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1. OBJETIVO

Gestionar la mejora continua estableciendo los lineamientos para realizar el análisis de las no
conformidades, hallazgos, observaciones y/o desviaciones y plantear las acciones preventivas,
correctivas y de mejora a través de la identificación, análisis y eliminación de las mismas de
manera efectiva.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de la no conformidad, hallazgo u observación y/o desviación y

finaliza con la socialización de los resultados de los planes de acción formulados y la
formulación de nuevos planes de Acción si se consideran necesarios.

3. LÍDER

El jefe de Planeación y Calidad es el responsable del acompañamiento en el diseño del Plan

de acción y del seguimiento al cumplimiento de la ejecución de los planes de acción
organizacionales que se reporten.

Gerentes, líderes de procesos son los responsables de realizar el análisis de causas, el

establecimiento de acciones de mejora, la ejecución y verificación del cumplimiento de las
acciones planteadas.

4. INDICADORES

Nivel de cierre de acciones de planes de acción y mejora

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

PEPS-GC-03 Subproceso de Auditoría Interna

PREPS-GC-01 Procedimiento de Elaboración Plan de Acción
PREPS-GC-02 Procedimiento de Cargue de Plan de Acción, Soportes y Seguimiento en
SESUITE
FEPS-GC-32 Formato plan de acción SESUITE
FEPS-GC-33 Formato reporte de no conformidades
Informes de auditorías internas, externas o monitoreos de procesos.
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6. DEFINICIONES

Acción Correctiva: es una acción que ayuda a eliminar la causa que originó el hallazgo o la
no conformidad y evita que se vuelva a presentar. (Algo que ya sucedió).

Acción de Mejora: es una acción que agrega valor a una actividad o aspecto que no presenta
problemas pero que puede ser modificado logrando con ello beneficios.

Acción Preventiva: es una acción que sirve para eliminar la causa de una no conformidad
potencial. (Algo que no ha sucedido).

Corrección: es una acción que se debe ejecutar de manera inmediata y sirve para eliminar
una no conformidad o un hallazgo detectado en el momento en que ocurre o según informes
de auditorías internas o externas.

Fuentes De Mejora: son aquellas que permiten identificar la necesidad de construir e

implementar planes de acción en la organización; estas fuentes nos ayudan a ver el impacto
de las actividades desarrolladas traducidas en resultados que apalanquen a la mejora de los
procesos internos. Algunas fuentes pueden ser:

✓ Riesgos: se asegura el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión del Riesgo.

✓ Auditorías Internas y Externas: auditorias tanto de entes de control como de los

procesos internos que implementen seguimientos a los diferentes subprocesos, esto
garantiza el control de los hallazgos y de las no conformidades, permitiendo el
aseguramiento y el cierre de las acciones planteadas para la mejora.

✓ Mejoramiento Continuo: la Jefatura de Planeación y Calidad busca la mejora continua

a través del seguimiento a los diferentes planes de acción internos como externos, con
el fin de evitar las reincidencias, a través del acompañamiento a los diferentes
subprocesos.
 7. CONDICIONES Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Se gestionan todas las no conformidades, hallazgos u observaciones emanadas

de Auditorías internas y externas, así como de hallazgos que representen una
desviación frente a la ejecución de algún proceso en el marco del SGC Y
SGSST, detectado por cualquier persona o instancia en la organización.

• La generación de las no conformidades, hallazgos u observaciones en el sistema

de información se suite, no es obligatoria, depende del tipo de auditoría o informe
que se ha generado, sin embargo, se debe contar como mínimo con el informe
de los hallazgos sobre los cuales se diseñarán y ejecutarán las acciones de
mejora propuestas en los respectivos planes de acción.

• El reporte de productos no conformes que se detecten por colaboradores o

partes interesadas, se recepcionará en el Formato FEPS-GC-33 reporte de no
conformidades.

• Todos los planes de acción generados por auditorías internas, externas y de

mejora de los subprocesos o áreas, deben estar cargados en el sistema de
información se suite para su gestión.

• Los Gerentes y Líderes de procesos son los responsables de evaluar la gestión

del proceso y plantear acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo
al análisis de datos como: indicadores, reportes de peticiones, quejas y
reclamos, informes de auditorías internas y externas, entre otros.

