Universidad de oriente

Núcleo de sucre extensión Carúpano

Escuela de administración y contaduría
Departamento de contaduría

Auditori
a
 1. Elaborar Políticas internas de la empresa para el manejo de la Caja
Chica y Caja General (Estos serían Archivos permanentes en los
papeles de trabajo del proceso de Auditoría)

Se debe Fijar un criterio único para el cumplimiento de las normas y

procedimientos para la ejecución del proceso del manejo eficaz y eficiente de los
recursos asignados a la Caja Chica y caja general, así como establecer las
políticas y normas relativas a este proceso cuya función seria satisfacer las
necesidades que se le presenten a la empresa.

Apertura de los Fondos de Caja Chica: consiste en la apertura de los Fondos de

caja chica, donde se establece un monto inicial y se designa al responsable del
manejo de dichos fondos.

Administración y Ejecución de los Fondos de Caja Chica: proceso mediante el

cual se realizan los gastos menores a ser cancelados con el monto de apertura de
los fondos de caja chica, respetando las normativas que se hayan establecido.

Reposición de los Fondos de Caja Chica: proceso que consiste en el

restablecimiento del monto de los fondos de caja chica, al consumirse el 75% de
dicho monto.

Arqueo de los Fondos de Caja Chica: se hace revisión del efectivo y la relación
de las facturas canceladas mediante caja chica, por parte de un funcionario
distinto a quien tiene la responsabilidad de su custodia y registro.

Cierre de los Fondos de Caja Chica: se realiza cuando culmina el ejercicio

económico financiero, mediante el cual se procede al cierre de dichos fondos.

Los fondos de caja chica no podrán utilizarse para:

- Cambio de Cheques Personales.

- Vales Personales o Viáticos.
 - Los Fondos de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de
compras o servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las
presentes normas.
- A los efectos del seguimiento y control, el funcionario responsable del
manejo de los Fondos de Caja Chica, debe llevar un expediente que
contenga copia de todo el movimiento de los Fondos, desde su apertura y
manejo hasta su cierre.
- Con el propósito de facilitar las tareas de control y la auditoría externa o
interna, los documentos comprobatorios de las transacciones realizadas
mediante el uso de los Fondos de Caja Chica, deben conservarse
permanentemente organizados en orden consecutivo, en expedientes
físicos y electrónicos por cada ejercicio económico financiero.
- Toda factura correspondiente a pagos efectuados por los fondos de caja
chica deberá cumplir con las disposiciones establecidas en el SENIAT:
a) Toda factura debe ser emitido a nombre de la empresa, debe traer
impreso el Registro de Información Fiscal (RIF), monto, teléfono,
dirección, número de control y todo lo demás que se estipule, según las
normas fiscales emanadas por el SENIAT.
b) Las facturas deben ser originales.
c) Las facturas deben estar conformadas por el jefe de la dependencia o
en su defecto el responsable de la unidad.
d) Las facturas no deben presentar errores en cálculos o enmendaduras.
e) Las facturas no deben tener fechas posteriores a una reposición.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA

Los principios operativos observados y utilizados como directrices para el

establecimiento de políticas y procedimientos de gestión en el área de caja y su
movimiento. Estos son los siguientes:

- Registro y documentación de las transacciones

- La segregación de funciones y responsabilidades
 - Autorización de operaciones
- La puntualidad de pago
- Revisión y verificación de documentos
- Seguridad de las condiciones físicas
- Supervisión, control y trazabilidad de los movimientos de fondos
- Planificación y control del presupuesto
- Establecimiento de la rendición de cuentas
- Las limitaciones sobre la accesibilidad y disponibilidad
- Registro y reportes

Políticas y procedimientos formulados por la integración de estos principios

incorporados en las medidas preventivas y correctivas en el manejo de los
siguientes aspectos de las operaciones comerciales:

