemnum' (34,1,7) Underline Bold


Print 'Description' (34,110,11) Underline Bold
Print 'Total Cost' (34,447,10) Underline Bold
Print 'Quantity' (33,250,8) Underline Bold
Print 'UnitCost' (34,327,8) Underline Bold

Alter-Printer Font=902 Point-Size=14 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode


MS,proportional

Print 'Value of Warehouse Inventory' (17,145,28) Underline Bold

Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 901=MS Shell


Dlg,proportional

Print 'Parts Used' (33,379,10) Underline Bold

End-Heading

- 206 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2. Código SQR de Turnover(Purchased-Stock).sqr


!--------------------------------------------------------------------------------
! Generated by VisualSQRIBE 5.0.0.29
!
! Filename: K:\Informes MAXIMO\KPIs\Turnover(Purchased-Stock).sqr
! Format : Tabular
! --------------------------------------------------------------------------------

Begin-Setup
Declare-Layout Default
Orientation = Portrait
Paper-Size = (Letter)
Top-Margin = 0.50
Bottom-Margin = 0.50
Left-Margin = 0.50
Right-Margin = 0.70
Line-Height = 1
Char-Width = 1
End-Declare
End-Setup

Begin-Program
Do Get-Input
Do Main
End-Program

Begin-Procedure Get-Input

! -----------------------------
Label_101_ACTUALDATE:
Input $_I101_ACTUALDATE 'Fecha Inicial' MaxLen=26 Type=Char
If Upper($_I101_ACTUALDATE) = 'TODAY'
Let $_I101_ACTUALDATE = 'TODAY'
Else
If SubStr($_I101_ACTUALDATE, 1, 1) != ''''
Let $_I101_ACTUALDATE = '''' || $_I101_ACTUALDATE || ''''
End-If
End-If
Let $where_clause101 = 'ACTUALDATE >= ' || $_I101_ACTUALDATE
! -----------------------------

Label_102_ACTUALDATE:
Input $_I102_ACTUALDATE 'Fecha Final' MaxLen=26 Type=Char
If Upper($_I102_ACTUALDATE) = 'TODAY'
Let $_I102_ACTUALDATE = 'TODAY'

- 207 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Else
If SubStr($_I102_ACTUALDATE, 1, 1) != ''''
Let $_I102_ACTUALDATE = '''' || $_I102_ACTUALDATE || ''''
End-If
End-If
Let $where_clause102 = 'ACTUALDATE <= ' || $_I102_ACTUALDATE
End-Procedure

Begin-Procedure Main
Position (1,1)
Do CreateCSV_Main
Move 0 To #_1ROW_COUNT
Move 0 To #SUM_Total
Print-Direct printer=html '%%ResetColor'
Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

Begin-Select
(MAXIMO.MATRECTRANS.QUANTITY *
MAXIMO.MATRECTRANS.UNITCOST) &Total

Alter-Printer Font=903 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 903=@Arial Unicode


MS,proportional

MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM (11,1,18)
ISSUETYPE (11,115,8)
ACTUALDATE (11,172) Edit MM/DD/YYYY
QUANTITY (11,236) Edit 999999na
UNITCOST (11,287) Edit 99999999999.99na

Print &total (11,374) Edit 99999999999.99na

let $vs_csv_data = '"' || &MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM || '"'


let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"' || &ISSUETYPE || '"'
let $ACTUALDATE1 = datetostr(&ACTUALDATE, 'MM/DD/YY')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $ACTUALDATE1
let $QUANTITY_num = to_char(&QUANTITY)
let $QUANTITY_num_tmp = edit(&QUANTITY,'9999999999999.99')
let $QUANTITY_num = ltrim($QUANTITY_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $QUANTITY_num
let $UNITCOST_num = to_char(&UNITCOST)
let $UNITCOST_num_tmp = edit(&UNITCOST,'99999999999.9999')
let $UNITCOST_num = ltrim($UNITCOST_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $UNITCOST_num
let $Total_num = to_char(&Total)
let $Total_num_tmp = edit(&Total,'99999999999.999999')
let $Total_num = ltrim($Total_num_tmp,' ')
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $Total_num

- 208 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

write 1 from $vs_csv_data

Add &Total To #SUM_Total


Add 1 To #_1ROW_COUNT

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'

Next-Listing SkipLines=2 Need=13

From MAXIMO.MATRECTRANS, MAXIMO.ITEM

Where MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM = MAXIMO.ITEM.ITEMNUM


AND [$where_clause101]
AND [$where_clause102]
AND MAXIMO.MATRECTRANS.ISSUETYPE LIKE 'RECEP'
AND (MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1ELECT' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1MEC' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4ELECT' OR
MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4MEC')

Order By MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM

End-Select

Next-Listing

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'

Next-Listing Need=19

If #_1ROW_COUNT > 0
Alter-Printer Font=903 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 903=@Arial Unicode
MS,proportional
Print #SUM_Total (18,369) Bold Edit 999999999999.99na
Print 'Total Cost =' (19,305) Bold

