UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA

CEI: Central
Nombre de la Carrera: LITAR
Curso: APACE
Horario: Distancia
Tutor: Licda. Andrea Morales

ENTREGABLE (TAREA NO.1)

Evelyn Marleny Jimenez Dimatteo

12002347

Guatemala, 27 de enero 2024

ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 1)
Pasos a seguir
Síntomas
Explicar que es el problema
Explicar porque es un problema y dar una
razón de su importancia
Descripción
● Aumento de costos.
● Duplicidad de órdenes de producción.
● Descontrol en inventarios.
● Maquinaria en mal estado.
● Conflictos laborales.
● El desperdicio en el área de producción, por falta
de procesos automatizados.
● Falta de mantenimiento en maquinarias.
● Falta de capacitación y onboarding al personal
nuevo.
● Planes de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
y de Salud y Seguridad Ocupacional (SSO).
La automatización de procesos administrativos, planes
de prevención, capacitaciones constantes y
mantenimientos a maquinarias es clave para un proceso
de producción eficiente. La capacidad de producción de
H&A es una oportunidad para lograr los objetivos y
reducción de costos, sin un sistema automatizado y
procesos establecidos no lograremos obtener el control
de producción deseado. La falta de capacitación al
personal conlleva grandes problemas, balance negativo
y falta de productividad, por ese motivo es imprescindible
llevar un proceso de onboarding y capacitación
constante y ayuda al clima organizacional de la empresa
para evitar conflictos internos. Un clima organizacional
saludable ayuda a una comunicación efectiva, trabajo en
equipo y respeto a la jerarquía de puestos. Un plan de
mantenimiento a la maquinaria es capaz de estabilizar la
productividad, los mantenimientos preventivos ayudan a
prevenir errores y corregir problemas menores que
pueden repercutir en alta demanda.
Explicar qué han hecho otros al respecto de
este problema
Cómo podrían atacarlo (Inicialmente)
Determinar importancia del problema
Definir consecuencias de la resolución del
problema
Determinar las consecuencias de la NO
ACCIÓN
Determinar de antemano las dificultades
que pueden presentarse y cómo sugiere
que se resuelvan
● Analizar el organigrama actual para reestructurar
los departamentos.
● Investigar sistemas costos de producción.
● Elaborar planes de mantenimientos preventivos.
● Elaborar procesos de salud y seguridad
ocupacional.
● Elaborar plan de capacitación constante a
personal nuevo y antiguo.
● Reestructuración de puestos.
● Implementación de gestión de inventarios.
● Crear un sistema de contabilidad de costos por
órdenes de producción.
● Implementar procesos y lineamientos en el
departamento de producción.
● Considerar un plan de incentivo por la cantidad
de piezas producidas.
El objetivo principal es obtener datos precisos y al día.
Con un control riguroso podemos evitar escasez y exceso
de productos. Establecer un programa de seguimiento
regular permitirá tener una visión clara de existencias y
ayudará a la toma de decisiones.
● Se obtiene un mejor control en inventarios para
velar por los costos de producción.
● Al reestructurar se obtendrá un mejor
rendimiento y respeto a la jerarquía.
● Con un plan de mantenimiento se evitan los
tiempos muertos por fallas en maquinarias.
● Se evitan accidentes de trabajo con un plan de
SSO.
● Descontrol en inventarios.
● Entregas atrasadas.
● No hay previsión de demanda.
● Tiempos no productivos.
• Resistencia a la implementación de programas y
equipos.
• Capacitación al personal interno
ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 2)

Sección 2.1 (Análisis situacional FODA y estrategias fodales)

Factores internos Factores externos

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

1. Amplia cartera 1. Sistemas 1. Aceptación de 1. Servicio al cliente

de clientes obsoletos productos nuevos. de calidad por la
competencia.

2. Maquinaria 2. Falta de controles 2. Normas fiscales

sofisticada y procedimientos 2. Inversión extranjera. internacionales.
administrativos

3. Productos de 3. Organigrama mal 3. Materias primas a 3. Globalización, y

buena calidad y estructurado precios bajos. competencia
exportación extranjera.

4. Variedad de 3. Falta de 4. Apertura de 4. Actualizaciones en

telas y infraestructura sucursales en el sistemas de
productos extranjero. software.

5. Capacidad de 4. Mal servicio al 5. Productos 5. Crisis económica

producción cliente innovadores actual.
 Sección 2.2 (Matriz FODA)

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Amplia cartera de clientes 1. Sistemas obsoletos

FACTORES INTERNOS 2. Maquinaria sofisticada
3. Productos de buena
calidad y exportación.
4. Variedad de telas y
productos.
FACTORES EXTERNOS 5. Capacidad de producción.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO (MAXI-MAXI)
2. Organigrama mal
estructurado
3. Falta de controles y
procedimientos
administrativos
4. Falta de infraestructura
5. Mal servicio al cliente
6. Errores en entregas de
productos.
ESTRATEGIAS DO (MAXI-MAXI)

1. Aceptación de 1. Creación de líneas de 1. Implementación de

productos nuevos. producto. software para SAC,
2. Inversión extranjera. 2. Alianzas estratégicas con facturación e inventarios.
3. Materias primas a MYPINES 2. Capacitación al personal
precios bajos. 3. para todo el equipo (RH) sobre la línea de
4. Apertura de 4. Lanzamiento de productos negocios y SAC.
sucursales en el innovadores. 3. Restructura en los
extranjero. departamentos
5. Productos existentes.
innovadores

