SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06
EL TRABAJO Versión Nº: 00
Fecha de aplicación PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016 LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 1 de 5
1. OBJETIVO Identificar, analizar, evaluar y actualizar los requisitos legales y de otra índole aplicable a las actividades desarrolladas por La Organización, en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Ambiente y Responsabilidad Social, orientado a garantizar el continuo cumplimiento de la legislación vigente.
2. ALCANCE Aplica para todo el personal y actividades desarrolladas por La Organización, en todos los centros de trabajo incluyendo contratistas, subcontratistas y visitantes.
3. DEFINICIONES
Requisito legal: Condición(es) que establece la norma (Ley, Decreto, Resolución, Directriz, Circular, etc.) para el ejercicio de(los) derecho(s) de la organización. Requisito voluntario: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su interacción con el medio ambiente, salud y seguridad. SST: Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica. Ley: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal. Decreto - Ley: Es una norma jurídica con rango de ley, que emana del poder ejecutivo, en virtud de delegación expresa efectuada por el poder legislativo. Decreto: Es un tipo de acto administrativo expedido habitualmente por el poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a la leyes. Por lo general son expedidos por el presidente, ministros, gobernadores y alcaldes, entre otros. Resolución: Son decisiones de algún órgano que reviste la calidad de funcionario del estado, que puede ser administrativo (resolución administrativa) o judicial, como las resoluciones de los jueces, ante las peticiones de las partes. Jurisprudencia: Conjunto de sentencias de los órganos jurisdiccionales del país y la doctrina que contienen. Es considerada como fuente de derecho. Circular: Es una orden que una autoridad dirige a su grupo (circulo). Cartas o avisos dirigidos a un grupo de personas o a la comunidad en general para dar conocimiento de algo. ARP: Administradora de Riesgos Profesionales. Es la entidad cuyas normas y procedimientos están destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores dependientes e independientes de los efectos de una enfermedad o accidente por ocasión o consecuencia al trabajo. Código: Es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas y principios jurídicos. Contrato: Acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones con efectos jurídicos. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06 EL TRABAJO Versión Nº: 00 Fecha de aplicación PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016 LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 2 de 5
EPS: Entidad Promotora de Salud. Son las entidades responsables de la afiliación y registro de los afiliados al sistema de la regularidad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de las cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de salud.
4. RESPONSABLES
Representante Legal. Aprobación del procedimiento, verificación eventual del cumplimiento de
los requisitos legales. Coordinador Nacional SST. Ejecución del procedimiento, revisión y actualización. Mantener informado al Departamento de SST sobre las actualizaciones en materia de legislación. Revisión periódica junto con la Gerencia de SST de la matriz. Coordinación Nacional Dpto Jurídico: Revisión al cumplimiento anual de este procedimiento y su implementación. Trabajadores. Aplicación y conocimiento de este procedimiento en especial de la Matriz de Identificación de Requisitos Legales.
5. METODOLOGIA
5.1. Identificación de Requisitos Legales. La identificación de requisitos legales en SST y de
otra índole aplicable a la empresa, la realiza la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión, con la orientación de los asesores Jurídicos y Técnico en Seguridad y Salud en el Trabajo, quedando registrada en la Matriz de Identificación de requisitos Legales y de otra índole. FR- SST-01.
5.2. Fuentes de Consulta
MEDIOS ELECTRONICOS MEDIOS FISICOS
Secretaria del Senado de la República: Compendio de www.secretariasenado.gov.co Normas de Presidencia de la República de Colombia: Salud wsp.presidencia.gov.co Ocupacional, Ministerio de la Protección Social. www.minproteccionsocial.gov.co ARSEG Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Compendio de www.minambiente.gov.co legislación, DAMA Departamento Administrativo de Medio Ambiente: Ministerio www.dama.gov.co Protección Secretaria Distrital de Ambiente de Bogotá. social www.secretariadeambiente.gov.co SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06 EL TRABAJO Versión Nº: 00 Fecha de aplicación PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016 LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 3 de 5
www.cortesuprema.gov.co Consejo Colombiano de Seguridad. www.consejocolombianodeseguridad.org Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales. www.ideam.gov.co Página del Ministerio de Transporte www.mintransporte.gov.co Páginas WEB de ARP. http://www.arpsura.com/ Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC www.icontec.org.co
5.3. COMUNICACIÓN DE INFORMACION.
La Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión, envía por correo electrónico o comunica
mediante reuniones a los Directores de los procesos de acuerdo a la posibilidad de control, la matriz de requisitos legales y de otra índole, las respectivas actualizaciones junto con campos de aplicación se mantendrán en la red para consulta. Cada vez que se realice actualización o modificación de la matriz y que ésta aplique a algún área en específico se informará al departamento respectivo mediante correo electrónico.
