REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO CARLOS SOUBLETTE
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
FUDAMENTOS DE ADMINISTRACION

La Empresa Vista Como un Sistema

Profesor Participante:
José Hidalgo Margareth Moreno
V-24.924.359

Maracay, 2021
 INTRODUCCION

Todos entendemos perfectamente qué es una empresa. Lo que hacen y para qué se crean las
empresas. La administración de empresas es abundante en definir y describir cosas como
organización, organigramas, funciones, recursos y otros temas más. Un poco menos
divulgado es el concepto de que una empresa es un sistema.

Es reconocido en el ambiente profesional más analítico y científico que considera a la

empresa como un sistema. Es un mejor método de comprender cómo funciona y cómo se
obtienen los resultados que está produciendo.  Pero, mejor aún, puede inferirse cómo puede
ser gestionada para mejorar sus habilidades y que estas le permitan mejores desempeños.

Una empresa es vista como un sistema debido a que esta se maneja bajo el cuidado de
muchas pequeñas piezas fundamentales que en conjunto hacen de ella un sistema, todo
sistema necesita de piezas que en conjunto lo hacen llegar al proceso que debe o a ejecutar
la labor por la cual esta, debido a esto podemos decir que las empresas son un sistema que
depende de elementos que en conjunto la llevan a tener los mejores resultados posibles.
Exprese con sus propias palabras el concepto de sistemas y enumere y explique todos sus
elementos:

Un sistema se puede definir como varios elementos o la suma de estos que en conjunto
logran contribuir a la realización y mejora de un resultado determinado, se puede decir que
en conjunto facilitan el poder realizar una acción planteada mejorando así su resultado.

Los elementos que componen un sistema son:

1. La entrada: son los elementos de que el sistema puede disponer para su propio
provecho.
2. La salida: son los objetivos resueltos del sistema; lo que éste se propone, ya
conseguido.
3. El proceso: lo forman las «partes» del sistema, los «actos específicos». Para
determinarlos es necesario precisar las misiones, tareas y actividades que el sistema
debe realizar para lograr el producto deseado. Son misiones los «elementos
principales» que se deben realizar para lograr los resultados del sistema.
Son funciones los «elementos» que deben hacerse para realizar cada una de las
misiones. Son tareas las «actividades» que deben hacerse para realizar cada una de
las funciones.
4. El ambiente: comprende todo aquello que, estando «fuera» del control del sistema,
determina cómo opera el mismo. Integra las cosas que son constantes o dadas; el
sistema no puede hacer nada con respecto a sus características o su comportamiento.
5. La retroalimentación: (feed-back) abarca la información que se brinda a partir del
desempeño del producto, la cual permite cuando hacia ocurrido una desviación del
plan, determinar por qué se produjo y los ajustes que sería recomendable hacer.

Enumere y Explique los tipos de sistemas existentes en las empresas Modernas:

1. Sistemas de procesamiento de transacciones: Los sistemas de procesamiento de

transacciones (TPS por sus siglas en inglés) son los sistemas empresariales básicos
que sirven al nivel operacional de la organización.
Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que
realiza y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el
funcionamiento de la empresa. Se encuentran en el nivel más bajo de la jerarquía
organizacional y soportan las actividades cotidianas del negocio.

2. Sistemas de control de procesos de negocio: Los sistemas de control de procesos de

negocio (BPM por sus siglas en inglés) monitorizan y controlan los procesos
industriales o físicos, como puede ser la refinación de petróleo, generación de
energía o los sistemas de producción de acero en una planta siderúrgica.
3. Sistemas de colaboración empresarial: Los sistemas de colaboración empresarial
(ERP por sus siglas en inglés) son uno de los tipos de sistemas de información más
utilizados. Ayudan a los directivos de una empresa a controlar el flujo de
información en sus organizaciones. Se trata de uno de los tipos de sistemas de
información que no son específicos de un nivel concreto en la organización, sino
que proporcionan un soporte importante para una amplia gama de usuarios. Estos
sistemas de información están diseñados para soportar tareas de oficina como
sistemas multimedia, correos electrónicos, videoconferencias y transferencias de
archivos. 

4. Sistemas de Información de Gestión: Los sistemas de información de gestión (MIS

por sus siglas en inglés) son un tipo de sistemas de información que recopilan y
procesan información de diferentes fuentes para ayudar en la toma de decisiones en
lo referente a la gestión de la organización; proporcionan información en forma
de informes y estadísticas. Los sistemas de información de gestión utilizan los datos
recogidos por el TPS para proporcionar a los supervisores los informes de control
necesarios. Los sistemas de información de gestión son los tipos de sistemas de
información que toman los datos internos del sistema y los resumen en formatos
útiles como informes de gestión para utilizarlos como apoyo a las actividades de
gestión y la toma de decisiones. 

5. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: Un sistema de apoyo a la toma de

decisiones o de soporte a la decisión (DSS por sus siglas en inglés) es un sistema
basado en ordenadores destinado a ser utilizado por un gerente particular o por un
grupo de gerentes a cualquier nivel organizacional para tomar una decisión en el
proceso de resolver una problemática semiestructurada. Los sistemas de apoyo a la
toma de decisiones son un tipo de sistema computarizado de información
organizacional que ayuda al gerente en la toma de decisiones cuando necesita
modelar, formular, calcular, comparar, seleccionar la mejor opción o predecir los
escenarios.

6. Sistemas de Información Ejecutiva: Los sistemas de información ejecutiva (EIS por

sus siglas en inglés) proporcionan un acceso rápido a la información interna y
externa, presentada a menudo en formato gráfico, pero con la capacidad de
presentar datos básicos más detallados si es necesario. Los sistemas información
ejecutiva proporcionan información crítica de una amplia variedad de fuentes
internas y externas en formatos fáciles de usar para ejecutivos y gerentes.
Enumere y Explique las Técnicas de Análisis de Sistemas:

1. Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de la empresa: Identificar el

tipo de decisiones que emanan de los mismos, las características de esas decisiones,
las condiciones en que se desarrollan; las características de los decididores. Las
decisiones más frecuentes se relacionan con la planificación genera, la formulación
de políticas, los objetivos de producción, la delegación de autoridad, la división y
coordinación del trabajo, la disponibilidad de recursos físicos, humanos y
financieros, etcétera.
2. Detectar los requerimientos de información de esos centros decisorios: Para que
éstos, apoyados en esa información sistematizada, puedan cumplir eficientemente
sus objetivos.
3. Diseñar el sistema que satisfaga las necesidades mencionadas anteriormente
aplicando la metodología y técnica más utilizada: Si bien esta es una actividad
específica de los especialistas en sistema, no debe desarrollarse en forma aislada, sin
considerar las opiniones e ideas de los funcionarios de línea afectados, pues su
colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde el punto de vista de los
resultados. La actividad de diseño podrá consistir en:
 La creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas por el
sistema vigente (revisión de sistemas)
 Formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como
consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa
(planificación de procedimientos)
 Poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología informática) las
instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia)
 Establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes (control
de registros , informes y formularios
4. Programar la implementación: Para evitar inconvenientes en los momentos en que
se esperan resultados, será necesario que todos quienes participen operativamente
en el nuevo sistema conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No
deben tener dudas respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar.
Para ello será necesario:
 Contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los
procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de
Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema;
  Contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan de
entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar;
 Coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y
cronograma de actividades.

5. Verificar: Mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado

respecto de las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en
operar el sistema –antes de la implementación- con un volumen reducido de la
información y controlar los resultados. En esta actividad deberán también participar
los funcionarios del sector afectado.
6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también
oportunidades) diarios de la empresa: Efectuar el seguimiento necesario para
verificar si los sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los
requerimientos de la organización. Con el transcurso del tiempo nuevas condiciones
y nuevos factores producen deterioros en los sistemas y obligan a una continua
vigilancia y observación de distorsiones para proceder a su corrección.

Enumere y explique las fases de estudio organizativo:

1. Definir los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la

estructura organizacional y los objetivos.
2. Elaborar un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los
objetivos. 
3. Definir cuál de estas actividades se subcontratara y cuales se harán de manera
directa.
4. Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades
relacionadas o afines en subsistemas.
5. Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
6. Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema.
7. Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo
8. Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de
trabajo.

Explique con sus propias palabras la importancia y al menos cuatro métodos de

simplificación del trabajo administrativo:

Su importancia es fundamental para la disminución del esfuerzo y del trabajo a la hora de la

realización de alguna tarea o actividad dentro de una organización, a través de la
elaboración de planes que facilitan, disminuyen y reducen el esfuerzo y a su vez ahorrar
tiempo que puede ser utilizado en otra actividad.

Entre sus métodos están:

La Medición del Trabajo: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está
realizando. Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la
diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta
cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su
realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y
eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando
dónde hay desigualdad de responsabilidades. La medición del trabajo administrativo ayuda
a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio
necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o
cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de Distribución del Trabajo: El principio básico de una buena administración es el

mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas
debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que
existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de
las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo. Este
cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina
determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación
del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán
estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa. Este cuadro de
distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan
las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una
redistribución más eficaz del trabajo.

Estudio de Tiempos y Movimientos: Para realizar una adecuada medición del trabajo, es
necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus
actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se
realicen dentro del área. La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el
tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar
bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando. Se basa en los
principios del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la
distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las
herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible. 

Diagrama de Recorrido: El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la

distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de
la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte
innecesarias y el análisis del traslado del personal, materiales, productos y papelería en
general dentro de las áreas integrales de la organización. Elaborar el diagrama de recorrido
ayuda a visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir
eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de producción o empresa en general.