• Los Gerentes y Líderes de procesos, deben promover y facilitar la interrelación

interna de procesos y áreas, de tal forma que se identifique, analice y se generé
retroalimentación de los diferentes hallazgos o no conformidades encontradas
en auditorías internas y externas a nivel de la organización; y de esta forma, que
la formulación de las acciones de mejora sea articulada y brinde solución
completa y de fondo a las causas encontradas en el análisis de los hallazgos o
no conformidades, garantizando la optimización de los procesos.

• De manera general los planes de acción establecidos en la organización, no

deben superar el plazo de un (1) año de ejecución; sin embargo, considerando
las solicitudes particulares que realicen los entes de control, o las auditorías
internas o externas que generen hallazgos / no conformidades, este plazo podrá
variar acorde a las especificaciones de tiempo establecidas por el equipo auditor.

• Todos los planes de mejora, deben contar con seguimiento y monitoreo mensual
para verificar el cumplimiento de las acciones planteadas, la ejecución de este
seguimiento se enmarca en el desarrollo de las actividades de auto control que
debe gestionar las gerencias y líderes de los procesos; garantizando, que cada
colaborador a su cargo conozca cuáles son las tareas que le corresponden
 realizar y el tiempo que dispone para ejecutarlas para el cumplimiento efectivo
de plan de acción.

• Un plan de acción se considerará cerrado, si el cumplimiento efectivo de las

acciones del mismo corresponde a un porcentaje igual o mayor al 90%.

• La responsabilidad del cargue y verificación en el sistema de información se-

suite de los planes de acción que se reporten a los diferentes entes de control
corresponde a las Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones; por otra parte,
respecto de los planes de acción de mejoramiento internos, se habilitará
usuarios y permisos a los profesionales que el área solicite.

• Las no conformidades o hallazgos que no cuentan con soportes de gestión

suficientes hasta las fechas límites para su gestión, son objeto de seguimiento
específico. Si esto no resulta efectivo y se presenta nuevamente en un lapso de
tiempo posterior a 3 meses, la no conformidad o hallazgo se considera
reincidente.

8. DIAGRAMA DE OPERACIÓN
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9. DESCRIPCIÓN O DESARROLLO DE ACTIVIDADES

9.1. Identificar hallazgos por Auditoría interna
Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Identificar hallazgos de
acuerdo a los ejercicios de
auditoría interna o
Auditoría de Primera parte,
de esta manera, el equipo
Auditor acorde al
desarrollo del ejercicio de
Resultados de
Auditoría genera hallazgo
autoevaluación del
según el objetivo del Plan
proceso (auditoría
de Auditoría y los criterios y
Interna o de primera Auditor Hallazgo, No Responsable
requisitos evaluados, y se Líder de
parte) en donde se Líder, Conformidad de Gestión
generan según lo Contraloría
supervise y mida la Equipo de u observación del hallazgo
mencionado en el PEPS- Interna
eficacia del Sistema Auditoría identificada
GC-03 Subproceso de
de Gestión (SGC,
Auditoría Interna.
SGSST, o el que
aplique)
Nota: Una Ocurrencia o
Hallazgo corresponde al no
cumplimiento o la
posibilidad de no
cumplimiento de un
requisito del Sistema de
Gestión evaluado.
Continuar con actividad No. 9.4. ¿Requiere acción inmediata?

9.2. Identificar hallazgos por Auditorías Externas

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Identificar hallazgos
según el estudio de las
Resultados, actividades que
supervisión y desarrolla la organización
ejecución de de acuerdo al plan de
auditorías por parte de auditoría que haya
entes de inspección, presentado la entidad de
vigilancia y control y/o inspección vigilancia y
Hallazgo, No
de direccionamiento Entidades control.
Entidades de Conformidad,
(Auditorias de inspección, Gerencia
vigilancia y recomendaciones
Segunda Parte) vigilancia y Nota: Los hallazgos, No General
control u observación
control conformidades,
identificada
Resultados de recomendaciones u
auditorías de tercera observaciones son
parte (pre auditorías y recepcionados por el líder
auditorias de de la organización con el
otorgamiento y de fin de articular de manera
seguimiento). posterior la gestión de los
planes de acción
correspondientes.
Continuar con actividad No. 9.4. ¿Requiere acción inmediata?

