UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: superación galileo

Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas

Curso: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

Entregable 1: tarea de casos de estudio parte 1 a la 3.

Jonatan Cristian Alejandro zapeta gomez

Carné16006625
 Tabla de contenido
UNIVERSIDAD GALILEO IDEA......................................................................................................................................................1
Entregable 1: tarea de casos de estudio parte 1 a la 3..............................................................................................................1
ENTREGABLE 1 (TAREA No1)..........................................................................................................................................................3
ENTREGABLE 1 (TAREA No 2).........................................................................................................................................................4
MATRIZ FODA TEXTILES “H&A”......................................................................................................................................................5
Tipo de Estrategias Generadas:.................................................................................................................................................5
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL “DIAGRAMA TEXTILES H&A”..................................................................................................6
d) Clasificación del organigrama por su alcance:.......................................................................................................................7
Clasificación del organigrama por su contenido:.......................................................................................................................7
Clasificación del organigrama por su presentación:...................................................................................................................7
Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta..............................................................................7
ENTREGABLE 1 (TAREA No3)..........................................................................................................................................................8
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO).................................................................................................8
Análisis de la solución Propuesta:..................................................................................................................................................8
2.1 Identifique los actores:..................................................................................................................................................8
2.2 Identifique los casos de usos:.........................................................................................................................................8
3) Y 4) Identificar las relaciones entre ellos y construir un diagrama de casos de uso,..............................................................9
 ENTREGABLE 1 (TAREA No1)
Determinación y selección del Problema Administrativo Textiles “H&A”
Pasos a seguir para seleccionar un problema.
Síntomas del problema
Explicar qué es el problema.
Explicar por qué es un problema y dar una razón de
su importancia.
Explicar que ha hecho por resolver el problema.
Cómo podrían atacarlo
Determinar la importancia del problema.
Consecuencias de resolver el problema.
Determinar las consecuencias de la no acción
Determinar de antemano las dificultades que pueden
presentarse y cómo sugiere que se resuelvan
Descripción
Por medio de reportes de costos de producción se ha
determinado que existe un excesivo consumo y desperdicio de
materia prima en el área de producción esto ha elevado los
excedentes en gastos operativos ya que no solo se desperdicia
la materia prima si no también tiempo por desconocer los
procesos de producción y no tener un control de los recursos
(inventarios
de materia prima).
Desperdicio de materia prima por falta de inventario, descontrol
y desconocimiento de proceso de producción.
Es un problema muy grande ya que no se cuenta con un
inventario de materia prima y esto provoca el descontrol y
desperdicio de la misma adicional el recurso humano no tiene
conocimiento de cuanta materia prima se utiliza para cada
producto y esto conlleva a que los gastos operativos sean
mayores y puede afectar el rendimiento financiero de la
empresa.
Se ha dado manuales a los empleados con el proceso de
producción más sin embargo al ser tediosos ellos no siguen
dichos procesos y prefieren realizar varias veces el proceso
hasta que este finalice correctamente y es así como se
desperdicia la
materia prima.
Automatizar el proceso por medio de equipo el cual indique la
cantidad de materia prima que debe ingresarse para cada
producto y de la mano crear un control de inventarios tanto de
materia prima como de productos en proceso y terminados
para que diariamente se realice conteo de los materiales y así
tener
mejores controles.
Es muy importante ya que mejorando en este proceso seriamos
más eficientes, no se redundaría y a la vez seriamos más
productivos y obtendríamos beneficios en todos los
departamentos de la empresa los cuales tienen que estar
comprometidos en realizar los procesos correctos.
Mejor control en el inventario mayor rentabilidad y una mejor
satisfacción de los clientes al tener a tiempo los productos y en
el caso de los empleados seria menos tedioso el proceso de
producción y el manejo de los inventarios.
Perdidas de materia Prima descontrol en el manejo de
inventarios y proceso tardados por lo que podemos llegar a
perder a clientes por impuntualidad en la disponibilidad de
productos.
La falta de capacidad de los empleados para manejar el sistema
de inventarios y el sistema de proceso de producción una
medida que se puede hacer es la capacitación constante al
personal y el
seguimiento continuo para la mejora de la organización.
 ENTREGABLE 1 (TAREA No 2)
Análisis situacional FODA y Estructura Organizacional.

FACTORES POSITIVOS FACTORES NEGATIVOS

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
1. Eficiencia y calidad en 1. Opciones de 1. Procedimientos Lentos 1. Inestabilidad
la elaboración de crecimiento ya que se los cuales radican en la económica global
Producto. tiene acaparado el pérdida de tiempo y
49% del mercado. descontrol de los
mismos.
2. Amplia Gama de 2. Crecimiento en el 2. Excesivo consumo y 2. Inseguridad en el
Productos mercado extranjero ya desperdicio de Materia área Local,
que se exporta el Prima, desconocimiento delincuencia elevada
producto a un mejor del proceso de en áreas como la
precio. producción. ciudad capital.
3. Contrato con 3.Demanda 3. Mala restructuración 3. Impuestos y
Proveedores de materia Institucional se cuenta Jerárquica no se siguen aranceles con un
prima Importada de con clientes lineamientos ya que los aumento constante
buena Calidad y bajo individuales y empleados no saben en el territorio
precio. corporativos en el país, quiénes son sus jefes nacional.
siendo este el mercado
mayor consumidor del
producto.
4. Baja Competencia en 4. Segmentos de 4. Manual de 4. Mejor atención a
el mercado Textilero. Mercado Nacional en contingencia los clientes por parte
donde la competencia desactualizado no se de la competencia.
no ha llegado y se cuenta con equipo ni
puede incursionar con mecanismo de controles
un nuevo producto. de seguridad
ocupacional.

