EPICOH Consultores Sociedad Civil

Guatemala, 15 de mayo de 2023

Señores
Junta Directiva
Fines Didácticos S.A.
Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa correspondiente al período
01 de enero al 31 de diciembre de 2022, a Fines Didácticos S.A. y con base en ese examen
efectuado, observamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y procedimientos
de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en esta carta de gerencia
EPICOH-hp/02-2023-07.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas
puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o
empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los
procedimientos de contabilidad.
No obstante, eso, debido a las limitaciones inherentes en todo sistema de control interno de
contabilidad, puede ocurrir errores o irregularidades sin ser detectados. Asimismo, la proyección
de cualquier evaluación del sistema de control interno a periodos futuros está sujeta al riesgo de
que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones o porque el
grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos se puede deteriorar. Un estudio y
evaluación del control interno hechos con el propósito indicado en el párrafo primero, no
revelaría necesariamente todas las debilidades en el sistema, en virtud de que fue basado en
pruebas selectivas sobre los registros de contabilidad y la información relativa.
Una deficiencia significativa del control interno, es una condición en la que el diseño o
funcionamiento de componentes específicos no reducen a un nivel relativamente bajo, el riesgo
de que errores o irregularidades en montos que podrían ser importantes, puedan ocurrir y no ser
detectados oportunamente por los funcionarios, en el cumplimiento normal de las actividades que
les han sido encomendadas.
La Administración de Fines Didácticos S.A. es responsable de establecer y mantener un sistema
de control interno contable. Los objetivos de un sistema son proveer a la Administración
seguridad razonable, de que las transacciones y eventos se registren y revelen apropiadamente
para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con los requerimientos contenidos

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en las Normas Internacionales de Auditorias (NIAS) emitidas por la Federación Internacional de
Contadores (IFAC), y de acuerdo con lo estipulado por la Administración del Programa y de
acuerdo con las leyes y regulaciones de Guatemala, también se aplicarán Normas Internacionales
de Información Financiera, (NIFF), Y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
Agradecemos una vez más la colaboración recibida de los funcionarios y colaboradores de Fines
Didácticos S.A. y estamos en la mejor disposición de ampliar o aclarar el informe que se adjunta
en una sesión conjunta de trabajo cuando nos convoquen.

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TRABAJO REALIZADO
A continuación, presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas
sustantivas de auditoría, aplicados durante nuestra visita a Fines Didácticos S.A., así como los
resultados obtenidos:
Alcance:
En esta visita el trabajo fue enfocado principalmente a las siguientes cuentas:

● Caja Chica

● Bancos

● Inventarios

● Cuentas por Cobrar

● Propiedad Planta y Equipo

● Pasivos

● Sueldos

● Gastos

a) Arqueo de Caja Chica

● Realizamos la revisión de los procedimientos de control interno sobre las cuentas

de caja chica.

● Solicitamos los arqueos de caja chica, efectuados en el periodo 2023.

● Comparamos los saldos de la cuenta del periodo auditado con los saldos de cuenta
del periodo anterior.

● Como parte de nuestro programa de auditoría, efectuamos una verificación de las

conciliaciones de caja chica.
Resultado de la revisión:

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De acuerdo con la revisión realizada a la cuenta de caja chica, consideramos que la cuenta
presenta un nivel de riesgo alto y se ha determinado las deficiencias que deban informarse en esta
carta de gerencia.

✔ En la evaluación de arqueo de caja chica se detectó un faltante de un monto de Q.

1,446.78
✔ Se encontró un cheque emitido por Ramiro Rodríguez al portador, de fecha 13/2/23 es de
un monto de Q1,000.00

Recomendaciones:

✔ Se recomienda elaborar un manual de normas y procedimientos de gastos y limites en

Caja Chica.
✔ Anular los vales que contengan error en su contenido, como fecha: CF, y los que no estén
previamente autorizados, solicitar el reintegro correspondiente.
✔ Implementación un control interno de los vales, emitidos, liquidados y anulados, los
cuales deben estar resguardados.
✔ Delegar a una persona que tendrá la responsabilidad de cumplir con los plazos de
depósitos.
✔ Solicitar el reintegro de las facturas que fueron emitidas al Consumidor Final.

✔ Realizar una cotización previa a realizar la solicitud de compra para evitar pasarse del
límite, el encargado de Caja Chica debe cumplir el límite que corresponde.
✔ Revisar Facturas y vales previo a su liquidación de estar incorrectos, solicitar al trabajador
o a quien corresponda realizar el reintegro.
✔ La Caja Chica no está autorizada a desembolsar efectivo a cuenta de préstamos.

✔ Mantener el efectivo, establecer dentro del procedimiento que no se aceptarán este tipo de
movimientos.
✔ Es importante tener un manual escrito del procedimiento de caja chica, ya que en caso
sustituir a la persona responsable, se mantendrá el orden el manejo de fondos.

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b) Bancos

● Revisión de manuales de las políticas contables.

● Realizamos la revisión de los procedimientos de control interno sobre las cuentas

de Banco.
● Realizamos cedulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de
los saldos del periodo correspondiente.
● Revisión de documentación física proporcionado por el departamento de
contabilidad.
● Revisión de los saldos de cuentas en el sistema bancario.

● Revisión de los movimientos mensuales registrados durante el periodo para

determinar la relevancia de los mismos.
● Efectuamos el procedimiento de confirmaciones de saldos de todas las cuentas
bancarias con corte al 31 de diciembre de 2022.