- Recibo o cobro de los pagos

- Para sufragar los gastos y compras
- Para pagar las obligaciones
- El mantenimiento de los fondos no utilizados o disponibles
- Asegurar el dinero recaudado de las operaciones comerciales y otras
fuentes

Los recibos y las colecciones son las transacciones más vulnerables y sensibles
relacionadas con el fraude de manejo de efectivo. Control interno requiere que los
procedimientos de compensación y conciliación se realizan a diario para
asegurarse de que todo el dinero recibido se maneja y registran con exactitud. De
esta manera, los orígenes de excedentes y la escasez se pueden establecer
fácilmente, mientras que las correspondientes cuentas afectadas son llevadas a
los saldos correctos al final del día. A partir de una hoja en blanco al comienzo de
cada nueva ronda hace que el trabajo de llevar los libros equilibrado mucho más
fácil.

Hay que tener en cuenta que los ingresos en efectivo incluyen cheques de los
clientes y los pagos de tarjetas de crédito, así como las transferencias electrónicas
de fondos, puesto que también se traducen en incrementos en los depósitos de
fondos.

La aceptación de otros modos de pago que no sea por medio de un exceso de las
transacciones de venta libre proporciona un método más seguro de recibir el pago.

Por otro lado, ciertas transacciones en efectivo se clasifican como "equivalentes

de efectivo ", que representan los fondos excedentes invertidos en cuentas de alto
rendimiento con el fin de optimizar la capacidad de generar ingresos a la espera
de mejores estrategias de inversión. Sus medidas de control relacionadas con las
prácticas de inversión, ya que sus balances de cuenta es probable que se
mantengan fijas por un período específico de tiempo.

Los procedimientos de control se examinan a continuación en relación con la

recepción de dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y las transferencias de
las colecciones de pago de crédito.

2. Establecer las Normas Internacionales de Auditoría (NIA's) que se

aplicarán para realizar la auditoría a la Caja Chica y la Caja General.

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría, 330, emitida por la

International Federation of Accountants (IFAC), el auditor deberá diseñar y
ejecutar procedimientos sustantivos para cada clase de transacción importante,
saldo de cuenta y revelación, independientemente de los riesgos evaluados, para
lo que puede considerar la aplicación, sólo, de procedimientos sustantivos
analíticos, o pruebas de detalle o una combinación de procedimientos sustantivos
analíticos y de pruebas de detalle.

Pruebas de Detalle:

Se refiere a los procedimientos que realiza el auditor con el fin de obtener mayor
evidencia de la proporcionada por las pruebas a los controles y los procedimientos
analíticos. Las siguientes son algunas de las pruebas de detalle más comunes
ejecutadas por los auditores:
- Confirmación con terceras partes: Se refiere a solicitar que un tercero con el
cual la compañía ha realizado algún tipo de transacción le confirme al auditor
dicha transacción y las características solicitadas. Ejemplo: Confirmación de
saldos por cobrar con clientes.

- Pruebas de corte: Son procedimientos que se realizan con el fin de verificar la

integridad de la información auditada. Ejemplo: En un corte de ventas, mediante la
revisión de las últimas facturas del periodo auditado y las primeras facturas del
periodo siguiente, busca verificar que las ventas quedaron registradas en el
periodo adecuado.

- Inspección física de activos: Se refiere a la verificación que realiza el auditor,

con el fin de comprobar la existencia física de determinado rubro. Ejemplos:

Revisar la existencia de propiedad, planta y equipo mediante observación directa

del activo. (Lotes, edificios, vehículos, maquinaria, etc.)

Revisar la existencia de los inventarios participando en una de las tomas físicas

de inventarios.

- Revisión de cálculos realizados por el cliente: Se refiere a procedimientos

que realiza el auditor y que buscan verificar la exactitud de un cálculo que realiza
el cliente. Ejemplo: Calcular las prestaciones sociales de los empleados y
comparar contra lo calculado por el cliente.

