GESTIÓN DE PROYECTOS

TEMA 4: CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

 CONTENIDO
LOGRO DE
APRENDIZAJE Fases del Proyecto e Influencia de la Organización
Ciclo de vida del proyecto y su relación con el ciclo de vida del producto
Identifica el ciclo de vida del
proyecto, las fases del proyecto e Características del ciclo de vida del proyecto
influencia de la organización. Fases del Proyecto
Influencia de la organización en la gerencia de proyectos
Estructuras de la organización (funcional, matricial y orientada a proyectos).
Culturas y estilos de organización
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Empieza:
• Con un problema que necesita solución debe definirse (inicio de un proyecto).
• Con una solución para ese problema y un enfoque para hacerlo (planificación de un proyecto).
• Con ejecutar el plan de acción (ejecución de un proyecto)
• Con un seguimiento para asegurarse de que realmente hace lo que debería (monitorear y controlar)
• Con implementarlo, evaluando su el rendimiento y finalizarlo (cierre)
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - INICIO
Crea una Carta del Proyecto
• ¿Cuál es la visión, el objetivo y las metas de este proyecto?
Identifica el Alcance y los Resultados Importantes
• ¿Cuál es el producto o servicio que debe proporcionarse?
Realiza un Estudio de Viabilidad
• ¿Cuál es el problema principal y cuáles son sus posibles soluciones?
Estima el Costo de alto nivel e idea un Modelo Comercial
• ¿Cuáles son los costos y beneficios de la solución?
Identifica a las Partes Interesadas
• ¿a quiénes afecta este proyecto, cómo y cuáles son sus necesidades?
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - PLANIFICACIÓN
• Es importante evaluar los objetivos con tres criterios: ¿Qué es posible, apasionante e integral?
• Posible:
• ¿Esta solución va acorde al presupuesto?
• ¿Mi equipo tiene la capacidad de hacer esto?
• ¿Tenemos suficiente tiempo?
• Establecer metas poco realistas es prepararte para fracasar.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - PLANIFICACIÓN
• Es importante evaluar los objetivos con tres criterios: ¿Qué es posible, apasionante e integral?
• Apasionante:
• ¿Es este un proyecto que puede apasionar a tu equipo?
• ¿Es algo que puede unirlos para colaborar y lograr el mismo objetivo?
• A pesar de que su trabajo es hacer lo que tú les dices que hagan, nadie va a invertir en algo que no
cree que valga la pena.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - PLANIFICACIÓN
• Es importante evaluar los objetivos con tres criterios: ¿Qué es posible, apasionante e integral?
• Integral:
• ¿tiene esto el potencial para convertirse en un éxito innovador?
• ¿Es esto una solución integral al problema que se te planteó o es realmente sólo una solución parcial
o temporal?
• ¿Tiene el potencial de ser mejorada, desarrollada y de convertirse en algo permanente?
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - PLANIFICACIÓN
Planificación para un Proyecto
• Identificar cuáles son las etapas de un proyecto, el conjunto de actividades del proyecto, las limitaciones,
y programa y crea una línea de tiempo del proyecto con un Gráfico de Desglose del Trabajo y Diagrama de
Gantt
Plan Financiero
• Haz un presupuesto y estimación de costos del proyecto y haz un plan para cumplir con el costo máximo,
completo con asignaciones a todos los recursos y departamentos.
Plan de Recursos
• Forma un gran equipo, recluta y programa los recursos y materiales necesarios para entregar el proyecto.
Plan de Calidad
• Debes establecer tus objetivos y medidas de calidad
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - PLANIFICACIÓN
Plan para los Riesgos
• Identifica los posibles riesgos, suposiciones, problemas y dependencias, asigna un propietario y desarrolle
un plan de reducción para evitarlos / superarlos.
Plan de Aceptación
• Asigna criterios para lo que se considera ‘hecho’ y ‘entregado’.
Plan de Comunicación
• Enumera tus partes interesadas y planifica la cadencia de comunicación.
Plan de Adquisiciones
• Encuentra a cualquier proveedor externo requerido y lleguen a un acuerdo
Declaración de Trabajo del Proyecto
• Crea un documento de alcance de trabajo que describa los parámetros del proyecto para su aprobación
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO - EJECUTAR
Liderazgo del Equipo
• Ofrece una visión del éxito y permite que el equipo la cumpla.
Creación de Tareas
• Define claramente lo que debe hacerse y los criterios para la tarea
Sesión Informativa de Tareas
• Garantizar que el equipo tenga claro lo que debe hacer, y cuándo
Administración de Clientes
• Trabaja con el cliente para garantizar que los resultados son aceptables
Comunicaciones
• Asegúrate de informar y mantener al tanto a las personas adecuadas en el momento adecuado a través del canal
correcto
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO – CIERRE
Análisis del Rendimiento del Proyecto
• Visión general de cómo se gestionó el proyecto y si las estimaciones iniciales de costo y beneficio fueron
precisas.
• ¿Hubo riesgos imprevistos?
• ¿Qué problemas surgieron y qué tan bien fueron tratados?
• ¿Se cambió el plan del proyecto, y cómo?
Análisis del Equipo
• ¿Todos hicieron lo que se les asignó?
• ¿Fueron lo suficientemente apasionados?
• ¿Se mantuvieron minuciosos y responsables?
• ¿Fue la comunicación dentro del equipo sana y constructiva?
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO – CIERRE
Cierre del Proyecto
• Se documenta las tareas necesarias para llevar la vida útil del proyecto a un final oficial.
• Esto incluye el cierre de acuerdos con proveedores, la firma de contratos y la entrega de toda la
documentación necesaria del proyecto.
Revisión Posterior a la Implementación
• Se redacta un análisis formal de los puntos fuertes y las fallas, y las lecciones aprendidas resultantes y
sugerencias para el futuro.
• Al final de cada proyecto exitoso, aprenderás que siempre hay un margen de mejora.
CICLO DE VIDA: PROYECTO VS PRODUCTO

