EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

MANTENIMIENTO 5.1.2.1.5.1 Evaluación proveedores materias primas 7.3 Proveedores de suministros y repuestos.2. RESPONSABLE 7.1.2.4 SOLICITUD DE COMPRAS 7.2 Proveedores de materias primas e insumos.3 Selección de proveedores 7.4 Verificación y reevaluación 7. 7.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS 7.1.1 Cotización Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .2 Evaluación proveedores suministros y repuestos 7.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES 7.1.1 Proveedores nacionales 7.5 Actualizaciones 7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES 7. 7.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA TABLA DE CONTENIDO 1. REVISIÓN 6. PROCEDIMIENTOS 7. ALCANCE 4.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7. OBJETIVO 3. INTRODUCCIÓN 2.

6.5.6.2 Revisión de fichas técnicas 7.2 Ordenes de compra 7. INSUMOS Y SUMINISTROS 7. ACCIONES CORRECTIVAS 10.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS.6.5.6 Tipo de embalaje y transporte 7.1 Compras por caja menor 7. VERIFICACIÓN 9.3 Compras de material de empaque y reempaque 8.4 Especificación de forma de pago 7.3 Certificados de calidad 7.5.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7. REGISTROS Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .5 Tiempo de entrega 7.5.5.

REVISIÓN El auditor externo es el encargado de revisar. ALCANCE Aplicable a la selección de proveedores y las compras de materias primas e insumos. 5. 3. es un paso álgido la calidad de los productos terminados. en el marco del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de agua potable. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . ejecutar y verificar los procedimientos descritos en este programa. como entidad dedicada a la fabricación y venta de agua potable envasada. 6.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 1. 2. 4. INTRODUCCIÓN AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias vigentes. validar y aprobar los cambios en este programa. RESPONSABLE El departamento de calidad es el encargado de planear. OBJETIVO Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación del agua potable envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos. MANTENIMIENTO El departamento de calidad se encarga de ejecutar y mantener en aplicación este programa.

1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7. si el precio es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto + crédito menor a 8 días (5 puntos).PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7. Estos puntajes se otorgan en base a:  Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de laboratorio. DESARROLLO 7.1. máximo puntaje (40 puntos). Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de Elaborado: Jefe de control de calidad .  Devoluciones: Si en el periodo no se han presentado (15 puntos). con una frecuencia semestral:      Precios Acuerdos de pago Calidad del Producto Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas Servicio b) La evaluación se realiza otorgando puntos a cada proveedor.  Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crédito de 30 a 60 días (25 puntos). en base a las observaciones hechas durante el periodo de la relación comercial. si han existido devoluciones en el periodo evaluado pero no están relacionadas a la calidad del producto (10 puntos) y si se han presentado devoluciones directamente relacionadas con las calidad del producto u ocasionan una para en la producción (5 puntos). Fecha de entrega: Si el producto se entrega puntualmente de acuerdo a su condiciones de entrega ( 20 puntos ) si la fecha de entrega es dos días después (10 puntos ) y si la fecha de entrega es tres días después y en adelante ( 5 puntos ).1 Evaluación proveedores materias primas a) El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluación de proveedores de materias primas en base a los siguientes criterios. si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad según laboratorio (30 puntos) y si alcanzó del 70 al 79% de calidad (20 puntos).

verificando que el responsable de la evaluación inicial halla firmado.   Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz: Técnico automotriz. Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas. repuestos o suministros a adquirir. 7. el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones.  d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y Condiciones de Pago. Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial: Especialista en mantenimiento de equipos industriales.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 Los criterios especificados. c) El jefe de producción designará en asesores externos la evaluación de proveedores de repuestos y suministros.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia anual. pues existen situaciones que no se contemplan en estos criterios. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . Para las materias primas que se realizan análisis de laboratorio y no cumplen con los parámetros establecidos se sancionaran restando 10 puntos.1. cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos. De acuerdo al criterio de control de calidad se acepta o se rechaza. de acuerdo a los criterios consignados en el formato Evaluación de Proveedores de suministros y repuestos. b) El jefe de producción debe realizar la evaluación en los ítems Calidad y Cumplimiento. no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje diferentes a los estipulados puntualmente. e) Una vez realizada la evaluación.

la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo.1. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . se retira como proveedor. Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7.5 Actualizaciones a) Solicitar periódicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios. el jefe de compras. 7. Si es reincidente. Categoría II: 70 a 90 puntos. b) Seleccionar como proveedor Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos. buscando nuevas alternativas de proveedores. • • • Por la primera vez.1. Luego se debe actualizar el formato de clasificación y registro de proveedores.1. así como el envío de especificaciones técnicas vigentes cada vez que actualice sus productos. Aquel o aquellos proveedores que obtengan puntajes menores a 70 puntos. 7. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y Devoluciones de los proveedores críticos cada fin de mes. enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva. b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de proveedores. Categoría III: menor a 70 puntos. debe analizar que decisión toma si seguir la relación comercial condicionalmente o finalizar la misma.4 Verificación y reevaluación De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor realizar los seguimientos.3 Selección de proveedores a) Clasificar los proveedores según la siguiente escala: Categoría I: 90 a 100 puntos.

