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COMPRAS Y SUBCONTRATOS Noviembre

Fecha
2023

Identificación: NIT 800223144 1

1.0 OBJETIVO GENERAL

La presente política de contratación y pagos tiene como finalidad: (i) Asegurar y verificar que los
productos y servicios adquiridos cumplen los requisitos estipulados por EYR Espinosa & Restrepo
S.A.S; (ii) asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad/precio para las contrataciones; (iii)
asegurar el cumplimiento de los requisitos de contratación con proveedores; (iv) mitigar los riesgos
de corrupción privada; y (v) asegurar la transparencia en las contrataciones de EYR Espinosa &
Restrepo S.A.S.

2.0 ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todas las actividades de evaluación y selección de subcontratistas

que efectúen trabajos relacionados con los proyectos y proveedores de equipos, materiales o
servicios.

3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Proceso para compras y subcontratos (P10A)

• Términos de referencia, pliegos de condiciones.
• Documentos contractuales.
• NTC-ISO 9001: 2015

4.0 RESPONSABILIDAD

El jefe de área y/o auxiliar de cada una de las áreas, son los responsables por buscar, seleccionar y
realizar la evaluación de los proveedores y subcontratistas relacionados con el proyecto, de acuerdo
con el Sistema de Calidad de EYR Espinosa & Restrepo S.A.S y Servicios Geotécnicos S.A.S.,
efectúa con ellos las negociaciones respectivas y define el propósito y alcance de sus trabajos.

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5.0 ASPECTOS CRITICOS

• Mala selección de los Proveedores

• La no-utilización de la lista de proveedores
• En caso de que resulte imposible pedir al proveedor la actuación según un Sistema de
Calidad, será, EYR Espinosa & Restrepo S.A.S y Servicios Geotécnicos S.A.S con su propia
organización, quien garantice el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los
Términos de referencia, Pliegos de Condiciones o Documentos Contractuales
• La omisión en el examen de calidad de los proveedores únicos
• No-evaluación del desempeño de los subcontratistas
• No-evaluación de proveedores y/o contratistas posteriores a una contratación de última hora
• Mala interpretación del objeto y alcance del proyecto
• No-inclusión de cláusulas de Aseguramiento a la Calidad de las minutas de los subcontratos

6.0 REGISTROS

• Hoja de vida de proveedores y subcontratistas

• Requisición de materiales o servicios (en formato físico o vía correo electrónico)
• Orden de compra productos o servicios
• Diagrama de evaluación elaborado por el jefe de área o auxiliar
• Lista de proveedores y subcontratistas
• Reevaluación de Proveedores o Subcontratistas
• Formato de Salidas y Entradas de Material
• Cuadro Comparativo Cotizaciones

7.0 RECURSOS

• Software
• Criterios de evaluación de desempeño de proveedores y subcontratistas

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8.0 EJECUCIÓN

Se genera la necesidad de la compra y se inicia el proceso de contratación con un proveedor o

subcontratista, se solicita por correo electrónico o en el formato de requisición de material o servicio
el bien o servicio que la empresa necesite, esta es comunicada al jefe de área para su aprobación.
Cuando es aprobada se identifican los proveedores y subcontratistas de la lista. En caso de no estar
en la lista se busca un nuevo proveedor o subcontratista en el mercado, en cuyo caso deberá agotar
previamente a la contratación todo el examen de calidad para nuevos contratistas o proveedores o
en caso de una contratación de última hora o urgente, dicho estudio se realizará inmediatamente
posterior a la contratación.

Se identificarán los proveedores o subcontratistas que suministran dicha necesidad, determinando

si es una compra permanente, o para verificar lista de precios en caso contrario del ocasional, para
realizar la cotización. Se llevará un registro por parte del auxiliar de área, de las compras realizadas
autorizadas por el jefe de área mediante el formato de orden de compra.

Las compras menores a 200.000 COP no tendrán orden de compra, la compra de agua, retiro de
lodo y barro exceden este valor se deberá hacer orden de compra, el ACPM y ensayos de laboratorio
son compras (permanentes), no requieren, una orden de compra ni requisición de material, estas
serán remplazadas por los recibos de caja menor, hasta la recepción de la factura.
Sobre las mencionadas comprar que no superan el valor de 200.000 COP se llevará un registro de
facturas por parte del área que realice la compra quienes deberán entregar un informe trimestral a
la gerencia sobre dichas compras con sus respectivos soportes.
El manejo de nuestro proveedor de perforaciones, asesores (geólogo e hidráulico), laboratorio,
parrilleros y topógrafos se maneja mediante una requisición, no contará con orden de compra sino
con FS y/o factura, y la reevaluación se realizará por trabajo realizado y/o una vez al mes. EL
proveedor de estos servicios deberá someterse al estudio previo de evaluación de calidad
implementado por EYR Espinosa y Restrepo S.A.S.

