GESTIÓN DE COMPRAS

Y NEGOCIACIÓN
ING. SAMUEL MAZARIEGOS
GESTIÓN DE COMPRAS
 GESTIÓN DE COMPRAS
Llevar adelante, administrar o liderar

En este sentido, gestionar implica ocuparse de la

administración, organización, coordinación y
funcionamiento del departamento.
Entre los problemas más frecuentes que nos
podemos encontrar en la gestión de las compras
encontramos:

1. No tener definida una sistemática en la negociación.

2. No hacer una selección de los proveedores.

3. No hacer una evaluación de los proveedores.

Entre los problemas más frecuentes que nos
podemos encontrar en la gestión de las compras
encontramos:

4. No conocer los productos que se compran.

5. No tener control en las previsiones de ventas o la

planificación de las operaciones
4. La gestión de precios, para conseguir compras lo más
económicas posibles.
5. La gestión de plazos y condiciones de entregas, para
conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los
tiempos de entrega.
6. El seguimiento y control de todas las operaciones
realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos
por el proveedor.
7. La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para
evitar pérdidas económicas
Importancia
1. Obtener costos más bajos
El departamento de compras juega un papel importante en
la maximización de las ganancias del negocio. Compara los
precios y negocia con los proveedores para que la empresa
obtenga el mejor precio posible en los productos necesarios.

Ayuda a ahorrar, entregando una mejor transparencia en el

gasto de la empresa. Esto permitirá negociar mejores
contratos y liberar el flujo de efectivo.
2. Prevenir la insuficiencia de materiales
El departamento de compras tiene que identificar qué productos ó
servicios son críticos para la empresa y tomar las medidas
apropiadas para proteger el abastecimiento
3. Mejorar la calidad
El departamento de compras ayuda a mejorar la calidad
mediante el establecimiento de metas de rendimiento. Luego
hace un seguimiento del rendimiento real con respecto a esas
metas.

Es crítico medir las características de calidad utilizando

indicadores para atributos, tales como la durabilidad, la
apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.

Se trabaja estrechamente con los proveedores para desarrollar

sus procesos y ayudarlos a mejorar la calidad.
4. Gestionar las relaciones
El reto del departamento de compras es hacer que el
proveedor se interese en trabajar con la empresa. Hacer
que el proveedor invierta en una relación a largo plazo.

El departamento también tiene que gestionar las relaciones

dentro de la empresa. Tiene que trabajar con las partes
interesadas internas, como mercadeo, finanzas, logística y
distribución, para garantizar que todos estén alineados.
5. Buscar la innovación
Debido a que el departamento de compras está siempre en
contacto con una variedad de negocios externos, se
encuentra en una posición ideal para adquirir productos
innovadores que pueden proporcionar una ventaja
competitiva al negocio en cuanto a precio, calidad o
conveniencia.
 Precios
Seguimiento y (presupuesto),
control del Selección y plazos de
entrega,
cumplimiento evaluación de Condiciones de
de proveedores crédito, garantía,
proveedores servicios post-
venta

Gestionar
relaciones Proveedores Innovación y
clientes como socios mejora
internos y estratégicos contínua
proveedores
 FLUJO DEL PROCESO DE
COMPRAS

BASE DE DATOS
PLANIFICACIÓN
YA EXISTENTE

COMPRA SELECCIONAR AL ORDEN DE AUTORIZACION

NECESIDAD REQUISICION AUTORIZACIÓN
RECURRENTE PROVEEDOR COMPRA FINAL
 FLUJO DEL PROCESO DE
COMPRAS

REVISIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTACION CREACIÓN Y

NUEVO SERVICIO RECOPILACIÓN DE BUSQUEDA DE SELECCIÓN DE
NECESIDAD VALIDACIÓN DEL PROPUESTAS Y Y REGISTRO DEL REVISIÓN DE
O PRODUCTO INFORMACIÓN PROVEEDORES PROVEEDORES
REQUERIMIENTO CONDICIONES PROVEEDOR CONTRATO

ORDEN DE AUTORIZACION
REQUISICION AUTORIZACIÓN
COMPRA FINAL
 MATRIZ DE KRALJIC

Es una herramienta que permite realizar una clasificación de los

materiales y de los servicios que requiere una empresa. Estos
materiales y servicios se clasifican de acuerdo con el nivel de riesgo que
implican, en cuanto al suministro. Pero sobre todo por la manera como
pueden afectar financieramente el resultado final del proceso
empresarial.
Impacto financiero

Riesgo ó complejidad de Suministro

EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
Una vez registrado y autorizado el proveedor es
necesario asegurar que las expectativas apuntadas
inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta
manera, deberá efectuarse una evaluación continua
para asegurarse de que el proveedor cumple los
requisitos establecidos de forma permanente.

