Evaluación y Seguimiento Plan de Mejora: Procedimiento Código: ES-P05 Versión: 02 Vigente Desde: 14/10/2021

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Evaluación y Seguimiento Versión: 02
Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DEL
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
CAMBIO
Procedimiento y formato que se incluye en el proceso de “Evaluación y
Seguimiento” estableciendo nuevos códigos, pertenecía al proceso de
Direccionamiento Estratégico.
Dentro del proceso de Direccionamiento estratégico se encontraba

aprobado este procedimiento con código SQ-P04 desde el 23/04/2014. Su
última versión 5 con fecha del 29/08/2016, registró estos cambios: “Se
incluye en las políticas de operación las fuentes de identificación de
hallazgos, se ajustan las actividades 1, 2 y 3 del procedimiento, se
establece que el líder del proceso es el responsable de la formulación del
01 30/05/2018
plan de mejoramiento, se establece que el seguimiento de avance de la
acción es bimestral, se ajusta el formato ACPM SQ-F05”.
Adicionalmente, el formato “Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora –

ACPM, código SQ-F05, versión 3 del 29/08/2016, se recodifica como ES-P05-
F22 versión 1, “Plan de Mejora”.
En este procedimiento se actualizan “Políticas de Operación”, definiciones

y se ajustan las actividades. Se establece que el seguimiento a los planes
de mejora es trimestral.
Se ajusta políticas de operación, considerando directrices del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión MIPG y nuevas actividades desarrolladas
por las líneas de defensa.
Se generaliza las fuentes de entrada para la formalización de un Plan de
mejora.
02 14/10/2021
Se actualiza el formato ES-P05-F22 a V2, dejando la herramienta de análisis
de causas como opcional. Se incluye la responsabilidad en la formulación
del plan de mejora y atención de los hallazgos como equipos
interdisciplinarios y la verificación de la coherencia de las acciones
planteadas y la causa raíz en atención del hallazgo.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre, cargo y firma: Nombre, cargo y firma: Nombre, cargo y firma:
Cristian Camilo Buitrago Acosta - TA Gr 15 Doriz Ramírez Medina - PE Gr 19
María Helena Pedraza Medina - PE Gr 17 Norvey Bohórquez Sierra - PE Gr 19 Néstor Raúl Caicedo Meléndez.
Equipo Operativo SIGI Luis Joaquín Ramos Calle - PE Gr 19 Jefe Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno. Oficina de Control Interno
Firma: Firma: Firma:
Nota: Una vez impreso descargado este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”, por lo tanto SQ-F08
debe consultar la versión vigente en el sitio oficial de los documentos del SGC. Versión 04
Página 1 de 12 Fecha 16/05/2017

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo: Identificar, analizar y tomar las acciones necesarias para eliminar o mitigar las causas de
las no conformidades reales y/o potenciales; al igual que las acciones de mejora detectadas dentro
del Sistema de Control Interno, Sistemas Integrados de Gestión de la Entidad. Realizar
seguimiento para evaluar la eficacia, eficiencia, efectividad de la gestión realizada, evitando que las
situaciones indeseables, no se vuelvan a presentar y/o mejorando continuamente los procesos y
gestión de la Defensoría del Pueblo agregando valor.
Alcance:
Inicia con la identificación y detección de situaciones de las diferentes fuentes, que requieran la
formulación de acciones de mejora: correcciones, acciones correctivas, preventivas o de mejora
hasta el seguimiento y cierre de los mismos.
Aplica a todos los procesos, dependencias o grupos de la Defensoría del Pueblo.
Políticas o lineamientos de operación:

