SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ Código: PR-04-A3-MR

Versión: 1
PROCEDIMIENTO MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y
Vigencia: 01-05-2016
DE OTRA ÍNDOLE
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ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Ing. Néstor Sierra H. Dined Cardona Perdomo Luis Alirio Awazacko Reyes
Asesor –Consultor Ingeniera de Calidad Gerente General
Risk Nestor Sierra SAS DAPCIL SAS DAPCIL SAS
01/04/2016 01/05/2016 01/05/2016

VERSIÓ FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
N VIGENCIA
CREACIÓN PROCEDIMIENTO MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA
V-1 ÍNDOLE
01/05/2016
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1. OBJETIVO

Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar un procedimiento para la

actualización y cumplimiento de los requisitos legales o de otra índole que correspondan a la
actividad económica de la Organización, y que además permita:

 Identificar oportunamente los requerimientos legales y de otra índole aplicables a la

Organización, con el fin de analizar y promover el conocimiento y puesta en práctica de
estos requerimientos.
 Establecer medidas de control y seguimiento al Sistema De Gestión En Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST) y el Sistema de Gestión Ambiental que se requieran con los
cambios de actualización en su legislación.
 Hacer seguimiento a las necesidades de los requerimientos legales con el fin de
garantizar el bienestar de los trabajadores, y partes interesadas de la Organización.
 Hacer seguimiento al Sistema De Gestión En Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
y el Sistema de Gestión Ambiental, respecto a la ejecución y cumplimiento legal de sus
actividades y responsabilidades.
 Involucrar a todo el personal y partes interesadas de DAPCIL SAS en el mantenimiento y
mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión HSEQ.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las áreas, procesos y actividades

administrativas y operativas, dentro del Sistema Integrado de Gestión HSEQ y partes
interesadas de DAPCIL SAS en donde se definen los parámetros para la actualización y
cumplimiento de requisitos legales o de otra índole con el fin de identificar los
requerimientos que se deben cumplir y a la vez poder determinar a tiempo acciones de
mejora frente a las posibles consecuencias y sus riesgos presentes en el desarrollo de la
actividad económica de la organización.

3. DEFINICIONES

Legislación de aplicación: Texto legal o reglamentario de aplicación a una actividad,

instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado.
Requisitos legales: Indican las condiciones necesarias específicas que debe reunir una
actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con los
postulados concretos que se recogen en los textos legales
Normatividad: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento jurídico y
que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.
Decreto: Acto administrativo por medio del cual, se ejerce la función administrativa en
asuntos de carácter general.
Doctrina: Su autoridad es fundamental y nace de los conceptos y opiniones sobre un tema
emitido por los conocedores de los mismos.
Fallo: Sentencia que, como resolución o pronunciamiento definitivo en el pleito o causa
seguido ante él, dicta un juez o tribunal. Por extensión, todo asunto dudoso o controvertido
que tome la persona u organismo competente para resolverlo.
Legislación: El conjunto de normas jurídicas dictadas por los órganos correspondientes del
estado. Es decir, que además de la ley comprende las normas superiores (Constitución) o
inferiores (Decretos), en la escala jerárquica, que tengan carácter general.
Ley: Regla o norma constante e invariable de las cosas, nacida de la causa primera o de las
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cualidades y condiciones de la misma. Precepto dictado por la suprema autoridad, en que se

manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernados.
Licencia ambiental: Es la autorización que otorga la autoridad competente a una persona
natural o jurídica, para la ejecución de un proyecto, obra o actividad. En ella se establecen
los requisitos, obligaciones y condiciones que el beneficiario debe cumplir para prevenir,
mitigar o corregir los efectos indeseables que el proyecto, obra o actividad autorizada pueda
causar en el ambiente.
Norma: Regla de conducta cuyo fin es el cumplimiento de un principio legal. Precepto
jurídico.
Resolución: Acto administrativo por medio del cual, los estamentos gubernamentales
contemplan la posibilidad de resolver situaciones jurídicas de contenido o de carácter
especial.
Decreto - Ley: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la misma fuerza
que una ley, pero que por mandato de la Constitución en algunos casos particulares, se
asimilan a leyes expedidas por el Congreso.
Jurisprudencia: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos
jurisdiccionales del país.
Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.
Actualización: Proceso de adicionar, retirar y/o modificar el registro de identificación de
requisitos legales en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente existentes de acuerdo
con los cambios que surjan en la legislación aplicable a la Organización.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de la organización
que puede interactuar con el medio ambiente

4. MARCO TEÓRICO Y CONTENIDO

La actualización y revisión de los requisitos legales y de otra índole que sean propias del
desarrollo de la actividad económica de DAPCIL SAS, se efectuará trimestralmente, para
poder detectar nuevos requerimientos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo y Ambiente – HSE y así obtener el mejoramiento continuo del mismo.

