La guía definitiva de métodos de

productividad personal
No necesita una lista de tareas pendientes, necesita un sistema en el que pueda confiar.

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 Introducción

 Resumen de métodos de productividad

 Kanban
 Come la rana

 Debe, debería, querer

 El método SMART

 El método de acción

 Bloqueo de tiempo

 Prime Time Biológico

 Resolviendo las cosas

 Systemist

 El método medio

 La técnica Pomodoro

 No rompas la cadena

 La matriz de Eisenhower

 Resultados ágiles

 Listas de tareas pendientes y tareas pendientes


 

Esta guía ha sido tan popular desde que la publicamos por primera vez en 2015 que
decidimos crear un centro completo dedicado a documentar los mejores métodos
de productividad del mundo. Explore el Centro de métodos de productividad por su
cuenta o realice el Cuestionario de métodos de productividad para obtener una
recomendación personalizada basada en su estilo de trabajo y objetivos.

El método de productividad correcto puede marcar una gran diferencia en su

trabajo. Un flujo de trabajo sin fricciones puede llevarlo de sentirse abrumado,
desenfocado e improductivo a sentirse tranquilo, en control y preparado para
asumir incluso los proyectos más grandes.

La buena noticia es que se están desarrollando, modificando y compartiendo

nuevos métodos todo el tiempo. Es probable que exista un sistema que se adapte a
su personalidad y proyectos únicos. Pero leer los miles de artículos sobre diferentes
sistemas de productividad puede suponer un compromiso de tiempo enorme,
tiempo que podría estar utilizando para hacer las cosas.

Por eso decidimos hacer el trabajo preliminar por usted. Hemos reunido los marcos
y métodos de productividad más potentes en un solo lugar. Esta publicación le
brindará una breve descripción general de los métodos de productividad más
populares y útiles, cómo funciona cada uno y qué tipo de persona encontrará útil
cada uno. Está diseñado para ayudarlo a configurar su flujo de trabajo ideal lo más
rápido posible para que pueda comenzar a cosechar los beneficios de productividad
de inmediato.

Cómo aprovechar al máximo esta guía

Primero, desglosamos el compromiso de tiempo necesario para comenzar con cada
método, calificado con un simple bajo , medio o alto .

¿Estás ansioso por comenzar un gran proyecto pero te sientes completamente

perdido cada vez que intentas comenzar? Comience con un método calificado
como Medio o Alto .
¿Se enfrenta a una fecha límite estricta con una lista de tareas pendientes a lo largo
de California y una tendencia a procrastinar bajo estrés? Salte a los sistemas con
una calificación baja .

También hemos indicado qué métodos son más visuales , táctiles o abstractos ;

muchos son una combinación. Si sabe hacia qué estilo de aprendizaje / trabajo se
inclina, puede echar un vistazo y pasar a los métodos que mejor se alineen con su
enfoque natural:

Visual

Si usted es el tipo de persona que prefiere los mapas a las instrucciones escritas o
verbales, probablemente encontrará los métodos visuales más satisfactorios.

Táctil

Si le encanta la sensación de tachar físicamente elementos de una lista de tareas

pendientes o si a menudo se encuentra elaborando estrategias moviendo tarjetas de
notas por el suelo, probablemente se sienta más cómodo con los métodos táctiles.

Abstracto

Si ninguno de esos enfoques suena como usted, si organiza proyectos simplemente

escribiéndolos o si elabora estrategias fácilmente en su cabeza sin representación
física o visual, es posible que los métodos abstractos le resulten más útiles. La
ventaja de los métodos abstractos es que también tienden a permitir una mayor
complejidad en la priorización y categorización.

A medida que aprenda sobre la forma en que trabaja mejor, aquí hay
algunas cosas que debe tener en cuenta:

 El objetivo es realmente hacer las cosas. Si bien es común que los

nuevos flujos de trabajo requieran más tiempo por adelantado, deberían
volverse cada vez más sencillos con el tiempo. Si encuentra que ceñirse a un
determinado método de productividad está consumiendo una cantidad
significativa de tiempo, energía y ancho de banda mental, probablemente no
sea para usted. Está bien. Hay muchas otras opciones disponibles.
 No estás casado con un método de productividad para
siempre. Puede encontrar que un método dado se adapta mejor a algunos
de sus proyectos y no a otros. Un método que solía funcionar para usted
puede convertirse en una carga de mantener más adelante, o puede
necesitar un sistema más sólido para abordar una carga de trabajo
creciente. Sea flexible y no tenga miedo de hacer cambios.
 Para tomar prestada una frase de Piratas del Caribe, los métodos de
productividad son más lo que llamaría "pautas" que reglas
reales. Los métodos descritos a continuación son excelentes puntos de
 partida, pero son infinitamente más poderosos cuando los moldeas para que
se adapten a tu estilo de trabajo específico. Experimente con diferentes
métodos y mezcle y combine para encontrar su flujo de trabajo ideal.