AMENAZAS ESTRATEGIAS FA (MAXI-MINI) ESTRATEGIAS DA (MINI-MINI)

1. Servicio al cliente de 1. Obtener certificaciones 1. Capacitación al personal

calidad por la ambientales y sociales. de sistemas de software
competencia. 2. Crear programas de para el uso correcto de la
2. Normas fiscales fidelización de clientes. plataforma.
internacionales. 2. Mejorar la cultura
3. Globalización, y organizacional.
competencia
extranjera.
4. Actualizaciones en
sistemas de software.
5. Crisis económica
actual.
Sección 2.2 (Análisis del organigrama actual y mejoras propuestas)

1. ¿Qué departamentos o áreas funcionales se muestran en el organigrama? Identifique los

diferentes departamentos, divisiones o unidades que aparecen en el organigrama y cómo
están estructurados.

Por su presentación: Vertical, la jerarquía se

presenta de mayor a menor grado.

Por su contenido: Funcional, detallan en ella

funciones de las unidades.

Por su alcance: Especifico, ya que muestra

información parcial de la estructura.

2. ¿Cuál es la jerarquía de la empresa? Observe la cadena de mando en el organigrama y

determine cada uno de los niveles que están en la estructura jerárquica.

Representa la estructura de arriba hacia abajo, el

CEO está en la parte superior y subordina el resto
de las áreas. Es una estructura algo más rígida en
cuanto a autoridad y responsabilidad.

El asesor contable es una unidad externa que

trabaja de forma independiente de la empresa.
Los departamentos están estructurados por secciones del cual se propone un departamento
de despachos y empaques para llevar un mejor control de inventarios y mejor servicio al
cliente.

3. ¿Qué roles y responsabilidades se asignan al departamento en donde se identificó el

problema y qué cambios considera importantes?

Propuesta: Organigrama funcional

El departamento de almacén juega un papel crucial en el buen funcionamiento de una

empresa. Además de las funciones mencionadas, este departamento también se encarga de
garantizar la organización y el orden de los productos, así como de supervisar la seguridad y la
limpieza del almacén. Asimismo, es responsable de coordinar con otros departamentos para
asegurar la correcta distribución de la mercancía y de mantener registros precisos de todas
las operaciones realizadas. En resumen, el departamento de almacén es fundamental para
garantizar la eficiencia y el éxito de la cadena de suministro de una empresa.

Funciones específicas:

• Realizar los pedidos semanales, especiales y posibles cambios de pedidos.

• Revisa la orden de despacho generada por el departamento de ventas.
• Verifica el despacho de la mercadería y registra la salida.
• Reportar el abastecimiento de producto a las líneas de empaque.
• Solicitar materiales de empaque en tiempo y forma.
ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 3)

Se crea proceso para el departamento de Despachos y Empaques, en el cual se tendrá un

control, registro y validación de los despachos, para estos ser empaquetados.

Se propone lo siguiente: El asistente del departamento de despachos y empaques verifica en

el sistema la recepción de las órdenes de despacho pendientes; solicita al responsable del
almacén la mercancía requerida en la orden de despacho. A continuación, el responsable del
almacén entrega la mercancía al asistente del departamento de despachos y proporciona una
copia de la orden de despacho al encargado del inventario para su registro y control.
Posteriormente, el asistente del departamento de despachos y empaques actualiza en el
subsistema que la orden de despacho ha sido completada y asigna la mercancía al
responsable del control y registro. Este último recibe la mercancía física y verifica en el sistema
la orden de despacho asignada, asegurándose de que coincida con la mercancía física
recibida antes de actualizar la orden de despacho en el sistema. Luego, asigna la orden al
encargado del empaque, quien verifica la orden y la mercancía física, procediendo al
empaque. Tras empaquetar la mercancía, asigna una boleta de envío con los detalles de la
orden de despacho y registra en el sistema la finalización del proceso de empaque y envío,
incluyendo los datos de la boleta de envío.

ACTORES
• Auxiliares de Departamento de Empaque y Despacho
• Encargado de Sección de Almacén
• Encargado de Sección de Inventarios
• Encargado de Sección de Registros

IDENTIFICAR LOS CASOS DE USO

• Verificar ingreso de orden de despacho
• Verificar existencias físicas en almacén
• Verificar existencia en inventarios
• Empaque y envío de la mercadería

FORMAS DE INTERACTUAR CON EL

USUARIO
Auxiliar del Departamento
de Despacho y Empaque
Encargado de Sección
Almacén
ROL
Verifica orden de despacho
Verifica existencias físicas
en Almacén
SISTEMA
1. Revisa las OC en el sistema.
2. Envía la solicitud a la sección
de Almacén para validación.
1. Recibe solicitud de OC.
2. Valida existencias de
producto en físico.
3. Asigna OC al encargado de
inventarios para
actualización en el sistema.
Encargado de Sección de Verifica existencias en 1. Recibe solicitud de OC.
Inventarios sistema y genera 2. Revisa existencia en sistema
autorización y actualiza la información.
Encargo de Sección y Revisa orden que coincida 1. Autoriza la OC en el sistema
Registros con la entrega
Encargado del Empaca producto y envía 2. Recibe asignación de OC.
Departamento de 3. Realiza la solicitud de envió.
Despacho y Empaque