UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CS. SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES (SECC-01)

PROF: NURVIS CARABALLO BRS: GRISELYS CARABALLO V-20919570

ROSSELYS MORENO V-26517579

CUESTIONARIO GRUPO 4

1. ¿Que son los sistemas y cuál es su importancia para la organización y la

empresa?
Los sistemas son un conjunto de procesos que permiten que las
operaciones de la empresa se cumplan de una manera automatizada y
rápida, utilizando la menor cantidad de recursos, desarrollándose dentro de
un alto grado de seguridad y produciendo la información necesaria para que
los diversos niveles de la organización, puedan actuar frente al curso que
tomen los hechos económicos.
Su importancia radica en que los sistemas sirven para apoyar las
tareas operativas, compilar y almacenar datos, así como generar
información accesible que permita y agilice la toma de decisiones para
alcanzar a un plazo mas cercano los objetivos y metas de la organización.
2. Mencione y explique tipos de sistemas que pueden implantarse en las
diferentes empresas. Al menos 4 sistemas)
Sistemas De procesamiento de transacciones.
Sistemas computarizados que se usan en los niveles básicos de la
jerarquía organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan registradas
las transacciones diarias que habilitan el funcionamiento de la organización.
Sistemas De información de gestión.
Estos sistemas reúnen información de distintos orígenes para luego
procesarla en estadísticas, informes o cualquier otro formato útil. Esta
información es utilizada por supervisores y gerentes como materia prima
para la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.
 Sistemas De información ejecutiva.
Son los sistemas que brindan información externa e interna a los altos
directivos para tomar decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la
información en forma gráfica. Brindan información general que grafique de
manera simple la operación en su conjunto.
Sistemas de información de marketing
Un sistema de información de marketing, o SIM, es un conjunto de
relaciones estructuradas entre personal humano, máquinas y
procedimientos para generar un mejor flujo de información. Estos datos
provienen de fuentes internas y externas y sirven para tomar
decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing.

3. De que depende la efectividad y el uso de los sistemas en la organización?

Explique las fases y etapas del ciclo de vida y desarrollo de los sistemas.

“La efectividad y uso de los sistemas en la organización,

dependen de que cumpla con los criterios de aceptación, de estudiar
su viabilidad, analizar los posibles riesgos, y realizar una
concreta estimación de su costo, para poder asignar recursos de
manera optima y evitar usar sistemas costosos o que a mitad de
etapa exijan mas gastos de lo esperado”.
Ø Fase de planificación.
En esta fase se prepara el diseño y posterior implementación del
sistema. Es necesario definir el alcance del proyecto, justificarlo y escoger
una metodología para su desarrollo. También es preciso asociar las
diferentes actividades a plazos de tiempo y designar roles y
responsabilidades.
Ø Fase de análisis.
Una vez que el equipo de proyecto se, da comienzo la segunda etapa
en el ciclo de vida de un sistema. Es la que tiene que ver con el análisis y
donde se busca concretar una serie de requisitos, que son los que regirán el
nuevo sistema o los cambios a introducir en el antiguo, si con el proyecto se
busca su actualización.
Ø Fase de diseño.
En este estadio el equipo de proyecto tendrá que determinar cómo el
nuevo sistema cumplirá con los requisitos aplicables. Es por ello que, a estas
alturas del ciclo de vida de un sistema de información conviene identificar
soluciones potenciales, evaluarlas y elegir la más conveniente.
Ø Fase de desarrollo.
 El desarrollo marca un antes y un después en la vida del sistema y
significa, además, el inicio de la producción. El cambio es una constante
durante esta etapa, en la que suele ser recomendable poner el foco en la
formación y capacitación de los usuarios y el equipo técnico.
Ø Fase de integración y periodo de pruebas.
El objetivo de esta etapa es corroborar que el sistema propuesto
cumple con los requisitos de negocio establecidos. Puede ser necesario
repetir las pruebas tantas veces como haga falta para evitar errores y, de
hecho, conviene que el usuario final dé su conformidad con el resultado.
Ø Fase de implementación.
En esta etapa del ciclo de vida de un sistema hay que proceder a la
instalación del hardware y software elegidos, crear las aplicaciones
correspondientes, someterlas a pruebas, crear la documentación pertinente
y capacitar a los usuarios.
Ø Fase de mantenimiento.
Esta etapa del ciclo de vida de un sistema está relacionada con las
operaciones del día a día. Por lo general, consiste en introducir los ajustes
necesarios para mejorar el rendimiento y corregir los problemas que puedan
surgir. Una vez concluye la etapa de implementación se suele abrir un
periodo de operación supervisada, durante el que las actividades de
mantenimiento cobran una especial importancia, al orientarse a hacer
backups, dar soporte a los usuarios, resolver fallos, optimizar el sistema
para cuestiones relacionadas con la seguridad o la velocidad y revisar el
software para garantizar la alineación con las metas del negocio.