¿Está listo para encontrar el método de productividad adecuado para usted? Utilice

la descripción general a continuación para ir directamente a los métodos que le
parezcan más prometedores.

Resumen de métodos de productividad

Kanban personal

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual, Táctil

Perfecto para personas que: Tienen tendencia a comenzar muchos proyectos

pero terminan muy pocos de ellos.

Comer ranas vivas: hacer lo peor primero

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Luchan contra la procrastinación.

Debe, debería, querer

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Abstracto, visual

Perfecto para personas que: necesitan priorizar una gran cantidad de tareas,

pero tienden a elegir listas en lugar de gráficos.

El método SMART

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Se encuentran en las primeras fases de un gran

proyecto y necesitan elaborar una estrategia antes de lanzarse.

El método de acción

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Necesitan convertir la lluvia de ideas creativa en

una lista de tareas pendientes.

Bloqueo de tiempo

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual, abstracto

Perfecto para personas que: encuentran pequeñas tareas e interrupciones que

se apoderan de todo el día o aquellos que tienen más de un área de trabajo
importante de la que son responsables, especialmente los gerentes.

Prime Time Biológico

Compromiso de tiempo para comenzar: Alto

Tipo: Abstracto, visual

Perfecto para personas que: Aman los datos y la autoexperimentación y

desean optimizar sus días para obtener la máxima productividad.
Resolviendo las cosas

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para personas que: Se sienten abrumadas con la cantidad de cosas de

las que son responsables y necesitan una forma de organizarlas todas.

Systemist

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para personas que: Se sienten abrumadas con la cantidad de cosas

que necesitan hacer, pero encuentran que mantener un sistema Getting Things
Done es demasiado complicado y requiere mucho tiempo.

El método medio

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para las personas que: Aman la concreción de las listas de tareas

pendientes en papel y lápiz, pero tienen demasiadas cosas de las que hacer un
seguimiento para confiar solo en el lápiz y el papel. Si le gusta reducir la velocidad
para revisar y procesar realmente todo lo que ha aprendido y pensado a lo largo del
día, este método es para usted.

Pomodoro / Sprints

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: sienten que nunca hay suficiente tiempo en el día,
pero tienen tendencia a distraerse.

No rompas la cadena

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual
Perfecto para personas que: Quieren adoptar nuevos hábitos diarios.

La matriz de Eisenhower

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Visual

Perfecto para personas que: les gustan los gráficos, tienen problemas para ver
las cosas en blanco y negro y prefieren priorizar en un continuo que agrupar las
tareas en unas pocas categorías.

Resultados ágiles

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Están orientadas a objetivos y están abordando

proyectos complejos y necesitan respetar un cronograma.

La lista de tareas pendientes y la lista de tareas pendientes

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Pasan demasiado tiempo preocupándose por

cuánto no se hizo ayer o tienen muchos malos hábitos que impiden la
productividad.

Kanban personal
Crédito de la imagen a lifehacker.com

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual, Táctil

Perfecto para personas que: Tienen tendencia a comenzar muchos proyectos

pero terminan muy pocos de ellos.

Qué hace: le ayuda a visualizar el progreso en todos sus proyectos.

Personal Kanban es un sistema increíblemente simple. Y eso puede ser algo

bueno. A veces, todo lo que necesita para progresar es una forma de ver el estado
de sus proyectos presentados simplemente frente a usted.

Así es como funciona Kanban: utilizando el medio que prefiera (las notas adhesivas
o una pizarra funcionan bien), divida sus proyectos en tres categorías: Tareas
pendientes, Actividades pendientes y Listo. Eso es todo.

Pero este simple sistema es más poderoso de lo que parece.

Al usar un espacio finito para "Hacer" y "Hacer", verá qué tan rápido se llenan esas
categorías. Recibe un recordatorio físico constante cuando necesita concentrarse en
terminar sus proyectos actuales antes de comenzar nuevos. Además, tener todo su
trabajo frente a usted lo ayuda a sentirse tranquilo y en control del panorama
general.

¿Querer aprender más?

Productividad 101: cómo utilizar Kanban personal para visualizar su
trabajo (lifehacker.com)

personalkanban.com

Kanban personal: trabajo de mapeo | Navegando por la vida (libro)

Comer ranas vivas: hacer lo peor primero

Crédito de la imagen
a hellostripes.blogspot.com

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Tienden a posponer elementos importantes, lo

que resulta en plazos incumplidos o trabajo apresurado.

Qué hace: ayuda a evitar la dilación y, al mismo tiempo, garantiza que progrese en

las cosas correctas .

Muchos sistemas y herramientas de productividad se tratan de empezar. Asumen

que mientras taches algo de tu lista de tareas pendientes, estás siendo
productivo. Pero en realidad, puede marcar una gran diferencia la tarea que elija
primero.

Si pospone sus tareas más importantes hasta el último segundo, realmente no está
mejorando su productividad en las cosas que importan. Y, lo que es peor, puede
encontrarse incumpliendo plazos o dañando su reputación al apresurarse en su
trabajo más desafiante.

