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Jhon Efraín Suarez Gómez

Mayo 2021

Fundación Universitaria Unipanamericana

Bogotá
Diseño de Investigación
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Titulo del Proyecto

Sistema de inventario web, centralizado

de manejo de bodega para dispomedia.

Planteamiento del contexto de Dispomedia donde se

desarrolla el Problema
La compañía Dispomedia ubicada en Bogotá, fue fundada en el 2018 el cual
su principal frente de negocio es la venta de dispositivos tecnológicos, los
cuales vende principalmente en redes sociales.

El funcionamiento de venta es la siguiente se tiene un inventario el cual está

hecho en Excel, donde esta las existencias en bodega, los cuales se
actualiza a diario a nivel lógico y a nivel físico se valida cada mes.

Algo que se ha venido presentando desde que se montó 4 sucursales físicas

en la ciudad de Bogotá, es que el inventario no está actualizado y no se tiene
claridad de que existencias hay en tiempo real, esto ha generado pedidos con
solicitud de dispositivos que no se tiene en existencias, como así misma
perdida de ítem en las bodegas.

La compañía se especializa aparte de vender dispositivos tecnológicos,

también tiene servicios virtuales como son:

 Licenciamiento de programas educativos

 Licencias de antivirus
 Instalación y configuración de redes de seguridad iCloud
 VOIP

Esto ha generado buen crecimiento, ya que, desde la migración a la

virtualidad, la seguridad como así mismo las herramientas de comunicación
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se ha vuelto vital, para poder llevar a cabo el trabajo habitual dentro de la

operación de nuestras empresas clientes.

Con el fin de llevar control se ha agregado los trabajos de modalidad virtual

hechos en la compañía dentro del Excel en cada, sede, para que puedan
cruzar y enviar el estado de cuentas al área de administración y comercial,
para validar el rendimiento de dichas oficinas.

Esto funciono sin mayor novedad hasta enero del 2021, donde se pudo licitar
a entidades públicas, el cual hubo aprobación, con un contrato de renovación
de equipos y licenciamiento en general, donde se ha evidenciado que el
Excel que se maneja no es el más óptimo para que se lleve a cabo los
cálculos de rendimiento y avances en tiempo real.

Formulación del Problema de Dispomedios

Al ingresar a dicha compañía se evidencio que el sistema de control de

inventario es muy básico y no tiene mas módulos que permita un control de
inventario mas robusto.

Analizando la situación de la compañía la cual con este nuevo cliente se

evidencio un problema grave de administración de inventario, ya que no
tiene claridad de las existencias en físico y no se puede tener unificado la
información de ventas de las sucursales sino hasta el final del día.

Al hacer visitas en físico se detectó lo siguiente:

 De cada registro de inventario, había incongruencia de productos el

cual, había un faltante de 30% de dispositivos en general en cada
sede.
 En precios se evidencio que había productos donde se aplicaban un
descuento del 90% sobre el valor final, algo que no se tenía
autorizado, como había otros clientes donde había un cobro del
200% del valor de producto al público.
 De cada 10 registros de ventas de servicios virtuales, había 3
registros los cuales los empleados le generaban un cobro extra al
cliente solo por la implementación.
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 Se evidencio que los reportes venían alterados con datos irreales,

los cuales cada mes se evidenciaba y no había forma de hacer
validaciones sorpresa en sitio.

Ante ello el problema que tiene la compañía es que no tiene un sistema tipo
Cloud, en el cual se pueda registrar inventario y hacer el seguimiento de las
ventas físicas y digitales desde una plataforma en tiempo real.

Al efectuar una validación de los antecedentes de la compañía, veo que las

ventas generadas por redes sociales, en un Excel era la solución más optima
y económica del momento, ya que permitía que llevara un control de bodega
y despacho rápido; pero esto cambio cuando se montaron las sucursales
físicas, las cuales al estar en diferentes ubicaciones, el manejo de un archivo
no es lo más factible al mediano plazo, para llevar un inventario que permita
la administración de los productos y servicios de la compañía, desde
múltiples sucursales y también un gran volumen de movimiento de stock de
inventario no es lo más optimo con un Excel.
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Justificación
Al ver los antecedentes y al efectuar el respectivo análisis de que genera los
problemas de manejo de ítem y validación de crecimiento en la compañía se
hace visible que se requiere un sistema de inventario y venta más robusto y
accesible en la web; Ya que actualmente manejan un archivo de inventario
poco eficaz, que hace que se genere desorden en logísticas y ventas.