1. Las fuentes de información sobre las debilidades identificadas por las diferentes líneas de
defensa de la Entidad serán el análisis o resultados entre otros de:
• Informes de Auditorías Internas o externas de gestión.
• Revisión por la Dirección.
• Ejercicios de Autoevaluación como primera y segunda línea de defensa, que requieran
generar mejoras, como: informes emitidos por los diferentes líderes de proceso
responsables del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, que incluyen
recomendaciones, informes de visitas de acompañamiento y asesoría adelantados por la
segunda o tercera línea de defensa, Atención de usuarios; informes de peticiones, quejas,
reclamos, sugerencias y felicitaciones; informes de Gestión de los procesos, monitoreo de
algunas herramientas, como el Plan Integrado de Acción Estratégica y Gestión Operativa,
indicadores y otros1
2. Como resultado de la “evaluación independiente”, adelantada por la tercera línea de defensa,
la oficina de control interno verifica el cumplimiento, eficacia y efectividad de las acciones
definidas en el Plan de mejora, de acuerdo con los soportes que aseguran la gestión realizada,
en: Informes de Auditoría Interna de Gestión, Revisión de la Dirección.
3. Los planes de mejora formulados surten las siguientes etapas y deben cumplir lo siguiente:
• El líder responsable de atender la auditoría debe:
- Definir un equipo de trabajo interdisciplinario, en el que se incluyan a los
integrantes del Equipo Operativo SIGI, responsables de liderar operativamente, la
formulación de este plan de mejora.
- Dentro de este equipo interdisciplinario, si se requiere se considera los lideres de
procesos (quienes determinan un líder operativo, para atender las debilidades.)
- En conjunto con los líderes de procesos, Direcciones Nacionales, Oficinas,
Defensorías Delegadas y Defensorías Regionales que estén involucradas en la debilidad, son
responsables de atender el hallazgo total o parcialmente y deben participar en la
1 Se incluye resultados de la medición institucional presentadas a entidades externas como el DAFP: Departamento
Administrativo de la Función Pública, en el FURAG: FURAG: Formulario Único Reporte de Avances a la Gestión y Sistema
de Control Interno – SCI

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Políticas o lineamientos de operación:

formulación de las acciones que eliminen la causa raíz.
- Asegurar la formulación, reportar el seguimiento y cumplimiento de las acciones.
• Los hallazgos identificados como No Conformes (NC), incumplimiento de un requisito,
requieren de la formulación, seguimiento y cierre eficaz de un plan de mejora. Los
hallazgos identificados como Oportunidades de Mejora (OM) y/o recomendaciones pueden
formular plan de mejora a criterio del líder de proceso, dependencia o grupo, considerando
el impacto dentro de la gestión de la entidad.
• Para el análisis de causas, este equipo interdisciplinario, debe determinar y utilizar una
metodología, como el análisis de los cinco (5) “porque”; Diagrama de Pareto; Diagrama
Espina de Pescado - causa efecto; entre otros, asegurando se identifique la “Causa raíz”
del problema y se permita determinar la acción a adelantar para atender el hallazgo o
debilidad.
4. El plazo para la formulación del plan de mejora, como resultado de Auditorías Internas de
Gestión, es de quince (15) días hábiles, luego de formalizado el informe. El no cumplimiento
en este tiempo definido se comunicará a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
5. Ejecución de acciones: El plazo para ejecutar las acciones formuladas en los planes de mejora
producto de auditorías internas de gestión, no deben superar los noventa (90) días calendario,
a excepción de aquellas acciones que por su naturaleza requieran un periodo de ejecución
mayor, justificando el tiempo adicional al formalizar el plan de mejora frente a la Oficina de
Planeación, con copia a la Oficina de Control Interno.
6. En caso de incumplimiento reiterado e injustificado con la ejecución y/o envío del
seguimiento por parte de los responsables de los planes de mejora a verificar por parte de la
Oficina de Control Interno, se informará de esta situación a la Oficina de Control Interno
Disciplinario, para lo de su competencia. Las situaciones de incumplimiento en la formulación
y/o en el seguimiento del plan de mejora, informadas a la Oficina de Control Interno
Disciplinario, no excluye al líder responsable de atender la auditoría (líder del proceso,
dependencia o grupo) y/o líder de proceso de gestionar los planes de mejora para atender los
hallazgos identificados.
7. Las acciones planteadas en los planes de mejora, que sean ejecutadas con un nivel de
cumplimiento del 100%, pero que la acción formulada y cumplida no elimina la causa raíz del
hallazgo; o no se cumple con la acción formulada o en el tiempo definido, se cierran con la
observación de “Cerrado Ineficaz”. En esta condición, se debe formular y formalizar
nuevamente plan de mejora por el responsable del proceso, regional y/o dependencia, en un
periodo no mayor a diez (10) días, luego de comunicado su cierre. Para la ejecución de las
acciones se debe considerar que el tiempo no supere los veinte (20) días hábiles, a excepción
de aquellas acciones que por su naturaleza requieran un periodo de ejecución mayor,
justificando el tiempo adicional al formalizar nuevamente este plan de mejora frente a la
Oficina de Planeación, con copia a la Oficina de Control Interno. Este resultado se reportará,
en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno - CICCI para que se considere y
se revise las decisiones a tomar.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Glosario:
Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable (real).
Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.
Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la
acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación indeseable.
Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción
correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Conformidad: cumplimiento de un requisito.
Control: examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación del cumplimiento
o avance de una actividad.
Corrección: acción inmediata que se toma para solucionar la no conformidad real en el momento
que se presenta.
Nota. Los tipos de corrección pueden ser: Reproceso, Reparación, Reclasificación, Concesión,
Permiso de desviación y/o Desecho.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficacia de la acción: elemento planeado que nos permitirá evidenciar cuando la acción
correctiva, preventiva y de mejora fue eficaz, es decir, cuando se elimina la causa real o potencial
del problema y se impide que vuelva a ocurrir.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Equipo de trabajo Plan de Mejora: lo conforman los líderes y servidores públicos de los procesos,
dependencias o grupos, que estén involucrados en los hallazgos.
Estado de la acción:
• Sin formular: hallazgos que aún, no se ha atendido la formulación para eliminar la causa
raíz. acciones
• Abierto: acciones que se formularon, pero no han presentado seguimiento o reporte.
• En ejecución: acciones que se presenta seguimiento, pero que no ha cumplido la meta.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Glosario:
• Cerrado eficaz: evaluación realizada por la oficina de Control Interno o responsable de la
verificación, en la que se determina el cumplimiento de la acción y la mitigación del hallazgo
o debilidad.
• Cerrado ineficaz: evaluación realizada por la oficina de Control Interno o responsable de la
verificación, en el que se verifica que a pesar de cumplir la acción, ésta no mitigo el hallazgo
o debilidad identificada.
Evaluación: revisión del avance de cumplimiento de la realización de una actividad, plan o
programa, determinando el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos
destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y
la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
presupuestadas.
Fuente: documento que contienen los hallazgos o no conformidades, estos pueden ser: Informe de
Auditoría (internas o externas); Revisión por la Dirección; Informes de Evaluación y Seguimiento,
Informes de Gestión; Resultados de autoevaluaciones; entre otros.
Hallazgos de auditoría interna de gestión: resultados de la evaluación y evidencias recaudadas