El término, "comerse la rana primero", proviene de ese viejo pozo de sabiduría

(deliciosamente sarcástica), Mark Twain. Supuestamente dijo una vez: "Cómete
una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del
día".

Para comenzar, programe sus tareas diarias de las más difíciles a las más
fáciles. Harás tus tareas más importantes, intimidantes e inductoras de ansiedad
(también conocidas como tu rana) mientras tu energía es alta y tu día mejorará
progresivamente. Es probable que también mejore la calidad general de su trabajo.

Una gran parte de aprender a ser verdaderamente productivo es aceptar que el

impulso de posponer las cosas es inevitable. Aprender a trabajar con sus propios
impulsos autodestructivos es clave. Como dice Brian Tracy en su libro Eat that
Frog: 21 grandes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempo :

Todos procrastinan. La diferencia entre los de alto rendimiento y los de bajo

rendimiento está determinada en gran medida por lo que eligen posponer.

¿Quiere saber más?

[Guía de flujo de trabajo] Por qué debería comerse su rana primero y cómo hacerlo

Big Rocks First: Duplique su productividad esta semana

Debe, debería, querer

Crédito de la imagen fabiocruz.com.br

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Abstracto, visual

Perfecto para personas que: Necesitan priorizar tareas, pero tienden a buscar

listas en lugar de gráficos.

Qué hace: Prioriza sus tareas por urgencia, asegura que está logrando las cosas
correctas.

Must, Should, Want tiene que ver con descubrir qué es fundamental hoy y qué
puede esperar. Escriba todo lo que tiene que hacer y luego identifique cada uno
como un deber, un deber o un deseo .

Tus tareas obligatorias no son negociables. " Pagar el alquiler" - eso es

imprescindible si es el primer día del mes.

Un deber es algo que debes hacer, pero no es terrible que se haga hoy. Responder
ciertos correos electrónicos puede ser un deber. Es importante, pero retrasarlo uno
o dos días puede no ser un gran problema, especialmente si tiene una lista de tareas
pendientes para mañana.

Un deseo es algo que le gustaría hacer, pero que podría no ser práctico o necesario
en este momento. Puede posponerse para el futuro, si es necesario. Aprender un
nuevo idioma es un gran objetivo, pero si se trata de elegir entre dormir ocho horas
cada noche y conversar en portugués, es posible que no desee arriesgarse a los
efectos a largo plazo de la falta de sueño solo para aprender uno nuevo (aunque,
hermoso lenguaje.

Una variación popular de este método, llamada MoSCoW, llama a la categoría

"Quiero", "Podría", y agrega otra, "No lo haré" para esos elementos molestos que
siempre parecen terminar en sus listas de tareas pendientes, pero es posible que no
valdrá la pena su tiempo y energía al final.

¿Quiere saber más?

Priorice su día con DEBE, DEBERÍA, PODRÍA (Día 9 de 30 días de obtención de

resultados)

Tres tareas que debe hacer todos los días para mantenerse feliz y productivo

Método de Moscú

El método SMART
 Cré
dito de la imagen a gcflearnfree.org

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Se encuentran en las primeras fases de un gran

proyecto y necesitan elaborar una estrategia antes de lanzarse.

Qué hace: convierte ideas y objetivos grandes y abstractos en planes concretos y

viables.

Ha habido muchas adaptaciones y ajustes al método de productividad SMART

desde que se introdujo hace tres décadas. En esencia, SMART es una forma de
tomar una gran idea y descubrir cómo hacer que funcione en el mundo real
haciéndose una serie de preguntas. SMART es un acrónimo que significa:
específico, medible, asignable, realista, oportuno.

Vamos a analizarlo.

Específico:

Es decir, ¿Qué - qué es este proyecto y qué, específicamente, desea lograr?

Mensurable:

Estas son las tareas y los pasos individuales que se suman a un proyecto completo.

Asignable:

¿Quién va a dar cada paso? Sí, este es otro método que puede funcionar para
equipos, pero no descartes este paso si estás trabajando en un proyecto en
solitario. Lo más probable es que, si está utilizando SMART, tenga un gran
proyecto y nada tan grande se pueda lograr al 100% por su cuenta.

Si tiene niños pequeños, puede usar este paso para pensar en las opciones de
cuidado infantil. Si está iniciando un negocio, puede comunicarse con un abogado o
un planificador financiero. Toda gran empresa requiere ayuda en el camino.

Aclarar cómo obtendrá esa ayuda facilitará el inicio de su proyecto.

Realista:

Esta es la Debbie Downer de SMART. Abarca todos los obstáculos en su camino,

todo lo que pueda amenazar su proyecto. No puede superar un problema hasta que
lo comprenda completamente. Al considerar cuidadosamente los desafíos que se
avecinan, puede comenzar a reflexionar sobre las soluciones antes de que tengan la
oportunidad de hacerle tropezar.