Por ello montar una plataforma de inventario y ventas es el camino más

adecuado sostenible en el mediano y largo plazo, que permite tener a
disposición los siguientes beneficios:

 Organización de inventario de todas las sucursales en un solo sitio.

 Un sistema unificado de control de ventas.
 Un modo de ver y generar reportes de ventas o existencias, que
permitan graficar y tener información útil para toma de decisiones.
 Un sistema accesible desde internet y de trabajo colaborativo.
 Un registro de venta por usuario, permitiendo que se mida las
ventas de los empleados en las diferentes sucursales.
 Inventario de productos Digitales con su registro de venta, los cuales
permite un control fácil de ventas y de orígenes de dichas ventas.
 Roles y permisos de acceso, así la información de existencias se
manejará por niveles de acceso, logrando asignar responsabilidades y
roles que no se sobre carguen entre sí.

Contando con un sistema que permita tener registro y control diario,

consultable desde cualquier parte del país, claro está con los accesos
autorizados a plataforma, se puede solucionar los problemas que se ha
tenido en los reportes y administración de ventas e inventario dentro de la
compañía.

Esto lograra que se pueda tener claridad de venta y si llegado al caso se

desee hacer una auditoria post venta se identifique las irregularidades que se
pudo presentar en el proceso de implementación o venta, para efectuar
llamados de atención y correctivos para garantizar el sano desarrollo de la
operación de la compañía.
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Objetivo General

Brindar una plataforma de inventarios tecnológica capaz de generar una

administración de los recursos y venta dentro de la compañía, que sirva para
impulsar el crecimiento de la compañía y mejorar el control logístico.

Objetivo Específicos

 Brindar una herramienta de registro y administración de inventario.

 Controlar el registro de ventas y seguimiento postventa de
la compañía.
 Generar reportes que permita medir y mejorar el control de
inventario dentro de la compañía.
 Prevenir Hurto y reportes irreales dentro del equipo de ventas de la
compañía.
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Marco Teórico sobre la necesidad de un sistema de

inventario Web de Dispomedia
Desde el inicio de las comunidades, se ha visto la necesidad de tener
administrados los recursos, por lo cual para dicha organización se llevaba la
información anotada, así podía saber que tenían en existencias los antiguos
mercaderes de la antigüedad.

Que es un Inventario

Se puede decir que un inventario es todo aquello que se refiere a las

existencias de un artículo o recurso que se usa en la organización, para
satisfacer alguna demanda futura. En manufactura los inventarios se conocen
como SKU (stockkeeing Units) y se mantiene en sitios de almacenamiento.
Las SKU

comúnmente consisten en:

• Materias Primas
• Productos en Proceso
• Productos Terminados
• Suministros

(J Parada - Ediciones Punto Cero. Caracas)

Esto ha permitido que los negocios puedan tener mas control sobre sus
bienes y servicios, teniendo métricas claras de crecimiento en el mercado
que cada vez es más competitivo.

Que es un sistema de inventario

Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que

supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los niveles que
debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y de que tamaño deben
hacerse.
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Una forma práctica de establecer un sistema de inventario es llevar la cuenta

de cada artículo que sale del almacén y colocar una orden por más
existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado.

Importancia de un sistema de Inventario

Tener un sistema de inventarios es importante ya que resulta físicamente

imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio
donde se necesita y cuando se necesita, aunque para un proveedor resulte
posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas
esto resultaría prohibido debido al costo involucrado. Otras de las razones
son que reduce el grado de incertidumbre de quedarse sin existencia, reduce
los costos de manejo de materiales y las compras masivas o al mayoreo.
(laveriano)

Controles de sistemas de inventarios

Las Compañías dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su

principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.

Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

 Inventario (inicial)
 Compras
 Devoluciones en compra
 Gastos de compras
 Ventas
 Devoluciones en ventas
 Mercancías en tránsito
 Mercancías en consignación
 Inventario (final)
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Llevando a cabo estos aspectos se tendría un sistema de inventario con

controles definidos con un estándar de crecimiento y sostenibilidad a largo
plazo sostenible.