5. Se cuenta con 5. Apertura de nuevas 5. No se capacita al 5. Competencia de

maquinaria eficiente y sucursales personal. empresas grandes en
sofisticada. el extranjero
6. Relaciones con 6. Sistema Operativo
clientes extranjeros Obsoleto.
para la expansión de
nuevos productos.
7. Capacidad Financiera 7. No se cuenta con un
sistema de Inventarios.
8. Se cuenta con 8. Duplicidad de Ordenes
suficiente recurso
humano
 MATRIZ FODA TEXTILES “H&A”
FORTALEZAS
1. Eficiencia y calidad en la
FACTORES elaboración de Producto.
INTERNOS 2. Amplia Gama de Productos
3. Se cuenta con
FACTORES maquinaria eficiente y
EXTERNOS sofisticada.
4. Capacidad Financiera.
5. Relaciones con clientes
extranjeros para la expansión de
nuevos productos.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO) Maxi-Maxi
1. Crecimiento en el mercado extranjero En base a nuestra eficiencia y
ya que se exporta el producto a un mejor calidad de nuestros productos y al
precio. crecimiento en el mercado
2. Apertura de nuevas sucursales extranjero crear un nuevo
producto exportarlo y de la mano
de publicidad acaparar mayor
segmento del mercado extranjero
AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) Maxi-Mini
1. Mejor atención a los clientes por parte Mejorar en el servicio y
de la competencia. contrarrestar a la competencia
2. Competencia de empresas grandes en extranjera incursionando en
el extranjero. mercados grandes como en la
3. Inestabilidad económica global elaboración de uniformes para
empresas e instituciones
educativas.
Tipo de Estrategias Generadas:
ESTRATEGIA FO: Concentración
ESTRATEGIA DO: Atrincheramiento
ESTRATEGIA FA: Intensiva
ESTRATEGIA DA: Integración Vertical
DEBILIDADES
1. Mala restructuración Jerárquica
no se siguen lineamientos ya que
los empleados no saben quiénes
son sus jefes.
2. Excesivo consumo y desperdicio
de Materia Prima, desconocimiento
del proceso de producción.
3. No se cuenta con un sistema de
Inventarios
ESTRATEGIAS (DO) Mini-Maxi
Con la apertura de nuevas
Sucursales y la contratación de
nuevo persona capacitarlo al igual
que a los ya existentes para que
conozcan los procedimientos para
que ya no redunden y haya perdida
de tiempo y desperdicios de
recursos.
ESTRATEGIAS (DA) Mini-Mini
Ya que se cuenta con capacidad
financiera crear un sistema de
inventarios de mercadería y
materia prima para un mejor
control, crear un sistema
automatizado para el ara de
producción evitando desperdicio de
materia prima y duplicidad de
órdenes y de esta manera generar
una mayor rentabilidad.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL “DIAGRAMA TEXTILES H&A”
Área donde
se encontró
el problema GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DE GERENCIA
GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA
PRODUCCIÓN INFORMATICA
RECURSO VENTAS FINANCIERA
HUMANO

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO TECNICOS IDT

CONTABILIDAD
DE COMPRAS DE DE LOGISTCA DE DE CAPACITACIÓN DE VENTAS
MANUFACTURA RECLUTAMIENTO

SECCIÓN DE SELECCION DE
SECCIÓN DE SECCIÓN SECCIÓN DE SECCIÓN DE
PRODUCTOS EN PERSONAL
COMPRAS ALMACEN ORIENTACIÓN FACTURACIÓN
PROCESO

SECCIÓN DE PERFECCIÓN DE
SECCIÓN DE PILOTOS
PRODUCTOS PERSONAL
INVETARIOS
TERMINADOS
d) Clasificación del organigrama por su alcance:
El organigrama es de Ámbito Gerencial ya que muestra información representativa hasta un
determinado nivel jerárquico.

Clasificación del organigrama por su contenido:

Organigrama Integral ya que se representa todas las unidades administrativas y sus relaciones de
jerarquía o dependencia.