End-If

Next-Listing

Close 1

Print-Direct printer=html '%%ResetColor'


Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

End-Procedure

- 209 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Begin-Procedure CreateCSV_Main

Add 1 To #_CSVINDEX_Main

Let
$_CSVFILE_Main='C:/SQRIBE/VisualSQRIBE/PROGRAM/html/Turnover(P
urchased-Stock)_Main_' || to_char(#_CSVINDEX_Main) || '.csv'

Open $_CSVFILE_Main as 1 for-writing record=32767:vary


let $vs_csv_data = '"MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ISSUETYPE"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ACTUALDATE"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"QUANTITY"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"UNITCOST"'
let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"Total"'

write 1 from $vs_csv_data

End-Procedure

Begin-Heading 48
Print-Direct printer=html '%%ResetColor'
Print-Direct printer=html '%%ResetBorder'

Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 901=MS Shell

Dlg,proportional
Print $current-date (10,1) edit 'MM/DD/YYYY'
Page-Number (10,505)
Print 'Itemnum' (46,1,7) Underline Bold
Print 'Issuetype' (46,108,9) Underline Bold
Print 'Actualdate' (46,168,10) Underline Bold
Print 'Quantity' (46,236,8) Underline Bold
Print 'Unitcost' (46,316,8) Underline Bold
Print 'Total' (46,410,5) Underline Bold

Alter-Printer Font=903 Point-Size=14 ! [SQR.INI] 903=@Arial Unicode


MS,proportional

Print 'Purchased-Stock ' (16,178,16) Underline Bold

End-Heading

- 210 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

3. Código SQR del informe INVEOQ.sqr


*** MAXIMO REPORT ***

Description: To better and more economically manage inventory


ordering, there is a need for MAXIMO to incorporate the ability to
view and/or update the database concerning the order quantity
based on an Economic Order Quantity (EOQ) algorithm.

EOQ refers to the most optimum ordering quantity to keep inventory


investments to a minimum. In other words, smaller ordering sizes
would keep the inventory down, but would generate higher ordering
costs; likewise, bigger ordering sizes would keep the ordering costs
down but increase the cost of keeping the item in stock. EOQ
occurs where these costs are in balance.

EOQ = ORDERQTY in INVENTORY = sqrt( 2AS / IQ )

to calculate EOQ for reordering to the maximum. If the user wishes


to reorder to the maximum level, they can use the EOQ report to
set the EOQ according to the MAXIMUM value as follows:

Quantity to be purchased
(EOQ) = (MAXIMUM - ROP + Availabililty) / conversion
rounded EOQ up to the nearest integer

where MAXIMUM = MAXIMUM value to replenish CONSIDERING


conversion AVAILABILITY = (Current Balance + On Order -
Reservations - Expired)

The user could store MAXIMUM in the MAXIMUM field or in an


extra field to be used in the report. We should specify the
MAXIMUM field as the default in the commented lines in the report.

Example: ROP = 5, EOQ = 5, Current Balance = 3,


Availability = 3, conversion = 1
TO reorder to MAXIMUM of 10...
EOQ = (10 - 5 + 3)/1 rounded up = 8

If the reorder routine were run, it would take


ROP (5) - AVAIL (3) = 2
In multiples of EOQ (8) according to conversion (1) to replenish
above the ROP (5), which would be 1 multiple of 8.
The final amount in the storeroom would be the MAXIMUM of 10 (2
+ 8 = 10)

- 211 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

----------- Setup Procedure Used in Report Compilation ----------

begin-setup

ask TargetLanguage 'Enter target language


(ENG,FRE,GER,SPA,POR,DUT,SWE): '

! localized text strings


#include 'inveoq.SPA'

! localize paper size and font


#include 'paperfnt.SPA'

Declare-Report Default
layout=Default
printer-type=hp
End-Declare

! Definitions for the header size, footer size, and compiled file name
#define HeaderLines 8
#define FooterLines 4
#define RepName 'INVEOQ.SQT'

declare-variable
! Declare any variables in this section
end-declare

end-setup

!----------------------------- Includes -----------------------------

! Standard Header
#include 'HDFT.H'
! Schema Selection
#include 'multschm.h'
! Date Procedure
#include 'DateProc.h'
! location validation procedure
#include 'loc.h'
! Oracle specific date processing
#if {sqr-database}=ORACLE
#include 'nls.h'
#endif

- 212 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

************************* Header Procedures *************************

begin-procedure header_part2

! Called via the Heading (in HDFT.H) after the default


! standard header has been printed
print {Location} (+1,{colloc})
print $location (,{collocval})
print {OldEOQ} (+1,{cololdeoq})
print {NewEOQ} (,{colneweoq})
print {Item} (+1,{colitem})
print {Description} (,{coldesc})
print {ValueOld} (,{cololdvalue})
print {ValueNew} (,{colnewvalue})
graphic (+1,{colgraphic},{Width}) horz-line

end-procedure

**************************** Main Program ***************************

begin-program

! Switching of locale from SYSTEM to MAXIMO


alter-locale locale = 'MAXIMO'

while isnull( $where )


input $where {Where} type=char
end-while

while isnull( $upyorn )


input $upyorn maxlen=1 {UpdateDB} type=char
end-while

uppercase $upyorn

while isnull( $OrdCost )