Objetivos de un sistema de inventario

Existen varios objetivos en el control de inventarios. En ocasiones

tienen que hacerse ciertas concesiones al intentar alcanzar estos
objetivos, ya que el alcanzarlos todos a la vez no es posible.
Los objetivos del control de inventarios son:

 Minimizar la inversión en el inventario.

 Minimizar los costos de almacenamiento.
 Minimizar las perdidas por daños, obsolescencia y por artículos
perecederos.
 Mantener un inventario suficiente para que la producción
no carezca de materias primas, partes y suministros.
 Mantener un trasporte eficiente de los inventarios,
incluyendo las funciones de despacho y recibo.
 Mantener un sistema eficiente de información del inventario.
 Proporcionar informes sobre el valor del inventario a
contabilidad.
 Cooperar con compras de manera que se puedan lograr adquisiciones
económicas y eficientes.
 Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.

Con ello se abarcaría los conceptos necesarios, los cuales podemos definir
que un sistema de control de inventario, es la herramienta perfecta para que
un negocio pueda tener medición y oportunidad de crecimiento en el tiempo,
ya que en la actualidad tener la información organizada nos permite tomar
métricas de decisiones que afecta el rumbo de un negocio.
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Marco Metodológico sobre la necesidad de un

sistema de inventario Web de Dispomedia
Se llevo a cabo entrevista a los miembros de la compañía, sobre el
inventario, para poder tener métricas de que impacto tiene el no tener un
inventario más robusto que el actual, por lo cual se le efectuó dichas
encuestas a las 20 personas que conforman el área de despacho,
administración y bodega.

Las preguntas fueron relacionadas con las falencias del actual sistema de
inventario el cual se obtuvo la siguiente información:

 El 60 % de los encuestados, manifiestan que se genera muchos

retrasos con el sistema actual de inventario, ya que no permite
trabajar en simultaneo.
 El 90 % de los encuestados manifiesta que no se tiene en el actual
sistema, log de modificaciones, módulo de ruta, novedades de
productos entre muchos otros que hacen con otros archivos en Excel,
haciendo que en ocasiones los datos no sean consistentes.
 El 40% manifiesta que pierden la mayor parte del tiempo en intentar
ingresar datos al actual sistema, ya que el archivo de Excel se
bloquea.

También se efectuó preguntas sobre que debería mejorar el sistema de

inventario actual de la empresa, para que sea mas optimo y estos
resultados se obtuvo:

 El 70 % de las personas coincidieron, que seria genial que el

sistema sea Web o que se pueda acceder desde el navegador, ya
que podrían trabajar sin usar conexión remota a equipos dentro de
la compañía.
 El 50% de los encuestados, manifiestan que se debe restringir
acceso a ciertos campos, ya que actualmente si pasa un error, no
se sabe quien fue el responsable de las modificaciones erróneas.
 El 90% de los encuestados manifiestan que tener un inventario
amigable y de fácil uso, es vital para que la curva de aprendizaje
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sea corta, ya que el actual, por ser un Excel el manejo de tanta

hoja, hace que la curva de aprendizaje sea mas larga de lo
habitual.

Impacto del Proyecto

El Impacto del proyecto es amplio en la compañía de dispomedios, ya que es
un hecho que su principal problema es que no cuenta con un sistema de
inventario robusto que les permita desempeñar las funciones de la compañía
de manera óptima.

En la gestión de identificación de falencias se evidencio que el 30% del 10%

de productos en sede salen faltantes y que no hay control sobre descuentos y
otros aspectos dentro del negocio, algo que es grave y que repercute en
perdidas económica para dispomedios.

Ante ello con la información obtenida se pretende brindar una opción de

inventario que solucione los problemas reportados por los 20 empleados que
tienen manejo directo con el inventario actual, con el fin de tener un control
con una herramienta tecnológica sostenible en el largo plazo, que permita
que dispomedios pueda tener métricas de sus sedes y productos y servicios
en ingreso y egreso dentro de sus sucursales.

Esto genera que los registros de inventario y ventas sea mas controladas,
logrando así evaluar el desempeño de las áreas y salvaguardar los productos
y servicios de la compañía, la cual su enfoque está en la expansión y
crecimiento constante de sucursales de su negocio.

