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ROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIN DE
REQUISITOS LEGALES
Elabor y/o
actualiz: Coordinador
seguridad y salud en el
trabajo

Revis: Coordinadora administrativa

Versin: 01
Fecha:

Aprob: Gerente

1. OBJETIVO
Establecer y mantener un procedimiento para identificar, actualizar, acceder y comunicar los
requisitos legales en SST y ambiental, as como otros requerimientos suscritos y aplicables a
la empresa ..
2. ALCANCE
Este documento es aplicable a todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestin
Integral de la empresa .. Involucrados en el cumplimiento legal y/o normativo.
3. DEFINICIONES
Decreto: Mandato o decisin de una autoridad ejecutiva sobre un asunto, negocio o materia
de su competencia.
Decreto Ley: Norma expedida por el presidente de la repblica en uso de sus facultades
extraordinarias otorgadas por el congreso nacional, ostenta la misma jerarqua de la ley.
Ley: Regla de conducta obligatoria dictada por el poder legislativo o por el ejecutivo cuando
lo sustituye o se arroga sus atribuciones.
Resolucin: Acto administrativo por el cual la administracin pblica expresa su voluntad
para producir efectos jurdicos.
Instituciones Fiscalizadoras: Instituciones encargadas de verificar el cumplimiento de
dichas normativas por parte de las empresas.
Instituciones Reguladoras: Instituciones encargadas de generar las normativas y
disposiciones de carcter ambiental y de salud ocupacional que deben cumplir las empresas.
Legislacin Colombiana de Seguridad y Salud en el trabajo: Conjunto de normas
jurdicas de general aplicacin que regulan las conductas humanas en cuanto inciden sobre
la Salud Ocupacional o alguno de sus elementos y que son de obligatorio cumplimiento.
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT): Entidad encargada de
emitir la normatividad ambiental en el territorio nacional.
Sistema General de Riesgos Laborales : es el conjunto de entidades pblicas y privadas,
normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los
efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como
consecuencia del trabajo que desarrollan

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IDENTIFICACIN DE
REQUISITOS LEGALES
Elabor y/o
actualiz: Coordinador
seguridad y salud en el
trabajo

Revis: Coordinadora administrativa

Versin: 01
Fecha:

Aprob: Gerente

Matriz legal: Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde


con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y tcnicos para desarrollar el Sistema de Gestin integral, el cual
deber actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables
4. METODOLOGIA
ITEM

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

Los requisitos legales aplicables a la empresas


en SST, estn compuestos por la normativa
que se ajusta al servicio que presta y que
deben cumplirse en las diferentes actividades y
proyectos.
Para la identificacin y actualizacin del marco
legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se
emplearn principalmente las fuentes de
informacin de orden Nacional, Regional y
Local que a continuacin se describen, y se
revisarn segn la frecuencia establecida.

01

Identificacin

02

Actualizacin y
consulta

REGISTRO

Matriz de
requisitos
legales
Representante
Legal

Se debe revisar toda la legislacin, y dems


requisitos de los interesados (Clientes y
usuarios,
comunidad,
trabajadores,
proveedores)
que
afecte
directa
o
indirectamente los procesos y proyectos de la
organizacin.
La identificacin y revisin ser realizada por el
Coordinador SYSO, con la asesora de la
aseguradora de riesgos laborales un abogado
o experto cuando se requiera.
La actualizacin de la matriz de requisitos
legales y de otra ndole se realizar
Semestralmente y en el momento en que la
consulta se identifique un nuevo requisito o un
cambio en la organizacin que lo amerite re
realizara inmediatamente a los ya identificados
durante el periodo establecido, se consultan las
pginas Web del Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible (MADS) en el link
normatividad. La pgina Web del Ministerio del
Trabajo y del Ministerio de Salud y Proteccin,
la pgina Web del Consejo Colombiano de
Seguridad
www.laseguridad.ws,
www.laborando.jimdo.com,
www.deprevencion.com
en
el
link
publicaciones y posteriormente al sitio
normalizacin al da y/o en las pginas Web de

RESPONSABLE

Representante
legal

No es
necesario
registrar la
consulta
(Pginas
Web),

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seguridad y salud en el
trabajo
ITEM

03

03

ACTIVIDAD

Registro de
normatividad
aplicable

Acceso y consulta

Revisin y
Responsabilidad de
cumplimiento de los
requisitos legales y
otros

Revis: Coordinadora administrativa

DESCRIPCIN

Versin: 01
Fecha:

Aprob: Gerente

REGISTRO

RESPONSABLE

El acceso y consulta de los requisitos legales y


de otra ndole por parte de los trabajadores
de ., se har a travs del Coordinador SYSO,
mediante una solicitud verbal.
El encargado de SG-SST, suministraran la
informacin pertinente. Tambin se pueden
consultar en las carteleras de la empresa,
donde se publicaran unos resmenes; adems
mediante capacitaciones programadas y en
cualquier otro medio que aplique y sea
conveniente para retroalimentar el personal de
la empresa.