! get S variable
input $OrdCost {OrderingCost} type=number
end-while

move $OrdCost to #OrdCost

while isnull( $CryCost )


! get I variable
input $CryCost {CarryPercent} type=number
end-while

- 213 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

move $CryCost to #CryCost

! carrying cost is in percentage format


divide 100 into #CryCost

! Oracle specific date processing


#if {sqr-database}=ORACLE
do set_nls_date_format
#endif

! Get the schema name from the parameter file


do GetSchema($schema, $where)

! Inventory Procedure
#include 'inventor.h'

! Begin the process of fetching and processing data


! only ORACLE, Sybase database needs to check the authorization
due to the SQR3 $username bug
! if this SQR run against DBMS of SQLBASE, do not perform update
database action,
! but always do validate the location.
!#if {sqr-database}!=SQLBASE
! #if {sqr-database}!=ODBC
if $upyorn = 'Y'
do AuthorizeLocation
end-if
! #else
! move 'N' to $upyorn
! #end-if
!#else
! move 'N' to $upyorn
!#endif

if $upyorn = 'N'
do ValidateLocation
end-if

if $upyorn = 'Y' And #ERROR != 1


print {DBUpdated} (+2,{coldbnupdt})
else
print {DBNUpdated} (+2,{coldbnupdt})
end-if

! if the user has no access privilege or no location exist, don't do the


progrm

- 214 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

if #Error = 1
print {Warning1} (+2,{colwarn1})
print {Warning2} (+1,{colwarn2})
else
move '' to $Spacer1
move '' to $Spacer2

do Start-Up
end-if
end-program

************************ Start-Up Procedure ************************

begin-procedure Start-Up
begin-select
item.itemnum &ITEMNUM
do EOQ( &ITEMNUM, $location, $upyorn, #OrdCost, #CryCost,
$schema )
From [$Table]
Where [$where]
!***************************************************
! this block is add on because of the $where clause
! see the explaination on the above.
!***************************************************
!
! if $where is 1=1, put join in
!
#IF {NOJOIN} = Y
and item.itemnum = inventory.itemnum
#ENDIF
!
! if the report is going to use the inserted location, then add the
! following join statement
!
#IF {WITHOUTLOCATION} = Y
and inventory.location = $location
#ENDIF
!
!***************************************************
! end of the block
!***************************************************
end-select

end-procedure

***********************************************************************

- 215 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

begin-procedure EOQ( $ITEMNUM, $location, $upyorn, #OrdCost,


#CryCost, $schema )

do GetFefaultCost( #OldEOQ, $DefUnitCost, $schema )

let $dyna_itemnum = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

let #NewEOQ = 0

! applied formula for EOQ = sqrt( 2AS / IQ )

! only A and Q variable needs to be get from the database

! use dynamic variable to select the unit cost


begin-select

! get fomula varaible Q


[$DefUnitCost] &DefUnitCost=number
orderqty

move &DefUnitCost to #DefUnitCost


move &ORDERQTY to #OldEOQ

do AnnualIssueUnits( $ITEMNUM, $location, #TotalUnits, $schema )

! #DefUnitCost = A
! #TotalUnits = Q
! #OrdCost = S
! #CryCost = I

do Get2AS/IQ( #TotalUnits, #DefUnitCost, #OrdCost, #CryCost,


#ToBeSqrted )

!if #ToBeSqrted = 0
! move #OldEOQ to #NewEOQ
!else
let #NewEOQ = sqrt( #ToBeSqrted )
! Don't want negative numbers to be displayed for this
value
if #NewEOQ < 0
let #NewEOQ = 0
end-if
!end-if

do GetDescription( $DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema )


do PrintList( $ITEMNUM, $DESCRIPTION, #OldEOQ, #NewEOQ )

- 216 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

if $upyorn = 'Y'
! update ORDERQTY in INVENTORY
do UpdateEOQ( $ITEMNUM, $location, #NewEOQ, $schema )
end-if

from [$schema]inventory
Where [$dyna_itemnum] ! itemnum = $ITEMNUM
and location = $location

end-select

end-procedure

***********************************************************************

! get formula varaible A


begin-procedure Get2AS/IQ( #TotalUnits, #DefUnitCost, #OrdCost,
#CryCost, :#ToBeSqrted )

multiply 2 times #TotalUnits !A=2*A


multiply #TotalUnits times #OrdCost !S=A*S (2*A*S)

multiply #CryCost times #DefUnitCost !Q=I*Q

! 2AS / IQ
divide #DefUnitCost into #OrdCost ON-ERROR=ZERO

move #OrdCost to #ToBeSqrted ! move the result to return


value

end-procedure

***********************************************************************

! get fomula varaible A


begin-procedure AnnualIssueUnits( $ITEMNUM, $location,
:#TotalUnits, $schema )

declare-variable
date $systemdate $dtadd
end-declare

! This procedure retrieves the time from the database but due to the
fact that SQLBase and SQLServer have different functions, it is
necessary to use a different method instead of going through ODBC.

