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SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROVEEDORES Revisión: 01

PROCESO: ADQUISICIONES

1. OBJETIVOS

El objetivo de este procedimiento es medir y asegurar que nuestros proveedores estén

constantemente monitoreados en cuanto a su capacidad de proveer productos conformes a
los requerimientos de la empresa, así como asegurar que las compras sean efectuadas de
un modo controlado

2. DEFINICIONES

Proveedor Homologado: Es aquel proveedor de materias primas, insumos o servicios

aprobado por la empresa, que interviene directamente con los procesos productivos.

3. RESPONSABILIDADES

GERENTE GENERAL:
Velar por el cumplimiento efectivo de este procedimiento.

ENCARGADO SGC:

Velar por la correcta aplicación y la correcta y oportuna ejecución de este procedimiento y

realizar seguimiento a las medidas de control establecidas.

JEFE DE AREAS / SUPERVISORES / EXPERTO PREVENCIONISTA EN RIESGOS:

Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

4. DESARROLLO

4.1 SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Todos los proveedores son conocidos en una primera instancia mediante la aplicación de
una ENCUESTA DE SELECCIÓN DE PROVEEDOR, la cual debe ser realizada por el JEFE
DE AREAS / SUPERVISORES / EXPERTO PREVENCIONISTA EN RIESGOS

EL ENCARGADO DE ADMISNISTRACIÓN Y GESTIÓN será el responsable de mantener

un LISTADO MAESTRO CON LOS PROVEEDORES HOMOLOGADOS, de materias primas
e insumos que están directamente relacionados con el rubro.

JEFE DE AREAS / SUPERVISORES / EXPERTO PREVENCIONISTA EN RIESGOS deben

evaluar a todos los proveedores homologados, a lo menos 1 vez al año y la evaluación
deberá contemplar los aspectos referidos a la calidad de los insumos y el cumplimiento
oportuno de la entrega de las órdenes de compra.

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validez para el Sistema Integrado de Gestión y se considera como Documentación No Controlada.
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JEFE DE AREAS / SUPERVISORES / EXPERTO PREVENCIONISTA EN RIESGOS luego

de la evaluación debe informar vía e-mail, solo a los proveedores que quedaron en condición
de rechazados y condicional de los resultados obtenidos.

Los Proveedores homologados de materias primas e insumos serán calificados según las
siguientes categorías:

Aprobado: Proveedor que después de las evaluaciones ha demostrado ser confiable tanto
en las entregas en plazos acordados y cumplimiento en requisitos de calidad.

Condicional: Proveedor que después de las evaluaciones no alcanzo el puntaje esperado,

pero se estima conveniente seguir trabajando con él, pero se deben tomar los resguardos y
controles necesarios, por lo que es más controlado que los Proveedores Aprobados.

Rechazados: Proveedor que después de las evaluaciones no alcanzo el puntaje esperado y

que se estima conveniente no seguir trabajando con el.

Para aquellos casos en que el proveedor es el único que puede abastecer el material, y esta
rechazado se continuará trabajando con dicho proveedor previa validación de producción y
tomando los resguardo en cuanto a los plazos de entrega o calidad del producto
dependiendo de la naturaleza del rechazo.

4.2 CONTROL DE PROVEEDORES

Para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados

externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la Empresa de
entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes, se han
determinado los siguientes controles:

El Encargado del SIG se asegura de que los procesos suministrados externamente
permanecen dentro del control del Sistema de Gestión de la Calidad;

4.2.1 Criterios

El Encargado de Administración y Gestión, mantendrá en el formulario

“REGISTRO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES” a todos los proveedores que
intervengan directamente en los procesos definidos del SIG, de acuerdo con los
siguientes criterios:

4.2.1.1 Selección

Cuando se requiera seleccionar un nuevo proveedor de productos o servicios, el

Encargado de Realizar la Compra y el área que presenta la necesidad (nacional
según corresponda) analizan los proveedores que disponen del producto
requerido y se evalúa:

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PROCESO: ADQUISICIONES

ÁREA CRITERIOS
 Precio
 Calidad
 Tiempo de entrega de
COMPRAS Cotizaciones
 Tiempo de Entrega
 Condiciones de pago
 Stock

Si alguno de los criterios definidos no es posible de comprobar en forma previa,

entonces se les genera una compra para permitir la adecuada evaluación.
Aquellos proveedores que califiquen apropiadamente en al menos dos de los
criterios evaluados, son seleccionados e incorporados en el Formulario
“REGISTRO SELECCIÓN DE PROVEEDORES”.

4.2.1.2 Seguimiento del Desempeño

Los criterios para el seguimiento del desempeño dependerán del tipo de

proveedor y su producto. El seguimiento del desempeño considera el impacto
potencial de los procesos y productos suministrados externamente en la
capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables y la eficacia de los controles aplicados por el proveedor
externo.