9.3. Identificar desviaciones de proceso, productos no conformes y/o

oportunidades de mejora.
Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
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Identificar a través del monitoreo

de procesos, la revisión por la
dirección y el resultado de la
medición de los indicadores de
los objetivos organizacionales
las desviaciones de proceso, los
productos no conformes y/o las
oportunidades de mejora.
Líder
Los productos no conformes Planeación y
igualmente deben ser Calidad
identificados por el estudio de
las reclamaciones de los Gerente
Resultados de usuarios, PQRD, tutelas y General
monitoreo de Equipo finalmente en las evaluaciones
procesos. Planeación y de la prestación del servicio Líderes de Responsable
Calidad según diagnóstico del área de proceso de Gestionar
Hallazgo, no
Revisión por la posventa y participación social y el hallazgo,
conformidad u
Dirección Gerente al final del año el estudio de la Jefe de Pos no
oportunidades
General satisfacción global de los Venta y conformidad
de mejora
Cumplimiento usuarios por parte de la Participación u oportunidad
de los objetivos Equipo Coordinación de Mercadeo y Social de mejora
de los Sistemas auditor Comunicaciones.
de Gestión Coordinador de
Nota 1: El monitoreo de Mercadeo y
procesos debe realizarse Comunicaciones
teniendo en cuenta la Guía para
la ejecución de Monitoreo a Colaboradores
Procesos GEPS-GC-02.

Nota 2: Los productos no

conformes identificados por
cualquier colaborador de la
organización deben ser
reportados mediante el Formato
Reporte de No Conformidades
FEPS-GC-16.

9.4. ¿Requiere acción inmediata?

SI - Continuar con actividad No 9.5. Formular Plan de Acción

NO - Continuar con actividad No 9.23. ¿La ocurrencia requiere un Análisis
Causal?

9.5. Formular Plan de Acción

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Formular el Plan de acción
Equipo
teniendo en cuenta los
Hallazgo, no Planeación y
lineamientos establecidos en el Responsable de
conformidad, Calidad
Procedimiento de Elaboración gestión del
observaciones
Plan de Acción PREPS-GC-01, e hallazgo, no Analista
identificadas e Líderes de
involucrar la participación de conformidad, de
informes de proceso
otras áreas acorde al numeral 7. observación o ingeniería
monitoreos de Plan de
“Condiciones y/o Políticas de desviaciones del
procesos y/o Gerente acción
Operación” del presente proceso Equipo
oportunidades de General
documento cuando así lo identificadas. ejecutor
mejora.
requiera, con ello se realiza el del plan
Entidades de
registro de las acciones en el Analista de
Análisis causa raíz vigilancia y
FEPS-GC-32 Formato plan de ingeniería.
(cuando aplique) control
acción SESUITE.
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Auditor Líder y Nota 1: Esta actividad es

equipo Auditor desarrollada con el
acompañamiento del Analista de
Responsables Ingeniería asignado por el Área
de Gestionar el de Planeación y Calidad
hallazgo
Nota 2: En los casos que aplique
análisis causal se establece plan
de acción para las causas
potenciales como para las causas
raíces.

Nota 3: En caso de requerirse

ajustes estos deben realizarse de
acuerdo a las observaciones
dadas por el líder de Planeación y
Calidad

9.6. Revisar Plan de Acción

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Revisar el plan de acción
Analista de
diseñado por el responsable de
Plan de acción Líder Planeación Ingeniería
Responsable la gestión del hallazgo Plan de
diseñado por el y Calidad
de Gestionar verificando la efectividad de las acción
responsable de Responsable
el hallazgo acciones planteadas, el revisado
gestionar el Analista de de Gestionar
cumplimiento de los plazos
hallazgo Ingeniería el hallazgo
establecidos del plan y la
adherencia al ciclo PHVA.

9.7. ¿Se aprueba plan de acción?

SI – Continuar con actividad No 9.8. Cargar plan de acción aprobado en
sistema de información
NO – Continuar con actividad No 9.5. Formular Plan de Acción

9.8. Cargar plan de acción aprobado en sistema de información

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Líder Cargar en el sistema de
Planeación y información el plan aprobado, Plan de acción Responsable de
Plan de
Calidad acorde al PREPS-GC-02 Analista de cargado en el la gestión de
acción
Procedimiento de Cargue de ingeniería sistema de acciones del plan
aprobado
Analista de Plan de Acción, Soportes y información de acción
Ingeniería Seguimiento en SESUITE

9.9. Ejecutar Plan de Acción

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Ejecutar las actividades Plan de acción Analista
definidas en el plan de acción y ejecutado y de
Plan de
registrar en el sistema de registrado en el Ingeniería
acción Responsable de
Analista de información todos los soportes sistema de
cargado en el Gestionar el
ingeniería pertinentes que demuestren el información con Auditor
sistema de hallazgo
cumplimiento efectivo de la las evidencias de Líder
información
actividad acorde a los plazos ejecución
establecidos.