- 217 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! Note if you know you are on a SQLSever database, you can change
{sqr-database}
! from SYBASE to SQLSERVER. This can also be done for SQLBase
where database = ORACLE.

#if {sqr-database} = ODBC

let $systemdate = datenow()

#end-if

#if {sqr-database} = ORACLE


begin-select

sysdate &systemdate

move &systemdate to $systemdate

from [$schema]dummy_table

end-select
#end-if

#if {sqr-database} = SYBASE


begin-select

getdate() &systemdate

move &systemdate to $systemdate

from [$schema]dummy_table

end-select
#end-if

let $dtadd = dateadd($systemdate, 'day', -365)


let $dyna_itemnumber = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

begin-select
sum( quantity ) &QUANTITY
from [$schema]matusetrans
where transdate between $dtadd and $systemdate

!#if {sqr-database}=SYBASE

- 218 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! where transdate between ( dateadd(day, -365, getdate()) ) and


getdate()
!#else
!#if {sqr-database}=ODBC
! where transdate between ( dateadd(day, -365, getdate()) ) and
getdate()
!#else
! where transdate between (sysdate - 365) and sysdate
!#endif
!#endif

and [$dyna_itemnumber] ! itemnum = $ITEMNUM


and storeloc = $location

end-select

move &QUANTITY to #QUANTITY


let #TotalUnits = abs( #QUANTITY )

end-procedure

***********************************************************************

! get user default cost to be used by the report


begin-procedure GetFefaultCost(:#OldEOQ, :$DefUnitCost, $schema)

! get the default unit cost string (standard, average, last) which is going
to be used by the user begin-select varvalue

move &VARVALUE to $DefUnitCost

from [$schema]maxvars
where varname = 'DEFISSUECOST'
end-select

lowercase $DefUnitCost

end-procedure

***********************************************************************

- 219 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

begin-procedure GetDescription(:$DESCRIPTION, $ITEMNUM,


$schema )

let $dyna_itemnumb = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

begin-select
description

from [$schema]item
Where [$dyna_itemnumb] ! itemnum = $ITEMNUM
end-select

move &DESCRIPTION to $DESCRIPTION

end-procedure

***********************************************************************

begin-procedure
PrintList($ITEMNUM,$DESCRIPTION,#OldEOQ,#NewEOQ)

print $ITEMNUM (+1,{colitemnum})


print $DESCRIPTION (,{coldescrip}) wrap {wrap1} 3
print #OldEOQ (,{cololdeval}) edit {Number2}
print #NewEOQ (,{colneweval}) edit {Number2}

End-Procedure

***********************************************************************

begin-procedure UpdateEOQ($ITEMNUM, $location, #NewEOQ,


$schema )

let $dyna_item = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

begin-SQL ! update the inventory record


UPDATE [$schema]inventory
Set orderqty = #NewEOQ
Where [$dyna_item] !itemnum = $ITEMNUM
and location = $location;
end-SQL

- 220 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

#if {sqr-database}=SYBASE
begin-sql
commit transaction;
begin transaction
end-sql
#else
! SQLBase did not like the ODBC section
!#if {sqr-database}=ODBC
! begin-sql
! commit transaction;
! begin transaction
! end-sql
!#else
COMMIT
!#endif
#endif

end-procedure

************************** Footer Procedure **************************

begin-procedure pre_footer

! Called via the Footing (in HDFT.H) before the default


! standard footer is printed

end-procedure

- 221 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

4. Código SQR de INVROP.sqr

*** MAXIMO REPORT ***

Description: To better and more economically manage inventory


ordering, there is a need for MAXIMO to incorporate the ability to view
and/or update the database concerning the order quantity based on a
Reorder Point (ROP) algorithm, and a more accurate lead time based on
average lead time calculations.

ROP refers to the most optimum minimum level to have in stock based
on lead delivery time. Variations in lead time and demand have caused the
ROP calculation to have significance. The calculation is a forecast of
demand over lead time plus a calculation of safety stock.

Current MAXIMO does not account for average lead time when
reordering. To allow for better inventory management, the reorder
calculations should account for lead time.

