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GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Para el desarrollo de la presente asignatura se ha elegido el libro guía de Arboleda, German (2013). Proyectos. Identificación, formulación, evaluación y gerencia. Alfa Omega S.A. Colombia, parte 5 Gerencia de Proyectos.

Adicionalmente como material de estudio se usará la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) del PMI por dos razones:

primero porque el texto básico está basado en los principios y orientaciones del PMI; y segundo, porque la guía del PMBOK o la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos es una norma reconocida en la profesión de gerencia de proyectos, su desarrollo se inició a principios de los años 80 por el Project Management Institute (PMI).

El Project Management Institute (PMI) es una organización sin fines de lucro dedicada a desarrollar la disciplina de administración de proyectos (Project Management) en todo el mundo. Sus propósitos específicos son muchos, entre ellos: fomentar el profesionalismo en la dirección de proyectos, contribuir con la calidad y el alcance de los proyectos, estimular la apropiada aplicación de la dirección de proyectos para el beneficio del público en general, etc.

El PMBOK es una colección de cinco procesos y nueve áreas de conocimiento generalmente aceptados como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. Es un estándar reconocido internacionalmente que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, finanzas, administración y marketing.

CAPITULO 1 TEMA 1 VISIÓN PANORÁMICA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Según el Projet Management Institute (PMI), “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto”.

En relación a la definición del concepto de proyectos están relacionados los siguientes términos

Esfuerzo.- Todo proyecto requiere de un esfuerzo a ser realizado por las personas que participan en él. Un esfuerzo desde el diseño, la pre inversión, ejecución, etc. Es común encontrarnos con personas realizando un proyecto.

Temporal.- Todo proyecto es temporal, tienen un inicio y un final definidos; deberíamos decir también, inicio y final felices. Unos pueden durar pocos días, otros muchos años. Los resultados del proyecto pueden y en algunos casos deben ser, de larga duración. Como ejemplo de resultado corto de un proyecto podemos decir, el concierto de un grupo artístico; es seguro que el proyecto tiene mayor duración que su resultado.

Que se lleva a cabo.- Es decir que es realizado o ejecutado a través de actividades planificadas, con recursos asignados, en un tiempo determinado. No deben quedar en papel únicamente, sino que deben ser implementados y luego operados, observados, analizados y se pueden comprobar sus resultados, sus impactos. ¿Cuál será el impacto de los proyectos que hemos puesto como ejemplo, una vez que estén operando?

Para crear.- Todo proyecto tiene un objetivo, un producto, un servicio o resultado único.

Producto, servicio o resultado único.-Quiere decir que producirá o entregará algo que no ha sido realizado de la misma manera anteriormente. Elaborar un producto que no existía anteriormente o mejorar uno existente; un servicio nuevo o mejorar uno existente que se ofrecerá a clientes internos o externos de la organización; resultado único, un documento o informe que no se haya elaborado anteriormente o una mejora a uno existente.

Realidad de hoy
Realidad de
hoy
Proyecto para trasformar la realiadad
Proyecto
para
trasformar
la realiadad
Realidad cambiada por el proyecto
Realidad
cambiada
por el
proyecto

Un proyecto tiene sentido si está encaminado a transformar una realidad.

Cuando usted elabora su tesis, busca un resultado único; un documento que no ha sido elaborado anteriormente.

Un proyecto puede ser graficado como un proceso, a través de la siguiente figura.

Se toma como ejemplo la elaboración de su tesis de grado

Controles
Controles
Entradas Procesos •Necesidades
Entradas
Procesos
•Necesidades
Salidas •Tesis/productos
Salidas
•Tesis/productos

Proceso de

investigación

Recursos

Controles Entradas Procesos •Necesidades Salidas •Tesis/productos • Proceso de investigación Recursos Indicadores: Número de resultados, Número
Indicadores: Número de resultados, Número de beneficiarios
Indicadores:
Número de
resultados,
Número de
beneficiarios
Controles Entradas Procesos •Necesidades Salidas •Tesis/productos • Proceso de investigación Recursos Indicadores: Número de resultados, Número

ACTIVIDAD 1 Fecha máxima de entrega

Calificación sobre Nombre del documento: Actividad1PedroSazalar.docx

  • 1. Determine dos tipos de proyectos (medianos o grandes) locales o nacionales que se encuentren ejecutándose en la actualidad. Argumente

    • a. El avance que han demostrado.