en la auditoria frente a los criterios de esta. El hallazgo de auditoría puede dar lugar a una
conformidad o una no conformidad de acuerdo con los criterios del plan de auditoría, en la que
además pueden identificarse oportunidades de mejora.
Instrumento de seguimiento a Planes de Mejora: herramienta a través de la cual se planifican y

organizan actividades continúas que proveen información sobre el progreso de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora establecidas para cumplir con los indicadores y las metas de
los hallazgos identificados por las diferentes fuentes. La administración de esta herramienta estará
a cargo de la Oficina de Control Interno, en su rol de evaluación y seguimiento.
Líder responsable de atender la auditoría: funcionario del nivel Directivo (directores nacionales,
jefes de oficinas, defensores delegados y defensores regionales) a quienes se les ha notificado de
la realización de un ejercicio de auditoría.
Líder responsable del plan de mejora: funcionario del nivel Directivo (directores nacionales,
subdirectores, jefes de oficinas, defensores delegados y defensores regionales) o responsable de
Grupo, quien liderará la formulación y seguimiento de las acciones que atenderán las debilidades
identificadas por alguna de las líneas de defensa.
Líder de proceso: funcionario de nivel directivo (directores nacionales, jefes de oficinas,

defensores delegados) responsable de definir directrices encaminadas a asegurar el cumplimiento
de las políticas de la entidad y la gestión del objetivo del proceso.
Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeño.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Glosario:
Líneas de Defensa: esquema de asignación de responsabilidades. (Modelo Integrado de Planeación
y Gestión – MIPG). En la séptima dimensión Control Interno, se presenta la estructura del Modelo
Estándar de Control Interno – MECI, donde por un ejercicio de Evaluación y/o Autoevaluación se
permite revisar los resultados de gestión de la entidad e identificar mejoras.
- Línea de Defensa Estratégica: instancia decisoria dentro del sistema de Control Interno, está
bajo la responsabilidad la alta dirección, conformado por el Señor Defensor del Pueblo,
Vicedefensor del Pueblo y el Secretario General, y del comité institucional de coordinación de
control interno; su rol principal es analizar los riesgos y amenazas institucionales, que puedan
afectar el cumplimiento de los planes estratégicos, así como definir el marco general para la
gestión del riesgo (política de administración del riesgo) y el cumplimiento de los planes de la
entidad.
- Primera línea de Defensa: está bajo la responsabilidad de los líderes de programas, procesos y
proyectos y de sus equipos de trabajo (en general servidores públicos en todos los niveles de la
organización); su rol principal es el mantenimiento efectivo de controles internos, la ejecución
de gestión de riesgos y controles en el día a día. Para ello, identifica, evalúa, controla y mitiga
los riesgos a través del “Autocontrol”.
- Segunda línea de Defensa: está bajo la responsabilidad, principalmente, del Jefe de la Oficina
de Planeación, coordinadores de equipos de trabajo (Gestión Documental, Grupo de Contratos,
Grupos misionales), área subdirección financiera, Comité de Sistema Integrado de Gestión
Institucional y comités operativos misionales y administrativos, entre otros, que respondan de
manera directa por el aseguramiento de la operación; su rol principal es asegurar que los
controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª Línea de Defensa sean apropiados y
funcionen correctamente, supervisan la implementación de prácticas de gestión de riesgo
eficaces; así mismo, consolidan y analizan información sobre temas clave para la entidad, base
para la toma de decisiones y de las acciones preventivas necesarias para evitar
materializaciones de riesgos, todo lo anterior enmarcado en la “autogestión”.
- Tercera línea de defensa: está bajo la responsabilidad del Jefe de Control Interno; desarrolla
su labor a través de los siguientes roles, a saber: liderazgo estratégico, enfoque hacia la
prevención, evaluación de la gestión del riesgo, relación con entes externos de control y el de
evaluación y seguimiento.
