PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
SUMINISTROS Y SERVICIOS EXTERNOS

JJ SERVICES

SEPTIEMBRE 2017

VERSIÓN: 1

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

HOJA DE AUTORIZACIÓN

ELABORA:

__________________________
ING. EVELYN JIMENEZ
ASISTENTE TECNICO

REVISA:

ING. PABLO FRANCK

GESTIÓN DE LA CALIDAD

AUTORIZA:

__________________________
ING. RENAN ESPINOZA
ENCARGADO OPERACIONAL

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Contenido

Pág.

1. Objetivo 4
2. Alcance 4
3. Políticas de operación 4
4. Definiciones 5,6
5. Políticas y Responsabilidades 7
6. Criterios de evaluación para proveedores de servicios proporcionados
externamente 7,8
7. Evaluación del seguimiento 8,9
8. Diagrama de procedimiento 10
9. Descripción del procedimiento 11,12,13
10. Anexo a formato de inscripción de proveedores 14
11. Anexo b formato de selección y evaluación de proveedores 15,16,17,18,19,20
12. Control de cambios 21

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1.- Objetivo
Establecer los criterios de selección de proveedores y el mecanismo de evaluación
garantizando que los productos adquiridos cumplen con los requisitos solicitados
internamente y con lo establecido por el Sistema de Gestión de Calidad.

2.- Alcance
Este Procedimiento es atendido por el encargado de compras para la selección y
evaluación de los proveedores que afectan al Sistema de Gestión de Calidad de JJ
SERVICES

3.- Políticas de Operación

 Seleccionar proveedores por especialidad en productos y servicios para garantizar
un precio conveniente, tiempo de entrega inmediata, calidad y experiencia en el
ramo en que se trate.

 Evaluar a los diferentes proveedores solicitando la información necesaria, la

capacidad de los proveedores para el cumplimiento exigidos en las compras.

 Se mantendrá al día la relación de los proveedores calificados.

 La relación debe incluir como mínimo identificación del proveedor, material,

producto, equipo o servicio por el cual fue evaluado, categoría que corresponda,
fecha de último informe de evaluación, y las observaciones, y en especial si el
proveedor requiere de un control distinto al habitual.

 Mantener los indicadores de los resultados de las evaluaciones y las acciones de

mejora.

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4.- Definiciones

Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios.

Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio

tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de JJ SERVICES. La
falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la Prestación del servicio
ofrecido por JJ SERVICES afectando directamente la calidad e imagen de la empresa.

Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio

no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de JJ SERVICES. No
representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las
funciones propias de la Organización, Negocio y la entrega del servicio en si mismo.

Proveedores muy confiables: son aquellos que según la evaluación, es importante

mantener ya que reúnen características que consideramos claves para nuestro trabajo,
como son los criterios de evaluación.

Proveedores aceptables: son aquellos cuyos productos o servicios cumplen con ciertas
características que responden a la necesidad de la empresa.

Proveedores no confiables: Son aquellos cuyas características o criterios de evaluación

no cumplen con lo requerido por la empresa.

Selección de Proveedores: se refiere a la identificación y clasificación de los

proveedores, la selección se realiza cuando se comienza con un nuevo proveedor una
relación de aprovisionamiento.

Evaluación de proveedores: proceso mediante el cual se evalúa el grado en que un

proveedor se adapta a los criterios de selección establecidos por JJ SERVICES. esta
evaluación pude ser cualitativa o cuantitativamente y se realiza al momento de la selección.

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5.-Politícas y Responsabilidades

• Encargado de operaciones: Tendrá la responsabilidad de dar seguimiento a este

procedimiento en la organización y su gestión , para autorizar la contratación los
proveedores posterior a la evaluación de capacidades, experiencia y desempeño..

• Responsable de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente: De igual forma tendrá la

responsabilidad de dar seguimiento a este procedimiento en la organización y su gestión,
asi como participar en el proceso de evaluación de proveedores. Participar en la evaluación
de proveedores en la materia que le corresponde, verificando en campo y
documentalmente que este cumple con los requerimientos para su contratación.

• Jefe de Área: Dependiendo del área, será el responsable de validar en la selección

y dar el Vo.Bo de los proveedores y contratistas, seleccionados completa y oportunamente.

• Encargado de las compras: Tendrá la responsabilidad de llevar la relación

comercial entre ENERGY & CONTROLS y sus proveedores y conocer este procedimiento,
aplicando su contenido en la gestión de Compras. Será el responsable de enviar las
invitaciones, avisos y solicitar los permisos para acudir e ingresar a las instalaciones del
proveedor, así como de enviar el cuestionario correspondiente sobre el cual se evaluara
su capacidad y desempeño en materias de calidad, seguridad y medio ambiente, en la
selección y aplicar la evaluación de proveedores y contratistas, completa y oportunamente.

6.- Criterios de evaluación para proveedores de servicios proporcionados

externamente

Para obtener la calificación como proveedor condicional o un nuevo proveedor debe

cumplir

Al menos una de las siguientes condiciones:

• Poseer un Sistema de Calidad en estándar con las normas ISO 9001:2015

• Superar una auditoría, que será planificada y dirigida por el Responsable de

• Calidad que lo califica.

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• Para la realización y documentación de la Auditoría al proveedor se le

proporcionaran los requisitos mínimos que necesita tener para que pueda formar
parte de los proveedores de la empresa.