9.10. Verificar ejecución del Plan de Acción

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Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente

Revisar la ejecución de las
acciones y la validez de los
soportes reportados por los Responsables
responsables de la gestión del de ejecución de
Responsable de
Plan de plan, verificando el porcentaje Acción las acciones
la gestión de Analista de
acción de avance del mismo y verificada y
acciones del plan Ingeniería
ejecutado. suministrando la información aprobada Líder de
de acción
necesaria al Líder de Planeación y
Planeación y Calidad para que Calidad
se tome la decisión del cierre o
no de las acciones ejecutadas

9.11. ¿Se aprueba el cumplimiento de ejecución de la acción?

NO - Continuar con actividad No 9.12 – Notificar al responsable de Gestión del

Hallazgo
SI - Continuar con actividad No 9.14 – Verificar Eficacia de las acciones de
mejora

9.12. Notificar al responsable del Gestión del hallazgo

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Notificar la no aprobación de
cierre de la gestión de los
hallazgos, no conformidad,
Responsable de
Acción Analista de observación o desviaciones del Analista de
Notificación Gestión del
verificada Ingeniería proceso identificadas, Ingeniería
Hallazgo
suministrando los argumentos
pertinentes para que se ejecute
la acción de manera adecuada.

9.13. Ejecutar acciones complementarias

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Ejecutar las actividades
complementarias necesarias
para el cierre de la acción
Líder planteada y registrar en el Responsable Ejecución de las
Acción Analista de
Planeación y sistema de información todos de Gestión del actividades
verificada Ingeniería
Calidad los soportes pertinentes que Hallazgo complementarias
demuestren el cumplimiento
efectivo de la actividad acorde a
los plazos establecidos.
Continuar con la actividad No. 9.10 Verificar ejecución del Plan de Acción

9.14. Verificar Eficacia de las acciones de mejora

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Verificar si las acciones
establecidas en el plan de
acción fueron desarrolladas de
Reporte de acuerdo a los parámetros de
ejecución del planificación, observando las
Responsable Líder Verificación Analista
plan de acción evidencias de su
de Gestionar el Planeación y de la eficacia de
en Sistema de implementación y las fechas en
hallazgo Calidad del hallazgo Ingeniería
información que fueron puestas en marcha.

Para garantizar un cierre eficaz

y oportuno, se realiza
seguimiento por parte del
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equipo de calidad asignado, en

el sistema de información y se
genera retroalimentación a los
líderes de proceso sobre las
gestiones pendientes cuando
sea necesario.
9.15. ¿Las acciones ejecutadas fueron eficaces para eliminar las causas?

NO – Continuar con actividad No 9.16. Generar reincidencia frente al hallazgo

detectado
SI – Continuar con actividad No 9.18. Cerrar acción ejecutada

9.16. Generar reincidencia frente al hallazgo detectado

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Generar una Reincidencia en el
Sistema de información frente a
las ocurrencias que se cierran
Líderes de proceso
como NO eficaces.
Cierre de Líder Líder o responsables de
Reincidencia
hallazgos Planeación y Planeación y la gestión de la
Nota: La reincidencia se genera generada
no eficaces Calidad Calidad acción de
solo en el evento de no lograr
mejoramiento
eficacia una vez culminado o
cerrado todo el ciclo del Plan de
acción

9.17. Generar informe de reincidencias

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Elaborar informe mensual que
evidencie el consolidado de las
reincidencias, el informe debe
contener:

- Fecha de Elaboración del

informe
- Mes al que corresponde el
informe
- Objetivo
- Alcance
- Listado de reincidencias
presentadas con las razones
por las cuales se considera
Líder que no fue posible cerrar Líder Coordinador
Reincidencias Informe de
Planeación y eficazmente las acciones Planeación y de Planeación
generadas Reincidencias
Calidad (soportes documentales Calidad y Calidad
insuficientes, falta de
gestión del plan de acción,
etc.)
- Proceso y subproceso al que
corresponde cada
reincidencia
- Observaciones por cada
reincidencia (si aplica)
- Oportunidades de mejora
- No conformidades por cada
reincidencia
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Observaciones generales
Continuar con la actividad No. 9.20. Revisar informes
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9.18. Cerrar acción ejecutada.

