Elaborado por: Javier Díaz.

-
Coord. HSEQ

Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIAS INTERNAS
INTEGRALES

Versión: 01
Vigencia: 22-01-2014
No. Páginas: 06
 Procedimiento de Auditorías
Vigencia:22/01/2014
Internas Integrales Versión: 00

1. Objeto.

El propósito de este procedimiento es definir los pasos que HBJ INGENIERIA S.A.S, realiza
al preparar, llevar a cabo, documentar las auditorías internas del sistema de gestión
integrada, hacer su seguimiento y servir de entrada para la revisión por la dirección. HBJ
INGENIERIA S.A.S, lleva a cabo auditorías internas para los siguientes propósitos:

 Para verificar si las actividades relacionadas con la calidad, ambiente, seguridad y salud
ocupacional y sus resultados relacionados cumplen con las disposiciones planificadas,
que incluyen los requerimientos de la legislación y los reglamentos ambientales y
ocupacionales pertinentes.

 Para determinar la efectividad global del sistema de gestión integrada.

 Para proporcionar información sobre los resultados de la auditoría a la gerencia para su

revisión.

2. Alcance.

Este procedimiento se aplica a todo el personal de la empresa que es responsable de

planificar, desarrollar, utilizar y mantener el sistema de gestión integrada HBJ INGENIERIA
S.A.S.

3. condiciones generales

Las auditorías internas de calidad se utilizan como una herramienta de gestión que permite
evaluar en forma objetiva e independiente a un proceso o una actividad con el fin de
determinar:

- Cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
- Cumplimiento de la normatividad.
- Requerimientos de los clientes
- Cumplimiento de las disposiciones establecidas por la empresa en relación con la
eficacia y eficiencia de los procesos.

Adicionalmente se puede analizar aspectos para relevar problemas potenciales y descubrir

posibilidades de mejoramiento.
.
Al iniciar un programa de auditorías Internas, se tienen seleccionados y evaluados los
auditores internos que lo van a desarrollar, teniendo en cuenta su independencia de quienes
tienen la responsabilidad de los procesos auditados.
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3. Definiciones.

 Auditoria al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo: proceso de verificación

sistemático y documentado para obtener y evaluar en forma objetiva la evidencia que
permita determinar si las actividades de seguridad, salud y ambiente, los eventos, las
condiciones, los sistemas administrativos específicos, o la información acerca de estos
temas cumplen los criterios de la auditoria y para comunicar los resultados de este
proceso a la gerencia.

 Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el auditor tras

considerar los objetivos de la auditoria y los “hallazgos de la auditoria “.

 Hallazgo de la auditoria: Resultados de la evaluación de la “evidencia de la auditoria”

recopilada frente a los “criterios de auditoría”.

 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

 No Conformidad: incumplimiento total o parcial de un requisito del Sistema identificado

en forma objetiva. Hay obligación de implementar una acción correctiva.

4. Procedimiento

Anualmente, el Coordinador del SGI elabora y emite un programa de auditorías internas al

Sistema de Gestión integral donde se establecen áreas que se auditarán, las fechas
probables. Este programa lo reciben los responsables de las áreas a auditar.

Estos últimos se encargan de coordinar la ejecución misma de la auditoria basada en el

programa establecido.

Cuando el Coordinador del SGI o la Gerencia lo consideren, algunas auditorías internas

pueden ser efectuadas por organismos o personal externo. En estos casos, corresponde al
Coordinador del SGI verificar que estos tengan suficiente formación que le permitan guiar
con éxito una auditoria.

Adicionalmente, fuera del programa de auditorías formalmente establecido se podrán

efectuar auditorías internas al Sistema de Gestión Integrada, por las siguientes razones:

a. Que se detecte una necesidad.

b. Por solicitud del responsable de un área o proyecto
c. Por solicitud de la Gerencia.
d. Por incumplimiento en el establecimiento de acciones correctivas.
e. Por cambio en la legislación, en la organización o en los procesos operativos y
de apoyo.
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Si por alguna razón no se efectúa una auditoria, ésta se programa nuevamente de común
acuerdo con el responsable del área.