Oportuno:

Plazos. Los plazos son una parte importante de casi toda estrategia de

productividad exitosa, y con razón. Las limitaciones de tiempo nos obligan a ser
eficientes. Establezca plazos razonables para cada tarea medible; lo ideal es que le
dé más tiempo del que cree que necesitará para no ser víctima de la falacia
de la planificación .

En general, SMART es ideal para pensar en cualquier gran problema o

proyecto. Sin embargo, cuando se trata del trabajo diario de una empresa compleja,
SMART no tiene mucho que ofrecer. Este es un gran sistema para cualquiera que
esté abrumado por el tamaño de su proyecto actual y necesite un plan para seguir
adelante.

Es simple, fácil de recordar y no requiere mucha lectura para comenzar.

¿Querer aprender más?

Utilice metas SMART para iniciar la gestión por plan de objetivos

Una breve historia de los objetivos SMART

Establecimiento y logro de metas de manera inteligente

El método de acción

Crédito de la imagen actionmethod.com

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Necesitan convertir la lluvia de ideas creativa en

una lista de tareas pendientes.

Qué hace: Ordena los aspectos más complicados del trabajo creativo.

El método de acción fue desarrollado en 2006 por Behance como una forma de

simplificar las reuniones creativas. El problema con la lluvia de ideas y la mayor
parte del trabajo creativo es que a menudo debe ser complicado para ser
verdaderamente innovador. Pensar fuera de la caja requiere desorden, pero hacer
las cosas realmente requiere un sistema ordenado.
El método de acción lo ayuda a pasar de la fase de ideas a pasos procesables con
prioridades, fechas de entrega y asignaciones (si está utilizando el método de
acción en un equipo). Implica dividir las ideas en tres categorías clave: elementos
de acción, elementos de fondo y elementos de referencia.

Los elementos de acción son los pasos que debe seguir para realizar el proyecto.

Los elementos de fondo son las ideas interesantes que no encajan directamente

en su plan para este proyecto.

Los elementos de referencia son los recursos y la información que necesitará

para completar el proyecto. Por ejemplo, la guía de estilo visual y de logotipo de su
marca podría ser un elemento de referencia para un proyecto de cambio de marca
de la página de inicio.

El método de acción le permite dar la bienvenida e integrar grandes ideas fuera de

lo común sin dejar de tener un plan concreto.

Aunque hubo una versión en línea de este método por un tiempo, Behance retiró el
soporte para él el año pasado. Todavía se venden cuadernos con el Método de
acción, si te gusta ese tipo de cosas, pero puedes usar el Método de acción con
prácticamente cualquier medio.

¿Quiere saber más?

Cómo usar el método de acción con Todoist

Método de acción I: División de proyectos en elementos primarios

Método de acción II: Mantener vivos los proyectos

Bloqueo de tiempo
Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual, abstracto

Perfecto para personas que: encuentran pequeñas tareas y las interrupciones

se apoderan de todo el día.

Qué hace: lo hace responsable de su plan diario al asignar períodos específicos

de tiempo para tipos específicos de trabajo.

Los investigadores han descubierto que las tareas e interrupciones del tamaño de
un bocado ("Oye, ¿puedo hacerte una pregunta rápida?") Pueden interrumpir la
concentración hasta por media hora . Si pasa demasiado tiempo lidiando con
elementos pequeños que solo reaparecen al día siguiente (como correos
electrónicos) y muy poco tiempo abordando los temas importantes, este método es
para usted.

Para comenzar a marcar el tiempo, simplemente divida su día en bloques de tiempo

con tareas específicas asignadas a cada uno. Así es como se vería un día con caja de
tiempo:

Crédito de la imagen Danielle Morrill

Hay varios enfoques diferentes para el timeboxing, junto con una variedad de
métodos de timeboxing para tareas específicas como Inbox Zero para abordar su
correo electrónico. InboxZero utiliza una serie de trucos para que funcione, pero
uno de los fundamentos consiste en dedicar períodos específicos de tiempo a leer y
responder correos electrónicos para que no se apoderen de su día.

Esta es una excelente manera de ser responsable y evitar que las minucias superen
todo el día.

Un método adicional de timeboxing se llama tematización del día.

Es exactamente lo que parece. En lugar de cambiar entre diferentes tipos de trabajo

o áreas de responsabilidad a lo largo del día, dedicas cada día de la semana a un
tema específico. El tema del día es excelente si necesita profundizar más y hacer un
trabajo más complejo, o para personas que tienen más de un área de trabajo
importante de la que son responsables.

¿Querer aprender más?

Uso de Time Theming con Todoist: un curso gratuito de Skillshare

Timeboxing 101: qué, por qué y cómo

15 estrategias de boxeo de tiempo para hacer las cosas

Prime Time Biológico

Crédito de la imagen alifeofproductivity.com

Compromiso de tiempo para comenzar: Alto

Tipo: Abstracto, visual

Perfecto para personas que: Aman los datos y la autoexperimentación y

desean optimizar sus días para obtener la máxima productividad.

