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SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PR-SST-06

EL TRABAJO Versión Nº: 00


Fecha de aplicación
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS documental: 30/09/2016
LEGALES Y DE OTRA INDOLE Páginas: 1 de 5

1. OBJETIVO
Identificar, analizar, evaluar y actualizar los requisitos legales y de otra índole aplicable a las
actividades desarrolladas por La Organización, en materia de Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial, Ambiente y Responsabilidad Social, orientado a garantizar el continuo cumplimiento de
la legislación vigente.

2. ALCANCE
Aplica para todo el personal y actividades desarrolladas por La Organización, en todos los centros
de trabajo incluyendo contratistas, subcontratistas y visitantes.

3. DEFINICIONES

 Requisito legal: Condición(es) que establece la norma (Ley, Decreto, Resolución, Directriz,
Circular, etc.) para el ejercicio de(los) derecho(s) de la organización.
 Requisito voluntario: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su interacción
con el medio ambiente, salud y seguridad.
 SST: Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad
 Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que
regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.
 Ley: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica ser de
contenido general, abstracto e impersonal.
 Decreto - Ley: Es una norma jurídica con rango de ley, que emana del poder ejecutivo, en virtud
de delegación expresa efectuada por el poder legislativo.
 Decreto: Es un tipo de acto administrativo expedido habitualmente por el poder ejecutivo y que,
generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a la leyes. Por lo general son expedidos por el presidente, ministros,
gobernadores y alcaldes, entre otros.
 Resolución: Son decisiones de algún órgano que reviste la calidad de funcionario del estado, que
puede ser administrativo (resolución administrativa) o judicial, como las resoluciones de los
jueces, ante las peticiones de las partes.
 Jurisprudencia: Conjunto de sentencias de los órganos jurisdiccionales del país y la doctrina que
contienen. Es considerada como fuente de derecho.
 Circular: Es una orden que una autoridad dirige a su grupo (circulo). Cartas o avisos dirigidos a un
grupo de personas o a la comunidad en general para dar conocimiento de algo.
 ARP: Administradora de Riesgos Profesionales. Es la entidad cuyas normas y procedimientos
están destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores dependientes e
independientes de los efectos de una enfermedad o accidente por ocasión o consecuencia al
trabajo.
 Código: Es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas y principios jurídicos.
 Contrato: Acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones con efectos jurídicos.
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 EPS: Entidad Promotora de Salud. Son las entidades responsables de la afiliación y registro de los
afiliados al sistema de la regularidad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de las
cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de
salud.

4. RESPONSABLES

 Representante Legal. Aprobación del procedimiento, verificación eventual del cumplimiento de


los requisitos legales.
 Coordinador Nacional SST. Ejecución del procedimiento, revisión y actualización.
 Mantener informado al Departamento de SST sobre las actualizaciones en materia de legislación.
Revisión periódica junto con la Gerencia de SST de la matriz.
 Coordinación Nacional Dpto Jurídico: Revisión al cumplimiento anual de este procedimiento y su
implementación.
 Trabajadores. Aplicación y conocimiento de este procedimiento en especial de la Matriz de
Identificación de Requisitos Legales.

5. METODOLOGIA

5.1. Identificación de Requisitos Legales. La identificación de requisitos legales en SST y de


otra índole aplicable a la empresa, la realiza la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión,
con la orientación de los asesores Jurídicos y Técnico en Seguridad y Salud en el Trabajo,
quedando registrada en la Matriz de Identificación de requisitos Legales y de otra índole. FR-
SST-01.

5.2. Fuentes de Consulta

MEDIOS ELECTRONICOS MEDIOS FISICOS


 Secretaria del Senado de la República:  Compendio de
www.secretariasenado.gov.co Normas de
 Presidencia de la República de Colombia: Salud
wsp.presidencia.gov.co Ocupacional,
 Ministerio de la Protección Social. www.minproteccionsocial.gov.co ARSEG
 Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.  Compendio de
www.minambiente.gov.co legislación,
 DAMA Departamento Administrativo de Medio Ambiente: Ministerio
www.dama.gov.co Protección
 Secretaria Distrital de Ambiente de Bogotá. social
www.secretariadeambiente.gov.co
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 Corte constitucional:
www.corteconstitucional.gov.co