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores

es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta.
1.Calidad de los suministros

Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento

por parte del proveedor de las especificaciones
definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto
ha suministrado exactamente lo que se le había
solicitado. Para evaluar la calidad de los
suministros, se tienen en cuenta los resultados de
los controles de recepción ó aceptación del
servicio y las posibles incidencias que el producto
suministrado haya podido generar en el proceso
donde se usen
2. Fiabilidad del plazo de los suministros

Se mide el grado de cumplimiento por parte del

proveedor de los plazos de entrega fijados.
Este criterio es importante en algunos casos,
porque un retraso en una entrega puede traer
consecuencias en procesos internos.
3. Flexibilidad del proveedor

Este criterio refleja el grado de adaptación del

proveedor a las necesidades de la empresa. Por
ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido
urgente que no estaba previsto.
4. Fiabilidad de la información

Aquí se valora la relación administrativa con el

proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus
albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la
facturación.
5. Competitividad. Nivel de precios

Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de

los productos suministrados por el proveedor y su
calidad, así como la comparación entre el precio del
proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de
valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que
tenga una mejor relación calidad-precio dentro del
mercado.
Una vez definidos los criterios que van a tenerse en
cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es
necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya
que no todos los criterios tienen la misma
importancia para cada empresa.

Una posible ponderación sería la siguiente:

Calidad suministros 50%

Fiabilidad suministros 20%
Flexibilidad proveedor 20%
Flexibilidad información 5%
Competitividad 5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluación
a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación
de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C,
así como los casos en que se pone una puntuación u
otra.

En el caso de calidad de los suministros, si se ha

elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que
definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una
posible escala de valoración sería la siguiente:
Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especifica-
ciones en el período evaluado.

Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el

1% y el 2% de las cantidades suministradas.

Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el

3% y el 5% de las cantidades suministradas.

Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el

6% y el 10% de las cantidades suministradas.

Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el

11% y el 20% de las cantidades suministradas.

Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan

el 20% de las cantidades suministradas
Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación
de los proveedores: trimestral, semestral, anual, así
como las acciones a tomar en función del resultado
obtenido, ya que la evaluación tiene como fin
conseguir que la empresa trabaje con los mejores
Proveedor. Un ejemplo de acciones a tomar es el
siguiente:
Proveedores con puntuación 0. Inmediatamente dejan de ser
proveedores autorizado y, por tanto, no podrán suministrar
más productos a la empresa. Si desean volver a suministrar
productos, deberán pasar de nuevo el proceso de autorización
y registro.

La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar

registrada en una ficha de evaluación, en la que figuren los
resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es
conveniente también que en esa ficha figure la evolución que
ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación.
Proveedores con puntuación 1 ó 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un
mes deberá entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para
corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no
puede demostrar que está realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio,
será dado de baja y no podrá suministrar más productos.

Proveedores con puntuación 3 ó 4. Se notifican al proveedor los incumplimientos

que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anunciándole que en la
próxima evaluación deberá mejorar sus resultados.
 La importancia de la trazabilidad y la sistematización de las compras

HISTORIAL DE COMPRAS
TIPO FECHA FECHA DE
CODIGO ARTICULO PROVEEDOR PROVEEDOR CANTIDAD MONTO PRECIO INGRESO SOLICITUD SOLICITANTE
PROVEEDOR 8372 Dell computer ASP12 INTELTECH1 A 4 Q20,090 Q5,023 12/09/2019 28/08/2019 jmramirez/ Admnistracion
INTELTECH1 8372 Dell computer ASP12 INTELTECH1 A 1 Q5,899 Q5,899 24/01/2022 9/01/2022 arpellecer/ Logística
8823 Impresora SP001 INTELTECH1 A 8 1049 Q8,392 12/09/2011 28/08/2011 jrcardona/ Producción
ARTICULO 8372 Dell computer ASP12 PROVETECNOLOGÍA B 2 Q9,822 Q4,911 25/10/2019 10/10/2019 arpellecer/ Logística
8372
Dell Computer ASP12

SOLICITANTE
arpellecer/ Logística
 La negociación exitosa
La palabra "negociación" puede evocar imágenes
negativas de los conflictos y lucha. Pero la negociación
exitosa es discusión para llegar a un acuerdo.
Un negociador hábil utiliza técnicas expertas para llegar a
un acuerdo sin agresión. Mientras que la capacidad de
negociación puede requerir algo de práctica, convertirse
en un buen negociador está a nuestro alcance. Sólo
requiere seguir algunas pautas básicas que se centran en
el objetivo final: llegar con éxito a un acuerdo aceptable
para ambas partes.
En todas las negociaciones y los conflictos a los que nos
enfrentamos diariamente, siempre hay dos variables en juego,
la relación y el resultado.

La relación, tiene que ver con la importancia que le damos a

la contraparte, y cuán importante para nosotros es seguir en
contacto con ella. El resultado, tiene relación con cuán
importante es para nosotros cumplir con el objetivo de la
negociación o de lo que está en conflicto.