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Los proveedores de laboratorios diferentes al permanente deberán tener una lista de precios
(cotización), contarán con la requisición, orden de compra y la reevaluación que se realizará por
trabajo y/o una vez al mes.

Las compras realizadas para el área de infraestructura serán aprobadas exclusivamente por
Gerencia General, cumpliendo así el director del área con el proceso de compras. Los coordinadores
y directores de cada Departamento tienen autorizado como valor máximo de $300.000 para compras.
Sobre estas compras deberán llevar registro con facturas y entregar informe trimestral al área de
gerencia sobre esas adquisiciones.

Nota: Compra de brocas, rimas y zapatas deben llevar aprobación de gerencia técnica de suelos y
gerencia general.

8.1 COMPRAS ESPECIALES

Las compras especiales son aquellas que su costo es mayor o igual a $5.000.000. En este caso
cuando el jefe de área identifique la necesidad de hacer compras especiales por este valor, se
cotizarán de acuerdo con las necesidades técnicas, se someterá a evaluación por parte del área de
compras y se decidirá por la mejor propuesta la cual deberá ser aprobada por la gerencia. El
proceso de adquisición se formalizará a través de un contrato de compra-venta o por un contrato de
leasing, para el caso de equipos nuevos. Para el arreglo de maquinaria se podrá formalizar a través
de una orden de compra y en caso de necesitar de un subcontratista este será por medio de un
contrato de prestación de servicios.

8.2 HOJA DE VIDA Y EVALUACIÓN INICIAL DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

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8.2.1 HOJA DE VIDA DE LOS PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

El auxiliar o jefe de área identifican los posibles proveedores o subcontratistas, y diligencian el

formato de Hoja de Vida de los Proveedores, registrando los datos más importantes del candidato,
y una breve descripción del producto ofrecido. El auxiliar procede a hacer verificación de la
información allí consignada, de esta manera se tienen todos los elementos para realizar la evaluación
inicial, para realizar la creación de proveedores nuevos se deben solicitar los documentos
consignados en la siguiente tabla:

Tabla 1 Documentos para creación de proveedores nuevos.

DOCUMENTOS
TIPO DE PERSONA DOCUMENTOS OBLIGATORIOS
OPCIONALES
RUT
Cámara de comercio
Certificado Bancario
Constancia de búsqueda en bases de
Jurídica Fotocopia de la cédula
datos de lavado de activos
SARLAFT
Los demás exigidos por el oficial de
cumplimiento
Fotocopia de la cédula
Certificado Bancario RUT
Natural
Los demás exigidos por el oficial de Cámara de comercio
cumplimiento
Fuente: Propia.

Adicionalmente los jefes de departamento encargados de los subcontratistas que trabajen

permanentemente con la empresa deberán hacer una evaluación de su rendimiento, por lo menos
una vez cada seis meses y remitirla a la gerencia para su examen. Con esta evaluación el auxiliar
de área se encargará de hacer la actualización de las hojas de vida

8.2.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Los criterios de evaluación están relacionados con las características del servicio de Consultoría
establecidas en los Términos de Referencia, Pliegos de Condiciones o Documentos Contractuales.

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Los criterios para evaluar a los proveedores y subcontratistas con sus respectivos porcentajes son
los siguientes:

Tabla 2 Criterios para selección de proveedores

CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDOR
Costo 30%
Capacidad de entrega 10%
Experiencia 30%
Condiciones de pago 30%
TOTAL 100%
Fuente: Proceso P10A Compras Suelos.

Tabla 3 Criterios para selección de subcontratistas

CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
SUBCONTRATISTAS
Costo 20%
Capacidad de entrega 20%
Experiencia 40%
Condiciones de pago 20%
TOTAL 100%
Fuente: Proceso P10A Compras Suelos.
Para realizar la evaluación de proveedores y subcontratistas se debe realizar la calificación de cada
parámetro de 1 a 5 y posteriormente se multiplicará por el factor correspondiente según las siguientes
tablas:

Tabla 4 Parámetros para calificación de proveedores y subcontratistas.