Los miembros del equipo auditor deben pertenecer a un área diferente a la que se auditará.

4.1 Planeación de la auditoria al sistema de gestión integrada

El auditor notifica a las áreas a auditar, y acuerda con estas la fecha y hora exactas de la
auditoría.

El auditor coordina los elementos del sistema de gestión integrada que se van a auditar.

Cuando el área a auditar sea el coordinador del SGI, se hará a través de una auditoría
externa.

4.2 Ejecución de la auditoria al sistema de gestión integrada

Antes de iniciar la Auditoria, si es necesario, se realiza una reunión de apertura para

concretar y aclarar los aspectos relacionados con la auditoria. En esta reunión participan:

a. El responsable del área

b. El auditor o auditores.
c. El personal que se va a auditar.

Una vez aclaradas todas las dudas del grupo objeto de la auditoria, se procede a desarrollar
el trabajo de campo.

Se hacen las entrevistas y se recoge la información pertinente en el tiempo programado.

Una vez finalizado el trabajo de campo, si se considera necesario, se efectúa una reunión de
clausura y en ella el equipo auditor expone un breve resumen sobre la auditoría realizada y
los resultados de ésta; con el propósito de aclarar las no conformidades encontradas durante
la auditoria.

4.3 Informe de la auditoria interna

Una vez finalizadas las entrevistas de la auditoria, el auditor o el equipo auditor diligencian el
formato solicitud de acción correctiva / preventiva para cada una de las no conformidades
detectadas, los cuales son firmados por el auditor y por el responsable del área auditada o
por el Coordinador del SGI.

El auditor Jefe prepara un reporte de la auditoria, donde se registra la fecha de la auditoria,

personal auditado y sus cargos, asunto auditado y documentos auditados.
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A este se le anexan las no conformidades, y conjuntamente son enviadas a la gerencia y a

cada responsable de las áreas auditadas.

En el formato se registrará el área auditada, la fecha de la auditoria, las no conformidades

detectadas, las acciones correctivas acordadas y la fecha de implantación de las mismas.

Las acciones correctivas y la fecha de implantación son propuestas por el responsable del
área auditada, quien es el responsable por su implantación.

4.4 Auditoria de Seguimiento

El auditor o el equipo Auditor realizan una auditoria de seguimiento a la fecha definida por el
responsable del área para implantar la acción correctiva.

El objetivo de la auditoria de seguimiento es verificar la implantación y eficacia de las

acciones correctivas.

Si para la fecha acordada no se ha implantado la acción correctiva se puede establecer una

nueva fecha de cumplimiento por parte del responsable del área.

4.5 Cierre de la auditoria al sistema de gestión integrada

La auditoría interna se cierra una vez se implanten las acciones correctivas a las no
conformidades detectadas.

Finalmente el responsable del SGI emite un informe global. Este informe sobre el resultado
de las de las auditorías internas al sistema de gestión integrada, se toma como base para la
revisión del sistema.

5. Responsabilidades

 Es responsabilidad del Coordinador del SGI, preparar el programa de auditorías y el

informe global de las auditorías internas para las revisiones gerenciales.

Así mismo, deberá Coordinar le ejecución de las auditorias basado en el programa de

auditoría, preparar los reportes de cada auditoria y coordinar las auditorias de
seguimiento.

La implementación de las acciones correctivas y/o preventivas, derivadas de la auditoria

es de responsabilidad del área auditada.

 Es responsabilidad del área a auditar hacer la coordinación y los preparativos necesarios,

para facilitar el normal desarrollo de la auditoria.
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6. REGISTROS:

- Programa de Auditorias
- Plan de Auditoría Interna
- Lista de Chequeo Auditoría
- Informe Auditoría Interna

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Procedimiento Gestión del Talento Humano

- Procedimiento de acciones correctivas y/o preventivas

8. Control de Cambios

Responsabl
Fecha Versión Descripción del cambio Aprobado por
e