Antes de cada negociación, debemos analizar qué valor le

damos a la relación y al resultado. Una vez definido eso,
sabremos qué estrategia utilizar.
RELACIÓN VS RESULTADO
Para entender mejor las estrategias de negociación, nos
pondremos en 4 hipótesis diferentes:

1.- Tu esposo ó esposa te dice que quiere hablar contigo, y sabes que el
tema que deben hablar potencialmente podría generar un conflicto. Aquí
nos encontramos en una situación donde la relación es de alta
importancia y el resultado podrías incluso cederlo.

2.- Tu vecino quiere hablar contigo hace un tiempo, porque hay una rama
que le molesta porque se pasa desde tu lado de la casa a la de él. No
tienes mayor relación con él y cortar o no cortar la rama te da lo mismo.
Aquí, nos encontramos en una situación donde la relación es de baja
importancia y el resultado (cortar o no la rama )también es poco
importante.
3.- Tienes un potencial cliente que te ha invitado a negociar, es un cliente
grande e importante. Tu producto le interesa mucho y sabes que si le gusta
podrían generar una buena alianza que dure por mucho tiempo. Tus precios
están bastante estandarizados, pero estas dispuesto a rebajarlos con tal de
lograr transformarlo en un cliente. Aquí, nos encontramos en una situación
donde la relación es de vital importancia (cliente importante) y el resultado
(reducir precios) es menos importante.

4.- Acabas de vender tu auto, y quieres comprar uno nuevo. Tienes el dinero
en efectivo y en tus bolsillos. El auto que te gustaría comprar lo venden en
diferentes lugares de venta de autos. Tu idea es comprarlo pronto y las
alternativas que tienes son muchas. Mientras miras autos, se te acerca un
vendedor para negociar. Aquí, nos encontramos en una situación donde la
relación es de baja importancia (vendedor que nunca más verás) y el
resultado es importante, porque quieres comprar un auto específico
En el caso en que la relación es muy importante y el resultado no tanto,
la estrategia que debemos seguir es ceder. Cuando la relación no es
muy importante y el resultado tampoco, lo que debemos hacer es
evadir. Si la relación es muy importante y el resultado también lo es, lo
que debemos hacer es cooperar (la llamada negociación de creación de
valor). Si la relación no es importante pero el resultado si lo es, lo que
hacemos es competir (la llamada reclamación de valor). El punto medio
entre todas las estrategias es transigir.

Cada vez que tengas una nueva negociación debes analizar cuál es la
importancia que tienen la relación y el resultado. De esta forma, sabrás
cuál es la mejor estrategia inicial para negociar y tendrás claro que tipos
de tácticas debes elegir
 Hoja de ruta –
Preparar los ¿Qué Plasmar
Hechos queremos escenarios
lograr?

Relación justa
buscando
mantener la Tomar una
puerta abierta decisión
para próximas
negociones
Generalmente la negociación se identifica como una forma de
solucionar conflictos, pero negociamos también cuando todavía no
hay conflicto: Negociamos estrategias, precios o uso de recursos en
el trabajo, cláusulas de contratos, etc.

La negociación es un proceso y una técnica mediante los cuales dos

o más partes construyen un acuerdo

Es una comunicación de ida y vuelta, diseñada para alcanzar un

acuerdo, cuando usted y la otra parte comparten algunos intereses
y tienen otros que son opuestos entre si
4 Principios de Negociación

• Separar a las personas del problema

• Centrarse en los intereses, no en las posiciones
• Generación de opciones en beneficio mutuo
• Utilizar criterios objetivos
 Tipos de Negociador
Negociador individualista
Busca su propio beneficio por encima de su contraparte.

Negociador cooperador
Prioriza que los recursos se dividan equitativamente y tiene como propósito maximizar
sus resultados, al igual que los de la otra parte.

Negociador competitivo
No confía en la posibilidad de resolver conflictos de manera conjunta, suele ser egoísta
y pretende conseguir resultados con ventaja por encima de la otra parte.

Negociador altruista
Antepone las necesidades de la contraparte, incluso, en algunos casos por encima de
las propias.
Negociaciones competitivas (Yo gano / Tú pierdes)
•Se establece en términos de confrontación.
•Las participaciones son adversarias.
•El objetivo es la victoria.
•Se desconfía del otro.
•Se insiste en “la posición”.
•Se contrarrestan argumentos.
•Se amenaza.
•Se exigen ganancias para llegar al acuerdo.
•Se intentan sacar los mayores beneficios.
Negociaciones colaborativas (Yo gano / Tú ganas)
•Se establece en términos de colaboración.
•Las participaciones son amistosas.
•El objetivo es el acuerdo.
•Se confía en el otro.
•Se insiste en los intereses.
•Se informa y se ofrece.
•Se intenta cubrir las necesidades de la otra parte.
•Se pueden llegar a aceptar pérdidas para llegar a un acuerdo.