Valor ($ de las 3 cotizaciones o en las listas

de precios)
Costo alto medio bajo

Tiempo mínimo de entrega en días

Capacidad de entrega >5 4 3 2 0-1

Experiencia en años
Experiencia 0-1 2-4 5-7 8-10 >11

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Tiempo para realizar pagos en días

Condiciones de pago 0-14 15-29 30-44 45-59 60-

CRITERIO DE EVALUACIÓN PROV. CALIFICACIÓN FACTOR

Costo 1 2 3 4 5 6
Capacidad de entrega 1 2 3 4 5 2
Experiencia 1 2 3 4 5 6
Condiciones de pago 1 2 3 4 5 6

CRITERIO DE EVALUACIÓN SUB. CALIFICACIÓN FACTOR

Costo 1 2 3 4 5 4
Disponibilidad 1 2 3 4 5 4
Experiencia 1 2 3 4 5 8
Condiciones de pago 1 2 3 4 5 4
Fuente: Proceso P10A Compras Suelos.

Con la información se completa la hoja de vida de subcontratistas y proveedores, adjuntando la

documentación de soporte si aplica.

De los resultados de la evaluación de documentos se determinan las reales capacidades del

proveedor o subcontratistas para suministrar los servicios de acuerdo con las especificaciones
técnicas, Términos de Referencia, Pliegos de Condiciones o documentos contractuales.

Los resultados de la calificación y las conclusiones de la evaluación quedan consignados en la hoja

de vida que relaciona:

• Identificación.
• Datos bancarios
• Evaluación de inicio

En la hoja de vida queda constancia de la evaluación del proveedor o subcontratista como:

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• Se acepta
• Se condiciona por la gerencia
• Se rechaza

En caso de que sea calificado bajo condición, el proveedor o subcontratista tendrá un periodo de
prueba antes de su rechazo si no aumenta su calificación.

El tipo y el alcance del control a ejercer sobre los proveedores y subcontratistas seleccionados, se
hará mediante una inspección visual en la recepción y con la supervisión de la actividad en ejecución.

8.2.3 LISTADO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

Los proveedores y subcontratistas aceptados se registran en la Lista de Proveedores y

subcontratistas, la cual se va alimentando cada vez que un proveedor o subcontratista entra o debe
salir teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de desempeño.

El auxiliar de área es responsable de emitir y actualizar la hoja de vida de los proveedores y los
subcontratistas con una frecuencia de 1 año.

En los casos de una contratación de última hora o urgente en donde no se alcance a realizar el
procedimiento previo para la selección del proveedor o contratista, dicho control se hará
inmediatamente después de la contratación y será agregado a las listas de contratistas o
proveedores de EYR Espinosa y Restrepo S.A.S., únicamente si pasa las evaluaciones de selección.

8.3 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

La selección de los proveedores y subcontratistas se basa en su capacidad de cumplir, las

necesidades, de manera confiable, constante y duradera. Teniendo en cuenta los criterios de
evaluación inicial.

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En ningún caso se podrá realizar una contratación de algún bien o servicio basándose en criterios
subjetivos que no atiendan a la finalidad de objetividad y calidad de la presente política.

8.4 DOCUMENTOS DE COMPRA

Una vez seleccionado el proveedor o subcontratista, el auxiliar de área confirma con el subcontratista
y /o proveedor seleccionado las condiciones de trabajo y su disponibilidad, así como sus exigencias
económicas para elaborar una orden de compra del producto o servicio teniendo en cuenta las
cotizaciones suministradas.

La aprobación de la orden de compra o servicio será realizada por el jefe de área o Gerente.

8.5 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

La evaluación de los proveedores y subcontratistas está bajo responsabilidad del Auxiliar de

área, teniendo en cuenta el tipo de impacto que ejerce el material o servicio en la calidad del servicio,
solo serán evaluados los proveedores o subcontratistas que proveen materiales con un impacto de
2 y 3.

Tabla 5 Evaluación de proveedores según impacto.

MATERIAL O SERVICIO IMPACTO MATERIAL O SERVICIO IMPACTO
Papelería 2 Polímero 2
Ferretería 2 Topografía 2
Dotación 3 Laboratorio 3
Pólizas 1 Geólogo 2
Tubería inclinómetro 2 Perforadores 2
Tubería piezómetro 2 Parrilleros 3
Extensómetro 2 Mantenimiento 2
Deformímetro 2 Transporte 2
Cable 2 Aceites, filtros y lubricantes 1

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Repuestos y reparaciones 3 Agua, lodo y barro 2

Tubería 2 Combustible 1

Servicio de internet 2
Fuente: Propia.

El auxiliar de área evalúa el desempeño de los proveedores y subcontratistas que participen en la

realización de los trabajos, teniendo en cuenta la verificación de la recepción que queda registrada
en la orden de compra y/o factura mediante el sello de verificación de la recepción.