Oportunidad de Mejora: acción emprendida para optimizar y potencializar el desempeño de un

proceso o el cumplimiento de los requisitos.
Plan de mejora: documento donde se registra la novedad u hallazgo, se realiza la metodología del
análisis de las causas acción formulada por el líder o responsable del proceso, o asunto auditado
para subsanar un hallazgo resultante del ejercicio de auditoría o del ejercicio de autoevaluación.
Debe ser suscrito por el responsable del proceso, procedimiento o asunto auditado y el Jefe de la
Oficina de Planeación y está sujeto a seguimiento por parte del equipo de servidores de la Oficina
de Control Interno.
Punto de Control de la actividad : indica que la actividad corresponde a la revisión o

verificación del cumplimiento de requisitos necesarios para el desarrollo del procedimiento.
Recomendación: sugerencia dada por el auditor sobre cómo podría mejorarse la actividad, la cual

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
Glosario:
no es de obligatoria aplicabilidad, deben ser dirigidas al cargo con la jerarquía y competencia
capaz de tomar las acciones correctivas del caso y será responsabilidad del auditado el cómo
deberá realizarse el cambio.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.
Reproceso: acción tomada sobre un producto No conforme, con el fin de que cumpla los
requisitos.
Requisito: necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.

Nota 1. "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad,
sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté
implícita.
Nota 2. La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.
Nota 3. Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo,
requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.
Nota 4. Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren,
pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al
cliente o cumplir una disposición legal.
Nota 5. Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.
Nota 6. Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Ejemplo
revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y
revisión de no conformidades.
Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido

los requisitos especificados.
Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
Siglas:
ACPM: Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
OCI: Oficina de Control Interno
OP: Oficina de Planeación.
PM: Plan de Mejora.
SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
Servicio/producto generado: Plan de Mejora

Formulación y seguimiento de las acciones definidas dentro del plan de
Descripción del mejora en atención a un hallazgo o mejora del proceso, dependencia o
producto/servicio generado grupo.
Verificación al seguimiento y cierre de las acciones del plan de mejora.
Usuario (interno y/o externo)
del producto/servicio Todos los servidores de la Defensoría del Pueblo.
generado:
Registro donde se evidencia el
Requisito de calidad Descripción del requisito de calidad
cumplimiento del requisito de
del producto/servicio producto/servicio
calidad del producto/servicio
Formulación y seguimiento a las
Plan de mejora ES-P05-F22, con
debilidades y/o hallazgos definidos
seguimiento por parte de cada
dentro de un plan de mejora,
uno de los responsables del plan
asegurando la oportunidad y
de mejora.
Mejora confiabilidad de la información.
- Plan de mejora ES-P05-F22.
Verificar y validar la eficacia de la - Resultado de la Acción
mejora. - Consolidado plan de mejora
tercera línea de defensa.
3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
- Memoria de
Identificar las debilidades, por parte de las Responsables
Reunión
1. diferentes fuentes determinadas en la política Líneas de
- Comunicación
operación No. 1. Defensa.
Oficial.
¿La debilidad es detectada por la tercera línea de
defensa, auditoría interna de gestión?
2.
Si: Actividad siguiente
No: Actividad 4
Revisar el informe recibido e identificar los
3. hallazgos presentados dentro del informe y Líder auditado. Informe auditor
estructurar un plan de trabajo.
Líder - Comunicados
Conformar “Mesas de Trabajo” con un equipo
responsable del oficiales
4. interdisciplinario, para la formulación del Plan de
plan de - Memoria de
mejora.
mejora. reunión.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05