The calculation for ROP (Minimum balance) is as follows:

(Lead Time Demand) + (Safety Stock) =

( Average monthly usage * Lead time / A ) +


( 2 * Stand. deviation of lead time * ( Lead time / A ) (1/1.6)th

!----------------- Setup Procedure Used in Report Compilation --------------------

begin-setup

! ask TargetLanguage 'Enter target language


(ENG,FRE,GER,SPA,POR,DUT,SWE): '

! localized text strings


#include 'invrop.SPA'

! localize paper size and font


#include 'paperfnt.SPA'

Declare-Report Default
layout=Default
printer-type=hp
End-Declare

- 222 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! Definitions for the header size, footer size, and compiled file name
#define HeaderLines 8
#define FooterLines 4
#define RepName 'INVROP.SQT'

declare-variable
! Declare any variables in this section
date $systemdate
end-declare

end-setup

!------------------------------------- Includes ----------------------------------

! Standard Header
#include 'HDFT.H'
! Today's date and time
#include 'datetime.h'
! Schema Selection
#include 'multschm.h'
! location validation procedure
#include 'loc.h'
! Oracle specific date processing
#if {sqr-database}=ORACLE
#include 'nls.h'
#endif

!******************************** Header Procedures ******************************

begin-procedure header_part2

print {Location} (+1,{col1})


print $location (,{collocval})
print {OldROP} (+1,{col3})
print {NewROP} (,{col4})
print {OldSafety} (,{col5})
print {NewSafety} (,{col6})
print {Item} (+1,{col1})
print {Description} (,{col2})
print {Value1} (,{col3})
print {Value2} (,{col4})
print {StockValue1} (,{col5})
print {StockValue2} (,{col6})
graphic (,{colgraphic},{width}) horz-line

end-procedure

- 223 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! ****************************** Main Program ************************************

begin-program

! Switching of locale from SYSTEM to MAXIMO


alter-locale locale = 'MAXIMO'

#debug show 'username : ' $username

! this while loop is for running report stand alone, application does not take
this.
While isnull( $where )
input $where {Where} type=char
end-while

While isnull( $upyorn )


input $upyorn maxlen=1 {UpdateDB} type=char
end-while
! lowercase $upyorn
uppercase $upyorn

#debug show 'update y or no prompt answer : ' $upyorn

! get months back


While isnull( $BackMonths )
input $BackMonths {BackMonths} type=number
end-while

if $BackMonths = ''
move 1 to #BackMonths
else
move $BackMonths to #BackMonths
end-if

! Oracle specific date processing


#if {sqr-database}=ORACLE
do set_nls_date_format
#endif

! Get the schema name from the parameter file


do GetSchema($schema, $where)
! Inventory Procedure
#include 'inventor.h'

! This is called from the datetime.h include file


do datetime

- 224 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! Begin the process of fetching and processing data


! only ORACLE, Sybase database needs to check the authorization due to
the SQR3 $username bug
! if this SQR run against SQLBASE oe SQLServer(ODBC), do not
perform update database action,
! but always do validate the location.
!#if {sqr-database}!=SQLBASE
! #if {sqr-database}!=ODBC
if $upyorn = 'Y'
do AuthorizeLocation
#debug show 'We are right after the do
authorizelocation'
end-if
! #else
! move 'N' to $upyorn
! #end-if
!#else
! move 'N' to $upyorn
!#endif

#debug show 'Y or N update : ' $upyorn

if $upyorn = 'N'
do ValidateLocation
end-if

if $upyorn = 'Y' and #ERROR != 1


print {DBUpdated} (+2,{coldbupdate})
else
print {DBNUpdated} (+2,{coldbupdate})
end-if

! if the user has no access privilege or no location exist, don't do the


progrm
if #Error = 1
print {Warning1} (+2,{colwarn1})
print {Warning2} (+1,{colwarn2})
else
move '' to $Spacer1
move '' to $Spacer2

do Start-Up
end-if

end-program

- 225 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! ************************* Start-Up Procedure *************************

begin-procedure Start-Up

begin-select

item.itemnum &ITEMNUM

do ROP( &ITEMNUM, $location, $upyorn, #BackMonths, $schema )

from [$Table]
where [$where]
!***************************************************
! this block is add on because of the $where clause
! see the explaination on the above.
!***************************************************
!
! if $where is 1=1, put join in
!
#IF {NOJOIN} = Y
and item.itemnum = inventory.itemnum
#ENDIF
!
! if the report is going to use the inserted location, then add the
! following join statement
!
#IF {WITHOUTLOCATION} = Y
and inventory.location = $location
#ENDIF
!
!***************************************************
! end of the block
!***************************************************

end-select
end-procedure

!*************************************************************************************

begin-procedure ROP( $ITEMNUM, $location, $upyorn, #BackMonths,


$schema )

- 226 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

let $dyna_itemnum = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

let #NewRop = 0
let #NewSStock = 0

begin-select
deliverytime
sstock
minlevel

move &deliverytime to #LeadTime

! just for printing


move &sstock to #OldSStock
move &minlevel to #OldROP

! applied formula for ROP =


!
! (Lead Time Demand) + (Safety Stock) =
! ( Average monthly usage * Lead time / A ) +
! ( 2 * Stand. deviation of lead time * ( Lead time / A ) (1/1.6)th

! this function will return #LeadTimeDemand


do GetLeadTimeDemand( $ITEMNUM, $location, #BackMonths,
#LeadTime, #LeadTimeDemand, $schema )

! calculate new safety stock


do GetSafetyStock( $ITEMNUM, $location, #LeadTime, #NewSStock,
$schema )

do GetDescription( $DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema )

! calculate ROP, use add is probably faster than let?