Los criterios de seguimiento de desempeño están detallados en el Formulario

“REGISTRO DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES”, en donde el Encargado
de Compras y de Comercio Exterior según corresponda, en conjunto con
aquellos que intervinieron en el proceso, recopilan la información relativa al
desempeño general del proveedor, en función de:

ÁREA CRITERIOS
 Cumplimiento de los plazos de entrega.
 Reclamos asociados.
COMPRAS  Calidad del producto.
 Respetar los precios acordados en convenio
 Exactitud y oportunidad de la entrega.

Por cada una de estas variables, se calificará anualmente al proveedor con nota
de 1 a 7 (donde 1 es muy malo; 2 es malo; 3 es insuficiente; 4 es suficiente; 5 es

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aceptable; 6 es bueno y 7 muy bueno). Esta calificación será parte de la

Evaluación de Proveedores y representará el 70% de su nota total obtenida.

4.2.1.3 Evaluación

Anualmente los usuarios de los bienes y servicios o quién se designe, junto al

Encargado de Compras o de Comercio Exterior según corresponda, evalúan a
los proveedores del Formulario “REGISTRO DE EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES”, con nota de 1 a 7 (donde 1 es muy malo; 2 es malo; 3 es
insuficiente; 4 es suficiente; 5 es aceptable; 6 es bueno y 7 muy bueno) cada uno
de los siguientes aspectos:

ÁREA CRITERIOS

 Stock disponible
 Variabilidad en los Precios
 Cumplimiento contractual
 Condiciones de pago
COMPRAS NACIONALES
 Calidad del Producto
 Certificaciones

La nota obtenida representará el 30% de su nota total final.

Esta 30% de esta nota de evaluación se promedia con el 70% de la nota obtenida
en el seguimiento del desempeño, lo que genera su notal final y genera las
siguientes acciones:

NOTA ACCIÓN

PASA AL LISTADO DE PROVEEDORES REEVALUADOS.

SE COMUNICA AL PROVEEDOR DE SU ESTADO DE
CALIFICACIÓN Y DE UN PLAN DE ACCIÓN QUE DEBERÁ SEGUIR
DE 1 A 3 PARA CAMBIAR SU CALIFICACIÓN.

NO SE REALIZAN ACTIVIDADES CON ESTE PROVEEDOR HASTA

QUE CAMBIE DE CALIFICACIÓN

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EL RESPONSABLE DE LA CALIFICACIÓN TOMA CONTACTO CON

EL PROVEEDOR Y EN CONJUNTO ESTABLECEN EL PLAN DE
DE 4 A 5
ACCIÓN QUE DEBE SEGUIR EL PROVEEDOR PARA MEJORAR
SU CALIFICACIÓN

DE 6 A 7 NO SE REALIZA ACCIÓN

4.2.1.4 Re-evaluación

Son proveedores reevaluados todos aquellos que obtienen una nota menor a 4
en su evaluación anual de proveedores y por lo tanto no se les puede comprar
ningún producto.

Para volver a ser proveedores habituales, éstos deben entregar por escrito un
compromiso de mejora respecto de su evaluación, además de dar cumplimiento
del Plan de Acción seguido con un cumplimiento por sobre el 90%.

4.2.1.5 Proveedores Obsoletos

En la tabla de proveedores obsoletos, se registran los proveedores que ya no

estén vigentes; ya sea por vencimiento de contrato o por que han sido mal
evaluados en periodos anteriores, por lo que, no son parte de los proveedores
vigentes. No obstante, podrán ser revaluados si el responsable de área que tiene
la necesidad lo estima conveniente.

En el evento que algún insumo o materia prima presente problemas, que afecte directamente
la planificación de la producción, ya sea por no cumplir con los requerimientos de calidad o
de entrega oportuna, se debe remitir los antecedentes al Encargado de Administración y
Gestión , quien debe:

Poner en antecedentes al proveedor, mediante el REGISTRO DE PRODUCTO NO

CONFORME, detallando la no conformidad y solicitando las explicaciones pertinentes.

Si un proveedor no registra adquisiciones en el periodo de la evaluación, será mantenido en

el listado de proveedores homologados con el resultado de la última evaluación

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5. REGISTROS

LISTADO HOMOLOGADO DE PROVEEDORES

REGISTRO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
REGISTRO DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES
REGISTRO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
REGISTRO DE RE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
REGISTRO DE PROVEEDORES OBSOLETOS
REGISTRO DE PRODUCTO NO CONFORME

6. CONTROL DE CAMBIOS

Edición Nº Identificación de la modificación Fecha

01 Inició de la Revisión de la Sistema 12/11/23

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Vladimir Díaz Khora Moreno

Gerente General
Equipo SIG Encargado SIG

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