Qué hace: rastrea sus ritmos biológicos para encontrar los mejores momentos
para diferentes tipos de productividad.

Este es un método deliciosamente nerd. Requiere mucha investigación sobre usted

mismo y un gran compromiso por adelantado, pero los conocimientos de
productividad personal que obtendrá de él pueden dar sus frutos a largo plazo.

La idea básica aquí es hacer un seguimiento de su energía, motivación y

concentración para tener una idea de cuándo, dónde y cómo es más productivo.

Para empezar, elimine cualquier factor que pueda afectar su energía (los cambios
en la ingesta de cafeína son importantes, quedarse despierto hasta tarde es otro),
luego registre lo que está logrando una vez por hora, cada hora que esté trabajando
durante algunas semanas Derecho. Los detalles exactos que registres pueden
variar, pero para obtener los resultados más precisos, debes ser lo más consistente
posible. El software de seguimiento de tiempo y actividad como Rescue
Time y Toggl puede ser de gran ayuda aquí.

Una vez que haya reunido sus datos, puede revisarlos en busca de patrones. Incluso
puede convertir los datos en gráficos. ¿Tienes menos motivación los días en que te
saltas el desayuno? Empiece a tener barritas energéticas o fruta y yogur a mano
para obtener un poco de energía rápida. ¿Su hora más productiva es alrededor de
las 10 a.m.? Programe sus tareas más importantes para ese momento y postergue
las reuniones para más tarde en el día.

La gran cantidad de información que puede recopilar sobre sí mismo al hacer esta
pequeña versión para llevar a casa de un estudio científico lo
asombrará. Seguramente descubrirá algunas cosas muy interesantes sobre lo que
impulsa su productividad; solo tenga cuidado de no permitir que su auto-
cuantificación se convierta en su propia forma de procrastinación.

Si puede rastrear diligentemente las tres semanas, saldrá por el otro lado como un
superhéroe de productividad.

¿Quiere saber más?

Sea egoísta con su horario estelar

Cómo calcular su Prime Time Biológico

Cómo utilizar Rescue Time para reducir las magnitudes cada semana

Resolviendo las cosas

 Crédito de
la imagen David Allen

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para personas que: Tienen muchos cabos sueltos dando vueltas en el

cerebro y necesitan una forma de organizarlo todo.
Qué hace: transmite sus pensamientos, preocupaciones y tareas pendientes en
papel (o en una aplicación) y luego lo ayuda a organizarlo todo en pequeñas tareas
que puede abordar de inmediato.

GTD es fácilmente el método de productividad más famoso y duradero del mundo.

Creado por David Allen y que se hizo famoso en su libro más vendido del mismo
nombre, Getting Things Done es un sistema de productividad que lo abarca
todo. GTD tiene como objetivo eliminar el estrés frenético de tener demasiado en
su plato poniendo esas ideas en un sistema organizado fuera de su propia cabeza.

Las etapas básicas del método GTD son:

Captura : esto es un volcado de cerebro. Simplemente escriba todo lo que tiene

que hacer en cualquier orden con cualquier redacción. No se preocupe por el cómo
y cuándo, simplemente sáquelo de su cabeza de alguna forma. Una buena regla
general: si está estresado o ansioso por ello, agréguelo a su lista.

Aclare : elimine las ideas vagas y las preocupaciones y divídalas en tareas o pasos
específicos. Si anotó “Banco” ahora aclare si necesita ir al banco para obtener un
cheque de caja, llamar al banco para preguntar sobre un préstamo o simplemente
verificar su saldo en línea. Si se trata de un gran proyecto, como mover todas sus
cuentas bancarias y de inversión, por ejemplo, es posible que deba aclararlo y luego
dividirlo en varios pequeños pasos. Cuanto más pequeño, mejor. Los pasos
pequeños se sienten menos intimidantes, por lo que es más probable que desee
abordarlos primero.

Organizar : ahora que tiene las tareas aclaradas, debe priorizarlas, adjuntar
fechas de vencimiento donde pueda y tal vez clasificarlas en proyectos o tipos de
tareas que puede abordar todas a la vez (por ejemplo, correos electrónicos o
llamadas).

Reflexione : revise su lista de tareas pendientes diaria y semanalmente. ¿Hay

pasos en sus proyectos que aún sean demasiado vagos? Divídalos aún más. ¿Alguna
fecha de vencimiento que no sea razonable ahora que mira hacia
atrás? Ajústelos. ¿Algún elemento de la lista ya no es relevante? Deshazte de ellos.

Participar : ataca esa lista. Estás listo para hacer las cosas.

El sistema exclusivo de etiquetas y filtros de Todoist funciona bien con el método

GTD. Taylor Martin compartió un video corto sobre cómo usa Todoist para GTD. Y
nuestra propia Becky Kane compartió recientemente sus consejos para hacer que el
sistema funcione aún mejor para usted.