Diagrama de Gantt: Es un método de planeación y programación, se le denomina también

gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades
que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las
columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades. Para
cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha
de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalización,
de manera que la longitud del trazo representa su duración. Establece el orden de la
ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas,
además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

Explique con sus propias palabras en que consisten los procedimientos administrativos de
las empresas y enumere y explique el contenido de al menos tres de los más usuales de
ellos utilizados en las empresas modernas:

Los procesos administrativos ayudan a las empresas a detectar las problemáticas existentes
dentro de la misma y a su vez aporta el conocimiento necesario para abordar estas
problemáticas e implementar soluciones según sea el caso y el requerimiento.

1. La planeación: es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los

siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo
plazo.
2. La organización: la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos,
comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de
la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los
recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.
3. La dirección: es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la
ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión
para alcanzar las metas de la organización.
4. El control: la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo
general de una empresa.
 CONCLUSIONES

Hoy se define un sistema como un todo estructurado de elementos, interrelacionados entre

sí, organizados por la especie humana con el fin de lograr unos objetivos. Cualquier cambio
o variación de cualquiera de los elementos puede determinar cambios en todo el sistema. El
dinamismo sistémico contempla los procesos de intercambio entre el propio sistema y su
medio, que pueden así modificar al sistema o mantener una forma, organización o estado
dado del mismo.

Los sistemas administrativos son el conjunto de elementos y métodos relacionados unos

con otros con el objetivo de llevar un control administrativo en las organizaciones o
empresas, correspondiente a la administración que es organizar y garantizar recursos
humanos y técnicos. El funcionamiento del sistema administrativo es llevar una base de
datos donde se registran las personas, servicios, productos, ventas, inventarios o facturas
dependiendo de donde se realice el método, se inspecciona cada área.

Entre sus tipos están:

1. Operacional: planean, ejecutan, reportan y procesan la información que se repite

constantemente.
2. Directivo: la información que se registra no es seleccionada ni modificada.
3. De control: métodos utilizados para el buen funcionamiento del sistema según los
objetivos propuestos.
4. Informativos: consiste en procesar y elaborar los datos para tomar decisiones de las
metas establecidas por la organización.
5. Abstracto: este sistema contiene conocimientos de ciencias filosóficas, numéricas y
de idiomas.
6. Concreto: son los elementos visibles como maquinaria, equipos electrónicos o
materiales de oficina.

Por otra parte; Un Análisis de Sistema se lleva a cabo teniendo en cuenta los
siguientes objetivos en mente:

 Identifique las necesidades del Cliente.

 Evalúe que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.
 Realice un Análisis Técnico y económico.
 Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos
del Sistema.
 Establezca las restricciones de presupuestos y planificación temporal.
 Cree una definición del sistema que forme el fundamento de todo el
trabajo de Ingeniería.
Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware
y el Software, así como de la Ingeniería humana (Manejo y Administración de personal),
y administración de base de datos.

Para abordar parte de otros temas relacionados; El estudio organizacional busca determinar
la capacidad operativa de la organización dueña del proyecto con el fin de conocer y
evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organización para el manejo de
las etapas de inversión, operación y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deberá
determinar la estructura organizacional acorde con los requerimientos que exija la
ejecución del proyecto y la futura operación.  

Son varias las teorías en las cuales se basa el diseño organizacional: 

 La teoría clásica de la organización, por ejemplo, se basa en los principios de la

organización propuestos por Henri Fayol, los cuales se refieren a: 

 El principio de la división del trabajo para lograr la especialización.

 El principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que
tengan el mismo objetivo bajo la dirección de un solo administrador.
 El principio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y
descentralización.
 El principio de la autoridad y responsabilidad. 

Por otra parte, la teoría de la organización burocrática de Max Weber, señala que la

organización debe adoptar ciertas estrategias de diseño para racionalizar las actividades
colectivas. Entre estas se destacan la división del trabajo, la coordinación de las tareas y la
delegación de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario. La tendencia
actual, sin embargo, es que el diseño organizacional se haga de acuerdo con las
circunstancias.

En cuanto a los procesos administrativos: Planear implica que los administradores piensen
con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o
lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo

una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de
Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).

La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los

resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Determina planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio
que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos,
sociales, culturales.

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos.

Para concluir este concepto de proceso administrativo, es muy importante recordar que es
uno de los métodos más importantes para llevar a cabo los procesos que son planeación,
organización, dirección y control ya que de acuerdo a su orden se lleva una excelente
administración. Podemos reflejarnos en una empresa que tenga éxito, tanto en lo personal
desarrollamos habilidades en saber llevar un proceso en nuestra vida diaria y tener un mejor
futuro como estudiante.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

La teoría General de Sistemas. Disponible en:

https://educomunicacion.es/didactica/0012sistemas.htm#:~:text=Los%20elementos%20que
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Los 6 Principales Tipos de Sistemas de Información. Disponible en:

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/the-
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http://karlabialkoc.blogspot.com/2017/04/simplificacion-del-trabajo_2.html [Consulta:
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Proceso Administrativo. Disponible en: https://economipedia.com/definiciones/proceso-

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https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-direccion-y-
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Estudio Organizacional. Disponible en: https://estudio-organizacional.webnode.mx/.

[Consulta: 2021, Febrero 18].