Realizar mesa de trabajo, revisando los hallazgos o
debilidades identificadas y definir la información a
registrar en las secciones del formato ES-P05-F22 - Memoria de
de plan de mejora: Reunión
Líder
- “Identificación del Hallazgo”
responsable
- “Análisis de Causas - Plan de mejora
5. del plan de
- “Acción” ES-P05-F22
mejora.
Nota: Para la sección “Acción”, dentro del
Equipo SIGI.
formulario, identificar las Mejoras (actividades), - Mensaje
producto esperado de esta implementación y el electrónico
responsable (cargos y nombre, en ese orden) de
realizarlas.
¿Requiere asesoría en la metodología de
formulación del plan de mejora?
6.
Si: Actividad siguiente.
No: Actividad 8.
- Comunicación
Prestar asesoría en la metodología de formulación
Profesionales ORFEO
7. del plan de mejora por parte de la Oficina de
OP. - Mensaje
Planeación.
electrónico.
Remitir dentro de los plazos establecidos, el plan - Plan de mejora
Líder
de mejora en el formulario ES-P05-F22, a la Oficina ES-P05-F22
responsable
8. de Planeación, para sus observaciones y disponer su
del plan de
publicación. - Comunicación
mejora.
Nota: atender política No. 4 y No. 7 según aplique. ORFEO
Revisar si todos los campos del formulario ES- - Plan de mejora
P05-F22, han sido correctamente diligenciados. ES-P05-F22.
9. Profesional OP.
Si: Actividad 11. - Mensaje
No: Actividad siguiente. electrónico.
Devolver el formato al líder responsable del plan
de mejora (líder del proceso, dependencia o - Comunicación
grupo), junto con las observaciones, para que en el ORFEO
10. lapso de máximo cinco (5) días hábiles se realicen Profesional OP. - Plan de mejora
los ajustes y se envíe nuevamente el registro en el ES-P05-F22 con
formato a la Oficina de Planeación. observaciones
Regresar a la actividad 5.
Comunicar el plan de mejora: - Comunicado
- Remitir el registro de plan de mejora ES-P05- ORFEO, adjuntando
F22, al líder responsable del plan de mejora y matriz.
11. si aplica como ejercicio auditor, copia a la Profesional OP. - Publicación en el
Oficina de Control Interno. listado maestro de
- Publicar el plan de mejora en el mapa de planes de mejora,
procesos de la Entidad. Intranet

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05

- Soportes y/o
Desarrollar las acciones descritas en el plan de
evidencias
mejora dentro de los plazos establecidos y remitir Responsable de
- Comunicación
12. su avance o cumplimiento al líder responsable del ejecutar la
ORFEO
plan de mejora (líder del proceso, dependencia o acción.
- Memorias de
grupo), quien consolida la información.
Reunión
Registrar lo correspondiente al “Seguimiento”, en
la sección del plan de mejora ES-P05-F22, y
remitirlo junto con los soportes (evidencias) a los - Plan de mejora
profesionales responsables de la verificación. ES-P05-F22
Nota: Si durante la etapa de seguimiento, se Líder
responsable - Soportes
13. requiere ajuste del plan de mejora en su
formulación por actividades o tiempo, se debe del plan de
remitir justificación al jefe de la Oficina de mejora. - Comunicación
Planeación con copia al responsable de adelantar ORFEO
la verificación y cierre de la acción (Oficina de
Control Interno, Comité que aplique, líder de
proceso, Jefe dependencia).
¿La verificación para el cierre del plan de mejora
corresponde a la tercera línea de defensa,
14. auditoría interna de gestión?
Si: Actividad 16.
No: Actividad siguiente.
Se debe definir el profesional asignado,
Líder
responsable de la verificación y validación de los
responsable - Comunicado
15. planes de mejora, formulados por fuente interna
del plan de ORFEO
de “autoevaluación”, mediante comunicación al
mejora.
responsable y copia a la Oficina de Planeación.
Líder del - Plan de mejora –
Verificar el cumplimiento, eficacia y efectividad equipo de Sección
16. de las acciones definidas en el Plan de mejora, de auditoría o Seguimiento
acuerdo con los soportes que aseguran la gestión. Profesional ES-P05-F22
asignado. - Soportes
Líder del
equipo de
Registrar la Sección “Resultado de la Acción” del - ES-P05-F22, Plan
17. auditoría o
formato ES-P05-F22 de mejora
Profesional
asignado.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05