N/A

Coordinador
SYSO

Se revisa, se planea y ejecuta cuando sea necesario


o se soliciten reuniones, en las cuales se tratar
como tema principal los cambios en la legislacin
Colombiana e Internacional en cuanto al tema de
SST se refiere. El responsable de revisar el
cumplimiento ser el encargado SG-SST.
La revisin se registrar en la matriz mediante sus
columnas, un informe o su indicador y si se requiere
se registra en un formato de acta de reunin.
Adems las siguientes situacin podran generar la
necesidad de cambio de los requisitos legales:
La revisin de este documento se debe realizar cada
ao o cuando las siguientes situaciones se
presenten:

Requerimientos o solicitudes del personal.

Requerimientos o solicitudes de auditora.

Requisitos legales aplicables.

Acta de
reunin,
matriz e
indicador

Coordinador
SYSO

la OIT, de la ARL y los Ministerios


correspondientes
donde
apliquen
los
programas de la Empresa. Entidades
territoriales
de
la
zona
(Alcaldas,
Gobernaciones,
entre
otros),
contratos
suscritos y/o comunicaciones escritas con el
cliente.
Si cuando se realice la consulta semestral de
requisitos legales, se identifica un requisito
legal aplicable a la actividad de la empresa se
deber registras en la matriz de identificacin
de requisitos legales

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07

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ACTIVIDAD

Registrar los
cambios.

Revis: Coordinadora administrativa

DESCRIPCIN

REGISTRO

RESPONSABLE

Matriz de
requisitos
legales

Coordinador
SYSO

Registro
fotogrfico y
listados de
asistencia.

Coordinador
SYSO

Socializar y
comunicar la
informacin

Evaluacin

La evaluacin del cumplimiento de requisitos


legales y de otra ndole est a cargo del
Coordinador SYSO en cabeza del encargado y
se realiza semestralmente verificando estos,
dentro de la matriz de requisitos legales y de
otra ndole en SST. Tambin se realiza la
evaluacin del cumplimiento de requisitos
legales y otros, durante la ejecucin de las
auditorias del SG-SST y quedar consignado
en los informes de auditora. El registro de
dicha evaluacin se llevar en un informe de
cumplimiento de requisitos legales y otros junto
con su indicador de evaluacin. Este
consolidado se logra luego de hacer un barrido
de toda la normatividad versus la manera como
la empresa se encuentran cumpliendo
(columna de evidencias para el cumplimiento).

6. ANEXOS

Aprob: Gerente

Si se detecta que existe un cambio en la


normatividad que afecte la Empresa se debe
registrar en la matriz de requisitos legales y de
otra ndole, es decir, se actualiza la Matriz de
Requisitos Legales
Seleccionados los documentos legales, leyes,
decretos,
tratados
internacionales,
reglamentos,
resoluciones,
entre
otros
relacionados con la actividad de la empresa,
estos se socializan con los trabajadores, para
aclarar cualquier duda ante la exigencia del
documento legal, se har a travs de
carteleras, charlas, correo electrnico

Generacin de
Planes de accin

Versin: 01
Fecha:

En el caso de detectarse un incumplimiento de


requisitos legales y de otra ndole, se realizar
un plan de accin de forma inmediata que lleve
rpidamente al cumplimiento del requerimiento,
para poder as continuar con la actividad que
tenga asociado el incumplimiento. (Se realiza
cuando se detecte un incumplimiento).

Matriz de
requisitos
legales
Informe de
auditoras

Coordinador
SYSO.

Informe de
Evaluacin
de RL

Formato de
acciones
correctivas y
preventivas

Coordinador
SYSO

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seguridad y salud en el
trabajo

Revis: Coordinadora administrativa

Versin: 01
Fecha:

Aprob: Gerente

Se anexa flujo grama del procedimiento para la identificar y tener acceso a requisitos
de otra ndole.

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REQUISITOS LEGALES
Elabor y/o
actualiz: Coordinador
seguridad y salud en el
trabajo

Revis: Coordinadora administrativa

Versin: 01
Fecha:

Aprob: Gerente

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR Y TENER ACCESO A
REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA NDOLE

INICIO

GERENTE GENERAL
Asigna responsable para mantener documentado el
registro legal vigente

ENCARGADO DEL SGI


Ingresan semestralmente a la pgina Web del Ministerio
del Ambiente, de trabajo y del Consejo Colombiano de
Seguridad www.laseguridad.ws,
www.laborando.jimdo.com, www.deprevencion.com

ENCARGADO DEL SGI Realizan anlisis y efectos en


la empresa, programan plan de accin

Existe algn
cambio
significativo?

NO

SI
MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES
EN SEGURIDAD, SALUD
EN EL TRABAJO Y
AMBIENTE

ENCARGADO DEL SGI Registra la


matriz de aspectos legales
FIN

ENCARGADO DEL SG-SST Socializan


con trabajadores encargados del rea