4. Dependiendo el tipo de empresa: grande, mediana o pequeña, ¿qué tipo

de sistema podemos implementar Para llevar un mejor control de los
registros de la información?
Para saber que sistemas se implementan una empresa según su
tamaño, debe definirse de manera clara hasta donde están automatizados
sus procesos, registros o transacciones que están relacionadas a la
actividad que realiza. Dependiendo de las proporciones o complejidad las
empresas cuentas con sistemas que se adapten a cada nivel, siempre
basándose en las principales actividades que realiza el negocio.

Empresa pequeña
Al manejar material escaso y pocos empleados, no existen roles bien
definidos ni una división de trabajo amplia. Por ende, los sistemas que
podrían utilizar están relacionados a aquellos que majen contabilidad
sencilla, quizá con un sistema de inventarios no tan complejo.
❖ Sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas
en inglés) son los sistemas empresariales básicos que sirven al nivel
operacional de la organización. Un sistema de procesamiento de
transacciones es un sistema computarizado que realiza y registra las
transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento de la
empresa. Se encuentran en el nivel más bajo de la jerarquía organizacional
y soportan las actividades cotidianas del negocio.

Empresa mediana
Al haber una mayor división y especialización de áreas de trabajo, el
recurso humano, la producción y ventas crecen. Por ende, se requieren
sistemas que brinden una información mas amplia de la organización.
Entre algunos sistemas que pueden ayudar a este tipo de empresa
son:
❖ Sistemas de colaboración empresarial:
Los sistemas de colaboración empresarial (ERP por sus siglas en
inglés) son uno de los tipos de sistemas de información más utilizados.
Ayudan a los directivos de una empresa a controlar el flujo de información en
sus organizaciones. Se trata de uno de los tipos de sistemas de información
que no son específicos de un nivel concreto en la organización, sino que
proporcionan un soporte importante para una amplia gama de usuarios.
Estos sistemas de información están diseñados para soportar tareas de
oficina como sistemas multimedia, correos electrónicos, videoconferencias y
transferencias de archivos.
❖ Sistemas de apoyo a la toma de decisiones:
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones o de soporte a la decisión
(DSS por sus siglas en inglés) es un sistema basado en ordenadores
destinado a ser utilizado por un gerente particular o por un grupo de gerentes
a cualquier nivel organizacional para tomar una decisión en el proceso de
resolver una problemática semiestructurada. Los sistemas de apoyo a la
toma de decisiones son un tipo de sistema computarizado de información
organizacional que ayuda al gerente en la toma de decisiones cuando
necesita modelar, formular, calcular, comparar, seleccionar la mejor opción o
predecir los escenarios. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones
están específicamente diseñados para ayudar al equipo directivo a
tomar decisiones en situaciones en las que existe incertidumbre sobre los
posibles
resultados o consecuencias. Ayuda a los gerentes a tomar decisiones
complejas.

Empresa grande
Cuando hablamos de empresas de gran magnitud, se debe de contar
con sistemas especializados y clasificados por actividad, la información
contable al ser mayor debe de ser obligatoriamente de manera sistematizada,
así como otro tipo de informaciones deben ser registradas y procesadas de
manera automática por su proporción.
Entre alguno de los sistemas están:
❖ Sistemas de control de procesos de negocio:
Los sistemas de control de procesos de negocio (BPM por sus siglas
en inglés) monitorizan y controlan los procesos industriales o físicos, como
puede ser la refinación de petróleo, generación de energía o los sistemas de
producción de acero en una planta siderúrgica. Por ejemplo, en una refinería
de petróleo se utilizan sensores electrónicos conectados a ordenadores para
monitorizar procesos químicos continuamente y hacer ajustes en tiempo real
que controlan el proceso de refinación. Un sistema de control de procesos
comprende toda una gama de equipos, programas de ordenador y
procedimientos de operación.
❖ Sistemas de Información Ejecutiva:
Los sistemas de información ejecutiva (EIS por sus siglas en inglés)
proporcionan un acceso rápido a la información interna y externa,
presentada a menudo en formato gráfico, pero con la capacidad de
presentar datos básicos más detallados si es necesario. Los sistemas
información ejecutiva proporcionan información crítica de una amplia
variedad de fuentes internas y externas en formatos fáciles de usar para
ejecutivos y gerentes. Un sistema de información ejecutiva proporciona a
los altos directivos un sistema para ayudar a tomar decisiones
estratégicas. Está diseñado para generar información que sea lo
suficientemente abstracta como para presentar toda la operación de la
empresa en una versión simplificada para satisfacer a la alta dirección.
❖ Sistemas de Información de Gestión:
Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés)
son un tipo de sistemas de información que recopilan y procesan información
de diferentes fuentes para ayudar en la toma de decisiones en lo referente a
la gestión de la organización. Los sistemas de información de gestión
 proporcionan información en forma de informes y estadísticas. El siguiente
nivel en la jerarquía organizacional está ocupado por gerentes y
supervisores de bajo nivel. Este nivel contiene los sistemas
informáticos que están destinados a ayudar a la gestión operativa en la
supervisión y control de las actividades de procesamiento de
transacciones que se producen a nivel administrativo. Los sistemas de
información de gestión utilizan los datos recogidos por el TPS para
proporcionar a los supervisores los informes de control necesarios. Los
sistemas de información de gestión son los tipos de sistemas de
información que toman los datos internos del sistema y los resumen en
formatos útiles como informes de gestión para utilizarlos como apoyo a las
actividades de gestión y la toma de decisiones
5. Explique en qué consiste el proceso de análisis de los sistemas
Es un procedimiento para la resolución de problemas. El mismo
permite estudiar la entrada o flujo de datos, la transformación de los
datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el
contexto de una organización particular. También es usado para
analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la
organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema.
6. Diferencias entre el Software Adquirido y el Software Desarrollado.
(Ventajas y Limitaciones de cada uno).
Software Adquirido
Ventajas
-Puede ser adquirido fácilmente
-Casi siempre sus propietarios son empresas grandes permitiendo un buen
mantenimiento y actualizaciones constantes.
-Un mejor diseño gráfico y agradable a la vista.
-Mayor compatibilidad en contenidos multimedia y juegos.
-Mayor compatibilidad con el hardware instalado.