2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES 7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.3 REGISTRO DE PROVEEDORES a) Identificar la necesidad de un proveedor para materias primas. suministro o repuesto. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . • • Proveedor de material de empaque y reempaque Proveedor de agua potable 7.1 Proveedores nacionales • • • Proveedor de materias primas e insumos Proveedor de suministros y repuestos Proveedor de servicio 7. 7. • • • • • Proveedor de laboratorio Proveedor de suministros para implementación de buenas practicas de manufactura Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción Proveedor de repuestos de vehículos Proveedor de papelería y artículos de oficina 7.2.2.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Utilizar la información suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluación de los mismos.2 Proveedores de materias primas e insumos.

se debe solicitar la siguiente información: • • • • • • • Certificado de Cámara de Comercio Certificado de Calidad del producto si lo posee. h) Para la aceptación de un proveedor nuevo de materias primas se verifica el resultado o el informe de calidad que realiza el laboratorio y se registra en el recuadro. la fecha en que se realizó y el concepto del Directora de Control de Calidad.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Recibir una oferta sobre materia prima. de acuerdo a la criticidad del producto a comprar. correo electrónico y/o telefónicamente. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . solicitando: Si es materia prima: • Una muestra del producto para ser analizado en laboratorio en producción. 2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial g) Analizar y verificar la información suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos. Aclarar también si posee registro sanitario o su licencia esta en tramite. Certificado del sistema de calidad de la empresa Referencia Comercial Referencia Bancaria Forma de Pago Catálogos de artículos f) En el caso de ser Servicios especializados solicitar: • • Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar. c) Recibir notificación de los proveedores interesados por medio de visita o vía fax. suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para la empresa. d) Enviar carta vía fax o por correo electrónico. de acuerdo al destino de la materia prima y su utilización también se toma en cuenta el criterio del Jefe de Producción. Si son suministros o repuestos: • Un listado de las marcas que comercializan e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros.

de acuerdo a los artículos solicitados. se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los requisitos. además de los documentos enviados.1 Cotización a) Determinar cuales artículos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de calidad y de producción.5. dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra. d) Enviar por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización a los respectivos proveedores. 7.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS 7. 7. Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 i) Para la aceptación de un proveedor nuevo de suministros o repuestos. 7. b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente. insumo o suministro necesario en la fabricación de los productos debe poseer fichas técnicas donde se especifican las características de los mismos. y entregar con la respectiva firma al departamento de compras. k) Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores.2 Revisión de fichas técnicas a) Todo material. j) Incluir el proveedor en el formato de clasificación y registro de proveedores. se necesitan cotizar. diligenciando el formato Cotización de Compras.5. suministros o repuestos. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de .4 SOLICITUD DE COMPRAS Los jefes de producción y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de materiales. c) Solicitar mínimo dos cotizaciones de los posibles proveedores.

5. el convenio de pago que se espera contemplar en la cotización y compra de los productos. y verificar en la página Web del INVIMA la vigencia del mismo. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . 7.4 Especificación de forma de pago a) Se debe aclarar en la solicitud de cotización de acuerdo al proveedor. b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional. Los proveedores manejan tres formas de pago más comunes: 50% en la orden de compra y 50% en la entrega.5.3 Certificados de calidad a) Solicitar en la cotización de los productos los certificados de calidad que se tengan y los documentos que los respalden. se le solicita la copia del certificado del sistema de calidad. o cuando no se tenga información acerca de las especificaciones técnicas de los mismos. el costo de entrega en bodega. 7. 7.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 b) Solicitar fichas técnicas a materiales.5 Tiempo de entrega La cotización debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no. Crédito 30 días. se debe solicitar copia del registro sanitario. Pago de contado a la entrega. adquirirlos por primera vez.5. suministros o insumos cuando se deba tomar la decisión de rotarlos. c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA.

2 Compras de material de empaque y reempaque a) El material de empaque y reempaque se debe solicitar con un mes de anticipación al proveedor.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 7. protegido en el exterior con polietileno u otro material impermeable.6. el material solicitado. INSUMOS Y SUMINISTROS 7. en caso de ser productos químicos se deben utilizar transportes especiales con sus respectivas hojas de seguridad. Los suministros para la producción que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben embalar en cajas de cartón con letreros alusivos al tipo de producto. 7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS. b) Está solicitud se hace por correo electrónico. insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad necesarios. y una vez se envía el correo se confirma vía telefónica.6. aclarando las cantidades. 7.6 Tipo de embalaje y transporte Los materiales. se diligencia el formato de orden de compra y se envía al proveedor vía fax o correo electrónico. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . y pedir que se adjunten los certificados de calidad del producto.5.1 Ordenes de compra a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos.

y evaluar aquellos que se adquieran por primera vez. enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva. 8.PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Código Versión Actualización PGC-0202 3 30/09/2010 c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones técnicas del material. PGC-0202-R1 PGC-0202-R2 b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de proveedores. REGISTROS Evaluación y selección de proveedores Clasificación y registro de proveedores Orden de compra 9. c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas. la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo. Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo. VERIFICACIÓN De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben realizar los seguimientos. • • • Por la primera vez. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y devoluciones de los proveedores críticos trimestralmente. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Página de . Si es reincidente. buscando nuevas alternativas de proveedores. suministros e insumos. se retira como proveedor. se debe hacer previo estudio y con una antelación de tres meses a la fecha requerida en la empresa.

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