¿Quiere saber más?

Hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés (el libro)

Charla TED de David Allen

[Guía de flujo de trabajo] Cómo organizar tu vida con GTD y Todoist

Systemist

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para personas que: Se sienten abrumadas con la cantidad de cosas

que necesitan hacer, pero encuentran que mantener un sistema Getting Things
Done es demasiado complicado y requiere mucho tiempo.

Qué hace: realiza un seguimiento de todo lo que necesita para hacerlo de la

manera más simple posible. Puede pensar en él como una versión simplificada y
simplificada de GTD.

Systemist es un sistema de productividad desarrollado a lo largo del tiempo por el

propio creador de Todoist. Por supuesto, funciona bien con Todoist, pero puedes
aplicar los mismos principios con cualquier administrador de tareas digital. Estos
son los principios fundamentales:

1. Llévelo a todas partes. Este sistema solo funciona si puede revisar y

agregar tareas sin importar dónde se encuentre. Definitivamente es un
sistema para los que tienen inclinaciones digitales.
2. Captura todo. Adquiera el hábito de sacar todo de su cabeza en el
momento en que lo piense. Solo puede confiar en su sistema si está seguro
de que todo está contabilizado en un solo lugar.
3. Divídalo en pequeñas tareas y hágalas procesables. Asegúrese de
que cada tarea de su lista sea una acción concreta que pueda completar
razonablemente en una hora o menos.
4. Priorizar. Comience aceptando que no terminará todo. Use fechas de
vencimiento para marcar cualquier cosa que sea urgente y marque sus tareas
de alto impacto para que no se distraiga con tareas "urgentes, pero no
importantes" o "no urgentes, no importantes, pero realmente fáciles" en su
lista.
5. Llega a la lista de tareas pendientes cero todos los días. No
terminará todo, pero aún así debería llegar a una lista vacía de tareas
pendientes al final del día. Esto implica decidir qué hacer con las tareas
sobrantes: posponerlas para otro día o simplemente eliminarlas si ha
decidido que ya no son importantes. Esto evita que su lista de tareas
pendientes se salga de control.
6. Obtén retroalimentación constante. Revise lo que ha logrado con
regularidad. Establezca metas para la cantidad de tareas que desea realizar y
mida su progreso a lo largo del tiempo.

¿Quiere saber más?

Systemist: un flujo de trabajo de productividad moderno

El método medio
Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: abstracto, visual, táctil

Perfecto para las personas que: Aman la concreción de las listas de tareas

pendientes en papel y lápiz, pero tienen demasiadas cosas de las que hacer un
seguimiento para confiar solo en el lápiz y el papel. Si le gusta reducir la velocidad
para revisar y procesar realmente todo lo que ha aprendido y pensado a lo largo del
día, este método es para usted.

Qué hace: Aprovecha lo mejor de lo analógico y lo digital y los combina en un

sistema de productividad perfecto.

Los administradores de tareas digitales son útiles, pero hay algo en la simple
elegancia de poner lápiz sobre papel que ningún medio digital podrá replicar. Sin
embargo, cuando su lista de tareas pendientes crece a más de una docena de tareas,
los sistemas de lápiz y papel se descomponen rápidamente. Introduzca el método
medio de Chad Hall . Esto es lo que Chad dice que necesitará:

 1 cuaderno principal : aquí es donde anotarás todo lo que quieras

mantener a lo largo del día: ideas, tareas, citas, notas, nuevas citas. Escribir
las cosas ayuda a que la información se quede en su mente y elimina las
posibles distracciones digitales.
  1 portátil de viaje : realiza la misma función que su portátil principal, pero
cuando está en movimiento.
 Notas Post-It - Una nota Post-It = Un día. Cada noche, anotarás las citas
que tengas para el día siguiente, así como 3, y solo 3, tareas importantes que
quieras completar. El espacio limitado del Post-It te obliga a priorizar y
puedes ponerlo en algún lugar donde lo veas durante el día.
 Un bolígrafo o lápiz : para la toma de notas y la preparación de post-it
antes mencionadas.
 Una aplicación de gestión de tareas : todas las noches revisarás tus
notas escritas. Abra su administrador de tareas, complete todo lo que hizo y
agregue las tareas que surgieron durante el día. Luego, identifique las 3
tareas de su lista digital de tareas pendientes en las que desea concentrarse
el día siguiente. Escríbalos en su Post-It.
 Un calendario en línea : durante su revisión nocturna, agregue las citas
que anotó en su calendario digital. Agregue las citas para mañana en su
Post-It.
 Una aplicación de notas : agregue el resto de sus notas a su aplicación de
notas digitales preferida, como Evernote, OneNote o Google Keep. Sí, parece
que dedicar mucho tiempo a volver a escribir cosas que ya ha escrito, pero la
repetición le permite realmente revisar y procesar el día y organizar sus
notas de una manera que le resultará útil cuando vuelva a leerlas más tarde.