5.4. Frecuencia de Consulta y Actualización
La Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión junto con el Coordinación Nacional de
Seguridad y Salud en el Trabajo y Asesor Jurídico consultará mensualmente la matriz, las fuentes descritas y la información actualizada sobre las normas jurídicas y de otra índole aplicable a la empresa. Cada vez que se realiza dicho procedimiento, se ingresa la fecha de la última actualización.
Al identificarse una nueva reglamentación, la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión
junto con el Coordinación Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo y Asesor Jurídico revisa su contenido comparándolo con las actividades de la empresa, definiendo así la pertinencia y aplicabilidad del requisito. En caso de que el contenido del requisito tenga aplicabilidad, se incluirá en la Matriz FR-SST-01 y se definirán las acciones a seguir para dar cumplimiento al mismo. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06 EL TRABAJO Versión Nº: 00 Fecha de aplicación PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016 LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 4 de 5
Para la ejecución de nuevos proyectos, la organización garantiza la identificación de los requisitos
legales aplicables al mismo con base en la información de peligros y riesgos que se generen.
5.5. Evaluación del Cumplimiento Legal
La evaluación de cada uno de los requisitos legales y de otra índole se realizará Trimestralmente, por parte del Coordinador de Sistemas Integrados de Gestión y sus asesores Jurídico y de SST, registrándola en la matriz FR-SST-01, toda vez que los responsables de estas dos áreas cuentan con las competencias requeridas para realizar la evaluación respectiva. Cuando en el resultado de cada ítem, se evidencie incumplimiento a cualquier requisito se realizará un plan de acción con su respectiva acción correctiva, asignando responsables y tiempo de ejecución, a efectos de asegurar su cumplimiento en corto tiempo. Este plan de acción quedará consignado en el formato de planes de acción en SST FR-SST -49.
5.6. Archivo de la documentación Legal
Los documentos relacionados con la matriz de requisitos legales que se encuentren en medio magnéticos o físicos serán archivados por la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión.
5.7. LISTA DE CHEQUEO
ASPECTO REGISTROS APLICABLES
1. Revisar mensualmente fuentes de consulta Ver punto 5.2 del procedimiento enunciadas en el punto 5.2 del procedimiento 2. Retroalimentar matriz de peligros según FR-SST-01. Matriz de cambios, inclusiones y revisiones. identificación de requisitos legales 3. Evaluación trimestral de requisitos legales FR-SST-01. Matriz de departamento jurídico y SST identificación de requisitos legales y acta 4. Los requisitos que no se cumplan deben ser FR-SST-49. Planes de acción. incluidos con su respectivo plan de acción en el formato de SST correspondiente para su seguimiento. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06 EL TRABAJO Versión Nº: 00 Fecha de aplicación PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016 LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 5 de 5
6. REGISTROS.
FR-SST-01. Matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole
FR-SST-49. Planes de acción en SST.
7. MODIFICACIONES
VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO
00 30/09/2016 Versión inicial del documento
8. REVISIÓN Y APROBACIÓN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Salubrista Ocupacional Nombre: Dra. Carmen Cecilia Nombre: Dr. Emiro Ortiz Neyda Méndez Carvajal Montoya Núñez Fernández Cargo: Coordinadora Nacional de Cargo: Gerente Administrativa Cargo: Representante Legal Seguridad y Salud en el Trabajo – – Representante SG SST 1 Campollo S.A. en Representante SG SST 2 Reorganización Licencia en Salud Ocupacional Licencia en Salud Ocupacional No.: No.: 10514 de 2017- Secretaria 6896 25 de mayo 2012- Secretaria Salud Departamental de Salud Departamental de Santander Santander