add #LeadTimeDemand to #NewROP
add #NewSStock to #NewROP

! These two end-if's below are used to take care any negative values
if #NewROP < 0
let #NewRop = 0
end-if

if #NewSStock < 0
let #NewSStock = 0
end-if

- 227 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

do PrintList( $ITEMNUM, $DESCRIPTION, #OldROP, #NewROP,


#OldSStock, #NewSStock )

if $upyorn = 'Y'
do UpdateROP( $ITEMNUM, $location, #NewROP,
#NewSStock, $schema )
end-if

! The following was added as a result of Issue 971645 to reset the New ROP
to 0 for the next item
move 0 to #NewROP

from [$schema]inventory
where [$dyna_itemnum] ! itemnum = $ITEMNUM
and location = $location

end-select
end-procedure

!*************************************************************************************

begin-procedure GetSafetyStock( $ITEMNUM, $location, #LeadTime,


:#SafetyStock, $schema)

! the scenario to get standard deviation of lead time.


!
! ActualDate from receipt transaction (matrectrans) minus OrderDate from
purchase order (PO)
! is the lead time
! ponum from both table has to be the same, then calculate standard
deviation based on past
! 2 years ( 730 ), date number can be modified depend on needs.

declare-variable
date $orderdate $actualdate
end-declare

let $dyna_itemnum2 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

move 0 to #sum
move 0 to #count

- 228 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

begin-select
p.orderdate &orderdate
m.actualdate &actualdate
move &orderdate to $orderdate
move &actualdate to $actualdate
let #dtdiff = datediff($orderdate, $actualdate, 'day')
let $dtadd = dateadd($_systemdate, 'day', -730)
add #dtdiff to #sum
add 1 to #count
!sum(#dtdiff) &StdLeadTime
! oracle and sqlbase use different standard deviation macros.
! #if {sqr-database} = SQLBASE
!@sdv( m.actualdate - p.orderdate ) &StdLeadTime
! #else
! #if {sqr-database} = ORACLE
!stddev( m.actualdate - p.orderdate ) &StdLeadTime
! #else
! #if {sqr-database}=SYBASE
!sum(datediff(day, p.orderdate, m.actualdate)) &Sum
! #else
! #if {sqr-database}=ODBC
!sum(datediff(day, p.orderdate, m.actualdate)) &Sum
! move &Sum to #Sum
!count(*) &Count
! move &Count to #Count
! #endif
! #endif
! #endif
! #endif

from [$schema]matrectrans m, [$schema]po p


where [$dyna_itemnum2] ! m.itemnum = $ITEMNUM
and m.tostoreloc = $location
and m.ponum = p.ponum
and p.orderdate >= $dtadd

!#if {sqr-database}=SYBASE
! and p.orderdate >= dateadd(day, -730, getdate ())
!#else
!#if {sqr-database}=ODBC
! and p.orderdate >= dateadd(day, -730, getdate ())
!#else
! and p.orderdate >= (sysdate - 730)
!#endif
!#endif
end-select

- 229 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

! if the standard deviation is not 0, do the following

!#if {sqr-database}=SYBASE
! if #Count != 1 And #Count != 0
! let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum,
2)) / (#Count - 1) )
! else
! move 0 to #StdLeadTime
! end-if
!#else
!#if {sqr-database}=ODBC
! if #Count != 1 And #Count != 0
! let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum,
2)) / (#Count - 1) )
! else
! move 0 to #StdLeadTime
! end-if
!#else
! move &StdLeadTime to #StdLeadTime
!#endif
!#endif
! move &StdLeadTime to #StdLeadTime

if #Count != 1 And #Count != 0


let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum,
2)) / (#Count - 1) )
else
move 0 to #StdLeadTime
end-if

if #StdLeadTime != 0

multiply 2 times #StdLeadTime


divide 30.44 into #LeadTime
move 1 to #power
divide 1.6 into #power

! note the #LeadTime has to be positive, otherwise (1/1.6)th can't be done,


! if the #LeadTime is negative, the power number needs to be integer then.
let #LeadTime = power( #LeadTime, #power )
multiply #StdLeadTime times #LeadTime
move #LeadTime to #SafetyStock ! move the result to
return value
end-if
end-procedure

- 230 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

!*************************************************************************************

! get ( Average monthly usage * Lead time / A ) product


begin-procedure GetLeadTimeDemand( $ITEMNUM, $location,
#BackMonths, #LeadTime, :#LeadTimeDemand, $schema )

declare-variable
date $dtnow $dtbackmonths
end-declare

let $dyna_itemnum3 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''


let $dyna_itemnum4 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

move $_systemdate to $dtnow


let $dtbackmonths = dateadd($dtnow, 'day', #BackMonths/12*(-365))
let $dyna_transdate = 'transdate between ' || $dtbackmonths || ' and ' ||
$dtnow
let $dyna_transdate2 = 'transdate between ' || $dtbackmonths || ' and ' ||
$dtnow