Desventajas
-No todas las aplicaciones son compatibles con todos los sistemas operativos.
-Imposible de copiar o modificar.
-El uso puede verse restringido.
-Imposible de redistribuirse.
-La mayoría poseen un precio alto.
 Software desarrollado
Ventajas
1. Se ha diseñado específicamente para las necesidades empresariales concretas.
Se puede adaptar a través de la programación de software personalizado para
adaptarse a las necesidades operativas de una organización.
2. Software personalizado es creado para tener una interfaz sencilla con otro
software, proporcionando así un sistema plenamente integrado a la Infraestructura
de TI de la entidad comercial.
3. Es más fácil e intuitivo de usar y no contiene instalaciones innecesarias.
4. Se puede cambiar y modificarse con el tiempo según los cambios en los
requerimientos del negocio.
5. Agregan valor a una empresa, sugiriendo alternativas útiles y actuando como
una útil fuente de asesoramiento e información.
Desventajas
1. Si el software no se desarrolla a través de programas profesionales, puede
estar lleno de errores, y puede ser poco fiable e inestable.
2. Puesto que el software es para requisitos particulares según las necesidades, el
costo puede ser mayor que los paquetes de software.
3. No tener el código del software puede resultar en exposición y depende de los
desarrolladores.

7. Discuta a cerca de la importancia que tiene para un contador Público o

Administrador el poseer conocimientos de los sistemas.
Es importante que un Lcdo. en contaduría o administración tenga
conocimientos de los sistemas, para poder evaluar las necesidades y problemas de
la organización, con la finalidad de implantar y mejorar las funciones de control
interno y externo; así como asesorar en relación con la planificación, diseño,
interpretación y aplicación correspondiente su debido procesamiento y
comunicación de datos, de modo de poder actuar tanto en el sector público como
en el privado.
8. Qué ventaja competitiva pueden tener aquellos profesionales de la
administración o contabilidad, que posean el valor agregado de los
conocimientos de sistemas?
Le da un gran valor, porque le permitirá Intervenir en equipos con enfoques
interdisciplinarios en proyectos que requieran la integración profesional de los
especialistas en sistemas con otras áreas del conocimiento, fomentando el
desarrollo y perfeccionamiento de su profesión. Además de esto, estará capacitado
para administrar riesgos y recursos financieros. Dada su formación adicional, podrá
comunicarse con las distintas áreas de la organización en un lenguaje no sólo
entendible para el área de Sistemas, sino en términos del negocio.
9. De acuerdo a sus conocimientos. ¿Explique por qué el contador público o
administrador requiere que el sistema esté en la capacidad de manejar varias
monedas?
En la actualidad existen diversas formas de pagar, y no refiriéndonos al
método de pago como acción en sí; si no a las transacciones de una moneda
diferente a otra, como por ejemplo tomamos de manera micro la situación
de nuestro país, podemos observar la dificultad que se genera muchas veces
para muchas empresas el calcular el cambio de una moneda a otra; ejemplo del
caso de dólares a nuestra moneda. Por ende, un sistema que sea capaz de
manejar tanto como cálculos y transacciones en diferentes monedas permitirá la
capacidad de realizar diversos negocios sin privarse de muchos que no coincidan
con la moneda de uso, o simplemente permitirá la reducción de tiempo y aumento
de rendimiento.
10. Desarrollar y explicar el Sistema de administración y finanzas y el
Sistema de producción
Sistema de Administración y finanzas:
Es el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento
de los diversos subsistemas que integran a una organización para poder alcanzar
objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero,
rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al día de las fluctuaciones
en el mercado, de conocer las tendencias económicas y sus implicaciones, de
mantenerse al tanto de la legislación fiscal y se ocupa de procurar y mantener el
equilibrio económico
Sistema de producción:
Es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción
ejecución y el planteamiento de un proceso Industrial. Estos sistemas son los
responsables de la producción de bienes y servicios de las organizaciones. Los
administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la
función de operaciones y los sistemas de transformación que se emplean; de la
misma manera, los sistemas de producción tienen la capacidad de involucrar las
actividades y tareas diarias de adquisición y consumo de recursos.