 Corte Suprema de Justicia:


www.cortesuprema.gov.co
 Consejo Colombiano de Seguridad.
www.consejocolombianodeseguridad.org
 Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales.
www.ideam.gov.co
 Página del Ministerio de Transporte www.mintransporte.gov.co
 Páginas WEB de ARP. http://www.arpsura.com/
 Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC www.icontec.org.co

5.3. COMUNICACIÓN DE INFORMACION.

La Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión, envía por correo electrónico o comunica


mediante reuniones a los Directores de los procesos de acuerdo a la posibilidad de control, la
matriz de requisitos legales y de otra índole, las respectivas actualizaciones junto con campos de
aplicación se mantendrán en la red para consulta. Cada vez que se realice actualización o
modificación de la matriz y que ésta aplique a algún área en específico se informará al
departamento respectivo mediante correo electrónico.

5.4. Frecuencia de Consulta y Actualización

La Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión junto con el Coordinación Nacional de


Seguridad y Salud en el Trabajo y Asesor Jurídico consultará mensualmente la matriz, las fuentes
descritas y la información actualizada sobre las normas jurídicas y de otra índole aplicable a la
empresa. Cada vez que se realiza dicho procedimiento, se ingresa la fecha de la última
actualización.

Al identificarse una nueva reglamentación, la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión


junto con el Coordinación Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo y Asesor Jurídico revisa su
contenido comparándolo con las actividades de la empresa, definiendo así la pertinencia y
aplicabilidad del requisito. En caso de que el contenido del requisito tenga aplicabilidad, se
incluirá en la Matriz FR-SST-01 y se definirán las acciones a seguir para dar cumplimiento al
mismo.
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Para la ejecución de nuevos proyectos, la organización garantiza la identificación de los requisitos


legales aplicables al mismo con base en la información de peligros y riesgos que se generen.

5.5. Evaluación del Cumplimiento Legal

La evaluación de cada uno de los requisitos legales y de otra índole se realizará Trimestralmente,
por parte del Coordinador de Sistemas Integrados de Gestión y sus asesores Jurídico y de SST,
registrándola en la matriz FR-SST-01, toda vez que los responsables de estas dos áreas cuentan
con las competencias requeridas para realizar la evaluación respectiva. Cuando en el resultado
de cada ítem, se evidencie incumplimiento a cualquier requisito se realizará un plan de acción
con su respectiva acción correctiva, asignando responsables y tiempo de ejecución, a efectos de
asegurar su cumplimiento en corto tiempo. Este plan de acción quedará consignado en el
formato de planes de acción en SST FR-SST -49.

5.6. Archivo de la documentación Legal

Los documentos relacionados con la matriz de requisitos legales que se encuentren en medio
magnéticos o físicos serán archivados por la Coordinación de Sistemas Integrados de Gestión.

5.7. LISTA DE CHEQUEO

ASPECTO REGISTROS APLICABLES


1. Revisar mensualmente fuentes de consulta Ver punto 5.2 del procedimiento
enunciadas en el punto 5.2 del procedimiento
2. Retroalimentar matriz de peligros según FR-SST-01. Matriz de
cambios, inclusiones y revisiones. identificación de requisitos
legales
3. Evaluación trimestral de requisitos legales FR-SST-01. Matriz de
departamento jurídico y SST identificación de requisitos
legales y acta
4. Los requisitos que no se cumplan deben ser FR-SST-49. Planes de acción.
incluidos con su respectivo plan de acción en el
formato de SST correspondiente para su seguimiento.
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6. REGISTROS.

 FR-SST-01. Matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole


 FR-SST-49. Planes de acción en SST.

7. MODIFICACIONES

VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO


00 30/09/2016 Versión inicial del documento

8. REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


Nombre: Salubrista Ocupacional Nombre: Dra. Carmen Cecilia Nombre: Dr. Emiro Ortiz
Neyda Méndez Carvajal Montoya Núñez Fernández
Cargo: Coordinadora Nacional de Cargo: Gerente Administrativa Cargo: Representante Legal
Seguridad y Salud en el Trabajo – – Representante SG SST 1 Campollo S.A. en
Representante SG SST 2 Reorganización
Licencia en Salud Ocupacional
Licencia en Salud Ocupacional No.: No.: 10514 de 2017- Secretaria
6896 25 de mayo 2012- Secretaria Salud Departamental de
Salud Departamental de Santander Santander

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