! move #BackMonths to $BackMonths

! get average monthly usage

begin-select

sum(quantity) &UseQty

from [$schema]matusetrans
where [$dyna_itemnum3] ! itemnum = $ITEMNUM
and storeloc = $location
and issuetype in (select value from [$schema]valuelist
where listname = 'ISSUETYP' and maxvalue = 'ISSUE')

! #if {sqr-database}=SYBASE
!and transdate between dateadd(day, #BackMonths/12*(-365), getdate())
!and getdate ()
! #else
! #if {sqr-database}=ODBC
!and transdate between dateadd(day, #BackMonths/12*(-365), getdate())
!and getdate ()
! #else
!and transdate between (sysdate - #BackMonths / 12 * 365) and sysdate
! #endif
! #endif

- 231 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

!and [$dyna_transdate] ! transdate between $dtbackmonths and


$dtnow
and transdate between $dtbackmonths and $dtnow
end-select

begin-select

sum(quantity) &RecQty
from [$schema]matrectrans
where [$dyna_itemnum4] ! itemnum = $ITEMNUM
and fromstoreloc = $location
and fromstoreloc != tostoreloc

! #if {sqr-database}=SYBASE
!and transdate between dateadd (day, #BackMonths/12*(-365), getdate())
!and getdate ()
! #else
! #if {sqr-database}=ODBC
!and transdate between dateadd (day, #BackMonths/12*(-365), getdate())
!and getdate ()
! #else
!and transdate between (sysdate - #BackMonths / 12 * 365) and sysdate
! #endif
! #endif

!and [$dyna_transdate2] ! transdate between $dtbackmonths and


$dtnow
and transdate between $dtbackmonths and $dtnow

end-select

move &UseQty to #UseQty


! Added the following line for issue 971645
let #UseQty = abs(#UseQty)
move &RecQty to #RecQty
add #UseQty to #RecQty

! ---------------------------------------------------

! average monthly usage * leadtime


multiply #RecQty times #LeadTime
!average number of A is 30.44 (average number of days per month )
divide 30.44 into #LeadTime
move #LeadTime to #LeadTimeDemand

end-procedure

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

!*************************************************************************************

begin-procedure GetDescription( :$DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema )

let $dyna_itemnum5 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''

begin-select
description

from [$schema]item
where [$dyna_itemnum5] ! itemnum = $ITEMNUM
end-select

move &description to $DESCRIPTION

end-procedure

!*************************************************************************************

begin-procedure PrintList( $ITEMNUM, $DESCRIPTION, #OldROP,


#NewROP, #OldSStock, #NewSStock )

print $ITEMNUM (+1,{col1})


print $DESCRIPTION (,{col2}) wrap {wrapcol} {wraplin}
print #OldROP (,{col3}) edit {Number2}
print #NewROP (,{col4}) edit {Number2}
print #OldSStock (,{col5}) edit {Number2}
print #NewSStock (,{col6}) edit {Number2}

End-Procedure

!*************************************************************************************

begin-procedure UpdateROP( $ITEMNUM, $location, #NewROP,


#NewSStock, $schema )

let $dyna_itemnum6 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || ''''


#debug show 'dynamic statement: ' $dyna_itemnum6

begin-SQL
update [$schema]inventory
Set minlevel = #NewROP, sstock = #NewSStock
where [$dyna_itemnum6] ! itemnum =
$ITEMNUM
and location = $location;
end-SQL

- 233 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

#if {sqr-database} = SYBASE


begin-SQL
commit transaction;
begin transaction
end-SQL
#else
commit
#endif

end-procedure

! **************************** Footer Procedure **********************************

begin-procedure pre_footer

! Called via the Footing (in HDFT.H) before the default


! standard footer is printed

end-procedure

! ********************************************************************************

- 234 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Presupuesto
En este capítulo se especifican los costes generados en el desarrollo y ejecución del
proyecto. El presupuesto total del proyecto se ha desglosado en los siguientes
conceptos:

1. Presupuesto de ejecución material.


2. Gastos generales y beneficio industrial
3. Coste de ejecución por contrata
4. Honorarios por redacción
5. Importe total del proyecto

1. Presupuesto de ejecución material

En este apartados están incluidos los valores del material hardware, software y
bibliográfico empleado para la ejecución del proyecto, el coste personal, así como el
gasto por uso y amortización de equipos.

1.1 Coste de material

Material informático (software) y bibliográfico


Microsoft Office XP 150,00 €
Internet 240,00 €
Visual SQRibe 5.0 450,00 €
MAXIMO 4i 800,00 €
Total Material informático (software) y bibliográfico 1.640,00 €

1.2 Coste de equipos

Equipo / Concepto Precio (€) Duración Uso Total (€)


Ordenador Pentium IV 3,0 Ghz + 1.147,00 3 años 12 meses 382,33
Monitor LG 1919 19”
Impresora HP LaserJet P1006 129,00 3 años 12 meses 43,00
Total Equipos 425,33 €

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

1.3 Coste personal

Los honorarios profesionales se calculan sobre la base de jornadas de trabajo


completadas por el personal, valorados según la cualificación de su perfil profesional. A
continuación se indican los honorarios del personal del proyecto:

