GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DE LA MATRIZ LEGAL

- Versión: 01
Código: GML-SST

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL

PROCEDIMIENTO DE LA MATRIZ LEGAL

EMPRESA
CARPARTS SAS

CIUDAD BOGOTÁ
FECHA 05/01/19

Elaborado por Revisado por Aprobado Por

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1. Contenido
2. OBJETIVO......................................................................................................4
3. ALCANCE.......................................................................................................4
4. DEFINICIONES..............................................................................................4
5. Responsables.................................................................................................4
5.1 Alta dirección...........................................................................................4
5.2 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo..................................4
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES................................................................5
6.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS
LEGALES Y OTROS.........................................................................................5
6.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES............................5
6.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES.......................6
6.4 COMUNICACIONES...............................................................................7
6.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS LEGALES...................................................................................7

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Lista de Anexos

ANEXO 1MATRIZ LEGAL...................................................................................8

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2. OBJETIVO

Establecer una metodología para identificar, actualizar, evaluar, comunicar y

dar cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo y
de otra índole, que sean aplicables a CARPARTS SAS.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la Organización independientemente de las

áreas, procesos, personal directo o contratistas (independientemente de su
modalidad o forma de contratación) y visitantes, acorde con la normatividad
colombiana aplicable vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. DEFINICIONES

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la

empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para
desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-
SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables.

5. Responsables

5.1 Alta dirección

Asegurar el cumplimiento legal en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo

de CARPARTS SAS.

5.2 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo

Liderar el proceso de actualización de este procedimiento y la matriz de

requisitos legales.

Estar atento a los cambios normativos en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo e informar a la Alta Dirección y demás partes interesadas.

Gestionar con los líderes de las diferentes áreas de la Organización, las

acciones necesarias para lograr el cumplimiento de requisitos legales y de otra
índole en CARPARTS SAS.

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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS

LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a las empresas afiliadas en Seguridad, Salud

en el Trabajo, están compuestos por la normativa que se ajusta al servicio que
presta cada una de ellas y que deben cumplirse en las diferentes actividades,
sedes y proyectos.

Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el

Trabajo, se emplearán principalmente las fuentes de información de orden
Nacional, Regional y Local que a continuación se describen, y se revisarán
según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados

(Clientes y usuarios, comunidad, trabajadores, accionistas, dueños,
proveedores) que afecte directa o indirectamente los procesos y proyectos de
la organización.

La identificación y revisión será realizada por el responsable del Sistema de

Gestión o por la Dirección del proyecto según sea el caso, con la asesoría de
un abogado o experto cuando se requiera.

6.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Constantemente se revisarán las fuentes de información del Fondo de

Prevención de Riesgos Laborales de la república de Colombia, Minsalud y
Fasecolda y para identificar las posibles modificaciones en alguna de la
normatividad, los actos administrativos aplicables o cuando la organización
incluya nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarán y
quedarán consignados en el formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva
normativa” (ver tabla 1), donde se determinará si son aplicables a la
organización.

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Tabla 1. Formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa”

Aplicabil
Fecha de
Fecha de Emiso Descripci idad Deroga otra
Norma expedici Proyecto
análisis r ón ley / Cual
ón
Si No

Enuncia
Identifica la el Se
Indica el Expresa Autorid Indica si
normativa (Ley, encabeza mencionará Describe el nombre
mes en la fecha ad o se aplica
Resolución, do con la normativa del proyecto al que le
que se de entida o no la
Decreto, Auto, que se que se aplica la normativa
verificó la publicaci d que normativ
Acuerdo) de identifica deroga con analizada, o si aplica
nueva ón de la emitió a
cualquier índole la esta nueva en caso contrario a
normativa norma la analizada
que se está normativa ley si es el toda la organización.
expedida analizada norma .
analizando caso.
aplicable

Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor

disponible en la compañía para este fin, de manera cronológica y si aplica, se
procederá a su inclusión en la respectiva Matriz de Requisitos Legales.

6.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación se indica que va a contener cada una de las matrices y como es

el llenado de cada una de las casillas.
ARE COMO SE ACTIVIDADES CARGO
A CUMPLE QUE RESPONSABLE
ESTADO DE
REQUISITOS GARANTIZAN OBSERVACIONE
TEMA NORMATIVIDAD ARTÍCULOS CUMPLIMIENTO
LEGALES CUMPLIMIENT S
(%)
O
(EVIDENCIAS)
Se le da Se enuncia la Se Se realiza Nombre del En esta Cargo Se realizan Se obtiene el
un título a normatividad, relacionan una breve documento casilla se responsable observaciones porcentaje
la Norma decreto, ley, los artículos descripció que soporte indica como de presentar si es del caso. de
que se acuerdo, acto que tienen n de lo el la documentació cumplimient
esté administrativo, aplicación que se cumplimient organización n y o de la
analizand … que se está para la exige en o da cumplimiento normatividad
o analizando y la organización dicho cumplimient para esta . A/B *100
fecha de su . numeral. o con el norma
expedición. requisito
Números de
establecido
artículos que
y que
exige la ley
evidencias
Vs numero d
quedan al
artículos que
respecto.
la empresa
cumple 1

1
A: Número de artículos que se cumplen en la organización
B: Número de artículos que aplican a la organización

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Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la organización

debe crear vínculos directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz
correspondiente, además de tener acceso a través de la Intranet Corporativa
con las páginas WEB de las principales autoridades. También se conservarán
en medio físico aquéllas que adquiere la empresa por medio de la suscripción
con organizaciones especializadas en la publicación de legislación nacional y
otras que decida la organización adquirir.

6.4 COMUNICACIONES

La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal

de la empresa y a clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales,
autoridades municipales, comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta
comunicación se podrá realizar por: carta, correos electrónicos, Intranet
Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si se
requieren.

Así mismo, la matriz de requisitos legales, podrá ser consultada a modo de

lectura, por cualquier funcionario, a través de la intranet de la empresa.

Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que

lo requieran, los requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la
actividad para la cual fueron contratados, con el fin de comprometerlos con el
cumplimiento de la normatividad y obtener su participación en los diferentes
procesos establecidos por la organización.

6.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS

REQUISITOS LEGALES

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará

cada uno de los artículos identificados en las matrices para determinar su
estado. Además se podrán efectuar actividades periódicas como:

- Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes

proyectos.
- Revisión de proyectos
- Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con
la planificación de las respectivas auditorías.
- Informes de Gestión.
- Programas y controles operativos establecidos.

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En cada matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación

periódica del cumplimiento, en las respectivas casillas de “Actividades que
garantizan el cumplimiento” y “Estado de cumplimiento (%)”.

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el

fin de lograr el cumplimiento de los requisitos establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se

definirá en cada uno de los proyectos que requieran realizar plan específico por
la magnitud de los requisitos legales que le competan. Para los demás
procesos y proyectos que se ejecuten en la compañía, se realizará de acuerdo
a las necesidades de la empresa.

El seguimiento será realizado por el encargado del sistema de gestión, con la

asesoría de un abogado cuando se requiera

Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales,
se generará una nueva versión de la respectiva matriz.

ANEXO 1MATRIZ LEGAL

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