procedimiento de auditorias

1 OBJETIVO
Generar un mecanismo que permita tener un control sobre todas las auditorias que se
realicen al sistema de SG-SST de la Compañía BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A.

2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos dentro del alcance del SG-SST, asi como a
todos los niveles y gerencias de la organización.

3 DEFINICIONES
Auditoria: puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de
manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y
otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de
correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así
como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios
establecidos para el caso».

Auditado: La compañía / organización / persona a ser auditada

Auditor: Persona calificada para realizar auditorias.

Cliente: Persona, organización que requiere del Departamento de SG-SST conduzca o

participe en una auditoria.

Auditorias de SG-SST: visitas programadas por parte del Departamento de SG-SST y

auditadas por cualquiera de las siguientes personas: Director Dpto. SG-SST, evaluando
tópicos referentes a SG-SST.

Auditorias a contratistas: auditorias realizadas a contratistas con el objetivo de

hacer una revisión de cumplimiento a Contratistas / suplidores de todos los aspectos
contractuales por parte del Departamento de SG-SST.

SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Hallazgos: No-conformidad/ u Observación.

No-conformidad: El no-cumplimiento de requerimientos especificados.

Observación: Hecho detectado durante una auditoria y/o evaluación y sustentado por
medio de evidencias objetivas.
Una observación puede ser positiva o negativa y puede reflejar un área de valor agregado
para mejorar el sistema / procesos de trabajos.
Auditorias por parte del cliente: revisión de cumplimiento de aspectos de SG-SST por
parte del auditor de acuerdo a acuerdos contractuales, estas auditorías serán realizadas
directamente por el cliente o por algún ente regulatorio enviado por ellos.

Auditorias Externas: visita realizada por parte de un tercero, en donde se revisan todos
los aspectos de la compañía por departamentos y que en algunas ocasiones son de
estricto cumplimiento legal.

Auditorias SG-SST: esta auditoria se categorizada de acuerdo al grado de riesgo y al

número de trabajadores de la empresa y al decreto 1072 o resolución 0312

4 DOCUMENTOS SOPORTE
 Manual de SG-SST de la compañia
 Documentación de Sistema de SG-SST.

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

No
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
.
1 Inicio
Esta notificación se hará vía e-mail o en
Tercero
Notificación algún caso podrá llegar en copia dura en
2 interesado en
de Auditoria cuyo caso entraría al control de
realizar revisión
documentación externa de la Compañía.
Cronogram Se efectuaran las inclusiones respectivas
Programar Supervisor SG-
3 a de en el cronograma de auditorias.
auditoria SST
Actividades
Registro del El Director del Departamento debe
4 Informar entrega del informar a los responsables de recibir la
Supervisor SG- plan de auditoria, con una semana (mínimo) de
SST auditoria anterioridad la realización de la actividad.
Auditorias hechas por el cliente:
5 Realizar o Informe de realizadas previo aviso, cuando el cliente
recibir Resultados lo determine. El procedimiento para su
auditorias Auditoria realización es determinado por el cliente al
por parte igual que el registro que se genera.
Supervisor SG- ente Auditorias Externas: Realizada
SST auditor. anualmente El procedimiento para su
realización es determinado por los
auditores al igual que el registro que se
genera.
Auditorías Internas: Realizada
anualmente por una persona interna o
contratada por la empresa BMC Bolsa
Mercantil de Colombia S.A.S, que
cumpla con las competencias requeridas
para tal fin
No
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
.
Los informes de las auditorias son
6 Recepción y revisados por el Departamento de SG-
divulgación Supervisor SG- SST, quien se encargará de dirigir la
de informe SST información de cada una de las mejoras
necesarias a quien corresponda, y si es el
caso de haber mejoras en campo se le
informara al Gerente General sobre cada
una de las no conformidades encontradas
y se establecerán con el los planes de
acción...
7 Acciones Se incluye las acciones correctivas
correctivas y Supervisor SG- Acciones planteadas dentro del Sistema de
seguimiento SST Correctivas Seguimiento de las Acciones (Matriz de
y seguimiento de acciones correctivas y
Preventivas Preventivas) que forma parte del Sistema
Gerencial de SG-SST en el cual se
incluirán los responsables y fechas de
cumplimiento.
8 Fin

6 REQUISITOS DE SG-SST
Las personas que realizan las diferentes auditorias deben utilizar los elementos de
protección adecuados (casco, botas y gafas), solo si lo requieren, la compañía deberá
suministrará únicamente, guantes o tapabocas.

7. RESPONSABILIDADES

El coordinador SG-SST es el responsable de la programación anual de auditorías, las

cuales se establecerán en el cronograma de actividades.
El representante de la Gerencia para el sistema de gestión y el coordinador SG-SST son
los responsables de la selección del auditor, teniendo en cuanta lo establecido en este
procedimiento.
El auditor es el responsable de la realización del plan de auditoria, de preparar la lista de
chequeo de auditoria, de la ejecución oportuna de la auditoria, de la realización de las
reuniones de apertura y cierre de auditorías y de la entrega del respectivo informe.
El auditado es el responsable de suministrar las evidencias solicitadas por el auditor
siempre y cuando las tenga a su disposición.
8. METODOLOGIA

PLANIFICACION DE AUDITORIA INTERNA

1 el coordinador SG-SST realiza anualmente la programación del ciclo de auditorías en el

cual define objetivos, criterios y alcance de la auditoria entre otros y las registra en el
formato programa de auditorías. Al programar las auditorias se debe tener en cuenta:
 La importancia de las actividades y áreas en la gestión ambiental, seguridad y salud
ocupacional
 Informe de auditorías previas
 Frecuencia de auditorías, como mínimo se debe realizar una auditoria anual a cada
elemento de los referentes al decreto 1072 de 2015.
 Las auditorias deben ser realizadas por personal independiente de quienes tiene la
responsabilidad directa en el área auditada.

2. el Gerente aprueba el programa y el representante de la gerencia para el sistema

informa al coordinador SG-SST la programación del ciclo anual de auditorías.

3. El representante de la Gerencia solicita apoyo a la ARL para llevar a cabo la auditoria.

4. El auditor contacta al representante de la gerencia para la programación de la auditoria

se indica la fecha y hora según el programa de auditoria.

5. el represéntate de la gerencia envía las funciones y responsabilidades, el procedimiento

de auditorías, con sus respectivos formatos y solicita al auditor el envió de la hoja de vida
y el plan de auditoria.

9 INDICADORES DE DESEMPEÑO

NO APLICA

10. PERFIL DEL AUDITOR

Mínimo se auditor en Ohsas 18001
Tener Licencia en Salud Ocupacional
Tener experiencia en el manejo de programas de salud ocupacional en el sector financiero

Competencias:
 Objetivo
 Líder
 Imparcial
 Sagaz.
CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del
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21/04/2021 1 Documento Inicial Todas