PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACION

DE PROVEEDORES
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ST-PRO-006

1. OBJETIVO

Describir el proceso de selección y evaluación de proveedores de seguridad y salud en el

trabajo que realiza la empresa, buscando que ofrezcan productos y/o servicios de calidad,
precios favorables y condiciones comerciales aceptables.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los proveedores y contratistas de SST de Dinapower Ltda.

3. RESPONSABLE

La persona responsable de este procedimiento es el líder de Seguridad y salud en el trabajo.

4. VOCABULARIO

COTIZACION: Oferta productos y/o servicios que propone un proveedor en la cual estipula
sus condiciones comerciales (precios, descuentos, forma de pago, tiempo de entrega, etc.).

PRODUCTO: Materiales, insumos y EPP utilizados en la empresa.

PROVEEDOR: Persona o empresa que suministra los productos o servicios necesarios en la

empresa.

SERVICIO: Resultado de las actividades entre el proveedor y el cliente y por las actividades
internas del proveedor para atender las necesidades del cliente. Dentro de servicio están
incluidas las actividades realizadas por personal técnico, tecnólogo o profesional en cada una
de las asesorías.

5. DESARROLLO

5.1. SELECCION

Para iniciar la selección de un proveedor se evalúa inicialmente los siguientes parámetros:

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 Disponibilidad
 Reconocimiento o experiencia
 Oportunidad en la entrega de solicitudes
 Precios equitativos
 Facilidad de pago

Una vez se selecciona el proveedor, se solicitan los siguientes documentos:

Para Persona jurídica:

a. Cotización y condiciones comerciales.
b. Documentos legales: Cámara de Comercio, NIT o RUT y demás documentos que se
requieran de acuerdo a la negociación.
c. Licencia en SST de la IPS para la realización de los exámenes médicos
d. Información técnica sobre las características, atributos del producto o servicio
e. Certificación Bancaria (opcional).

Para Persona natural

a. Cotización y condiciones del servicio prestado
b. Licencia en SST o Tarjeta profesional, cuando sea necesario
c. Para contratistas (certificado pago de aportes parafiscales).
d. Certificación Bancaria (opcional).

De acuerdo al estudio de los documentos y teniendo en cuenta los criterios de selección,

Gerencia toma la decisión de aceptar al proveedor.

Se solicitan los documentos soporte de cada proveedor y se ingresa la información en el listado

de proveedores, luego se realiza el archivo de los documentos entregados en la A-Z de
Proveedores y contratistas.

5.3. EVALUACION
Mínimo cada dos años se deben evaluar los proveedores, utilizando el formato de Evaluación
y Reevaluación de proveedores de productos, o Evaluación y reevaluación de proveedores de
servicios, siguiendo los criterios de evaluación y asignando calificación de acuerdo a la escala
de puntaje que allí se señala.

La empresa define como criterios a tener en cuenta los descritos a continuación y por los cuales
le da un peso a cada uno de ellos de acuerdo a la importancia.

 1. Calidad de productos y servicios. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento
por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué
punto
ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los
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productos y servicios, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las
posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en la empresa. Peso:
50%.

  2. Oportunidad en la entrega. Se mide el grado de cumplimiento de acuerdo a las

fechas establecidas en la solicitud vs. Cotización. Peso: 20%

 3. Atención y servicio al Cliente. Este criterio refleja la disposición y colaboración

permanente en la atención de pedidos, asesoría y soporte técnico. Atención y gestión
oportuna de quejas y reclamos. Peso: 15%

 4. Información y organización. Aquí se valora la relación administrativa con el

proveedor: la calidad y oportunidad de sus ofertas, remisiones, facturas, recibos de caja y
fichas técnicas. Peso: 10%

  5. Competitividad de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de

los productos suministrados por el proveedor y su calidad, estabilidad en los precios y una
variación mínima competitiva frente al mercado. Peso: 5%

Una vez se determine el desempeño del proveedor mediante su evaluación, se procederá a

realizar las siguientes acciones dependiendo la calificación que obtuvo en la evaluación:

NIVEL CALIFICACION % PROVEEDOR

EXCELENTE 20 - 25 > 80%Confiable
Nivel I
 Aceptable - implementar plan de mejora
Se debe cambiar de proveedor 
Nivel II BUENO 15 - 1 9 > 6 0%

Nivel I II DEFICIENTE 5 -1 4 < 6 0%

 NIVEL I Se informará al proveedor el resultado, vía correo electrónico

 NIVEL II El proveedor luego recibir su calificación, deberá implementar

un plan de mejora y será reevaluado a los 6 (seis) meses siguientes.

 NIVEL III Se debe cambiar el proveedor 

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5.4. REEVALUACION

La reevaluación se realizará a los proveedores que hayan obtenido calificación en Nivel II,
teniendo en cuenta los mismos criterios de evaluación establecidos en los formatos, se le
comunicarán los resultados de la reevaluación aplicada y se acordarán las condiciones de
mejora.
 
Se debe actualizar la base de datos de proveedores mínimo cada dos años, solicitando los
documentos soporte definidos en este procedimiento.

5.5. AUDITORÍAS A PROVEEDORES

Se realizara auditoría a los proveedores con el objetivo de determinar la capacidad de los

mismos para cumplir con los requerimientos de calidad exigidos en la adquisición de
productos o servicios. Las auditorias se le realizaran únicamente a aquellos proveedores que
dentro del proceso se consideren proveedores críticos con una periodicidad de 2 años, la
decisión de
realizar una auditoría a determinado proveedor será de la gerencia.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS.
LUGAR DE
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO

7. CONTROL DE CAMBIOS.

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