Resultados Esperados
Se espera con la información obtenida de las encuestas realizada al personal,
se implemente la creación o la obtención de un sistema de inventario que
supla las necesidades de los empleados de la compañía, esto se va a lograr
haciendo lo siguiente:
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 Revisar el actual sistema de inventario

 Hacer encuestas al personal de la compañía que tiene manejo directo
del inventario.
 Revisar y evaluar los resultados
 Hacer la planeación del sistema adecuado para la compañía (“sea
crear uno desde cero o comprar un sistema ya hecho”)
 Decidir qué opción tomar según el presupuesto.
 Llevar a cabo el desarrollo de la acción aprobada.
 Socializar el sistema y la inducción del caso.
 Uso del sistema y seguimiento de bug
 Finalización del proyecto.

Con ello se procede a dar como finalizado el proyecto, logrando brindar una
solución que satisface las necesidades del a compañía, y que le permitirá
tener un crecimiento exponencial en el tiempo, ya que le permitirá seguir
expandiéndose y tener un sistema de inventario robusta para la
administración de sus negocios.

Desarrollo del Proyecto

Efectuando el desarrollo de solución al proyecto se va a llevar a cabo el
siguiente cronograma el cual nos dará el tiempo y las pautas para llevar a
cabo la recolección de información, análisis y la toma de decisiones de la
mejor opción a tomar.
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Actividad Descripción Fecha Fecha Fin Estado

Inicio
Análisis del actual Se va a revisar que 15 abril 18 abril Culminado
sistema de sistema de
inventario inventario
manejan, para
poder estar
hablando bajo el
mismo contexto
con los empleados
de la compañía.
Encuestas basado Se va efectuar 20 abril 30 abril Culminado
en falencias y preguntas basado
oportunidades de en el análisis del
mejora del actual sistema de
sistema de inventario, para
inventario identificar los
puntos principales
de mejora que se
requiere tener
según el análisis
de información
efectuado.
Presentar las En esta parte está 1 mayo 10 mayo Culminado
Opciones de la opción de tener
solución un desarrollo
desde cero de la
plataforma de
inventario para la
compañía o
Comprar una
opción la cual se
adapta en su gran
mayoría para que
se pueda
implementar.
Desarrollo de la En este espacio se 11 mayo 15 mayo Culminado
solución eligió comprar un
sistema ya
construido, ya que
a nivel de costos es
mas viable de
llevar a cabo la
adquisición por
parte de la
compañía.
Socialización del Esto se efectúa con 16 mayo 20 mayo Culminado
sistema el personal en
mención, para que
puedan ver la
nueva plataforma y
como funciona,
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para que puedan

realizar su trabajo
sin mayor novedad
Uso del sistema en Ya con el sistema 20 de mayo 25 de mayo Culminado
producción socializado, se
procede a efectuar
el uso diario, esto
con la información
actual ya cargada a
la plataforma, por
lo cual se tendrá en
pruebas, para ver
que novedades
ocurren, para darle
pronta solución.
Finalización de Ya con el personal 26 de mayo 27 de mayo Culminado
proyecto trabajando con el
sistema que suple
las necesidades del
a compañía, se
procede a hacer la
entrega final el
cual son los
instructivos, los
roles y el numero
del proveedor en
caso de un soporte

Con ello se daría ya culminación a la solución para la empresa dispomedios,

por lo cual el presupuesto que destino para el sistema de inventario Web fue
de 8 millones, el cual el sistema preconstruido costo 5 millones y el saldo
restante fue el valor cobrado por el proveedor por la adecuación del sistema
a los módulos requerido por la compañía junto con el cargue de la
información del antiguo sistema de inventario.
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Bibliografía
KAMLESH MATHUR Y DANIEL SOLOW
Investigación de Operaciones E l arte de la toma de decisiones
1996 Prentice – Hall Hispanoamérica S.A.

CHARLES A. GALLAGHER Y HUGH J. WATSON

Métodos Cuantitativos para la Toma de Decisiones en Administración
1982 McGraw – Hill Interamericana de México S.A.

EVERETT E. ADAMS Y RONALD J. EBERT

Administración de la Producción y de las Operaciones
1991 Prentice – Hall Hispanoamérica S.A.

JEFREY H. MOORE Y LARRY R. WEATHER FORD

Investigación de Operaciones en las Ciencias Administrativas
2000 Prentice - Hall Hispanoamericana S.A. Mexico

LUIS RUIZ MAYA PEREZ Y JAVIER MARTIN PLIEGO

Inferencia Estadística
1995 Editorial A.C. Madrid