- Revisión de conciliaciones realizadas por el cliente: Se refiere a la revisión

que realiza el auditor a las conciliaciones realizadas por la compañía en donde se
verifica: las operaciones aritméticas, que cruzan con lo registrado en libros y con la
otra parte (extracto, módulos, información de clientes, información de proveedores,
etc.), la existencia y validez de las partidas conciliatorias, las implicaciones en los
estados financieros de las partidas conciliatorias, etc.
- Revisión de documentación soporte: Se refiere a la observación de
documentación soporte con el fin de verificar la existencia de rubros de los
estados financieros. Ejemplos:

Mediante la revisión de la documentación soporte verificar la existencia de los

gastos de publicidad.

Mediante la revisión de las facturas de venta, verificar la existencia de las ventas.

- Pruebas asistidas por computador: Para compañías en donde existe un gran

volumen de información el auditor puede recurrir al uso de software que maneja
datos, ejemplo: ACL o Excel, con el fin de generar reportes con base en archivos
planos directamente del sistema de la compañía y/o realizar procedimientos de
auditoría a esos datos (analíticos y de detalle).

- Pasivos no registrados: Mediante la revisión de los pagos realizados o facturas

causadas en periodo siguiente, se busca identificar gastos y/o costos que no
fueron reconocidos por la compañía en el periodo auditado. Ejemplo: Revisar los
pagos y causaciones realizadas en los meses de enero y febrero, con el fin de
identificar gastos y costos del periodo anterior.

- Pagos posteriores: Se refiere a verificar mediante un pago posterior (puede ser

de un activo o un pasivo) la existencia de un saldo. Ejemplos:

Para probar la existencia de una cuenta por cobrar a 31 de diciembre, el auditor

puede verificar su existencia revisando el recibo de caja y el extracto bancario, en
donde se registró el pago efectuado por el cliente durante el periodo siguiente.

Para probar la existencia de un pasivo a 31 de diciembre, el auditor puede

verificar su existencia revisando contra el comprobante de egreso y el extracto
bancario el pago efectuado por la compañía auditada durante el periodo siguiente.
- Selección de las partidas: En algunos casos (compañías con gran volumen de
transacciones) en la ejecución de las pruebas de detalle no es práctico probar el
100% de las partidas que conforman una cuenta. Por lo anterior, el auditor debe
recurrir a alguno de los siguientes métodos para la selección de las partidas:

 A juicio del auditor

 Muestreo de auditoría

La planeación de auditoría, la evaluación de los controles de los procesos, y la

ejecución de procedimientos analíticos deben proveer al auditor de conocimiento
suficiente que le permita dirigir sus pruebas de detalle a aquellas áreas en donde
pueden existir riesgos de errores e irregularidades significativos.

3. Realizar para Caja Chica y Caja General, los siguientes papeles de

trabajo (archivos corrientes)

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u

operación a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones
obtenidas, esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es
conveniente tener en cuenta al elaborarlos.

Algunos de estos elementos que deben contener toda cédula o papel de trabajo
de auditoría, son:

 Nombre de la empresa a la que se audita.

 Fecha del cierre del ejercicio examinado.
 Titulo o descripción breve de su contenido.
 Fecha en que se preparó.
 Nombre de quien lo preparó.
 Fuentes de donde se obtuvieron los datos.
 Descripción concisa del trabajo efectuado.
 Conclusión.
La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las
siguientes informaciones:

  Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.

Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y
estatutos.
 Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los
que opera la   entidad.
 Evidencia del proceso de planeamiento
 incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
 Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control
interno.
 Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las
conclusiones alcanzadas.
Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fueron
supervisado y revisado.
 Análisis de transacciones y balances.
 Análisis de tendencias e índice importantes.
 Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de
auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
 Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y
cuando fueron desarrollados.
 Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras
partes.
 Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o
discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las
debilidades sustanciales en control interno.
 Cartas de presentación recibidas de la entidad.
 Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos
importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos
excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
 Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor,
etcétera.