¿Quiere saber más?

¿Quiere ser más productivo? No te quedes sin papel (el método mediano)

Pomodoro / Sprints
 Cr
édito de la imagen fractuslearning.com

Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Necesitan desesperadamente hacer algo y tienen

tendencia a distraerse.

Qué hace: lo ayuda a mantener la concentración durante más tiempo dividiendo

su trabajo en ráfagas cortas.

Si te das cuenta de que pospones las tareas grandes porque el tiempo que te
tomarán te intimida demasiado o te distraes fácilmente, es posible que te vaya bien
con los sprints de trabajo.

Pomodoro es la variación más popular, aunque hay muchas otras. Con Pomodoro

trabajas durante 25 minutos, te tomas un descanso de cinco minutos y luego
repites hasta que hayas completado cuatro sprints, después de lo cual te tomas un
descanso más largo. Es así de simple.

Trabajo, 25 minutos

Twitter, 5 minutos

Trabajo, 25 minutos

Instagram, 5 minutos
Trabajo, 25 minutos

Facebook, 5 minutos

Trabaja 25 minutos

Descanso de media hora: ¡levántese y estírese!

Si bien muchas personas confían en esta técnica, otras encuentran que 25 minutos
no son suficientes para profundizar en su trabajo y el descanso de cinco minutos
interrumpe su concentración. Si ese es su caso, puede ajustar hasta que encuentre
el momento exacto que funcione para usted. Hay algunas estructuras de tiempo
que otros han encontrado útiles, como 52/17 o 90/20.

¿Listo para comenzar?

Marinara (Web)

Pomodone (escritorio de Windows y Mac)

Hora Pomodoro (iOS)

ClearFocus (Android)

[Guía de flujo de trabajo] Haga del tiempo su amigo con la técnica Pomodoro

No rompas la cadena

Créd
ito de la imagen eczemahealing.org
Compromiso de tiempo para comenzar: bajo

Tipo: Visual

Perfecto para personas que: Quieren adoptar nuevos hábitos diarios.

Qué hace: Fomenta la coherencia en los hábitos o tareas diarios.

Esta técnica se hizo famosa por Jerry Seinfeld, quien dijo que escribe un chiste
todos los días. No importa cómo se sienta o si tiene algo que decir, escribe al menos
un chiste todos los días.

¿Y cómo se hace responsable de mantener este compromiso? Un calendario: un

calendario de la vieja escuela en papel con todo el año en una página grande. Cada
día que escribe, pone una gran X en el calendario. Después de unos días, surge una
hermosa cadena de X. Si alguna vez se siente tentado a saltarse un día, solo tiene
que mirar el calendario donde un solo día perdido arruinará la estética y
sobresaldrá como un pulgar dolorido.

Obviamente, esta es una gran técnica para adoptar o deshacerse de hábitos. No le

dice mucho sobre sus prioridades, fechas límite o progreso general, pero si está
tratando de escribir un libro o correr un maratón, esforzarse todos los días es la
única forma de llegar allí.

Una variación de Don't Break the Chain son los días distintos de cero, en los que te
esfuerzas por avanzar hacia un objetivo todos los días; puede ser pequeño, pero
debe ser algo.

¿Listo para comenzar?

Aumente su motivación: 4 formas de tener días distintos de cero

Versión imprimible para 2016 por Bechance

No rompa la cadena (iOS)

Habit Streak Pro (Android)

[Guía de flujo de trabajo] Logre sus grandes objetivos con Don't Break the Chain

La matriz de Eisenhower
 Cré
dito de la imagen thetemptimes.wordpress.com

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Visual

Perfecto para personas que: les gustan los gráficos, tienen problemas para ver
las cosas en blanco y negro y prefieren priorizar en un continuo que agrupar las
tareas en unas pocas categorías.

Qué hace: Identifica qué tareas son prioritarias y cuáles son solo distracciones.

La matriz de Eisenhower es otro método simple que le permite priorizar de una

manera deliciosamente visual: un eje XY. Esta es una gran herramienta para
personas visuales. Permite priorizar proyectos complejos, pero es rápido y fácil de
implementar.

Tome una hoja de papel y dibuje un signo más muy grande; el eje X (también
conocido como línea horizontal) representa el nivel de urgencia, siendo el lado
izquierdo el más urgente y el derecho el menos urgente. Su eje Y (línea vertical)
representa la importancia, con la menor importancia en la parte inferior y la más
alta en la parte superior.

Terminas con cuatro casillas: Urgente e Importante, Menos Urgente pero aún
Importante, Menos Importante pero Urgente y Menos Importante y Menos
Urgente. Puede colocar todas sus tareas en un continuo dentro de los cuadros, lo
que le brinda una clara comprensión visual de lo que realmente debe hacerse ahora
y lo que puede (y debe) esperar.

Las instrucciones son simples, puede crear una nueva matriz con un bolígrafo y una
hoja de papel cuando lo desee. Simplemente comienza a dibujar y listo.