4.1. Responsables y responsabilidades

Las responsabilidades se discriminan a continuación:

 Especialista HSEQ: Ingresar como mínimo una vez al mes a páginas correspondientes en
Internet del Ministerio de Protección Social y actualizar la base de datos de requerimientos
con el fin de analizar y promover el conocimiento y puesta en práctica de estos
requerimientos en DAPCIL SAS.
 Asesor Jurídico: Realiza la revisión y actualización de la Matriz de requisitos legales.
 Gerente: Si el requisito es nuevo e implica aprobación gerencial, aprueba la inclusión de la
norma o aspecto legal en la matriz

4.2. Registro y Seguimiento

El registro será el resultado correspondiente al diligenciamiento de la información

encontrada en la matriz de requisitos legales, igualmente, será enviado vía e-mail a los
colaboradores y contratistas de DAPCIL SAS con los requisitos actualizados.
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4.3. Diagrama de Flujo

Los pasos de manera general para dar cumplimiento con el procedimiento de actualización, de
manera gráfica es el siguiente:

4.4. Implementación, Divulgación, Consulta y Actualización Legal

Este procedimiento será publicado y comunicado a todas las partes interesadas en la

intranet de DAPCIL SAS y se convertirá desde la fecha de su socialización en obligación
con nosotros mismos, siguiendo el esquema que el Sistema Integrado de Gestión HSEQ es
responsabilidad de TODOS y que en la medida de nuestra participación podremos mejorar.

NOMBRE DESCRIPCION DETALLADA DE RESPONSA

DE LA LA ACTIVIDAD BLE DE LA
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
Identificar y revisar nuevas versiones de Asesor
requisitos legales aplicables para DAPCIL Jurídico
Identificación SAS en materia de HSEQ y de otra Índole.
de requisitos Especialista
legales y de Como fuentes de información para HSEQ
otra índole identificación, actualización y consulta de
los requisitos legales se tienen las
siguientes:

 Periódico Ambiente Jurídico

 Asesores externos especializados en
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derecho laboral.
 www.secretariadelsenado.gov.co
 Ministerio para la Protección Social.
 Páginas de internet:
 www.minsalud.gov.co
 www.ambientebogota.gov.co/
 www.presidencia.gov.co
 www.legis.com.co.
 www.anla.gov.co
 Página web Administradora de Riesgos
Laborales.
 Por comunicaciones expresas y
documentadas de clientes quienes
contractualmente determinan políticas y
compromisos para cumplir en seguridad,
salud en el trabajo y ambiente.
 Comunicados oficiales de entidades de
control y vigilancia.

Revisa y actualiza nuevas versiones de

requisitos legales aplicables para DAPCIL
SAS en materia de HSEQ y de otra índole. Asesor
Revisión y
Jurídico
actualización
Cuando se presente la necesidad de DAPCIL
de
aplicación de nuevos requisitos legales se SAS
Requisitos
revisa conjuntamente su contenido, la Especialista
legales
aplicación y las implicaciones desde el HSEQ
punto de vista administrativo y operativo

La matriz legal y los soportes se encuentran

en la intranet de DAPCIL SAS.

Otros medios de divulgación permanente

de los requisitos en Seguridad, Salud en el
trabajo, Ambiente y otra índole al personal
operativo y administrativo son los
siguientes:
Divulgación Especialista
y consulta  Inducción y re inducción de personal. HSEQ
 Charlas.
 Reuniones gerenciales.
 Revisiones gerenciales.
 Publicación en carteleras de HSEQ.
 Correos electrónicos.

Cada seis meses se realizará una Asesor

Evaluación
evaluación de requisitos legales y de otra Jurídico
de
índole por parte del Asesor Jurídico, quien DAPCIL
cumplimient
verificará el cumplimiento de los diferentes SAS.
o Legal.
requisitos a los que se suscribe la
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organización en HSEQ y de otra índole.

Se dejara como evidencia de cumplimiento

la verificación con el análisis
correspondiente dentro de la matriz legal y
se tomaran las acciones correspondientes
para aquellos requisitos que no tengan un
cumplimiento.

Igualmente se realiza evaluación del

cumplimiento legal y de otra índole en las
auditorías internas programadas por la
organización.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No. CÓDIGO DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN

ED-01-A2-OE Organigrama Empresarial

1

2 ED-02-A2-MP Esquema Mapa de Procesos

3 MT-01-A3-MR Matriz de Requisitos Legales

4 PO-01-A2-SI Políticas del SIG sistema integrado de gestión

7. ANEXOS

 Matriz de Requisitos Legales Actualizada Versión 1