Clasificación del organigrama por su presentación:

Organigrama Vertical ya que despliega el nivel jerárquico de arriba hacia abajo en el orden de Alta
Gerencia, Gerencia Media y Baja Gerencia

Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta

Departamentalización: con respecto al organigrama anterior que tenía la empresa se podía observar
que en cierto grado la empresa no estaba agrupada por gerencias, por lo que se colocó por gerencias
por el tamaño de le empresa se vio factible de esta forma se eliminara el desconocimiento de los
empleados de quien es su jefe inmediato, se crearon dos gerencias más la gerencia Financiera, para una
empresa de este tamaño no basta con un staff o con una autoridad funcional en esta área se ve factible
la implementación de esta gerencia conjunto con su departamento de contabilidad para tener mejor
controles con el área financiera, adicional se crea la gerencia de informática la cual apoyara para la
implementación del nuevo sistema para mejorar el proceso de producción y la implementación del
nuevo inventario sistematizado.

Jerarquización: se estableció los niveles jerárquicos de arriba hacia abajo planteando una autoridad en
la que los mandos operarios y los mandos medios dependen y le reportan al nivel estratégico quien es el
encargado de delegar dicha autoridad.

El sistema que se implementara será el sistema de procedimiento de transacciones, este ayudara a la

administración de rutinas como ventas planillas y más específico al control de inventarios y
procedimiento de producción esto elevara un porcentaje considerable a la producción y eliminara el
desperdicio de materia prima.
 ENTREGABLE 1 (TAREA No3)
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)
Análisis de la solución Propuesta:
Se crea un Sistema de información en donde se desea llevar el control del proceso de producción y a la
vez el control de inventario de materia prima e inventario de productos en proceso y productos
terminados, esto será basado en los pedidos de producción solicitados, el sistema emite orden de
fabricación de producto solicitado el cual a la vez es administrado por el Encargado de Producción el cual
revisa la orden y solicita requerimiento de materia prima la cantidad de materia prima la expresa la
orden de solicitud según el número de orden esto es posible ya que el sistema tiene registro de
solicitudes anteriores y compara la cantidad de materia prima utilizada, el sistema rebaja la cantidad de
materia prima a utilizar y actualiza el inventario, luego la materia prima es recibida por el operador de
producción quien ejecuta el proceso de fabricación tanto físicamente como en el sistema y este ultimo
actualiza el inventario de productos en proceso e inventario de productos terminados según sea el caso,
por medio de este sistema se evitara duplicidad de pedidos y desperdicio de materia prima adicional los
empleados conocerán el proceso de fabricación ya que estará en la política de la empresa en su
Normativa interna.

2.1 Identifique los actores:

a) Encargado de Producción.
b) Operador de producción.
c) Sistema de Proceso e inventarios.

2.2 Identifique los casos de usos:

a) El sistema Emite orden de fabricación de producto solicitado al área de producción
b) Revisa ordenen y solicita requisición de materia prima, cantidad dada por el sistema de proceso según
Numero de Orden.
c) Emite requisición y entrega de Materia Prima Actualiza el inventario (debita del inventario actual)
d) Ejecuta proceso de fabricación
e) Actualiza inventario de productos en proceso e inventario de productos terminados (acredita a dichos
inventarios según su porcentaje de terminación ya sea en proceso o terminados)
3) Y 4) Identificar las relaciones entre ellos y construir un diagrama de casos de
uso,
5) Documentación caso de uso:

Caso de Uso: Control del Proceso de Producción e Inventarios

Actores: Encargado de Producción.
Operador de producción.
Sistema de Proceso e inventarios.

Descripción: El Sistema lleva a cabo el control del proceso de producción y a la vez el

control de inventario de materia prima e inventario de productos en
proceso y productos terminados, esto será basado en los pedidos de
producción solicitados, el sistema emite orden de fabricación de
producto solicitado el cual a la vez es administrado por el Encargado de
Producción el cual revisa la orden y solicita requerimiento de materia
prima la cantidad de materia prima la expresa la orden de solicitud
según el número de orden esto es posible ya que el sistema tiene
registro de solicitudes anteriores y compara la cantidad de materia
prima utilizada, el sistema rebaja la cantidad de materia prima a utilizar
y actualiza el inventario, luego la materia prima es recibida por el
operador de producción quien ejecuta el proceso de fabricación tanto
físicamente como en el sistema y este último actualiza el inventario de
productos en proceso e inventario de productos terminados según sea
el caso, por medio de este sistema se evitara duplicidad de pedidos y
desperdicio de materia prima adicional los empleados conocerán el
proceso de fabricación ya que estará en la política de la empresa en su
Normativa interna.

Precondiciones: Debe existir una orden generada por el sistema la cual será solicitada
por el departamento de pedidos, bodega o ventas, verificar que exista
materia prima para la producción de las órdenes.
Postcondiciones: Se mantendrá un constante monitoreo del proceso por medio de
reportes y conteos físicos de los productos terminados, los cuales serán
trasladados al almacén para posteriormente ser entregados a los
clientes o exportados.
No se realizará ningún proceso sin que este sea ingresado al sistema a
excepción de los casos en los que no se cuenta con los recursos como
por ejemplo falta de energía eléctrica en la planta, la orden será
ingresado manualmente y luego remitido al sistema.