PROYECTO PRODUCTO
Esfuerzo temporal para crear un producto. Está centrado en el entregable, el producto en
sí mismo
Puede estar formado por una o más fases Puede contener varios proyectos.
Se desglosa en diferentes procesos (Inicio, Sus fases: Introducción, Crecimiento, Madurez
Planificación, Ejecución, Monitorización o y Retiro.
Control y Cierre)
Ciclo corto Ciclo largo
Fecha de fin definida Fecha de fin indeterminada
Fases No secuenciales Fases Secuenciales
LA ORGANIZACIÓN EN LA GERENCIA DE PROYECTOS
• Se refiere al estilo de coordinación, comunicación y gestión que utiliza el equipo del proyecto a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.
• Se optimizan los recursos, se proporcionan una comunicación clara sobre los roles y responsabilidades, y se
reducen los posibles obstáculos.
• Es importante por:
• Alinear a los miembros del equipo antes y durante un proyecto.
• Minimizar la interrupción del flujo de trabajo y los conflictos entre los miembros del equipo.
• Generar la máxima productividad entre los miembros del equipo involucrados en un proyecto.
LA ORGANIZACIÓN EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

“Si la organización y la estrategia del proyecto no son una parte esencial

de un proyecto, es fácil caer en la "trampa de múltiples destinos" en la
que las personas no saben hacia dónde van”

(Anthony Taylor, SME Strategy Management Consulting)

TIPOS DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
• Está determinado por la autoridad, los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo dentro de la
estructura organizativa existente.
• Funcional
• Proyectada
• Matricial
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
FUNCIONAL
• Organiza su jerarquía en torno a los departamentos que funcionan tradicionalmente
• Un gerente funcional dirige cada departamento e informa a un ejecutivo.
• Estos gerentes funcionales, no otros empleados, coordinan el proyecto, y seleccionan a los miembros del
equipo de cada departamento para apoyar el proyecto, además de sus responsabilidades funcionales.
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
PROYECTADA
• También llamada basada en proyectos crea una división de proyectos específica dentro de una organización.
• La coordinación del proyecto funciona verticalmente bajo esta división.
• Los gerentes de proyectos mantienen la autoridad exclusiva para el proyecto y se les asigna personal dedicado
que trabaja para alcanzar los objetivos del proyecto
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
PROYECTADA
• También llamada basada en proyectos crea una división de proyectos específica dentro de una organización.
• La coordinación del proyecto funciona verticalmente bajo esta división.
• Los gerentes de proyectos mantienen la autoridad exclusiva para el proyecto y se les asigna personal dedicado
que trabaja para alcanzar los objetivos del proyecto
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
MATRICIAL
Es un híbrido de estructuras organizativas funcionales y proyectadas, y los gerentes de proyectos comparten
autoridad con otros gerentes de programas en esta estructura
• Estructura débil: es similar a la estructura funcional de la organización, en la que la coordinación se lleva a cabo
horizontalmente entre el personal sin un gerente de proyectos designado. Se diferencia en que el personal de todos
los departamentos, en lugar de los gerentes funcionales, coordina el proyecto (pero el gerente funcional mantiene la
autoridad para tomar decisiones).
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
MATRICIAL
Es un híbrido de estructuras organizativas funcionales y proyectadas, y los gerentes de proyectos comparten
autoridad con otros gerentes de programas en esta estructura
• Estructura equilibrada: el gerente de proyectos también ocupa un puesto de personal y no utiliza el rol de gerente de
proyectos a toda su capacidad. El gerente de proyectos todavía tiene poca autoridad sobre las decisiones del proyecto,
el presupuesto, el personal, etc., y sirve principalmente como punto de contacto y coordinador.
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
MATRICIAL
Es un híbrido de estructuras organizativas funcionales y proyectadas, y los gerentes de proyectos comparten
autoridad con otros gerentes de programas en esta estructura
• Estructura fuerte: es más similar a una estructura organizativa proyectada. Un gerente de proyectos dedicado
depende de un departamento funcional de gestión de proyectos. Tiene personal multifuncional dedicado y cuenta con
el apoyo de un gerente de todos los gerentes de proyectos. Este subtipo ofrece al gerente de proyectos la mayor
autoridad a medida que trabaja en un entorno matricial
CARACTERÍSTICAS Y ESTRUCTURAS DE LA ORGANIZACIÓN QUE
INFLUYEN EN LOS PROYECTOS

Culturas y estilos de organización.

• Se conocen habitualmente como normas culturales.
• Incluyen un conocimiento común sobre qué enfoque abordar para la realización del proyecto, que medios se consideran aceptables para
este fin y quién tiene influencia para facilitarlo.
• Se manifiestan de diferentes maneras, entre las que se incluyen: visiones, valores, normas, creencias, políticas etc.
Estructura de la organización.
• Es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.
• Abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos.
• La organización funcional clásica es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido.
Activos de los procesos de la organización.
• Abarcan planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales.
• También abarcan las bases de conocimiento de la organización, como las lecciones aprendidas y la información histórica.
Gracias