¿Listo para comenzar?

Coge un bolígrafo y papel

O descargue la hoja de cálculo Eisenhower Matrix

[Guía de flujo de trabajo] Evite la trampa de la urgencia con la matriz de

Eisenhower

Resultados ágiles

Crédito de la imagen getresults.com
Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Están orientadas a objetivos y / o están

abordando proyectos complejos y necesitan respetar un cronograma.

Qué hace: se enfoca en los resultados y la priorización mientras vigila

diligentemente el alcance de sus proyectos y metas.

Agile Results tiene como objetivo alinear sus actividades diarias con sus objetivos
más amplios. Como muchos métodos de productividad, fomenta el trabajo a través
de bloques, pero sigue estando orientado a los logros. Le impulsa a tomarse un
tiempo para reflexionar sobre lo que funciona y lo que podría mejorarse. Si bien
muchos métodos se enfocan solo en avanzar, Agile tiene un ojo en el pasado y el
otro en el futuro.

Para comenzar a usar los resultados ágiles, simplemente identifique tres resultados
que desea ver para el año, mes, semana y día. Al establecer sus objetivos diarios,
debe asegurarse de que se alineen con sus objetivos para la semana. Cuando
establezca sus metas para la semana, deben alinearse con sus metas para el mes. Lo
mismo para las metas mensuales y anuales. Al final de cada período de tiempo,
mire hacia atrás y vea cómo le fue. ¿Qué funcionó? ¿Qué no terminaste y por
qué? Ajuste según sea necesario.

Uno de los aspectos más inteligentes de este método es la forma en que utiliza la
visión del producto terminado como motivador. Al recordarse regularmente su
objetivo final, Agile Results reaviva su entusiasmo y lo pone a trabajar para
usted. También es un método indulgente. Si arruinas tu día o incluso tu semana,
está bien. Agile Results se construye a tiempo para pensar en lo que salió mal y
tomar mejores decisiones en el futuro.

¿Quieres leer más?

30 días para obtener resultados

Descripción general del sistema de productividad: "Obtener resultados de manera

ágil"

Gettingresults.com

La lista de tareas pendientes y la lista de tareas

pendientes
Crédito de la imagen cleanmama.net

Compromiso de tiempo para comenzar: Medio

Tipo: Resumen

Perfecto para personas que: Pasan demasiado tiempo preocupándose por lo

mucho que no se hizo ayer / tienen muchos malos hábitos que impiden la
productividad.

Qué hace: invierte la lista tradicional de tareas pendientes para ver la

productividad de una manera nueva.

La lista de cosas por hacer puede parecer a veces un sabelotodo crítico. Recuerda

que juraste que recibirías todos tus correos electrónicos al final del día y le gusta
recordarte que todavía tienes una gran tarea pendiente desde la semana pasada. Es
fácil perder de vista todas las cosas que hizo .

Ahí es donde entra la lista de tareas pendientes.

Para hacer una lista de tareas pendientes, lleve un registro de lo que ha logrado a lo
largo del día. En lugar de concentrarse en todo lo que queda por hacer, manténgase
enfocado en su progreso. Revise su lista de tareas pendientes al final de cada día .

Si prueba esto y se siente un poco tonto, aguante uno o dos días. Es posible que
descubra que ha logrado mucho más de lo que pensaba, y las investigaciones
muestran que el progreso (sin importar cuán pequeño sea) es un gran motivador.

Si le ha dado una oportunidad a la Lista de tareas pendientes y encuentra que las

pequeñas tareas (como las respuestas a correos electrónicos sin importancia)
todavía están obstruyendo su día, puede probar la Lista de tareas pendientes.

Es exactamente lo que parece. Haga una lista de actividades y malos hábitos que

desee evitar y anótelos. Luego márquelos mientras logra evitarlos.

Este también tiende a sentirse incómodo y obvio al principio. Ya sabes lo que debes
y no debes hacer con tu tiempo. Pero dale una oportunidad. Es posible que
descubra que el recordatorio diario es una forma eficaz de darse una misión para el
día siguiente.

Y cuando llega al final del día, tiene una forma clara de saber si fue
productivo. ¿Conseguiste no repetir esos malos hábitos? ¡Éxito!

¿Querer aprender más?

El arte de la lista completa: aprovechar el poder del progreso

La lista de cosas que no debe hacer: las cosas que NO hará

Estamos en una misión seria de crowdsourcing de tanta sabiduría de productividad

como sea posible. ¿Perdimos algún método de productividad que le haya
funcionado? ¿Tiene algún cambio en alguno de los métodos de productividad que
hemos enumerado aquí de los que otros podrían beneficiarse? ¡Háganos saber en
los comentarios a continuación!

¿Está listo para comenzar a experimentar con su propio flujo de trabajo de

productividad? Vea cómo Todoist puede ayudar
Tricina Elliker
Tricina es escritora independiente, estratega de contenido y nerd de la
productividad en Portland, Oregon.

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