Resultado de la revisión:
De acuerdo con la revisión realizada a la cuenta de Bancos, consideramos que la cuenta presenta
un nivel de riesgo alto y se ha determinado las deficiencias que deban informarse en esta carta de
gerencia.

✔ En la revisión del libro auxiliar de los movimientos de las cuentas de los bancos se ha
detectado que el departamento de contabilidad ha registrado el saldo de Q.161,881.55, en
nuestra auditoria exhaustiva hemos detectado que el saldo correspondiente es de un monto
de Q. 3,043.40.
✔ Se detectaron ingresos no registrados por el departamento de contabilidad por un monto
de Q.150,502.85.
✔ Se detectaron egresos no registrados por el departamento de contabilidad por un monto de
Q.114,761.00.
✔ Se detectaron cheques en circulación con más de 3 meses de circulación por un monto de
Q.5,000.00.

Recomendaciones:

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✔ Crear un método para llevar el control de los cheques que se encuentran en circulación y
procurar que sean cobrados en fecha.
✔ Tener el cuidado de emitir con la leyenda No Negociable, ya que esto evitará un posible
cobro de personas ajenas a los receptores de cheques.
✔ Mantener la chequera al resguardo del contador.

✔ Asignar personal adecuado a realizar las conciliaciones bancarias periódicamente, para

mantener el orden en los saldos bancarios y la contabilidad.
✔ Es importante tener un manual escrito del procedimiento de las cuentas bancarias, ya que
en caso sustituir a la persona responsable.
c) Inventarios
● Realizamos la verificación del control interno.

● Realizamos cedulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de

los saldos del periodo correspondiente.
● Revisión de saldos del inventario al corte al 31 de diciembre de 2022.

● Revisión de documentación física que soportan los movimientos de los

inventarios.
● Revisión de tratamiento contables de diferencias físicas.

● Realizamos una toma física aleatoria de los inventarios mantenidos.

● Indagamos sobre el registro del deterioro de inventarios al 31 de diciembre de

2022.

Resultado de la revisión:
De acuerdo con la revisión realizada a la cuenta de Inventarios, consideramos que la cuenta
presenta un nivel de riesgo alto y se ha determinado las deficiencias que deban informarse en esta
carta de gerencia.

✔ En la revisión del libro auxiliar de los movimientos de la cuenta de Inventarios se ha

detectado que el departamento de contabilidad ha registrado el saldo de Q.1,002.500.00,
en nuestra auditoria exhaustiva hemos detectado que el saldo correspondiente es de Q.
955,085.71.
✔ En la revisión de física del conteo de los inventarios se han detectado lo siguiente:

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 Vehiculó que no está acorde al giro del negocio para la venta con un monto de Q.
120,000.00
 Un lote de mercadería no ha sido entregado la cual asciende a un monto de Q.
89,285.71.
 Faltante de mercaderías por un monto de Q. 10,500.00.
 Sobrante de mercadería por un monto Q. 1,300.00.

Recomendaciones:

✔ Establecer formas de controlar el inventario tanto en las compras como en las ventas
realizadas.
✔ Revisar el histórico de los faltantes en inventario, para determinar las principales causas y
no solo descontarle al encargado de inventario.
✔ Mantener por separado los rubros mencionados, hasta realizar la venta, darle el
tratamiento correspondiente.
✔ Revisar periódicamente los inventarios y promocionar los manuales y/o varios elementos
que puedan ser puestos en diferentes mercados.
d) Cuentas por Cobrar
✔ Realizamos la verificación del control interno.

✔ Revisión de cumplimiento de las políticas contables establecidas de las cuentas por

cobrar.
✔ Revisión de saldos registrados en las cuentas por cobrar.

✔ Realizamos cedulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de los

saldos del periodo correspondiente.
✔ Efectuamos el procedimiento de confirmaciones de saldos de todas las cuentas por
cobrar al corte al 31 de diciembre de 2022.
✔ Revisión de la aplicación de tasa de cambios en las cuentas por cobrar.

Resultado de la revisión:
De acuerdo con la revisión realizada a las cuentas por cobrar, consideramos que la cuenta
presenta un nivel de riesgo alto y se ha determinado las deficiencias que deban informarse en esta
carta de gerencia.

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✔ En la revisión del libro auxiliar de los movimientos de las cuentas por cobrar se ha
detectado que el departamento de contabilidad ha registrado el saldo de Q.775,643.00, en
nuestra auditoria exhaustiva hemos detectado que el saldo correspondiente es de Q.
561,853.18.
✔ En la confirmación de saldo del cliente Preservación S.A. se ha detectado que tiene
proceso judicial por quiebra de empresa el monto hacienda a Q. 145,000.00.
✔ En la revisión del libro de auxiliar de entrega de mercaderías se ha detectado que al
cliente Coaching and Training no se le ha entregado el lote de mercadería que haciende un
monto de Q. 100,00.00.
Recomendaciones:

✔ La administración debe seguir con el proceso de gestión de cobro de manera efectiva con
la recuperación de dichos saldos, así evitar que incrementen.
✔ La administración debe implementar una metodología para la estimación y aprobarla
mediante una política, para cuentas de dudoso cobro, utilizando para ello el reporte de
saldos de forma mensual.
✔ El gerente debe de girar instrucciones por escrito al contador para los registros diarios del
tipo de cambios según el Banco de Guatemala para un mejor control.
✔ Que el gerente debe de girar instrucciones por escrito al contador para el registro oportuno
de la provisión de las cuentas incobrables Según el Acuerdo Gubernativo 213-2013.

✔ La entrega de mercadería a los clientes se debe de ser entregados en un lapso de 48 horas.

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