Líder del
equipo de
auditoría y - ES-P05-F22. Plan
Comunicar el seguimiento, cierre del plan de
Jefe de Oficina de mejora.
mejora y solicitar publicación a la Oficina de
18. de Control
Planeación (Mapa de procesos), con copia al líder
Interno - Comunicación
responsable del plan de mejora.
ORFEO
Profesional
asignado.
¿El plan de mejora se cerró de manera ineficaz?
19. Si: Actividad siguiente.
No: Actividad 21.
Revisar los hallazgos cerrados de manera ineficaz,
con las observaciones presentadas por el
Líder
responsable de verificar la acción y nuevamente
responsable del
20. formular plan de mejora, considerando los
plan de
términos establecidos en la política de operación
mejora.
No. 7
Continuar actividad 4.
Responsables
de la tercera
¿El Plan de Mejora, corresponde a un resultado línea de
o fuente que verifica la tercera línea de defensa Defensa,
21. (Auditorias y Revisión por la Dirección)?
profesionales
Si: Actividad siguiente. de la Oficina
No: Finalizar el procedimiento. de Control
Interno.
- Comunicación y/o
Consolidar los seguimientos de los planes de mensaje
mejora en la herramienta: “consolidado de plan electrónico
de mejora”.
Elaborar Informe de Evaluación y Seguimiento de - Consolidado de
Profesional plan de mejora de
acuerdo con los resultados obtenidos.
OCI. Control Interno
22. Comunicar informe y herramientas a los - Informe de
Jefe Oficina de
interesados. Evaluación y
Control
Interno. Seguimiento
Solicitar publicación del informe y la herramienta:
“consolidado de plan de mejora” a la Oficina de - COM-P01-F01
Comunicaciones e Imagen Institucional (Página Solicitud de
WEB). publicación y/o
diseño
Fin.

PROCEDIMIENTO
Código: ES-P05
4. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS CON EL PROCEDIMIENTO

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
ES-P01 Auditoria Interna
ES-P01-F11 Informe Auditoría
ES-P05-F22 Plan de Mejora
SQ-F14 Memoria de Reunión
COM-P01-F01 Solicitud de Publicación y/o Diseño
NA Informes o reportes de fuentes de “Autoevaluación”
NA Comunicado – Memorando.
Herramienta: Consolidado de Plan de Mejora de Control Interno, por vigencia,
NA
con diferentes cortes.
5. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS.

FUENTE NOMBRE Y DESCRIPCIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO.
NA NA

Evaluación y Seguimiento Plan de Mejora: Procedimiento Código: ES-P05 Versión: 02 Vigente Desde: 14/10/2021

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Evaluación y Seguimiento Plan de Mejora: Procedimiento Código: ES-P05 Versión: 02 Vigente Desde: 14/10/2021

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PROCEDIMIENTO

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Dentro del proceso de Direccionamiento estratégico se encontraba

Adicionalmente, el formato “Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora –

En este procedimiento se actualizan “Políticas de Operación”, definiciones

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Página 1 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Políticas o lineamientos de operación:

Página 2 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Políticas o lineamientos de operación:

Página 3 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Página 4 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Hallazgos de auditoría interna de gestión: resultados de la evaluación y evidencias recaudadas

Instrumento de seguimiento a Planes de Mejora: herramienta a través de la cual se planifican y

Líder de proceso: funcionario de nivel directivo (directores nacionales, jefes de oficinas,

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Página 5 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Oportunidad de Mejora: acción emprendida para optimizar y potencializar el desempeño de un

Punto de Control de la actividad : indica que la actividad corresponde a la revisión o

Página 6 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

Requisito: necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y

Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido

Página 7 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

Servicio/producto generado: Plan de Mejora

3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Página 8 de 12 Fecha 16/05/2017

Plan de Mejora Vigente desde: 14/10/2021

3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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4. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS CON EL PROCEDIMIENTO

5. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS.

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