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Aprobar y cerrar la acción en el Notificación de
Acción Líder Responsable
Analista de sistema de información de cierre de acción
verificada y Planeación y de Gestión del
Ingeniería acuerdo a los soportes en el sistema de
aprobada. Calidad Hallazgo
cargados. información

9.19. Generar informe de cierre de planes

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Elaborar informe mensual que
evidencie los cierres de los
planes efectuados, el informe
debe contener:

- Fecha de elaboración del

Informe de informe
Reincidencias - Mes al que corresponde el
Líder informe Líder Informe Coordinador de
cierre de Planeación y - Objetivo Planeación y de Cierre Planeación y
acciones en el Calidad - Alcance Calidad de Planes Calidad
sistema de - Listado de planes cerrados
información - Nivel de cumplimiento por
cada plan cerrado
- Eficacia de las acciones
- Oportunidades de mejora
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Observaciones generales

9.20. Revisar informes

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Revisar los informes de
Reincidencias y Cierre de
Planes verificando la
información consignada y
Informe de Coordinador
analizando cada uno de los Revisión de
Reincidencias de
Líder ítems consolidados. Coordinador de informes de
Planeación y
Planeación y Planeación y Reincidencias y
Informe de Calidad
Calidad Nota: En caso de necesidad de Calidad de cierres de
Cierre de
ajuste de los informes revisados planes
Planes
el coordinador en conjunto con
el Líder de Planeación y Calidad
realizan los ajustes
correspondientes.
Continuar con actividades alternas No. 9.21. Generar acciones de mejora y 9.22.
Socializar resultados

9.21. Generar acciones de mejora

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Generar las acciones de mejora
correspondientes a las
reincidencias, oportunidades de Gerente
Revisión de
mejora, conclusiones, General
informes de Coordinador Coordinador de Acciones
recomendaciones y las
Reincidencias y de Planeación Planeación y de
observaciones generales Responsables
de cierres de y Calidad Calidad mejora
consignadas en los informes de de Gestión de
planes
Reincidencias y de Cierre de hallazgos
Planes.
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Nota: Las acciones de mejora

planteadas en esta actividad
son el insumo para generar los
planes de acción que se
consideren necesarios formular
para efectos del cumplir con el
objetivo del presente
documento.
Continuar con la actividad No. 9.5. Formular Plan de Acción

9.22. Socializar resultados

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Revisión de
informes de Socializar semestralmente los Gerente
Reincidencias y informes de reincidencias y de General
Coordinador Coordinador de
de cierres de cierre de planes al Comité de Socialización
de Planeación Planeación y
planes Gerencia para la toma de de resultados Comité
y Calidad Calidad
decisiones acorde a los de
Acciones de resultados. Gerencia
mejora
Fin.
9.23. ¿La ocurrencia requiere un Análisis Causal?
SI – Continuar con actividad No 9.24. Realizar análisis causal de ocurrencia
NO – Continuar con actividad No 9.5. Formular plan de Acción

9.24. Realizar análisis causal de la ocurrencia

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Realizar análisis causal
mediante análisis de causa y
efecto estableciendo las
causas potenciales y causas
raíz y seleccionando las causas
que se consideran más
probables y de mayor impacto.
Auditor Líder, El análisis se carga en sistema
Equipo de de información, módulo
Auditoría “Problema”.

Entidades Nota 1: Todas las No

inspección, conformidades del ejercicio de
vigilancia y Auditoría Interna requieren
Ocurrencias
control análisis causal. Para los demás Causas raíces Líder de
que requieran Responsables de
casos el análisis de causa y causas Planeación
análisis de Gestionar el
Equipo depende del criterio del líder potenciales y Calidad
causa hallazgo
Planeación y para definir la necesidad de identificadas
Calidad abordar análisis causal en el
caso de las Auditorías de
Gerente Segunda o tercera parte las
General exigidas por las Entidades de
Inspección, Vigilancia y Control
Equipo
auditor Nota 2: Si el responsable de
gestionar el hallazgo requiere
apoyo en la elaboración del
plan de acción, este puede
solicitarlo al Área de
Planeación y Calidad para que
sea asignado un Analista de
Ingeniería.
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9.25. Revisar análisis causal

Entrada Proveedor Descripción Responsable Salida Cliente
Análisis
Análisis Responsables de Revisar que el análisis causal
Analista de causal de Líderes de
causal de Gestionar el sea acorde con la ocurrencia
Ingeniería ocurrencia procesos
ocurrencia hallazgo presentada.
revisado

9.26. ¿Se aprueba análisis de causa?

