La compañía de helados El Caldero S.A. ha iniciado labores durante el cuarto trimestre del año 2016; su objeto social es la fabricación y distribución de productos lácteos, helados y materias primas para helados.
En diciembre de 2016, la Junta Directiva, para evaluar su gestión administrativa, legal y
financiera, ha contratado nuestros servicios como auditores para realizar un análisis objetivo sobre el adecuado cumplimiento de sus procesos y de las leyes, sobre la razonabilidad de las cifras de sus estados financieros y sobre los principales riesgos no cubiertos.
Producto del estudio preliminar del cliente, se han observado las siguientes situaciones:
No existen procedimientos claros ni escritos sobre los controles que deben llevarse para el ciclo de tesorería, la custodia física de valores en caja se realiza por fuera de la caja fuerte de la compañía, los análisis de las conciliaciones bancarias arrojan partidas conciliatorias con antigüedad superior a 3 meses por consignaciones de clientes no identificadas.
La persona encargada de los registros contables es un ingeniero industrial, Jefe del
Departamento de Control de Calidad, con mucha experiencia en el campo contable.
El Gerente de la compañía, está encargado de las labores de tesorería y de la coordinación
de la fuerza de ventas. El jefe de la bodega realiza las labores de facturación, despachos y cobranza. Al preguntar por el organigrama de la compañía, se nos indicó que este no se encuentra elaborado.
Los libros oficiales de actas de Junta Directiva no han sido registrados en la Cámara de Comercio; sin embargo, estos se encuentran al día con la elaboración de la última acta correspondiente a la reunión de noviembre de 2016.
Los estados financieros, Balance y Estado de Resultados fueron emitidos el 30 de
noviembre de 2016. No existe código de buen gobierno corporativo.
Responsabilidad de la Administración en relación con los estados financieros.
La Administración es responsable de la preparación y presentación razonable de los estados
financieros adjuntos de conformidad con las NIA, y del control interno que la Administración considere necesario para permitir la preparación de estados financieros la valoración del riesgo de la entidad, actividades de control y monitoreo de controles, para descubrir errores, ineficiencias, desviaciones de políticas establecidas o fraude. Proporcionando al auditor acceso a información apreciable para la preparación de los Estados Financieros como registros y documentos, información adicional que pueda ser necesaria durante la auditoría.
Responsabilidad del auditor
Nuestro compromiso es expresar una opinión sobre los Estados Financieros basado en nuestra auditoría. Se ha llevado a cabo nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Dichas normas exigen que debemos cumplir los requerimientos de ética, así como que se ejecute y planifique la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de desviación material.
Una auditoría conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría
sobre los importes y la información revelada en los Estados Financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluida la evaluación de los riesgos de desviación material en los estados financieros debido a fraude o error. Al efectuar dichas evaluaciones del riesgo, el auditor tiene en cuenta el control interno relevante para la preparación y presentación razonable por parte de la Compañía de los estados financieros, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias, y no con la finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno de la Compañía. Una auditoría también incluye la evaluación de lo adecuado de las políticas contables aplicadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la administración, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en su conjunto.
Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido en nuestra auditoría
proporciona una base suficiente y adecuada para nuestra opinión de auditoría.
Opinión
Para un adecuado cumplimiento de los procesos, leyes y los principales riesgos no
cubiertos, Se debe realizar un organigrama de la compañía con el fin de agilizar los procesos, organizar los cargos existentes y realizar procedimientos claros y escritos sobre los controles que deben llevarse dentro de la empresa en cada área, para minimizar los riesgos de errores, ineficiencias, desviaciones de políticas establecidas o fraude.
Los libros oficiales de acta de Junta Directiva que se encuentran al día a 30 de noviembre de 2016 deberán ser registrados lo antes posible ante Cámara de Comercio.
Se hace necesario el Código de Buen Gobierno Corporativo ya que este abarca un conjunto de relaciones entre la administración de la empresa, su consejo de administración, sus accionistas y otras partes interesadas, así como la estipulación de las fecha con hora exacta de la presentación de informes ante sus accionistas, para la muestra de los Estados Financieros, Balance y Estado de Resultados antes del 31 de Diciembre.
Para empezar El Gerente de la compañía de Helados El Caldero S.A. no debe encargarse de
las labores de tesorería para lo cual se requiere contratar a un auxiliar contable para dicho cargo y el de llevar un adecuado arqueo de caja pues se encontró que la custodia física de valores en caja se realiza por fuera de la caja fuerte de la compañía.
Se encontró atrasos y desorden en los análisis de las conciliaciones bancarias que arrojan partidas conciliatorias con antigüedad superior a 3 meses por consignaciones de clientes no identificadas, para lo cual se recomendó realizar los procedimientos de conciliación ajustando las diferencias, estas partida deben ser reconocidas en libros y estados financieros, ya sea en una cuenta separada de “consignaciones pendientes por identificar” o en otras cuentas de naturaleza pasiva, de tal forma que se contabilice las diferencias entre los libros y los saldos disponibles en las cuentas bancarias.
Con el fin de evitar errores y fraudes se hace necesario que el Jefe del Departamento de Control de Calidad sea una persona distinta a la encargada de los registros de la contabilidad incluyendo las labores de facturación y cobranza, generando orden en la compañía y un adecuado manejo de los proceso contables.
El jefe de la bodega seguirá realizando las labores de despachos, pero no de facturación y
cobranza, de esta manera se forma orden y adecuado manejo de los procesos de bodega.
Los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, la
situación financiera de la Compañía de Helados El Caldero S.A. al 31 de diciembre de 2016 de conformidad con las Normas de Información Financiera.
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