El auxiliar de área dará valores a la recepción de material si = 5 y no = 1 y registra los datos obtenidos
en el formato de reevaluación de proveedores y subcontratistas, tanto del cumplimiento, como el
plazo, y la calidad requerida.

Se consolidarán los datos teniendo en cuenta máximo 3 calificaciones por mes de cada proveedor,
sacando de estos el índice de desempeño de los proveedores, para la actualización de la lista de
proveedores y subcontratistas, teniendo en cuenta la tabla de selección y confirmación.

Tabla 6 Criterios de reevaluación

CRITERIOS DE REEVALUACION SELECCIÓN Y CONFIRMACIÓN

Cumplimiento 40% > 76 % Se acepta
Plazo 20% 60 a 75 % Se condiciona
Control de calidad 40% De 20 a 59 % Se rechaza
Fuente: Proceso P10A Compras Suelos.

Para los proveedores seleccionados el seguimiento se hará a través de la inspección visual y la

revisión de los documentos asociados a cada entrega; Durante la ejecución de los trabajos se
realizará una supervisión a los subcontratistas, en la orden de compra se dejan las observaciones y
la aceptación correspondiente como resultado de la verificación en la recepción.

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La medición del proceso se hará a través de los resultados de las auditorías internas, de los
indicadores, de la revisión mensual, el informe semestral etc. Con estos datos se realizará el análisis
a través de técnicas estadísticas y se verificará que cumpla con los objetivos del proceso, si no es
así se dispondrán acciones de mejora.

8.6 TIPO DE CONTROL PARA LOS MATERIALES Y SERVICIOS CRÍTICOS

De acuerdo con el cuadro de definición del impacto de materiales y servicios, el tipo de control 1 y 2
se realizan visualmente y servirá como evidencia de su revisión y aceptación la firma de aprobación
que queda registrada en la verificación de la recepción en la orden de compra. Para el tipo de control
3 se tendrá en cuenta los antecedentes de trabajo que se tengan y la hoja de vida, como evidencia
se tendrá la contratación para el trabajo.

8.7 FACTURACIÓN DE LAS COMPRAS Y/O SUBCONTRATOS

Una vez realizado el procedimiento y formalizada la compra y/o contrato con el subcontratista, cada
encargado es responsable de hacer el correspondiente seguimiento con los proveedores con
el fin de garantizar que las facturas lleguen a los correos de contabilidad autorizados para
recepción de estas en las fechas estipuladas. En caso de recibir facturas fuera de las fechas
estipuladas por no hacer seguimiento, cada encargado deberá conciliar con el proveedor para que
le suministren otra factura con fecha vigente.

Es de aclarar que las facturas de las compras que no cumplan con los parámetros establecidos en
el procedimiento sin justificación alguna, serán devueltas y la persona responsable deberá acordar
con gerencia el paso a seguir o las acciones a tomar.

9.0 MANEJO DE DESVIACIONES O EXCEPCIONES

Las desviaciones o excepciones en este procedimiento se definen como:

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1. Subcontrataciones que por su carácter de urgencia no siguen el proceso normal debido a

una necesidad inmediata.
2. Cuando se presenten proveedores y/o subcontratistas únicos, que impidan seleccionar entre
varias alternativas.

Al presentarse algunos de estos casos el jefe de área analiza las condiciones y decide realizar la
contratación directa e inmediata con la aprobación del Gerente de la organización.

Posterior a la contratación se deberá agotar los procedimientos de evaluación y verificación de la

información al igual que con los demás proveedores o contratistas.

10.0 PRELACIÓN EN PAGO DE FACTURAS

Las facturas pendientes de pago deberán ser canceladas por el área correspondiente según el orden
de prelación definido por cada área.

Para definir ese orden de prelación se tendrán en cuenta criterios como: (i) Urgencia; (ii) tiempo
vencido para el pago, en donde se deberán cancelar primero la que tengan más días de vencimiento;
(iii) relación con el proveedor respecto de crédito o término para el pago de facturas.

MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Versión Modificación Fecha

16 Se modifican los logos, se cambian las razones sociales y se Abril 2018
incluyen aspectos críticos (Riesgos)
17 Revisión y ajustes generales Abril 2019
18 Cambios en valores de compras por caja menor, cambio de Julio 2020
valor en compras especiales
19 Modificación general del procedimiento Julio 2021

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20 Adición al procedimiento Agosto 2023

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

FECHA

CARGO Coordinador de Calidad Auxiliar Compras Gerente General

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