SI – Continuar con actividad No 9.5. Formular plan de Acción

NO – Continuar con actividad No 9.24. Realizar análisis causal de la
ocurrencia

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN VERSIÓN
FECHA MOTIVO DE CAMBIO
ANTERIOR NUEVA
1) Se realizó cambio del documento teniendo en cuenta la estructura de
documentación definida por la Coordinación de gestión de calidad desde la
vigencia 2013.
2) Se cambió la denominación del documento de Procedimiento a Subproceso
y cambio de código PUC-GC-04 a PUC-GC-03
3) Se realizó la inclusión de las actividades que se ejecutan con el apoyo del
sistema de información SE SUITE>MODULO ACCION.
09/03/2017 01 02
1) Se realizó cambio del documento teniendo en cuenta la estructura de
documentación definida por la Coordinación de gestión de calidad desde la
vigencia 2013.
2) Se cambió la denominación del documento de Procedimiento a Subproceso
y cambio de código PUC-GC-04 a PUC-GC-03
3) Se realizó la inclusión de las actividades que se ejecutan con el apoyo del
sistema de información SE SUITE>MODULO ACCION.
1) Cambios del mecanismo de documentación de procesos desde Excel a
Bizagi.
2) Inclusión de un mecanismo de control frente a hallazgo de auditorías
relacionado con el cierre inoportuno o ineficaz de hallazgos u ocurrencias; se
incluye el FORMATO DE SEGUIMIENTO AL ESTADO DE CIERRE DE
HALLAZGOS EN SE SUITE.
3) Se relaciona el PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE HALLAZGOS U
15/11/2017 02 03 OCURRENCIAS DEL SGC que orienta la gestión a realizarse en el sistema
SE SUITE frente a los hallazgos u ocurrencias documentados
4) Se agrega una condición frente al hecho de que los hallazgos pueden o
no requerir análisis causal.
5) Se agrega acción de Generación de Reincidencias ante gestiones
ineficaces
6) Se modifica el indicador del subproceso. Cambia de “Nivel de
Mejoramiento” a “Nivel de gestión eficaz de ocurrencias”
1) Se ajusta nombre de indicador
2) Se ajustan documentos relacionados
3) Se ajustan controles
4) Se incluye política alusiva al reporte de hallazgos por observaciones de
proveedores
15/01/2020 03 04
5) Se ajusta flujograma
6) Se incluyen actividades alusivas a la gestión de acciones inmediatas
7) Se incluyen decisiones para aprobación de análisis causal y plan de acción
8) Se ajusta líder del proceso por responsable de gestionar el hallazgo
9) Se incluye rol del Asistente de Gestión de Calidad en el Subproceso
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VERSIÓN VERSIÓN
FECHA MOTIVO DE CAMBIO
ANTERIOR NUEVA
10)
1. Se ajusta líder del proceso
2. Se incluyen documentos relacionados
3. Se asigna nombre a políticas
24/03/2021 04 05 4. Se ajusta flujograma identificando los responsables, se elimina rol de
Coordinación de Mejoramiento Continuo
5. Se incluyen 3 entradas de identificación de ocurrencias
6. Se ajustan entradas y salidas
1. Se aterriza subproceso específico para Emssanar SAS
2. Se ajusta codificación de subproceso y de información documentada
28/09/2021 05 06
3. Se especifica como líder de la organización a Presidencia
4. Se relaciona consulta para matriz de riesgos
1. Ajuste de responsables acorde a estructura vigente
15/12/2022 06 07 2. Ajuste de indicadores
3. Inclusión de políticas frente al cargue de in formación en el sistema
Se realiza una actualización general del documento con el fin de que se ajuste
a las necesidades y normas vigentes. A continuación, se mencionan los
principales cambios en el subproceso:

1. Se cambia de logo a razón de actualización

2. Se ajusta el objetivo
3. Se ajusta el alcance
26/05/2023 07 08 4. Se ajusta el líder
5. Se ajustan los indicadores
6. Se ajustan las Definiciones
7. Se ajusta el Diagrama de Operación
8. Se ajusta la sección Descripción o Desarrollo de Actividades
9. Se elimina la sección de Riesgos ya que estos estan contemplados en la
matriz de riesgos
10. Se ajusta la sección de la Aprobación del Documento

11. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Analista de Ingeniería Líder de Planeación y Coordinador de
Calidad Planeación y Calidad