• Cuando la importancia del producto y el coste de la auditoría no justifiquen ésta, el

Responsable de Calidad podrá sustituirla por una inspección realizada en las
instalaciones del proveedor o por el envío y posterior análisis de un Cuestionario de
evaluación.

• La información a solicitar y los criterios de aceptación deben estar previamente

definidos.

• En caso de no cumplir ninguna de dichas condiciones, quedará clasificado como

Rechazado o en Proceso de Evaluación

• Un proveedor rechazado puede volver a iniciar el proceso de calificación.

7.- Evaluación de seguimiento

Se basará en la evaluación realizada por el Responsable de Compras, Calidad y

Seguridad, la información Disponible del proveedor (cumplimiento plazos de entrega,
listados control de recepción) así como de las no conformidades aparecidas en cualquier
fase del proceso por causas Imputables al proveedor.

El seguimiento de los proveedores activos tendrá periodicidad semestral, aunque se

Realizará antes de cumplirse dicho periodo cuando la importancia del suministro lo
requiera o cuando el Responsable de Garantía de Calidad considere que se está
Produciendo una disminución importante en la calidad del suministro.

En la evaluación de seguimiento se anotará:

• Facturación dentro del periodo.

• Estimación de demora sobre los plazos de entrega (media de días laborales en
5 Pedidos al azar)

Se evaluarán los siguientes aspectos para cada no conformidad:

• Gravedad de la no conformidad.
• Reincidencia en la aparición de no conformidades del mismo tipo.
• Respuesta del proveedor una vez notificada la no conformidad.

La valoración se hará conforme a los criterios siguientes:

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GRAVEDAD (G)

LEVE: G=1 ó 2. Si la no conformidad, una vez analizada, no supone un rechazo del

Suministro, por encontrarse dentro de los límites tolerables por las condiciones y/o
especificaciones.

GRAVE: G=3 ó 4. Si la no conformidad produjese el rechazo del suministro.

MUY GRAVE: G=5 ó 6. Si la no conformidad es detectada por el Cliente.

REINCIDENCIA (R)

Será valorada en los últimos seis meses de suministro activo anteriores a la fecha en que
se Genera la no conformidad.

R=0. Si el número de no conformidades con el mismo tipo de desviación, en el Periodo en

cuestión, es inferior o igual a tres.

R=1 ó 2 ó 3. Si el número de no conformidades con el mismo tipo de desviación, en El

periodo en cuestión, es superior a tres.

8. Diagrama del procedimiento

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Encargado de Calidad,
Encargado de
Encargado de Compras Seguridad y Medio
Operaciones
Ambiente

Inicio

Inscribe a
proveedores

Evaluación y
selección de
proveedores y/o
envía formulario. 4 5

3
Aplica Evaluaciones Revisa los registros
Reevaluación de da visto bueno de y Firma da visto
proveedores los registros y firma bueno de revisado
los documentos.

Fin

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9. Descripción del procedimiento

Secuencia de etapas Actividad Responsable

Se elabora el registro
respectivo del proveedor en
el formato de Inscripción de
1. Inscripción de Proveedores, en el cual se Encargado de Compras
proveedores. detalla la información
general del proveedor y la
línea de productos o
servicios ofrecidos.
Todo proveedor inscrito en
el formato de Inscripción de
Proveedores, será evaluado
en el formato de Evaluación
y Selección de
Proveedores de acuerdo a
los siguientes criterios:

Requisitos legales Encargado de Compras

Calidad del producto/ Calidad
servicio. Seguridad
Tiempo de entrega.
Precios.
Garantía en el producto o
servicio.
Estándares de calidad y
2. Selección, evaluación y seguridad
registro de proveedores. Cumplimiento de las
condiciones administrativas
Con base en el resultado de
la evaluación, los
proveedores serán
clasificados de acuerdo a
los criterios establecidos en
el formato de selección de
proveedores como:
 Muy confiables
 Aceptables Encargado de Compras
 No confiables
El registro se avalara con la
firma de autorización del
Gerente General, revisión
del Gerente Operativo y

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visto bueno del

Departamento de Calidad;
los proveedores
seleccionados se registran
en la Lista de Proveedores
Todos los proveedores Encargado de Compras
registrados en la Lista de
Proveedores serán
reevaluados una vez al año
y también se clasificaran
como:
 Muy confiables
 Aceptables
 No confiables
Los proveedores evaluados
como Muy confiables
continuaran en la lista de
Proveedores y serán
3. Reevaluación de reevaluados nuevamente el
Proveedores. año siguiente.
Aquellos proveedores
clasificados como
aceptables se establecerá
un compromiso para
mejorar y serán evaluados
nuevamente a los seis
meses, si en la nueva
evaluación no demuestran
haber cumplido el
compromiso, serán
clasificados como No
confiables.
Aquellos proveedores
clasificados como No
confiables serán retirados
de la Lista de Proveedores.
Se informara a los
proveedores sobre el
resultado de las
evaluaciones.

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4.- Da visto bueno de los Con la información Encargado de Calidad

registros y firma los proporcionada y el dictamen
documentos. del encargado de compras,
selecciona al proveedor.
5. Revisa los registros y Revisa el proceso de Gerente Operativo
Firma de VoBo y da la selección y evaluación del
aceptación. proveedor.

11. Anexos: Formato de selección y evaluación de proveedores.

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12.- Control de Cambios

CONTROL DE CAMBIOS
ELABORA REVISA AUTORIZA

Tec. Evelyn Jimenez Ing. Pablo Franck Renan Espinoza

Firma: Firma: Firma:

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