    • b. Monto

    • c. Entregable del proyecto

  • 2. Use el concepto de proyecto según el PMI, sintetice con sus palabras el significado de proyecto

  • 3. A través de un mapa mental, indique qué puede generar un proyecto

  • 4. Defina dos conceptos de proceso, incluya los autores

  • 5. Defina dos conceptos de gestión 1 y dos de gerencia 2 con sus respectivos autores, argumente la diferencia entre los dos

  • 6. Exponga en clase presencial y aula virtual los resultados

  • 1 Gestión, proviene del latín gestionis que significa ejecutar lograr con éxito con los medios adecuados (Corominas, 1995). 2 Gerencia, proceso de diseñar y mantener un ambiente adecuado para que las personas que ahí trabajan busquen metas organizacionales comunes.

    TEMA 2

    EL CICLO Y HORIZONTE DEL PROYECTO

    Antes de enfocarnos en el tema de la gerencia de proyectos, conviene revisar el concepto de gestión, ciclo y el horizonte del proyecto.

    Gestión, proviene del latín gestionis que significa ejecutar lograr con éxito, usando los medios adecuados (Corominas, 1995)

    Ciclo del proyecto, etapas que concierne a la formulación de proyectos, en ocasiones se los suele conocer como estudios de pre inversión. Son fases del ciclo de un proyecto: inicio, planificación, ejecución, operación y cierre o liquidación.

    TEMA 2 EL CICLO Y HORIZONTE DEL PROYECTO Antes de enfocarnos en el tema de la
    Gestión de proyectos, movilización de recursos (ejecución o implementación de la inversión) para convertir el proyecto

    Gestión de proyectos, movilización de recursos (ejecución o implementación de la inversión) para convertir el proyecto de una empresa en un bien, un servicio o un resultado.

    El término gestión de proyectos se usa para describir un enfoque organizacional o de gestión aplicado a los proyectos y algunas operaciones continuas. A esto también se le denomina “administración por proyectos”.

    La complejidad de esta etapa dependerá de la magnitud del proyecto y es aquí

    donde toma importancia la “gerencia de Proyectos”. En esta fase, según la Guía

    del PMBOK se operan 5 procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre, que se los conoce como los cinco procesos IPECC.

    Horizonte del proyecto, en ingeniería, se entiende por horizonte de proyecto al lapso de tiempo para el cual se estima que el proyecto debe cumplir cabalmente con sus objetivos.

    ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

    La dirección o gerencia de proyectos, según el PM Book, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.

    Los cinco procesos ya mencionados de la dirección de proyectos IPECC para un proyecto a los que nos estamos refiriendo son los siguientes:

    • 1. Iniciación,

    • 2. Planificación,

    • 3. Ejecución,

    • 4. Seguimiento y Control, y

    • 5. Cierre.

    Dirigir un proyecto por lo general implica:

    Identificar requisitos,

    • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto,

    Equilibrar las restricciones del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:

    • a. el alcance

    • b. la calidad, (grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos)

    • c. el cronograma

    • d. el presupuesto

    • e. los recursos y

    • f. el riesgo.

    La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más importantes, lo que crea un desafío aún mayor. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situación y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.

    Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la dirección del proyecto es interactivo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimados más precisos. La elaboración gradual permite a un equipo de dirección del proyecto dirigir el proyecto con un mayor nivel de detalle a medida que éste avanza.

    Programas y proyectos

    Un programa es un grupo de proyectos relacionados que se manejan coordinadamente para obtener beneficios y control, que no se podrían obtener si se manejaran individualmente. Los programas pueden incluir elementos de trabajo que están fuera del alcance de los proyectos.

    Un portafolio es un conjunto de programas, proyectos, u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Los programas o proyectos de un portafolio no necesariamente son interdependientes o están directamente relacionados.

    ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

    El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisión gerencial de un área técnica o administrativa, mientras que los gerentes de operaciones son responsables de una faceta del negocio básico.

    Según la estructura de la organización, el director del proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional. En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que rinden cuentas a un director del programa o del portafolio, quien en última instancia es el responsable de los proyectos de toda la empresa. En este tipo de estructura, el director del proyecto trabaja estrechamente con el director del programa o del portafolio para cumplir con los objetivos del proyecto y para asegurar que el plan del proyecto esté alineado con el plan global del programa.