Trabajador Nº de horas € / hora Total (€)


Ingeniero Técnico 500 25,00 12.500,00
Mecanografía y edición 225 11,00 2.475,00
Total Personal 14.975,00 €

La distribución de horas invertidas en este trabajo se detalla en la tabla siguiente:

1.4 Coste de ejecución material

Ejecución material
Coste de Material 1.640,00 €
Coste de Equipos 425,33 €
Coste personal 14.975,00 €
Total Ejecución material 17.040,33 €

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

2. Gastos generales y beneficio industrial

En este apartado se incluyen los gastos derivados del uso de las instalaciones necesarias
para llevar a cabo los trabajos, amortizaciones, cargas fiscales, gastos financieros, etc,
mas el beneficio industrial. Por todos estos conceptos se establece un recargo del 25%
sobre el coste de Ejecución material. Por tanto este concepto supondrá el 25% de
17.040,33 €, es decir, 4.260,08 €.

3. Coste de ejecución por contrata

Ejecución por contrata


Coste de ejecución Material 17.040,33 €
Gastos generales y beneficio industrial (25%) 4.260, 08 €
Coste de ejecución por contrata 21.300,41 €

4. Honorarios por redacción

Los honorarios totales se deben aplicar por la redacción final del Trabajo de Fin de
Carrera. El coste se calcula aplicando un porcentaje del 7% sobre el Coste de
ejecución calculado anteriormente. Por tanto este concepto supondrá el 7 % de
21.300,41 €, es decir, 1491,03 €.

5. Importe total del proyecto

El importe total será la suma del coste de ejecución por contrata y de los honorarios por
redacción, más la aplicación del correspondiente 16% de I.V.A.

Coste de ejecución por contrata 21.300,41 €


Honorarios por redacción 1.491,03 €
I.V.A. 16 % 3.646,63 €
Total Importe del Proyecto 26.438,07 €

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

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Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Bibliografía
Gran parte de los datos referenciados en este trabajo son fruto de la experiencia del
autor durante sus prácticas en empresa. La compañía hizo petición expresa de que su
nombre no apareciera en el trabajo, así como ninguna referencia a procedimientos o
cualquier documentación interna.

Apartado A
Juárez, Benito
Aplicación de Sistemas de Información a la Ingeniería de Mantenimiento Industrial
Wikilearning
Año de Edición: 2005
http://www.wikilearning.com/monografia/aplicacion_de_sistemas_de_informacion_a_l
a_ingenieria_de_mantenimiento_industrial/7061

Moreu de León, Pedro y Mohedano Pérez, Carlos


Estudio comparativo de diez paquetes informáticos para la gestión del mantenimiento
asistido por ordenador
Grupo de I+DT “Organización Industrial” Escuela Superior de Ingenieros de Sevilla
Año de Edición: 1999
http://ingeman.net/GMAO_Comparativa_archivos/Comparativo%2010%20GMAO.pdf

Navarrete Pérez, Enrique


La ingeniería del mantenimiento en un binomio: Gestión y Calidad.
Centro de Estudios Innovación y Mantenimiento
Año de Edición: 1997
http://www.cujae.edu.cu/centros/ceim/articulos/Binomio%20Mantenimiento%20y%20
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V.V.A.A.
Wikipedia http://en.wikipedia.org
Año de Edición: 2001-2008
http://en.wikipedia.org/wiki/Maximo_%28MRO%29
http://es.wikipedia.org/wiki/TPM

V.V.A.A.
Maximo-users.net
http://www.maximo-users.net/

- 239 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado B

La orden de trabajo
Año de Edición: 2004
http://www.gerenteweb.com/documentos/produccion/dp1412041.php

Guía del usuario MAXIMO 4i Versión 4.1.1


MRO Software, Inc.
Año de Edición: 2001

Systems Administrator’s Guide MAXIMO 4i Release 4.1.1


MRO Software, Inc.
Año de Edición: 2001

- 240 -
Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Apartado C

Bozarth, Cecil
Introduction to Operations and Supply Chain Management
Capítulo: Inventory Management Models : A Tutorial
Prentice-Hall
Año de Edición: 2006
http://scm.ncsu.edu/public/inventory/7stock.html

Manura, David
Tablas Matemáticas de David: z-distribución
Año de Edición: 1995-2005
http://math2.org/math/stat/distributions/es-z-dist.htm

Muñoz Bañuls, Francisco Javier


La gestión de inventarios por el proveedor
Anales de mecánica y electricidad. Revista de la Asociación de Ingenieros del I.C.A.I.
Año de Edición: 2003
http://www.icai.es/publicaciones/anales_get.php?id=485

Villegas, Anthony
Chapter 12. Inventory Management
University of San Francisco
Año de Edición: 1998
http://www.usfca.edu/~villegas/classes/984-307/307ch12/

V.V.A.A.
Wikipedia http://en.wikipedia.org
Año de Edición: 2001-2008
http://en.wikipedia.org/wiki/SQR
http://en.wikipedia.org/wiki/Service_level

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