    Varias de las herramientas y técnicas para dirigir proyectos son específicas a la dirección de proyectos. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos, herramientas y técnicas que se reconocen como buenas prácticas no es suficiente para gestionar los proyectos de un modo eficaz. Además de las habilidades específicas a un área y de las competencias generales en materia de gestión requeridas para el proyecto, la dirección de proyectos efectiva requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes características:

    CARACTERÍSTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

    Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.

    Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica

    Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta cuando

    los conocimientos en dirección de

    ejecuta

    el

    proyecto

    o

    actividades

    proyectos

    relacionadas.

    La

    capacidad

    personal

    abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un

    proyecto mientras se cumplen los

    objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo)

    Conocimiento

    CARACTERÍSTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS • Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre
    Desempeño
    Desempeño
    CARACTERÍSTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS • Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre
    Personal
    Personal
    CARACTERÍSTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS • Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre

    FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

    Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean el éxito de un proyecto o influyen en él. Estos factores pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas en el proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden aumentar o restringir las opciones de la dirección de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado. Se consideran entradas para la mayoría de los procesos de planificación.

    Son factores ambientales de la empresa entre otros son:

    Procesos, estructura y cultura de la organización Normas de la industria o gubernamentales Recurso humano, administración
    Procesos,
    estructura y
    cultura de la
    organización
    Normas de la
    industria o
    gubernamentales
    Recurso humano,
    administración del
    Infraestructura
    personal
    Clima político,
    condiciones
    del mercado,
    Canales de
    información, base
    de datos, sistemas
    de automatización,
    software
    información
    tolerancia al
    riesgo

    Normas de conducta, de producto, normas de calidad o frabriación

    Competencias , conocimiento de procesos o áreas funcionales

    Sisttemas de comunicación e

    ACTIVIDAD 2

    Fecha máxima de entrega

    Calificación sobre

    Nombre del documento: Actividad1PedroSazalar.docx

    • 1. Describa los cinco procesos IPECC y su importancia en la Dirección de Proyectos. Guía PM book pag. 47 en adelante

    IPECC

    Características

    Importancia

    Inicio

       

    Planificación

       

    Ejecución

       

    Control

       

    Cierre

       
    • 2. La dirección de proyectos tiene varios procesos (IPECC) uno de ellos es el inicio. Para aplicar éste proceso se le solicita investigar y graficar el proceso para la aprobación de su tema de tesis en la facultad de su Universidad

    • 3. Usando sus palabras y el concepto expuesto por el PMI realice una paráfrasis, qué es la gestión de proyectos, el ciclo del proyecto y el horizonte de un proyecto.

    • 4. Elabore un portafolio de su

    especialidad que incluya un programa con

    tres

    proyectos que podrían dar solución a los problemas (social o de

    empresa) de su localidad o región. Argumente qué pueden generar los

    proyectos propuestos

    • 5. Realice un ensayo (1 hoja) de los roles gerenciales según Mintzberg y las competencias gerenciales genéricas según McClelland. Concluya si éstos roles y competencias son necesarios, desarrolle un director de proyectos. Soporte de bibliografía para éste tema: Biblioteca UTN.Tobar, E. G. (2010). Competencias Gerenciales. Bogotá: Ecoe ediciones.

    • 6. Determine 5 factores ambientales de su empresa (o Universidad) y argumente por qué se los considera importantes para incluirlos dentro de éste grupo.

    • 7. ¿La Responsabilidad Social Empresarial se incluye dentro de los factores ambientales de la Empresa? Porqué

    EVALUACIÓN CAPITULO 1

    Verdadero o Falso

    • 1. Un proyecto es un esfuerzo temporal que crear un producto, servicio o resultado único.

    • 2. Un proyecto tiene como meta cambiar una realidad actual

    • 3. Un proyecto se puede considerar un proceso

    • 4. La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo

    • 5. IPECC significa, inversión, planificación, evaluación, control y calidad para un proyecto.

    • 6. Terminada la fase de pre inversión se debe iniciar la fase de ejecución y terminada ésta, la operación del proyecto

    • 7. El ciclo de vida del proyectos incluye las etapas: identificación, selección, formulación, evaluación y negociación

    • 8. Es lo mismo portafolio, proyecto y programa

    • 9. Son características del gerente de proyectos la administración del talento humano, el conocimiento de normas, procesos, sistemas de información y comunicación

    10. Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean el éxito de un proyecto o influyen en él